Je moet het maar allemaal zien te regelen: een enorme werkvoorraad, tig verantwoordelijkheden en dat terwijl je misschien ook nog eens vanuit huis werkt. Maar hoe kaart je dat aan, een te hoge werkdruk? Dat je eronder lijdt. Dat je het op deze manier echt niet meer geregeld krijgt en jezelf over de kop werkt als dit zo doorgaat. Trek je bij je leidinggevende aan de bel, krop je het op of schakel je een tandje bij? Een 4-stappenplan.
Hoe kaart je in vredesnaam een hoge werkdruk aan? Lastig om daar een simpel antwoord op te geven. Tenminste, zo voelt dat. Je eerste ingeving is namelijk dat je baas je al ziet aankomen. Hij of zij gaat er naar alle waarschijnlijkheid gewoon vanuit dat jij je werk doet. Dat je de taken en projecten uitvoert die op je bordje belanden. Zo werkt dat nou eenmaal. Aankomen met ‘ik krijg het niet geregeld en wil minder werk of meer uren’, je ziet de bui al hangen.
Een andere optie is om gewoon stug door te gaan en bij te poten. Want misschien ligt het daar wel aan: dat jij niet hard genoeg je best doen en er iets mis is met jou of de wijze waarop je werkt. Zoiets denk je dan, wanneer het je weer haast teveel wordt.
Beiden zijn onzin. Er is helemaal niets mis met jou, als persoon.
Jij bent geen minder teamlid zodra je er iets van zegt
Toch kan dat lastig zijn om te bevatten. Heb je namelijk langdurig te maken met een te hoge werkdruk, dan ontstaat er zo’n onderbuikgevoel. Je gaat je overbodig voelen en hebt zelfs de neiging om te denken dat je niet hard genoeg je best doen, niet slim genoeg bent of onder doet voor de rest van het team.
Toch is dat nergens voor nodig; die gedachten zijn niet nodig en het lijden onder een te hoge werkdruk al helemaal niet. Wees dan ook niet bang om het bij je baas aan te kaarten. Zie het juist als iets positiefs:
Zodra je te maken hebt met een hoge werkdruk doe je vaak extra hard je best. Je overcompenseert. Aan de ene kant omdat je ambitieus bent, aan de andere kant je wil dat je leidinggevende en team onder de indruk van je zijn. En een tijdje lukt dat. Wanneer het toch uiteindelijk teveel wordt en je niet kunt waarmaken wat je belooft, creëert dat het beeld dat je niet capabel of betrouwbaar bent.
Je schiet er dan ook niets mee op om je snaveltje toe houden en in stilte te lijden. Je gaat gehaast werken, maakt fouten, levert middelmatige kwaliteit of ontvangt keer op keer slecht commentaar. Voor je het weet twijfelt je baas of je nog wel binnen het team past of geschikt bent voor de functie die je vervult.
Durf daarom aan de noodrem te trekken. Het maakt je niet zwakker. Het betekent niet dat je faalt. Integendeel:
Nee zeggen tegen een hoge werkdruk is juist het tegenovergestelde van falen. Het is voorkomen dat je faalt.
Bovendien toont het aan dat je verantwoordelijkheid neemt voor je eigen productiviteit en de kwaliteit die je neerzet. Dat je zelf het initiatief neemt. Iets wat een leidinggevende alleen maar kan waarderen. Hij of zij zit heus niet wachten tot de het werk je over de kop groeit en je uiteindelijk aanklopt met een heuse burn-out. Die wil kunnen ingrijpen vóór de “the shit hits the fan”, zeg maar.
Knoop dat dan ook in je oren: zodra je prestaties en/of jij persoonlijk lijden onder een te hoge werkdruk ga dan dat gesprek aan. Dat is niets om je voor te schamen. Dat betekent niet dat je een minder teamlid bent.
En of zo’n gesprek naar moet zijn? Zeker niet. Wanneer je het op een goede manier aanpakt kan het juist een fijn gesprek zijn, één die je zelfs pluspunten oplevert. Maar dan moet je het wel zo doen:
Hoge werkdruk aankaarten bij je baas in 1, 2, 3 – 4 stappen
Zodra je beseft dat het zo echt niet langer kan, maak je de werkdruk bespreekbaar bij je leidinggevende (of iemand anders die daar verantwoordelijk voor is). Hij of zij is degene die uiteindelijk iets kan veranderen in het aantal projecten waaraan je deelneemt of de (hoeveelheid) taken die op je bordje liggen.
Hoe ga je te werk?
1. The right place at the right time
Je baas in de wandelgangen aanspreken over de tsunami aan werk en hem of haar vertellen dat je haast breekt onder de druk, is niet echt een goed idee. Je wil even de tijd nemen om de situatie goed te bespreken. Overrompel hem of haar dan ook niet, maar spreek een moment af om even samen te zitten. Of gebruik het wekelijks overleg wanneer jullie samen door de aanvragen heen lopen of het maandelijks evaluatiegesprek. Dit geeft jou tijd om even alles op een rijtje te zetten zodat je een concreet probleem kunt voorleggen.
Kies daarbij ook een geschikte plek. Niet midden op de werkvloer waar je collega’s met gespitste oren kunnen meeluisteren, maar een plek waar je voldoende privacy hebt. Op het kantoor van je leidinggevende bijvoorbeeld, een lege vergaderzaal of maak er desnoods een wandel-meeting van.
Indien je vanuit huis werkt en het gesprek digitaal plaatsvindt, zorg ook dan voor privacy. Steek niet van wal midden in een gezamenlijke Zoom-meting, maar spreek hem of haar onder vier digitale ogen: in een apart Zoom-gesprek, zonder dat daarbij jouw partner of kinderen door het beeld lopen.
En dan:
2. Benoem de kernwaarden van het bedrijf
Hoe steek je van wal? Nou, allereerst is het slim om de bedrijfsvisie te benadrukken. Je wil namelijk niet direct met de deur in huis vallen (“Jij geeft me teveel werk!”). Niet erg diplomatiek. In plaats daarvan benadruk je het gedeelte dat niet overeenkomt met de werkdruk.
Stel dat je voor een bedrijf werkt dat kwaliteit hoog in het vaandel heeft staan, dan is het eigenlijk raar dat er verwacht wordt dat je jouw taken zo vlug mogelijk uitvoert. Dat lukt niet wanneer jouw werkdruk zo hoog is dat je haast de kantjes ervan af moet lopen.
Of wanneer de organisatie gaat voor een zo efficiënt mogelijke werkwijze; time management en alles. Ja, dan is het vreemd dat jouw werkdruk telkens verstoord raakt door ad hoc klussen waardoor je geen tijd meer voor de zaken die er liggen.
Benadruk dit in je gesprek. Laat zien dat je je bekommert om de bedrijfsvisie en dat je die erkent.
“Kijk, ik weet dat wij er als bedrijf alles aan doen om onze kwaliteit consequent zo hoog mogelijk te houden, en dat klanten om die reden voor ons kiezen. Dat heeft ons gebracht tot waar we nu zijn…”
3. Benoem jouw werkdruk
Nu vertel je dat jouw hoge werkdruk die visie in de weg staat. Je kunt er niet aan voldoen, hoe goed je ook je best doet. En het is niet alleen dat jij je hierdoor constant gestrest voelt, je denkt ook dat het de kwaliteit van je werk niet ten goede komt. Je mist deadlines, maakt soms een paar fouten, en dát kan toch niet de bedoeling zijn?
“… alleen merk ik de laatste tijd dat ik niet aan alles toekom. Dat ik het niet de juiste aandacht kan geven die het verdient. Mijn agenda zit zo vol en de werkdruk is zo hoog, dat ik die kwaliteit die wij zo hoog hebben zitten niet kan waarmaken. Dat is niet de bedrijfsvisie die wij willen uitstralen naar buiten toe. En dat zit me dwars…”
4. Kom met oplossingen
Voorkom dat je op de klaag-toer gaat. Daar heb jij niets aan, daar heeft je leidinggevende niets aan. Een goeie om in je oren te knopen: ga nooit naar je baas met een probleem tenzij je ook een oplossing hebt. Toon aan dat je een verantwoordelijke teamlid bent die begaan is met het bedrijf, en dat je niet enkel steen en been klaagt. Daar kan niemand wat mee.
Draag daarom zelf een paar oplossingen aan. Dat toont aan dat je bewust bent van het pijnpunt en dat je ook verder hebt gedacht. Op die manier kunnen jullie samen tot een geschikte oplossing komen, tot actie.
“Om mijn drukteprobleem op te lossen leek het mij slim om vanaf nu de taak iedere maand uit te voeren in plaats van iedere week.”
“Stefan gaf aan dat hij eventueel wil bijspringen. Hij heeft ervaring met dat soort kwesties en ik denk dat als we samen aan de slag gaan, dat de klant…”
“Ik zou graag een andere manier willen voorstellen om die terugkerende taak op te pakken. Ik denk dat het veel efficiënter is als ik eerst…”
Verwacht alleen niet dat jouw leidinggevende ook instemt met wat je voorstelt. Misschien ziet hij of zij het anders en wordt er een andere koers voorgesteld. De kans is in ieder geval aanwezig dat jouw voorstel wordt overwogen. Omdat jij je uitsprak.
Waar het op neerkomt
Praat er met je leidinggevende over zodra je haast omkomt in het werk. Het is beter om de hoge werkdruk aan te kaarten dan de boel in de soep te laten lopen. Daar heb je niet alleen jezelf mee, maar ook het team en uiteindelijk zelfs de organisatie. Durf daarom aan de bel te trekken en wacht niet tot het te laat is. Dat maakt jou geen mindere werknemer; het toont juist aan dat je betrokken bent.
Besef wel dit
Wij geloven je op je woord wanneer jij zegt dat je structureel een te hoge werkdruk hebt. Dat het een foutje is bij het bedrijf of de organisatie waarvoor je werkt. Dat er teveel van je verwacht wordt en dat je daarbij te weinig tijd krijgt. Weet wel dat dit niet altijd het geval is.
Soms voelt het wel alsof het werk je overspoelt, maar blijkt het in werkelijkheid wel mee te vallen. Dan is het geen kwestie van teveel werk, maar vooral een van inefficiënte werkwijze. Je vindt het dan bijvoorbeeld lastig om de juiste prioriteiten te stellen, pakt alles op zodra het zich aandient of laat je leiden door alles dat het hardst schreeuwt.
Dan voelt het wel alsof je het druk hebt, maar eigenlijk werk je inefficiënt. We zien dit geregeld in onze trainingen voorbij komen.
Zodra dit het geval is zal je leidinggevende waarschijnlijk naar manieren zoeken om je workflow te verbeteren. Naar een manier om slimmer te werken, in plaats van harder. En dat is ook prima: zolang dat gevoel van een hoge werkdruk maar wordt weggenomen en jij weer met plezier aan de slag kan, maakt de oplossing niets uit.
Je kunt dan overwegen om een cursus time management te volgen. Daarin leer je tal van technieken en methoden om je werkdruk te verlagen. Hoe ga je om met afleiding? Hoe bepaal je aan welke taken je wel of niet werkt? Hoe houd je overzicht op alles wat er van je wordt verwacht? Vaak is dat al een manier om de hoge werkdruk te verlichten. Kijk er dus zeker eens naar, naar onze 1-daagse training Time Management, en stel het eventueel aan je leidinggevende voor.
Meer weten over werkdruk?
Werkdruk is een begrip dat we vaak horen. Kenniswerkers lijken het drukker te krijgen, houden tal van balletjes in de lucht en staan voortdurend aan. Hoe kun je hier beter mee omgaan? Björn – time management expert – legt het je uit. Hij gebruikt hiervoor de vijf gewoonte die succesvolle mensen zichzelf hebben aangeleerd om kalm te blijven onder werkdruk en -stress.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
