Je inbox onder controle

Je inbox onder controle (na je vakantie)

Email is onder kantoorwerkers het meestgebruikte communicatiemiddel. Dat is meestal duidelijk te merken wanneer je terugkomt van vakantie: tientallen, honderden of soms wel duizenden emails wachten in je inbox om verwerkt te worden. Zo zijn sommige mensen na het zien van hun inbox bij terugkomst van vakantie, gelijk weer toe aan een nieuwe vakantie.

Het onder controle houden van je Postvak-In is een belangrijke vaardigheid om het overzicht in je dagelijkse werk te bewaren. Met de volgende praktische snelstart handleiding, kun je na je vakantie (maar natuurlijk ook door het jaar heen) eenvoudig je email onder controle houden.

In 5 stappen naar een lege inbox en overzicht in je werk

1. Werk slim! Maak onderscheid tussen verwerken en doen. Je Postvak leegmaken is niet hetzelfde als alle berichten gelijk beantwoorden. Daarnaast is het nuttig om een tijdslimiet te bepalen voor het leegmaken van je Postvak. Voor een normale verwerkingssessie houd ik zelf altijd de duur van vijfentwintig minuten aan, maar dat red je natuurlijk niet na een langere periode van afwezigheid, zoals een vakantie. Toch is het ook dan belangrijk dat je een tijdslimiet hanteert voor het verwerken, zodat je bijvoorbeeld niet in de verleiding komt om al een de slag te gaan met langere berichten en je de vaart erin houdt. De bedoeling is telkens dat je aan het eind van je verwerkingssessie weer een leeg Postvak-In hebt.

Tip: je hersenen worden optimaal geactiveerd door spelletjes. Zo kun je ook van het verwerken van je email een spel maken. Hoe doe je dat? Bepaal voordat je begint hoeveel tijd je maximaal wilt besteden aan het leegmaken van je inbox (er zijn immers genoeg andere belangrijke dingen te doen) en gebruik een timer om de tijd bij te houden tijdens het verwerken van je email. Op de gratis website Focusbooster vind je een timer die je hiervoor meteen kunt inzetten zonder dat je iets hoeft te installeren. Deze timer werkt in blokken van 25 minuten, de optimale duur waarop een gemiddelde kantoorwerker zich onafgebroken kan concentreren. Na een blok van 25 minuten geef je je hersens een korte pauze van 5 minuten voordat je verder gaat. Na de korte pauze ga je indien nodig verder met een volgend blok van 25 minuten. Probeer om je inbox leeg te maken binnen het aantal blokken dat je vooraf met jezelf hebt afgesproken op basis van de hoeveelheid email die op je te wachten staat.

2. Filter! Delete en archiveer. Na de start van een verwerkingssessie begin je met snel alle emails te filteren op basis van hun onderwerpregel en afzender. Zaken die je herkent als spam, kun je direct weggooien. Emails waarvan je weet dat je ze zonder te openen direct kunt archiveren, geef je meteen een plaats in je emailarchief. Je emailarchief kan een eenvoudige map zijn die je ‘archief’ noemt, maar kan natuurlijk ook een meer uitgebreid persoonlijk archiefsysteem zijn dat bestaat uit verschillende mapjes gesorteerd op onderwerp/persoon/projectnaam et cetera.

Tip: Bewaar berichten uit je Postvak waarop je nog iets verwacht in een aparte map, die je bijvoorbeeld !Follow-up noemt (het uitroepteken zorgt ervoor dat het mapje bovenaan je mappenlijst komt te staan). Maak in je digitale agenda gelijk een terugkerende afspraak aan om bijvoorbeeld een keer in de week de map !Follow-up op te schonen. Mocht een keer per week niet genoeg zijn, dan kun je de frequentie natuurlijk verhogen. Door de notitie in je agenda vergeet je dit mapje niet. Voorkom dat je dit soort emails gemarkeerd met vlaggetjes in je Postvak-In laat staan, op die manier leiden ze gedurende de dag onnodig af.

Bonustip: telkens wanneer je vanaf nu een email verstuurt waarvan je niet wilt vergeten dat je er nog een reactie op moet krijgen, kun je hiervan een bcc naar je eigen emailadres sturen. Bewaar het kopietje dat je dan ontvangt in de map !Follow-up. Eventueel kun je het verplaatsen van dit soort emails automatiseren door de functie ‘regels’ in je emailprogramma te gebruiken. Lees in de handleiding van je Outlook, Gmail, Groupwise of Lotus Notes hoe je regels (rules) kunt instellen.

3. No-brainer of denkwerk? Emails die na het filteren nog zijn overgebleven, moet je beantwoorden. Die berichten behandel je op basis van twee categorieën: no-brainer of denkwerk. Zie je dat je een email binnen maximaal één minuut kunt beantwoorden, doe dat dan ook meteen tijdens het verwerken, want het kost namelijk meer tijd om zulke emails weg te klikken en later opnieuw te openen. Dit zijn de no-brainers. Open je echter een email waarbij je ook maar enige vorm van mentale weerstand voelt, dan beschouw je die als denkwerk. Mentale weerstand kan bijvoorbeeld ontstaan omdat je nog niet weet wat je precies wilt antwoorden of dat je verwacht dat het langer gaat duren dan één minuut om de email te antwoorden. Om ervoor te zorgen dat deze emails niet in je Postvak blijven staan nadat je klaar bent met verwerken, en je ze bij volgende verwerkingssessies dus weer opnieuw zult tegenkomen, maak je voor deze e-mails uitsluitend een concept aan. Dit doe je door in het geopende mailtje op Beantwoorden te klikken en het bericht daarna te sluiten. Na een bevestiging wordt het emailtje dan bewaard in de map Concepten. Voordat je het concept aanmaakt, is het slim om de inhoud van de email vlot door te nemen (niet langer dan één minuut); het voordeel daarvan is dat je brein daarmee op onbewust niveau al aan de slag kan met het antwoord, terwijl je met andere dingen bezig bent. Aan het eind van je verwerkingssessie is je Postvak-In leeg en staan ‘denkwerk-e-mails’ klaar voor beantwoorden in de map Concepten.

Tip: eventueel kun je bij het opslaan van een concept al wat eerste gedachten of kernwoorden die in je opkomen noteren, zonder dat je een compleet antwoord gaat schrijven.

4. Beantwoorden. De map Concepten is een uitstekende plaats om emails te verzamelen waarvoor je meer tijd nodig hebt: je kunt tijd plannen voor het verwerken ervan, in plaats van tussendoor gedurende de dag. Dit bespaart je gemiddeld 20% tijd. Kies je ervoor om een afwezigheidsmelding in te stellen (lees dit artikel met meer informatie en tips hierover), dan creëer je de ruimte voor jezelf om de map Concepten één keer in de een à twee dagen leeg te maken (en natuurlijk in elk geval voor de datum die je in je automatische antwoord hebt gegeven). Voordat je aan de slag gaat met je map Concepten is het slim om een schatting te maken van de hoeveelheid tijd die je daaraan verwacht te besteden, zodat je daarvoor een of meer blokjes van 25 minuten kunt opnemen in je planning. Gebruik bij het beantwoorden van de langere emails uit je Concepten map ook weer de timer in blokjes van 25 minuten, waarmee je scherp blijft en probeert om de map leeg te krijgen in het vooraf vastgestelde aantal blokjes.

Tip: heb je veel meer werk aan een mailbericht waarmee je het niet binnen 24 tot 48 uur kunt antwoorden, maak er dan een gewoonte van om in zo’n geval even kort een persoonlijke reactie te sturen met de boodschap dat je het bericht ontvangen hebt en er op een door jou vastgestelde datum op terug zult komen. Het versturen van zulke mailtjes is een no-brainer die je dus gelijk tijdens het verwerken van mail kunt afhandelen. Dit geeft jou rust en de ontvanger weet waar hij aan toe is.

5. Ja maar… ik heb geen tijd om bovenstaande stappen toe te passen omdat ik nog emails van maanden en jaren geleden in mijn Postvak In heb staan?! Als je normaal gesproken aan het eind van de dag minder dan een schermvol aan emailberichten in je Postvak hebt staan, dan heb je deze stap verder niet nodig. Staan er echter nog tientallen, honderden of misschien wel duizenden emails (gelezen, ongelezen, mails die je wilt bewaren, et cetera), dan moet je er iets aan doen, zodat je zo snel mogelijk kunt genieten van de rust die een leeg Postvak geeft. De eenvoudigste manier om dit aan te pakken, is om te beginnen met je Postvak te sorteren op de datum van ontvangst, met de nieuwste mailtjes bovenaan. Daarna verhuis je alle emails die ouder zijn dan drie weken naar een archiefmap die je bijvoorbeeld Backlog noemt. Grijp rustige periodes aan om die map eens op te schonen; waarschijnlijk hoef je mails uit deze map alleen maar te archiveren als ze nog betekenis voor je hebben en ze anders weg te gooien.

Tip: wanneer je de map Backlog gaat opschonen, kan het handig zijn om deze map te sorteren op afzender, zodat je gemakkelijk in één keer hele groepen emailberichten kunt weggooien of bewaren. Gebruik daarbij de Shift-toets van je toetsenbord in combinatie met het selecteren van emails om eenvoudig meer mails in één keer te kunnen selecteren.

Na het wegwerken van oude emailberichten met behulp van de map Backlog, ga je terug naar het Postvak-In. Daarin staan nu alleen nog maar berichten van de laatste drie weken. Deze ga je te lijf met behulp van de hierboven genoemde stappen 1 t/m 4.

Tot slot: probeer je email niet meer dan drie tot vijf keer per dag te verwerken. Dat hoef je niet te doen op vaste momenten, maar op natuurlijke momenten, bijvoorbeeld wanneer je net een andere activiteit hebt afgerond. Om ervoor te zorgen dat je niet wordt afgeleid door tussendoor binnenkomende emails en dat je niet in de verleiding komt om vaker dan nodig je email te verwerken, kun je de meldingen bij binnenkomende nieuwe email uitschakelen. De nettiquette schrijft voor dat je emails binnen vierentwintig tot achtenveertig uur beantwoordt, maar er zijn mensen die verwachten dat je dat binnen een uur of zelfs een paar minuten doet. Als iets echt urgent is, gebruik je sowieso niet email maar zoek je direct persoonlijk contact. Om ervoor te zorgen dat je je dagritme niet door email laat beheersen, is het slim om verwachtingen te beheren door middel van je out-of-office reply (afwezigheidsassistent). Stuur een lege test-email naar autoreply@tijdwinst.com om te lezen hoe dat werkt.

Lees alles over onze populaire 1-daagse open trainingen bij jou in de buurt

Lees alles over een 1-daagse in-company training bij jou op locatie

Heb je vragen?

Bel ons, we helpen je graag verder:

046 4811 055 *

Of mail onze collega Judith: info@tijdwinst.com

* Vanuit België: 0031 46 4811 055
Maandag t/m vrijdag • 08:00 tot 20:00 uur

Maatwerk training?

Vertel ons vrijblijvend over de uitdagingen waarmee jullie te maken hebben.

Vraag een voorstel aan en laat je verrassen door onze aanpak.

Gratis slimme tips!

Laat je maximaal 2x per maand inspireren met slimme time-management tips voor een druk én leuk (werk)leven:

Maximaal 2x per maand.
Geen spam, beloofd!

Je inbox onder controle (na je vakantie) by
X