Veel mensen eindigen hun dag regelmatig met het gevoel: “ik heb vandaag veel gedaan, maar wat heb ik nu eigenlijk bereikt?”. Tja, en dan wordt er goedbedoeld door een collega of familielid geroepen “je moet ook beter prioriteiten stellen”. Dat is natuurlijk makkelijker gezegd dan gedaan. Prioriteiten stellen helpt je om meer rust en voldoening in je werk en leven te ervaren. Wanneer je géén prioriteiten stelt reageer je de hele dag willekeurig op zaken die –soms zelfs letterlijk- het hardst om aandacht roepen. Ik noem dit ook wel ‘micro-management’.
Het probleem van takenlijstjes
Meestal wordt prioriteiten stellen door mensen geassocieerd met het maken van een takenlijstje. Dat is gelijk ook het probleem. Takenlijstjes zijn aan het einde van de dag vaak langer dan aan het begin van de dag. Dit komt door de constante stroom van nieuwe input. Op het niveau van taken is het onmogelijk om goed prioriteiten te kunnen bepalen. Dit kan alleen maar plaatsvinden op een hoger niveau.
Creëer overzicht met een aandachtspuntenlijst
Waarom is de verkeerstoren een van de hoogste punten op een vliegveld? Het helpt de verkeersleiders om met hun radar en ogen het hele spel van aankomst en vertrek zo goed mogelijk te overzien. Ga jezelf vanaf vandaag zien als een verkeersleider: werk vanuit overzicht. Het is van groot belang om te begrijpen waar alle acties op je takenlijst vandaan komen. Acties horen namelijk bij de grotere aandachtspunten in je werk en leven. Een aandachtspunt is een groter geheel waarvoor je meerdere acties dient te ondernemen om het af te ronden. Voorbeelden van aandachtspunten zijn: een nieuwe website, het aannemen van een nieuwe medewerker of een nieuwe vloer in de woonkamer.
Wanneer er op je takenlijst staat: “bellen met het webdesign bureau voor een afspraak”, hoe kun je dan weten of deze actie belangrijker is dan een andere actie? Daarvoor zul je eerst moeten weten hoe belangrijk het aandachtspunt ‘nieuwe website’ voor je is. Begin daarom vandaag nog op het werk én thuis met het bijhouden van een eenvoudige aandachtspuntenlijst naast je agenda en/of takenlijst. Deze aandachtspuntenlijst helpt je telkens aan het einde van je dag om voor de dag erna te besluiten welke eerstvolgende acties op je takenlijst thuis horen.
Het is goed om per aandachtspunt telkens een begindatum en einddatum toe te voegen. De begindatum is dag waarop je een actie op je aandachtspunt gaat ondernemen. De einddatum staat voor de deadline van je aandachtspunt.
***
Wilt u ook slimmer werken?
 |
Ga naar: Time Management |
||
 |
Ga naar: Getting Things Done |
||
 |
Ga naar: Het Nieuwe Werken |
