Follow up 2 – Georganiseerd werken

Je hebt geen ingewikkelde aanpak nodig of een complex systeem om jouw gebrek aan overzicht te verhelpen. Integendeel. Hou het zo simpel mogelijk. (Keep It Simple, Stupid) Dán pas kun je daadwerkelijk een workflow creëren die werkt! Daarom: structuur aanbrengen in je (werk)dag? Houd je aan deze ene regel.

Wanneer je overal informatie verzamelt… 

Vanaf het moment dat jij ‘s ochtends je ogen opent totdat je ze weer sluit, wordt er ontzettend veel informatie op je afgevuurd. 

Je ontvangt een aantal mails, vindt een blauwe envelop in de brievenbus, wordt bijgepraat over de stand van zaken tijdens die vergadering en ook bij de koffieautomaat vertelt een collega je over een nieuw idee. 

Deze informatie verzamel je. 

Een deel daarvan doe je bewust. Zo maak je tijdens die vergadering bijvoorbeeld aantekeningen of markeer je die email omdat hij belangrijke informatie bevat. 

Een overgroot deel komt sla je echter onbewust op. Dat idee van je collega bijvoorbeeld — reuze interessant. “Daar moet ik zeker eens goed over nadenken.” Je slaat de informatie op in je geheugen of noteert het in je telefoon. Je doet er echter nooit meer iets mee…

Waarom?

Omdat je informatie op verschillende plekken bewaart. Je ziet door de bomen het bos niet meer. 

Gevolg?

Je hebt zoveel plekken waar informatie (en dus potentieel werk) zich verzamelt, dat je niet alleen veel tijd kwijt bent aan het zoeken ervan (“Waar had ik die aantekeningen ook alweer gemaakt?”), maar zelfs belangrijke input over het hoofd ziet. 

… en dat doet iets met je productiviteit.

Je kunt lastig inschatten welke taken zich allemaal op jouw bordje bevinden en werkt hierdoor maar aan de eerste klus die zich aanbiedt — je werkt reactief. Zonde van je kostbare tijd. 

Georganiseerd werken? KISS (in 3 stappen)

Wat je daarom nodig hebt is een systeem. Eén waarmee je orde aanbrengt in de chaos. Eén workflow die voorkomt dat belangrijke informatie en context verloren gaat. Eén die vooral simpel is. 

Zó simpel dat het geen moeite kost om ‘m bij te houden en er een gewoonte van te maken. Keep It Simple, Stupid — KISS, for short. Jij werkt met 1 regel. 1 aanpak. 

Organiseer taken nooit op de plek waar je ze verzamelt. 

Dat is het enige dat je moet onthouden — 1 zin. 10 woorden. Hoe meer verzamelplekken je namelijk hebt, hoe moeilijker het is om het overzicht te bewaren. De eerste stap richting georganiseerd werken, is dan ook deze verzamelplekken managen. 

Dat lukt, in 3 stappen:

1.  Bepaal de verzamelplekken die je nu gebruikt

Allereerst zul je jouw verzamelplekken in kaart moeten brengen. Hoe meer je er namelijk hebt, hoe groter de kans is dat je informatie of werk over het hoofd ziet.

Het merendeel van die plekken ken je. Je mailbox bijvoorbeeld, of het postvakje op kantoor. Je gebruik ze dagelijks en bent bewust van hun bestaan. Je hebt echter ook nog verborgen verzamelplekken. Plekken waar je, zonder dat je het direct door hebt, ook kostbare informatie verzamelt — denk aan je portemonnee (waar je die tankbonnetjes bewaart) of aan de notitie app op je telefoon (voor die spontane, goede ideeën).

Van dié verzamelplekken zul jij je ook bewust moeten zijn, wil je georganiseerd werken. Denk daarom diep na — of gebruik gewoon deze handige checklist die we ook tijdens onze 1-daagse training Time Management gebruiken.

2. Kies een aantal vaste verzamelplekken en elimineer de rest

Zodra je een goed beeld hebt van de plekken waar informatie binnenkomt, zul je moeten snijden. Je brengt het aantal drastisch terug tot je niet meer plekken hebt dan nodig.

Een paar voorbeelden:

Mentale input

• Dat idee dat bij je opkomt? Je houdt het niet langer in je hoofd, maar legt het vast. Ook weer op 1 vaste plek — met de braintoss app, bijvoorbeeld.
• Houd altijd een vast notitieboek bij de hand in plaats van op losse paperassen te krabbelen — 1 papieren kladblok bijvoorbeeld. 

Fysieke input

• Een training bijgewoond of een afspraak buiten de deur? Houd de papieren of hand-outs die je daar kreeg netjes bij elkaar in 1 mapje die je in je tas bewaart. 
• De blauwe brief van de belastingdienst of de memo die je in je postvakje op kantoor vindt? Gebruik thuis en op kantoor 1 bakje waar je alle fysieke post verzamelt.

Digitale input

• Meerdere e-mail inboxen? Stuur al je mail automatisch door naar 1 zakelijke inbox. 
• Digitale informatie die je op dit moment niet nodig hebt, maar wel moet bewaren (je pensioenoverzicht of je arbeidsovereenkomst bijvoorbeeld), bewaar je in 1 digitale archiefkast. Evernote is daar perfect voor. 

Je snapt het idee. Alle fysieke, mentale en digitale input verzamel je op 1 – daar specifiek voor aangewezen – plek. Zo weet jouw brein te allen tijde:

“Heb ik een factuur nodig dan weet ik dat ik hem in mapje x kan vinden. Zoek ik een specifieke aantekening dan kan dat alleen in die kladblok staan.”

Doe dit voor al je verzamelplekken. 

3. Verwerk deze plekken regelmatig

Om georganiseerd te kunnen werken is het van belang dat je deze plekken regelmatig verwerkt. Natuurlijk niet vaker dan nodig. 

Je checkt niet om het kwartier je inbox, maar doet dit op twee vaste momenten op de dag. Je werkt één keer per dag je aantekeningen bij en checkt je post één keer per week. Na een tijdje ontwikkel je vanzelf hier een routine in.

4. Zet het in je time management systeem

Bij het verwerken van je verzamelplekken, zul je werk tegenkomen — iets waar je nog wat mee moet doen. Neem de brief van de belastingdienst bijvoorbeeld. Die moet worden betaald. Of wat dacht je van die e mail? Je ziet dat er een aantal zaken instaan die je morgen wilt bespreken bij het teamoverleg. 

Met andere woorden: wat doe je met de input die voortkomt uit het verwerken van je verzamelplekken? Simpel: je verwerkt het en legt het vast in één overzichtelijk time management systeem. 

Hoe dat werkt, leggen we je uitgebreid in het volgende artikel uit. Daar leer je hoe je aan de hand van 1 simpele methode de input verwerkt én netjes vastlegt. 

Tot die tijd: Keep It Simple, Stupid

Verzamel input en informatie bewust. Op niet meer plekken dan nodig. Zo voorkom je dat je reactief werkt en daardoor belangrijke informatie verdwijnt naar onvindbare plekken. Jij krijgt weer overzicht en weet ten alle tijden waar belangrijke informatie zich bevindt.

De methode daarvoor was simpel:  

1. 1. Je bent je bewust van al je verzamelplekken — in het oog springende, maar ook verborgen. 
   2. Je minimaliseert ze totdat je niet meer plekken hebt dan nodig — 1 verzamel-mailbox, 1 notebook, 1 bakje… 
   3. Je verwerkt deze plekken regelmatig — aan de hand van 1 methode, in 1 time management systeem.

Kortom: minderen, optimaliseren en verwerken, zo ga je om met de informatie die dagelijks op je wordt afgevuurd. Gevolg? Overzicht, georganiseerd werken, en rust. Meer heb je niet nodig!