Om goed voorbereid en ontspannen de dialoog te kunnen openen over hun inefficiënte werkgedrag, is het goed om de meest genoemde redenen en overtuigingen te kennen die kantoorwerkers aanvoeren om niet aan time-management te doen:

1. Time management kost tijd!

Inderdaad het opzetten en onderhouden van een effectief time-management systeem waarmee je overzicht krijgt en makkelijker prioriteiten kunt stellen, gaat zeker niet vanzelf en vergt een investering in tijd. De tijdwinst, rust en kwaliteitsverbetering die je ervoor terugkrijgt zijn echter vele malen groter. Wanneer een collega dit veelgebruikte argument aanvoert, is het belangrijk om je huiswerk goed gedaan te hebben: zorg ervoor dat je met concrete voorbeelden kunt komen van situaties waarin tijd en geld verloren gaan door inefficiënt werken. Denk aan: situaties waarin dingen vergeten worden, miscommunicaties, onnodige fouten die achteraf rechtgezet moeten worden, tijdverlies door zoeken naar informatie, opdrachten die misgelopen worden, ontevreden klanten etc.

2. Ik word gestrest van takenlijsten en agenda’s

Een goed time-management systeem levert inderdaad een compleet overzicht van al je werk op, wat door sommige mensen als confronterend ervaren wordt. Time-management draait er echter niet om je hele werkvoorraad vandaag nog proberen af te handelen. Het gaat erom dat je de juiste dingen doet en ondertussen vrede hebt met het feit dat je iets anders nu NIET kunt doen. Of zoals Getting Things Done auteur David Allen het zegt: “Time-management is vooral weten wat je nu NIET aan het doen bent.” Als je niet precies weet wat er aan ander werk blijft liggen, terwijl je met een gekozen taak bezig bent, kan dit zorgen voor onzekerheid en stress. Daarom is het beter om niet je kop in het zand te steken en precies te weten wat je nu niet doet.

Een goed time-management systeem helpt je om je werkvoorraad op de juiste wijze te doseren, zodat je de juiste prioriteiten op het juiste moment in het vizier hebt. Collega’s die komen met dit argument hebben in het verleden waarschijnlijk al eens geëxperimenteerd met time-management. Doordat hun -vaak zelfbedachte- systeem van bijvoorbeeld lijstjes niet goed functioneerde, zijn ze het vertrouwen in time-management verloren. Dezelfde mensen die in een cursus time management kennismaken met een goed systeem, begrijpen waarom hun eigen systeem in het verleden niet optimaal functioneerde.

3. Door time management gaan de spontaniteit en creativiteit in mijn werk verloren

Dit soort collega’s hebben de overtuiging dat gestructureerd werken niet te verenigen valt met spontaniteit en creativiteit. Doorgaans zijn dit de collega’s waar je constant achteraan moet zitten omdat ze hun zaken niet geregeld hebben of dingen kwijt zijn. Zonder voorkennis herken je ze meestal aan een overvol bureau met stapels en een overvolle inbox met email. De praktijk leert dat deze mensen veel tijd verliezen doordat ze AAN hun werk denken in plaats van OVER hun werk na te denken. Dit komt doordat ze constant worden geprikkeld door de bergen informatie waarmee ze zichzelf hebben omringd, wat resulteert in een ad-hoc en chaotische werkwijze (wat onterecht verward wordt met spontaniteit en creativiteit). In je gesprek met hun is het slim om de aandacht positief te richten op de extra tijd die time-management oplevert om te doen wat zij belangrijk vinden: creatief bezig zijn en ruimte hebben om te reageren op spontane of onverwachte zaken.

4. Ik heb te maken met andere collega’s die hier toch niet in meegaan

Daar hebben we hem! De slachtofferrol. Deze kom je niet alleen tegen op het gebied van time-management, maar bij nagenoeg alle processen waarin verandering centraal staat. Deze collega’s plaatsen het probleem buiten zichzelf en beschouwen anderen als verantwoordelijk. Zoals Ghandi het eens zei: als het je niet lukt om jezelf te veranderen, hoe wil je dan anderen kunnen inspireren om zaken anders aan te pakken? Geef het goede voorbeeld en laat zelf zien hoe time-management jou en je collega’s tijd, rust en energie kan opleveren.

5. Ik heb gewoon teveel werk

Beoordelen of je écht teveel werk hebt, kan alleen wanneer je een compleet en up-to-date time-management systeem hebt dat je een totaaloverzicht biedt van je volledige werkvoorraad en verantwoordelijkheden. Dit gesprek kun je het beste op inhoudelijk niveau voeren door te beginnen met: “Kun je me eens precies al je werk voor de komende tijd laten zien?” De kans is groot dat je daarop gelijk de verdedigende reactie krijgt: “Denk je soms dat ik het niet druk heb?” Nadat je de aandacht weer hebt teruggebracht naar je oorspronkelijke vraag, zul je waarschijnlijk opsommingen te horen krijgen van willekeurige taken die nog moeten gebeuren. Collega’s die geen time-management systeem hebben, zijn vaak erg goed in zich te verschuilen achter hoge stapels en druk gedrag waarmee ze de illusie van ‘drukte’ proberen te creëren. Stapels en overvolle inboxen zijn echter geen teken van ‘het druk hebben’, maar een teken van gebrek aan overzicht en niet precies weten wat je taken zijn.

Aardig om te weten: de meeste cursisten geven aan het einde van onze cursus time-management aan, dat ze door het verkregen overzicht minder werkdruk ervaren. In slechts een klein aantal gevallen laat hun nieuwe time-management systeem daadwerkelijk zien dat er structureel sprake is van teveel werk en een te hoge werkdruk. Als dit het geval is, is het belangrijk dat er snel een gesprek komt met de verantwoordelijke manager. Doordat een time-management systeem helpt om inzicht te krijgen in het probleem, is het makkelijker om samen doelgericht tot een oplossing te komen.

6. Ik heb het allemaal al goed geregeld

Als je collega zijn zaken écht goed op orde heeft, dan was het waarschijnlijk niet in je opgekomen om het onderwerp time-management ter sprake te brengen. Collega’s die vinden dat ze hun zaken ‘goed geregeld hebben’, zijn doorgaans de moeilijkste gevallen. Hoe maak je iemand die denkt dat iets recht is duidelijk dat het in de realiteit gewoon krom is? De sterkste aanpak is om deze collega’s vriendelijk te confronteren met praktijkvoorbeelden waaruit blijkt dat zaken niet goed geregeld zijn. Om ervoor te zorgen dat je deze praktijkvoorbeelden niet vergeet is het goed om deze in de loop van de tijd op te schrijven als gespreksstof voor later.

7. Voor mij werkt time management toch niet

Dit is een zeer zwak algemeen argument. Om de onderliggende overtuiging naar boven te halen (zie een van de bovengenoemde punten), is het goed om bij dit soort algemene opmerkingen door te vragen. Stel een vraag als: “Waarom denk je dat time-management voor jou niet werkt?”

8. Wat een collega je niet zal zeggen…

Een verborgen reden waarom sommige mensen niet aan time-management willen doen, is het feit dat ze zich dan niet meer kunnen verschuilen achter quasi ‘druk-druk-druk’ gedrag. Time-management maakt namelijk zaken inzichtelijk die voorheen in vaagheid verhuld bleven. Deze mensen willen helemaal niet slimmer werken en zitten hun tijd het liefst zo onopvallend mogelijk tot aan hun pensioen uit. In de hedendaagse economische tijden waarin meer doen met minder voor iedereen aan de orde is, zijn dit niet de mensen die je in je organisatie wilt hebben.

***

Wilt u ook slimmer werken?

			Ga naar: Time Management
			Ga naar: Getting Things Done
			Ga naar: Het Nieuwe Werken

In een gezamenlijke communicatie-etiquette kun je samen afspraken maken over situaties waarin de telefoon bewust wel of niet wordt gebruikt en wanneer er beter gebruik gemaakt kan worden van andere communicatiekanalen.

Win tijd met deze 7 tips:

1. Als je elkaar voor een belangrijke situatie niet in het echt kunt spreken, dan is de telefoon meestal het meest laagdrempelige alternatief. Nadeel van bellen is dat je de non-verbale communicatie mist. Indien non-verbale communicatie belangrijke informatie kan opleveren in je gesprek, kun je beter kiezen voor video-conferencing met bijvoorbeeld Skype, Office Communicator of FaceTime. Denk aan situaties waarbij mogelijk emoties spelen of een instructie gegeven moet worden.

2. Voorkom onnodig bellen voor minder urgente zaken, die ook geruisloos kunnen worden overgebracht via bijvoorbeeld email. De email ‘geruisloos’ gebruiken werkt overigens alleen wanneer jij en je collega’s de notificaties bij het ontvangen van nieuwe emails hebben uitgeschakeld (raadpleeg het help-menu van je emailprogramma hoe je dit kunt doen). In plaats van de hele dag te worden afgeleid door emailnotificaties, is het beter om op natuurlijke momenten er zelf voor te kiezen om te controleren op nieuwe emailberichten.

3. Houd telefoongesprekken bewust kort wanneer je daar op dat moment geen tijd voor hebt. Wees dan ook niet bang om duidelijk je grenzen aan te geven: ‘Hallo Marcel, ik heb op dit moment weinig tijd, vind je het goed als ik je daar later vandaag even een email over stuur of terugbel?’

4. Voicemail kan voor de beller een handige manier zijn om gemakkelijk van zijn probleem af te komen of zijn verzoek te doen. Voor de ontvanger kost het verwerken van voicemail echter veel tijd, in elk geval meer tijd dan het lezen van een email of sms. Verzoek bellers daarom op je eigen voicemail om bij voorkeur een email te sturen of een sms in geval van urgentie, in plaats van een voicemail in te spreken. Omdat emails en sms-berichten tekstgebaseerd zijn, zijn ze veel sneller en discreter te verwerken voor de ontvanger. In de praktijk reageren mensen doorgaans ook sneller op een sms of email dan op een voicemail.

5. Wanneer je ervoor kiest om iemands voicemail toch in te spreken in plaats van een sms of email te sturen, zorg er dan voor dat je bij voorkeur in de eerste tien seconden van je voicemailbericht je naam, telefoonnummer en de reden waarom je belt inspreekt. Herhaal aan het einde van je bericht nogmaals rustig je naam en telefoonnummer, kleine storingen in de verbinding kunnen er namelijk voor zorgen dat er cijfers wegvallen.

6. Heb altijd pen en papier bij de hand wanneer je belt of je voicemail afluistert, daarmee voorkom je tijdverlies doordat je zaken uit een gesprek vergeet of dat je opnieuw een voicemailbericht moet afluisteren voor het maken van notities. Voor telefoongesprekken die je zelf voert, is het slim om vooraf in een paar sleutelwoorden de belangrijkste punten te noteren die je wilt bespreken. Dat helpt om tijdens het gesprek ter zake te blijven en daarmee respect te tonen voor iemands tijd.

7. Voorkom dat je in de val loopt van altijd bereikbaar te zijn. Je telefoon kan ook UIT indien je je op een hoge prioriteit moet concentreren. Maak afspraken in je team over doorschakelen en/of telefoondiensten gedurende bepaalde tijdvakken. Duidelijke afspraken over de verantwoordelijkheid van het aannemen van de telefoon voorkomt dat iedereen óf juist niemand zich verantwoordelijk voelt.

***

Wilt u ook slimmer werken?

			Ga naar: Time Management
			Ga naar: Getting Things Done
			Ga naar: Het Nieuwe Werken

Het onder controle houden van je Postvak-In is een belangrijke vaardigheid om het overzicht in je dagelijkse werk te bewaren. Met de volgende praktische snelstart handleiding, kun je na je vakantie (maar natuurlijk ook door het jaar heen) eenvoudig je email onder controle houden.

In 5 stappen naar een lege inbox en overzicht in je werk

1. Werk slim! Maak onderscheid tussen verwerken en doen. Je Postvak leegmaken is niet hetzelfde als alle berichten gelijk beantwoorden. Daarnaast is het nuttig om een tijdslimiet te bepalen voor het leegmaken van je Postvak. Voor een normale verwerkingssessie houd ik zelf altijd de duur van vijfentwintig minuten aan, maar dat red je natuurlijk niet na een langere periode van afwezigheid, zoals een vakantie. Toch is het ook dan belangrijk dat je een tijdslimiet hanteert voor het verwerken, zodat je bijvoorbeeld niet in de verleiding komt om al een de slag te gaan met langere berichten en je de vaart erin houdt. De bedoeling is telkens dat je aan het eind van je verwerkingssessie weer een leeg Postvak-In hebt.

Tip: je hersenen worden optimaal geactiveerd door spelletjes. Zo kun je ook van het verwerken van je email een spel maken. Hoe doe je dat? Bepaal voordat je begint hoeveel tijd je maximaal wilt besteden aan het leegmaken van je inbox (er zijn immers genoeg andere belangrijke dingen te doen) en gebruik een timer om de tijd bij te houden tijdens het verwerken van je email. Op de gratis website Focusbooster vind je een timer die je hiervoor meteen kunt inzetten zonder dat je iets hoeft te installeren. Deze timer werkt in blokken van 25 minuten, de optimale duur waarop een gemiddelde kantoorwerker zich onafgebroken kan concentreren. Na een blok van 25 minuten geef je je hersens een korte pauze van 5 minuten voordat je verder gaat. Na de korte pauze ga je indien nodig verder met een volgend blok van 25 minuten. Probeer om je inbox leeg te maken binnen het aantal blokken dat je vooraf met jezelf hebt afgesproken op basis van de hoeveelheid email die op je te wachten staat.

2. Filter! Delete en archiveer. Na de start van een verwerkingssessie begin je met snel alle emails te filteren op basis van hun onderwerpregel en afzender. Zaken die je herkent als spam, kun je direct weggooien. Emails waarvan je weet dat je ze zonder te openen direct kunt archiveren, geef je meteen een plaats in je emailarchief. Je emailarchief kan een eenvoudige map zijn die je ‘archief’ noemt, maar kan natuurlijk ook een meer uitgebreid persoonlijk archiefsysteem zijn dat bestaat uit verschillende mapjes gesorteerd op onderwerp/persoon/projectnaam et cetera.

Tip: Bewaar berichten uit je Postvak waarop je nog iets verwacht in een aparte map, die je bijvoorbeeld !Follow-up noemt (het uitroepteken zorgt ervoor dat het mapje bovenaan je mappenlijst komt te staan). Maak in je digitale agenda gelijk een terugkerende afspraak aan om bijvoorbeeld een keer in de week de map !Follow-up op te schonen. Mocht een keer per week niet genoeg zijn, dan kun je de frequentie natuurlijk verhogen. Door de notitie in je agenda vergeet je dit mapje niet. Voorkom dat je dit soort emails gemarkeerd met vlaggetjes in je Postvak-In laat staan, op die manier leiden ze gedurende de dag onnodig af.

Bonustip: telkens wanneer je vanaf nu een email verstuurt waarvan je niet wilt vergeten dat je er nog een reactie op moet krijgen, kun je hiervan een bcc naar je eigen emailadres sturen. Bewaar het kopietje dat je dan ontvangt in de map !Follow-up. Eventueel kun je het verplaatsen van dit soort emails automatiseren door de functie ‘regels’ in je emailprogramma te gebruiken. Lees in de handleiding van je Outlook, Gmail, Groupwise of Lotus Notes hoe je regels (rules) kunt instellen.

3. No-brainer of denkwerk? Emails die na het filteren nog zijn overgebleven, moet je beantwoorden. Die berichten behandel je op basis van twee categorieën: no-brainer of denkwerk. Zie je dat je een email binnen maximaal één minuut kunt beantwoorden, doe dat dan ook meteen tijdens het verwerken, want het kost namelijk meer tijd om zulke emails weg te klikken en later opnieuw te openen. Dit zijn de no-brainers. Open je echter een email waarbij je ook maar enige vorm van mentale weerstand voelt, dan beschouw je die als denkwerk. Mentale weerstand kan bijvoorbeeld ontstaan omdat je nog niet weet wat je precies wilt antwoorden of dat je verwacht dat het langer gaat duren dan één minuut om de email te antwoorden. Om ervoor te zorgen dat deze emails niet in je Postvak blijven staan nadat je klaar bent met verwerken, en je ze bij volgende verwerkingssessies dus weer opnieuw zult tegenkomen, maak je voor deze e-mails uitsluitend een concept aan. Dit doe je door in het geopende mailtje op Beantwoorden te klikken en het bericht daarna te sluiten. Na een bevestiging wordt het emailtje dan bewaard in de map Concepten. Voordat je het concept aanmaakt, is het slim om de inhoud van de email vlot door te nemen (niet langer dan één minuut); het voordeel daarvan is dat je brein daarmee op onbewust niveau al aan de slag kan met het antwoord, terwijl je met andere dingen bezig bent. Aan het eind van je verwerkingssessie is je Postvak-In leeg en staan ‘denkwerk-e-mails’ klaar voor beantwoorden in de map Concepten.

Tip: eventueel kun je bij het opslaan van een concept al wat eerste gedachten of kernwoorden die in je opkomen noteren, zonder dat je een compleet antwoord gaat schrijven.

4. Beantwoorden. De map Concepten is een uitstekende plaats om emails te verzamelen waarvoor je meer tijd nodig hebt: je kunt tijd plannen voor het verwerken ervan, in plaats van tussendoor gedurende de dag. Dit bespaart je gemiddeld 20% tijd. Kies je ervoor om een afwezigheidsmelding in te stellen (lees dit artikel met meer informatie en tips hierover), dan creëer je de ruimte voor jezelf om de map Concepten één keer in de een à twee dagen leeg te maken (en natuurlijk in elk geval voor de datum die je in je automatische antwoord hebt gegeven). Voordat je aan de slag gaat met je map Concepten is het slim om een schatting te maken van de hoeveelheid tijd die je daaraan verwacht te besteden, zodat je daarvoor een of meer blokjes van 25 minuten kunt opnemen in je planning. Gebruik bij het beantwoorden van de langere emails uit je Concepten map ook weer de timer in blokjes van 25 minuten, waarmee je scherp blijft en probeert om de map leeg te krijgen in het vooraf vastgestelde aantal blokjes.

Tip: heb je veel meer werk aan een mailbericht waarmee je het niet binnen 24 tot 48 uur kunt antwoorden, maak er dan een gewoonte van om in zo’n geval even kort een persoonlijke reactie te sturen met de boodschap dat je het bericht ontvangen hebt en er op een door jou vastgestelde datum op terug zult komen. Het versturen van zulke mailtjes is een no-brainer die je dus gelijk tijdens het verwerken van mail kunt afhandelen. Dit geeft jou rust en de ontvanger weet waar hij aan toe is.

5. Ja maar… ik heb geen tijd om bovenstaande stappen toe te passen omdat ik nog emails van maanden en jaren geleden in mijn Postvak In heb staan?! Als je normaal gesproken aan het eind van de dag minder dan een schermvol aan emailberichten in je Postvak hebt staan, dan heb je deze stap verder niet nodig. Staan er echter nog tientallen, honderden of misschien wel duizenden emails (gelezen, ongelezen, mails die je wilt bewaren, et cetera), dan moet je er iets aan doen, zodat je zo snel mogelijk kunt genieten van de rust die een leeg Postvak geeft. De eenvoudigste manier om dit aan te pakken, is om te beginnen met je Postvak te sorteren op de datum van ontvangst, met de nieuwste mailtjes bovenaan. Daarna verhuis je alle emails die ouder zijn dan drie weken naar een archiefmap die je bijvoorbeeld Backlog noemt. Grijp rustige periodes aan om die map eens op te schonen; waarschijnlijk hoef je mails uit deze map alleen maar te archiveren als ze nog betekenis voor je hebben en ze anders weg te gooien.

Tip: wanneer je de map Backlog gaat opschonen, kan het handig zijn om deze map te sorteren op afzender, zodat je gemakkelijk in één keer hele groepen emailberichten kunt weggooien of bewaren. Gebruik daarbij de Shift-toets van je toetsenbord in combinatie met het selecteren van emails om eenvoudig meer mails in één keer te kunnen selecteren.

Na het wegwerken van oude emailberichten met behulp van de map Backlog, ga je terug naar het Postvak-In. Daarin staan nu alleen nog maar berichten van de laatste drie weken. Deze ga je te lijf met behulp van de hierboven genoemde stappen 1 t/m 4.

Tot slot: probeer je email niet meer dan drie tot vijf keer per dag te verwerken. Dat hoef je niet te doen op vaste momenten, maar op natuurlijke momenten, bijvoorbeeld wanneer je net een andere activiteit hebt afgerond. Om ervoor te zorgen dat je niet wordt afgeleid door tussendoor binnenkomende emails en dat je niet in de verleiding komt om vaker dan nodig je email te verwerken, kun je de meldingen bij binnenkomende nieuwe email uitschakelen. De nettiquette schrijft voor dat je emails binnen vierentwintig tot achtenveertig uur beantwoordt, maar er zijn mensen die verwachten dat je dat binnen een uur of zelfs een paar minuten doet. Als iets echt urgent is, gebruik je sowieso niet email maar zoek je direct persoonlijk contact. Om ervoor te zorgen dat je je dagritme niet door email laat beheersen, is het slim om verwachtingen te beheren door middel van je out-of-office reply (afwezigheidsassistent). Stuur een lege test-email naar autoreply@tijdwinst.com om te lezen hoe dat werkt.

***

Wilt u ook slimmer werken?

			Ga naar: Time Management
			Ga naar: Getting Things Done
			Ga naar: Het Nieuwe Werken

Ik heb het over het natuurlijke vermogen van je brein om bekende situaties en handelingen te automatiseren. Hieruit ontstaan gewoontepatronen en routines waarbij je niet of nauwelijks bewust hoeft na te denken. Het grote voordeel van dit proces is dat het je helpt om met zo weinig mogelijk mentale energie bepaalde activiteiten te verrichten. Want laten we eerlijk zijn, als je elke dag weer opnieuw zou moeten nadenken over hoe je ook alweer moet autorijden, douchen of de trap oplopen dan zou het leven wel erg vermoeiend worden.

Een oplossing voor: “Wat vliegt de tijd toch snel voorbij”

Er ontstaat echter een probleem wanneer je dagen bestaan uit teveel ‘geautomatiseerde’ activiteiten. Dit kan ertoe leiden dat je het leven als ‘vlak’ gaat ervaren en je je regelmatig afvraagt waar je tijd naartoe is gegaan. Graag geef ik je drie praktische tips die kunnen helpen om het leven elke dag bewuster te ervaren en:

1. Blijf in contact met je lichaam. Als je een beroep hebt waarin je veel zittend werk verricht en met je hersens werkt, kan het er al makkelijk insluipen dat je te weinig lichaamsbeweging krijgt. Je lichaam is van nature echter niet gemaakt om stil te zitten. Om dit tegen te gaan zijn er natuurlijk de bekende en gezonde adviezen om regelmatig de trap te nemen of te fietsen naar je werk. Maar om écht te voelen dat je leeft is het belangrijk om regelmatig lichamelijke activiteiten te doen waarbij je net een stap verder gaat. Denk aan krachttraining in de sportschool, hardlopen, in de tuin werken, een stevige fietstocht of een pittige klusdag in en om huis. Elke keer wanneer ik bijvoorbeeld terugkom van de sportschool na een zware training, verbaas ik me over hoe prettig het is om na te genieten van zo een intensieve fysieke activiteit. Liefst met nog wat spierpijn erbij. Dit haalt je uit je hoofd en brengt je in je lichaam.

 2. Reflecteer. Sluit elke werkdag af met vijf minuten waarin je met je agenda en takenlijst erbij terugblikt op de afgelopen dag en vooruitblikt naar de komende dag. Ik noem dit mijn dagelijkse reflectie. Tijdens de dagelijkse reflectie sta ik even bewust stil bij de belangrijkste momenten en ervaringen van die dag. Om de gewoonte van de dagelijkse reflectie makkelijk aan te leren kun je bijvoorbeeld iDoneThis gebruiken. iDoneThis stuurt je dagelijks een herinnering per email om kort een aantal zaken te noteren die je die dag hebt voltooid of bereikt. In de loop van de tijd bouw je zo in iDonethis een mooi overzicht op waarop je kunt terugblikken. Neem tijdens de dagelijkse reflectie aan het einde van je dag ook even de ruimte om dankbaar te zijn voor alle goede dingen in je leven. Want vergeet niet: tijd is een geweldige leraar, maar helaas dood hij al zijn leerlingen. Wanneer je te vaak terugblikt op een dag waarop je voor je gevoel niet genoeg voldoeninggevende momenten hebt beleefd, dan wordt het tijd om deze te creëren met de volgende tip.

3. Gebruik een vrijetijdsagenda. Waarschijnlijk ben je gewend om in je agenda afspraken te noteren die je hebt gemaakt met anderen. Maar waar bewaar je eigenlijk de afspraken die je maakt met jezelf? Helaas houden de meeste mensen hun agenda met leuke en voldoening gevende activiteiten bij in hun hoofd. Meestal met de intentie om deze dingen te doen wanneer er nog tijd over is. Tijd voor leuke dingen krijg je echter niet, die maak je! Want voordat je het weet is je week alweer voorbij. Neem daarom nu nog je agenda erbij en plan in de komende week je eigen ‘vrijetijdsagenda’ met minimaal vijf leuke, ontspannende of voldoening gevende activiteiten. Dat kan een heerlijk etentje met je partner zijn, een gezellige avond met vrienden of tijd die je vrijmaakt voor je favoriete hobby of sport. Maak er een gewoonte van om dit elke week te doen en houd je aan deze afspraken met jezelf. Op de momenten dat je even geen zin hebt in een bepaalde klus of wanneer je gewoon een baaldag hebt, helpt je vrijetijdsagenda je eraan te herinneren dat er later vandaag of deze week nog leuke dingen zijn om naar uit te kijken. Dit geeft energie

***

Wilt u ook slimmer werken?

			Ga naar: Time Management
			Ga naar: Getting Things Done
			Ga naar: Het Nieuwe Werken

Als je wel eens wakker ligt van je werk

Om je hiervan een voorbeeld te geven: het idee en de tekst voor dit artikel zijn me midden in de nacht om 04:00 uur, nadat ik onze kleine de fles had gegeven, spontaan binnengevallen. Ik had de keuze kunnen maken om me krampachtig voor deze gedachte af te sluiten, maar de ervaring leert dat ik dan waarschijnlijk de rest van de nacht onrustig had liggen woelen omdat ik het idee niet wilde vergeten.

Wat kun je dan wel doen om privé en werk op een natuurlijke wijze te combineren? De essentie is om slimmer te leven in plaats van privé en werk in hokjes te forceren. De volgende drie praktische tips kunnen je hierbij helpen:

1. Heb altijd iets om te schrijven bij je. Een compact formaat notitieboekje met een ingebouwd pennetje is daarvoor ideaal. Kijk bijvoorbeeld eens naar dit handige Samsonite A7 notitieboekje. Hiermee kun je overal en altijd onverwachte gedachten snel opvangen, zodat ze hun afleidende werk niet kunnen doen. Let wel: er is een groot verschil tussen het tijdelijk parkeren van gedachten en er meteen actie op ondernemen. Bij parkeren gaat het er alleen maar om dat je je hoofd leegmaakt, zodat je aandachtig verder kunt gaan met waarmee je bezig was. Een mooi digitaal alternatief om hetzelfde te bereiken, is een korte e-mail aan je eigen e-mailadres sturen als je een smartphone hebt. Een handige applicatie om jezelf razendsnel een e-mail te kunnen sturen is: Captio (iPhone) of Mail Myself (Android).

2. Gebruik een digitale takenlijst als bijvoorbeeld Remember the Milk. Soms valt je iets binnen waarbij de taak die je moet doen meteen helder is. Denk aan: iemand bellen, e-mailen of een boodschap meenemen uit de stad. In die gevallen is het slimmer om de extra stap van iets tijdelijk parkeren op een notitieblok over te slaan en het meteen op je takenlijst zetten. Wat handig is bij het gebruik van een online takenlijst als Remember the Milk, is dat je niet perse achter een computer hoeft te zitten om iets aan je takenlijst te kunnen toevoegen. Je kunt Remember the Milk namelijk overal direct vanaf je smartphone raadplegen (iPhone, Android, BlackBerry etc.): op het werk, thuis op de bank of onderweg.

3. Ontwikkel een flexibele levenshouding en accepteer dat je brein geen onderscheid maakt tussen werk en privé. Onthoud dat het helemaal niet vreemd is dat je tijdens het spelen met je kinderen werkgerelateerde zaken kunnen binnenvallen; en andersom wanneer je op kantoor bent privégerelateerde zaken, zoals een boodschap die je nog moet doen of de afspraak met de tandarts die je nog moet maken. Werk je met flexibele tijden? Mooi! Maar onthoud dan dat het voor de meeste mensen makkelijk is om ‘s avonds een uurtje extra te werken, maar ze er andersom moeite mee hebben om ‘s middags lekker een dutje te doen of naar de sportschool te gaan. Profiteer dus ook echt van de mogelijkheden die flexibele tijden je bieden, en voel je niet schuldig wanneer je overdag tussendoor iets anders doet.

***

Wilt u ook slimmer werken?

			Ga naar: Time Management
			Ga naar: Getting Things Done
			Ga naar: Het Nieuwe Werken

Professioneel uitstellen

Je kunt veel tijd besparen door jezelf niet te laten verleiden om telkens zonder nadenken te reageren op minder urgente interrupties en informatieprikkels. Om dit makkelijker te maken zul je die ‘95%-gevallen’ wel makkelijk moeten kunnen parkeren. Daarom geef ik je graag drie praktische tips om dingen te parkeren om ze later op een geschikt tijdstip te doen:

1. Beantwoord langere e-mails nooit meteen. Slimmer is het om ‘denkwerk’ e-mails te parkeren en ze een keer per dag samen in één bundel te beantwoorden. Een handige plaats om dit soort e-mails te bundelen is de map ‘concepten’ (of ‘drafts’) in je e-mailprogramma. Een e-mail komt daar automatisch in terecht wanneer je op de knop ‘beantwoorden’ klikt en daarna de e-mail wegklikt. In plaats van dat je je hele dag laat versnipperen met het tussendoor beantwoorden van langere e-mails, verzamel je deze vanaf nu slim in de map concepten. Een keer per dag open je de map concepten en handel je deze e-mails in een bundel af.

2. Lees nooit meteen een lang artikel of uitgebreide website terwijl je daar op dat moment eigenlijk geen tijd voor hebt. In plaats daarvan is het slim om een gratis programma als ‘Read it Later’ of ‘Instapaper’ op je computer te installeren. Hiermee kun je eenvoudig artikels of websites die je tegenkomt bewaren om ze later op een geschikt moment te lezen. Extra tip: mocht je een smarphone of iPad hebben, dan kun je zelfs je leeswerk onderweg makkelijk raadplegen door de mobiele versie van dit programma ook te installeren op mobiele apparaat. Zo heb je altijd je eigen persoonlijke ‘tijdschrift-op-maat’ bij de hand voor de momenten waarop je bijvoorbeeld ergens bent aan het wachten.

3. Zodra je iets binnenvalt dat je afleidt van hetgeen waarmee je nu bezig bent, schrijf dit dan direct op. Heb daarom overal en altijd een compacte kladblokje en pen bij de hand. Zo kun je je beter concentreren op het gesprek waar je in zit of het moeilijke document dat je bent aan het schrijven. Verwerk de aantekeningen die je hebt gemaakt op je kladblok telkens binnen de 24 tot 48 uur zodat je up-to-date blijft.

***

Wilt u ook slimmer werken?

			Ga naar: Time Management
			Ga naar: Getting Things Done
			Ga naar: Het Nieuwe Werken

Het probleem van takenlijstjes

Meestal wordt prioriteiten stellen door mensen geassocieerd met het maken van een takenlijstje. Dat is gelijk ook het probleem. Takenlijstjes zijn aan het einde van de dag vaak langer dan aan het begin van de dag. Dit komt door de constante stroom van nieuwe input. Op het niveau van taken is het onmogelijk om goed prioriteiten te kunnen bepalen. Dit kan alleen maar plaatsvinden op een hoger niveau.

Creëer overzicht met een aandachtspuntenlijst

Waarom is de verkeerstoren een van de hoogste punten op een vliegveld? Het helpt de verkeersleiders om met hun radar en ogen het hele spel van aankomst en vertrek zo goed mogelijk te overzien. Ga jezelf vanaf vandaag zien als een verkeersleider: werk vanuit overzicht. Het is van groot belang om te begrijpen waar alle acties op je takenlijst vandaan komen. Acties horen namelijk bij de grotere aandachtspunten in je werk en leven. Een aandachtspunt is een groter geheel waarvoor je meerdere acties dient te ondernemen om het af te ronden. Voorbeelden van aandachtspunten zijn: een nieuwe website, het aannemen van een nieuwe medewerker of een nieuwe vloer in de woonkamer.

Wanneer er op je takenlijst staat: “bellen met het webdesign bureau voor een afspraak”, hoe kun je dan weten of deze actie belangrijker is dan een andere actie? Daarvoor zul je eerst moeten weten hoe belangrijk het aandachtspunt ‘nieuwe website’ voor je is. Begin daarom vandaag nog op het werk én thuis met het bijhouden van een eenvoudige aandachtspuntenlijst naast je agenda en/of takenlijst. Deze aandachtspuntenlijst helpt je telkens aan het einde van je dag om voor de dag erna te besluiten welke eerstvolgende acties op je takenlijst thuis horen.

Het is goed om per aandachtspunt telkens een begindatum en einddatum toe te voegen. De begindatum is dag waarop je een actie op je aandachtspunt gaat ondernemen. De einddatum staat voor de deadline van je aandachtspunt.

***

Wilt u ook slimmer werken?

			Ga naar: Time Management
			Ga naar: Getting Things Done
			Ga naar: Het Nieuwe Werken

E-mail is wereldwijd het meestgebruikte communicatiekanaal voor werkgerelateerde communicatie. Door slim gebruik te maken van e-mail, kun je samen met je collega’s veel tijd besparen. Een groot voordeel van e-mail is dat het ons in staat stelt om geruisloos met elkaar te communiceren, zonder dat beide partijen daarvoor gelijktijdig beschikbaar hoeven te zijn. De ontvanger kan zelf bepalen wanneer hij op een bericht reageert, zodat hij het aantal onderbrekingen terug kan brengen, wat de concentratie bevordert. Dat werkt natuurlijk alleen als je de waarschuwingen die je krijgt bij het ontvangen van een e-mailtje uitschakelt, dus het envelopje op de taakbalk, geluidssignaal en popupje waarin het onderwerp van de e-mail te lezen is.

De geruisloze e-mail kent ook zijn nadelen, denk aan e-mails die niet efficiënt zijn opgesteld, gebruikers die worstelen met hun overvolle Postvak-In of die e-mail gebruiken voor het uiten van emoties of het voeren van discussies. Voorkom dat e-mail een bron van stress en tijdverlies wordt door de volgende tips toe te passen.

Drie succesfactoren voor het gebruik van e-mail:

1. Beheer verwachtingen met een afwezigheidsmelding. De nettiquette schrijft voor dat je e-mails binnen vierentwintig tot achtenveertig uur beantwoordt, maar genoeg gebruikers vinden dat ze e-mails binnen een paar minuten moeten beantwoorden. Het tegenovergestelde gebeurt natuurlijk ook: mensen die hun e-mail pas na enkele dagen beantwoorden, of zelfs helemaal niet. Omdat e-mail zo verschillend gebruikt wordt, is het belangrijk om te laten weten wat mensen van jou kunnen verwachten. Dit kan heel eenvoudig door de afwezigheidsmelding niet alleen te gebruiken wanneer je afwezig bent, bijvoorbeeld tijdens vakanties, maar het hele jaar door. Laat automatisch een korte boodschap verzenden waarin je vermeldt hoe snel iemand een reactie van je kan verwachten. Je kunt er ook in aangeven wat iemand kan doen die sneller een reactie van je nodig heeft. Inspiratie nodig? Een voorbeeld van hoe zo’n melding eruit kan zien, krijg je door een testmailtje te sturen naar autoreply@tijdwinst.com.

2. Gebruik een duidelijke onderwerpregel. Ontvang je wel eens e-mails met Geen onderwerp of No subject? Ik noem dit ook wel informatieprojectielen. Een goede onderwerpregel is een teken van respect voor de tijd van de ontvanger. Een voor de ontvanger duidelijke omschrijving helpt hem om snel te bepalen wat de context is en of er actie nodig is. Een sterke onderwerpregel bestaat uit twee delen, gescheiden door een symbool of leesteken: wat wordt er van de ontvanger verwacht en waar gaat deze e-mail over? Bijvoorbeeld: ‘Ter goedkeuring > offerte Zijlstra’ of ‘Ter info > vergadering van woensdag 20 maart geannuleerd’.

3. Gebruik een alternatief voor e-mail. Soms kost het schrijven van een e-mail meer tijd dan het onderwerp in levenden lijve te bespreken. Dit zie je in de praktijk vaak terug in de vorm van onnodige ‘ping-pongmaildiscussies’. Een zogenoemd 1:1-boekje kan een slim alternatief zijn voor de e-mail. Het is een handzaam papieren boekje met daarin lijstjes van punten die je wilt bespreken met mensen met wie je regelmatig contact hebt. In plaats van iemand een e-mail te sturen, kun je ook je gedachten in een paar steekwoorden noteren op zijn lijstje. Zo bundel je eenvoudig minder urgente zaken om later te bespreken. Op een natuurlijk moment wanneer je de persoon tegenkomt of spreekt aan de telefoon of via Skype, kun je de punten op zijn lijstje in één keer behandelen. Een 1:1-boekje kun je hier bestellen.

Wil je meer gratis hoofdstukken uit het boek lezen? Kijk dan op www.hetkantoorinjetas.nl voor het downloaden van een gratis inkijkexemplaar. Veel leesplezier!

***

Wilt u ook slimmer werken?

			Ga naar: Time Management
			Ga naar: Getting Things Done
			Ga naar: Het Nieuwe Werken

Het nieuwe reizen

Kantoorwerk, ook wel kenniswerk genoemd, heeft niet veel meer nodig dan een computer, goede communicatie en toegang tot bedrijfsprocessen en informatie. Tot aan het einde van de vorige eeuw kon je als kenniswerker deze randvoorwaarden voornamelijk vinden op de kantoren zelf. Door de hedendaagse doorbraak van breedband internet op grote schaal komt hier een einde aan. Breedband internet heeft een enorme capaciteit om informatie en communicatie te transporteren over lange afstanden. Hiermee wordt het mogelijk om vanuit overal toegang te hebben tot informatie, mensen en processen in je organisatie. Deze belangrijke ontwikkeling geeft ons een nieuwe vorm van duurzame mobiliteit: waar je vroeger in de auto stapte om met iemand te vergaderen, reis je nu eenvoudig binnen milliseconden via breedband internet om iemand te spreken in de vorm van bijvoorbeeld een videoconference via Skype. Als kenniswerker is je belangrijkste vervoermiddel tegenwoordig niet meer de auto, trein of vliegtuig, maar breedband internet. Het liefst draadloos. Hiermee kun je met duidelijke afspraken en een beetje vertrouwen van je baas, op elk gewenst moment van de dag nagenoeg overal aanwezig zijn.

3 tips om tijd te besparen door slimmer te reizen

1. Vraag jezelf af: is het echt nodig om fysiek te reizen? Een slimme kenniswerker vraagt zich voordat hij ingaat op een verzoek om aanwezig te zijn op een bepaalde locatie, altijd af of de situatie zich ervoor leent om via breedband internet te reizen. Daarbij helpt het om de volgende overwegingen te maken: op welke manier heeft ‘fysiek’ aanwezig zijn een toegevoegde waarde voor de activiteit die ik wil ondernemen? Is de toegevoegde waarde dermate groot dat het goed is om me voor deze activiteit te verplaatsen? Als ik besluit om toch fysiek te reizen, welke vorm van vervoer levert dan het minste tijdverlies op en is het meest duurzaam?

2. Gebruik vaker Skype om elkaar te spreken. Er gaat niets boven elkaar fysiek spreken in persoon wanneer het aankomt op een kennismaking. Maar wanneer je elkaar al kent is het slim om een deel van je besprekingen per videoconference te doen. De gratis tool Skype is hier een uitstekende oplossing voor. Een extra voordel van een Skype-meeting is dat deze vaak makkelijker in drukke agenda’s valt in te passen, omdat je overal vanaf een computer met internet kunt Skypen. Daarnaast kun je via de functie schermdeling eenvoudig de informatie op je beeldscherm delen met de ander. Dit is ideaal voor het oplossen van een computerprobleem, het laten zien van een presentatie of gezamenlijk werken aan een document.

3. Bundel taken die plaatsvinden op dezelfde locatie. Een slim hulpmiddel voor het maken van takenlijstjes is de gratis software www.rememberthemilk.com. Een van de vele voordelen van deze software is dat je taken aan een bepaalde plaats kunt koppelen. Zo kun je eenvoudig alle taken die je bijvoorbeeld op een andere vestiging van je organisatie moet doen geografisch koppelen aan die plaats. Dit is ook handig voor het noteren van bijvoorbeeld boodschappen of zaken die je in een bepaalde stad moet doen. Zo kun je met een druk op de knop zien wat je nog moet doen als je de volgende keer bijvoorbeeld in Maastricht of Amsterdam bent.

***

Wilt u ook slimmer werken?

			Ga naar: Time Management
			Ga naar: Getting Things Done
			Ga naar: Het Nieuwe Werken

Veel mensen grijpen uit gemak naar de telefoon wanneer ze iets willen delen of een probleem hebben. Los van het feit dat bellende mensen in werkomgevingen zorgen voor de nodige afleiding, is zelf gebeld worden soms ook een inbreuk op de activiteiten waar je op dat moment mee bezig bent. Tenzij je een telefoongesprek hebt gepland of het aannemen van de telefoon een belangrijk onderdeel van je functie is. Dan maar vaker de telefoon uitzetten? Nee, ik denk niet dat dit de oplossing is, hoewel het in sommige situaties natuurlijk uitkomst biedt. De kunst is om samen bewuster gebruik te maken van de telefoon en wanneer mogelijk over te schakelen op slimmere communicatiekanalen. Durf collega’s maar ook externen hierin ‘op te voeden’ en hun te wijzen op de voordelen. Persoonlijk gebruik ik de telefoon zowel voor mijn werk als thuis steeds minder. Vooral omdat er tegenwoordig prachtige alternatieven zijn die even prettig of zelfs nog beter werken.

Drie tips om slimmer te communiceren

1. Kom snel to-the-point wanneer je niet in de stemming bent voor een lang gesprek. Soms hebben mensen erg veel woorden nodig om aan te geven waarom ze je eigenlijk bellen. Uit beleefdheid gaan veel mensen hierin mee, terwijl ze ondertussen opgejaagd naar hun horloge kijken. Neem vanaf vandaag de regie in eigen handen en kruip niet in een slachtofferrol. Er is niets mis met aangeven dat je het fijn vindt om de persoon te horen, maar dat je op dat moment met iets bezig bent en weinig tijd hebt (of geef aan dat je zo een vergadering in moet), waarna je vervolgens vraagt waarmee je de persoon precies kunt helpen. Van bepaalde mensen weet je dat ze bellen voor de gezelligheid of om even bij te praten, als je dat op dat moment even niet uitkomt maar je hun ook niet wilt teleurstellen, is het soms beter om het telefoongesprek even niet aan te nemen. Ik neem zelf liever vriendelijk en ontspannen een gesprek aan wanneer ik van te voren al weet dat mensen bellen ‘voor de klets’, in plaats van te moeten zeggen dat ik het kort moet houden omdat ik op dat moment eigenlijk geen tijd heb.

2. Gebruik vaker sms in plaats van voicemail of bellen. Elke mobiele telefoon in deze wereld beschikt erover: de mogelijkheid om korte tekstberichten oftewel sms-jes te versturen. Over het algemeen wordt sms vooral in de privésfeer gebruikt, maar dit communicatiekanaal leent zich ook ideaal voor je werk. De kracht zit verborgen in het korte karakter en dat iedereen met een mobiele telefoon ermee te bereiken is. Sms’en is snel, discreet en kost weinig tijd. In veel situaties komt dit goed van pas. Zo is het slim om in de afwezigheidsmelding van je e-mailprogramma en op je voicemail het verzoek op te nemen om bij urgente zaken een sms te sturen. Het voordeel van een sms ontvangen, is dat je deze in bijna elke situatie discreet kunt bekijken en zo nodig op een gepaste wijze kunt beantwoorden. Dit is met het aannemen van een telefoongesprek of het beluisteren van een voicemail veel moeilijker. Denk bijvoorbeeld aan momenten dat je in de stiltecoupé van de trein zit of werkt op een andere plaats waar je niet kunt bellen. Een mooi alternatief voor sms is de populaire applicatie WhatsApp die voor de meeste smartphones beschikbaar is.

3. Gebruik samen chat om geruisloos en snel te communiceren. Als je met meerdere mensen op een kamer werkt kunnen de vele gesprekjes en telefoontjes al gauw zorgen voor het nodige concentratieverlies. Chatprogramma’s als Meebo.com of Ebuddy.com (hiervoor hoef je niets te installeren op je computer) zijn een uitkomst om snel en op geruisloze wijze antwoord te geven en krijgen op zeer korte vragen, zonder dat collega’s om je heen daarbij worden afgeleid door een gesprek. Doordat kleine zaken via chat snel tussendoor kunnen worden afgehandeld, blijft er meer tijd over voor praten over belangrijke of leuke zaken wanneer je elkaar treft. Het is in het begin waarschijnlijk even wennen om te chatten met een collega tegenover je, maar je zult al snel de rust die het met zich meebrengt gaan appreciëren.

***

Wilt u ook slimmer werken?

			Ga naar: Time Management
			Ga naar: Getting Things Done
			Ga naar: Het Nieuwe Werken