Opeens schiet het je te binnen: je moet nog die ene taak oppakken voor je collega. Waar had hij je ook alweer een berichtje gestuurd? Heeft dit prioriteit? En had je nou ergens een notitie gemaakt met aanvullende informatie? Geen zorgen als dit herkenbaar is – je bent niet de enige die af en toe het overzicht kwijt is. Gelukkig is er een oplossing die simpel, praktisch en effectief is: een timemanagementsysteem dat helpt overzicht creëren én te behouden.
Of het nu gaat om werk of privé, dit systeem brengt rust met zich mee en voorkomt dat belangrijke taken ondergesneeuwd raken.
Overzicht bewaren met een effectief timemanagementsysteem
Als je op dit artikel hebt geklikt, worstel je waarschijnlijk met de vraag ‘Hoe houd ik overzicht in mijn werk?’ Overzicht houden op of over je werkzaamheden is aan het einde van het artikel geen probleem meer voor je. In dit artikel nemen we je namelijk in vogelvlucht mee in een timemanagementsysteem dat we zowel behandelen in onze time management cursus als in onze boeken ‘Full focus op wat écht belangrijk is’ en de bestseller ‘Elke dag om 15:00 uur klaar’. Door dit systeem in te richten in vijf stappen creëer je niet alleen overzicht, maar behoud je het ook.
De vijf stappen zijn:
- Dumpen: zet al je taken en verantwoordelijkheden op papier.
- Ophelderen: grote taken en projecten deel je op in concrete behapbare acties.
- Organiseren: je kiest een digitale agenda en takenmanager uit, waar je de lijst in gaat verwerken.
- Verzamelen: je kiest een beperkt aantal plekken uit waar je in de toekomst nieuwe notities, taken, verzoeken en verantwoordelijkheden verzamelt.
- Bijhouden: je gaat deze plekken regelmatig na en verwerkt deze informatie in je timemanagementsysteem.
We nemen je mee door alle vijf de stappen, maar staan vooral stil bij de eerste stap: de gedachtendump. Dit is namelijk een cruciale eerste stap, die meteen al een groot verschil maakt op het gebied van overzicht creëren.
Laten we aan de slag gaan!
Stap 1: Overzicht creëren door je gedachten te dumpen
Wat is de gedachtendump? Nou, de naam zegt het eigenlijk al: het dumpen van je gedachten. Hoe werkt het?
Pak pen en papier (dat werkt toch het beste) en schrijf alle taken, ideeën en verantwoordelijkheden op die in je hoofd opkomen, zowel op het gebied van werk als privé. En dan bedoelen we ook echt alles – niets is te onbelangrijk of te ver in de toekomst.
Deze Tijdwinst.com Triggerlijst kan je helpen om écht alles boven water te krijgen.
Het is net als bij een brainstorm: het belangrijkste is nu dat je alles boven water haalt. Pas als je alles op papier hebt staan, kun je gaan schrappen en verdelen. Het voordeel hiervan is dat je niets meer kunt vergeten, dat je in één overzicht ziet wat er nog moet gebeuren en daardoor veel beter kunt inschatten wat belangrijk en dringend is en wat minder. Hierdoor ervaar je minder stress en meer rust.
Door de zure appel heen bijten: overzicht creëren voordelen nadelen
Maak je geen zorgen als het proces van de gedachtendump eerst juist stress oplevert. Het kan intimiderend zijn om die oneindige lijst te zien en op taken te komen die je bijna compleet vergeten was. Maar als je je daar eenmaal overheen hebt gezet, zal je zien dat het proces je juist oplucht. Je hebt niet meer het gevoel dat je iets vergeet en hebt veel beter overzicht van wat er moet gebeuren en wanneer.
Een bijkomend voordeel is dat het overzicht je werklast bespreekbaar maakt. Het maakt concreet wat jouw taken en verantwoordelijkheden zijn. Niet alleen voor jou, maar ook voor je collega’s en leidinggevende. Aan hen kan je eenvoudig laten zien wat er allemaal op je bordje ligt!
Schrappen en verdelen
Wanneer je denkt een volledige lijst te hebben, mag je pas gaan schrappen. Dit gaat bijvoorbeeld om taken die je toch niet gaat doen. Als ze al jaren op je to-do lijstje prijken – denk aan het maken van die vakantie fotoalbums – gaat de toekomstige versie van jezelf dit ook niet opeens oppakken – sorry.
Ook is het tijd om de taken die je nu niet gaat oppakken maar wel óóit wil doen, te verplaatsen van je gedachtendumplijst naar een ‘Land-van-ooit lijst’: een lijst van taken en projecten waar je de komende maanden niet aan toekomt, maar die je niet wilt vergeten. Wees hierbij wel kritisch en vooral eerlijk: als je het niet van plan bent in het komende jaar uit te voeren, is het misschien eerder een taak die je helemaal moet schrappen.
Stap 2: Ophelderen van grote taken
Eerlijk zeggen: staan er dingen op je gedachtendumplijst die al weken op je to-do lijst staan? Klussen waarvan je niet weet hoe je ze aan moet pakken? Of als zoveel werk aanvoelen dat je er liever niet aan wil beginnen?
Dat betekent dat er klussen op je lijst staan die géén concrete acties zijn, maar heuse verborgen projecten waar dus eigenlijk meerdere acties aan gekoppeld zijn. Logisch dat je geen tijd, zin en energie hebt om deze op te pakken ‘s middags om 3 uur! En logisch dat je voor andere behapbare taken op je to-do list gaat die je zo af kunt kruisen.
Zorg er daarom voor dat je geen vage klussen op je lijst zet, waarbij je nog moet nadenken over wat je moet doen. Maak ze specifiek en duidelijk. Daarvoor gebruik je de mini scrum:
Als je vastloopt met een project, kan de Mini Scrum je helpen om het overzicht te krijgen en uitstelgedrag te vermijden. Deze methode bestaat uit zes eenvoudige stappen:
- Definieer het einddoel: bepaal het gewenste resultaat van je project.
- Stel een deadline vast: kies een realistische datum voor de afronding.
- Identificeer de acties: bepaal de benodigde stappen voor het behalen van het doel.
- Categoriseer de acties: deel de acties in als grote taken, kleine taken, wachtacties of bespreekpunten.
- Schat de tijdsduur in: maak een realistische inschatting van hoeveel tijd elke taak kost.
- Bepaal de volgorde: zet de acties op een praktische volgorde.
Met de Mini Scrum maak je grote klussen dus behapbaar, concreet en motiverend! En hé: hoewel je lijst daardoor langer wordt, creëer je geen extra werk. De taken waren er toch al, maar ze worden nu concreet en inzichtelijk voor jou.
Doe dit nu voor alle projecten die op jouw gedachtendumplijst staan. Op die manier zorg je ervoor dat er niet langer verborgen projecten op de lijst staan, maar concrete acties waar je écht iets mee kan! Die ga je vervolgens inplannen:
Stap 3: Organiseren – een timemanagementsysteem inrichten
Het overzicht bewaken begint vervolgens met het opzetten van een betrouwbaar systeem waarin je al je taken en verantwoordelijkheden verwerkt, zoals die op je gedachtendumplijst wat je net hebt uitgewerkt met de Mini Scrum. staan. Een effectief timemanagementsysteem bestaat uit twee tools.
Allereerst heb je een digitale agenda nodig, waar je afspraken en grote taken (van meer dan 30 minuten) kunt inplannen. Door daadwerkelijk tijd in je agenda in te blokken, weet je zeker dat je de taken oppakt en dat je er voldoende tijd voor hebt.
Voor de overige taken kun je een digitale takenmanager gebruiken, zoals Todoist, Microsoft Planner, Trello, Wrike, Toggl of ClickUp. Binnen deze tool kun je verschillende lijsten maken om je werk te structureren:
- Projectenlijst: Voor taken en projecten waar je op korte termijn aan wilt werken.
- Land-van-Ooit lijst: Voor ideeën en projecten die je in de toekomst wilt oppakken.
- Wachten-op lijst: Voor gedelegeerde taken of acties waar je op een reactie wacht.
- 1-op-1 lijst: Voor vragen of bespreekpunten die je met specifieke personen wilt doornemen.
Neem nu alles dat op je gedachtendumplijst erbij en bepaal bij alles wat voor soort taak het is:
- Is het een afspraak? Plan het in je agenda.
- Is het een grote klus van meer dan dertig minuten? Plan het in je agenda.
- Is het een klus die je binnen dertig minuten kunt doen? Zet het in je takenmanager.
- Is het een vraag of bespreekpunt? Zet het in je takenmanager op de 1-op-1 lijst.
- Is het een taak die je gedelegeerd hebt en in de gaten wilt houden? Zet het in je takenmanager op de wachten-op-lijst.
Nu heb je overzicht, maar dat behoud je natuurlijk alleen wanneer je regelmatig bijwerkt:
Stap 4: Verzamelen (Keep It Simple, Stupid)
Hoe meer plekken je hebt waar je notities maakt, to-do’s opschrijft en verzoeken van collega’s binnenkrijgt, hoe groter de kans is dat je het overzicht weer verliest. Om dit te voorkomen, is eenvoud key. Maak daarom gebruik van de KISS-methode: Keep It Simple, Stupid. Dat betekent dat je het aantal plekken waar je ideeën en taken verzamelt zo klein mogelijk houdt. Geen tig e-mailboxen, maar één voor werk en één voor privé. Kies bijvoorbeeld ook voor één fysiek kladblok dat je altijd bij je hebt, of gebruik de Tijdwinst app. Zo stuur je je notities direct naar je inbox, waar je toch al andere taken en verzoeken ontvangt.
Meer weten over verzamelplekken, check dit artikel eens.
Stap 5: Bijhouden (Only Handle It Once)
Naast KISS ga je ook nooit OHIO meer vergeten, de afkorting voor Only Handle It Once. Dit betekent dat je je verzamelplekken (van je mailbox tot aan je kladblok) regelmatig naoopt en de nieuwe taken en verzoeken in één keer afhandelt. Dit doe je door één van de volgende opties te kiezen:
- Weggooien als het niet relevant of bruikbaar is.
- Archiveren als er niets meer mee hoeft te gebeuren maar je het wel nog wilt bewaren.
- Delegeren als het iets is wat iemand anders kan oppakken.
- Meteen uitvoeren als het minder dan 5 minuten kost.
- Of plannen in je timemanagementsysteem voor later.
Vervolgens kun je je verzamelplekken ‘legen’ en heb je een waterdichte workflow gecreëerd, waardoor je niets meer kunt vergeten.
Overzicht creëren: de basis van effectief timemanagement
Het starten met een goed timemanagementsysteem begint bij overzicht creëren. Dit doe je door een zogenaamde gedachtendump: schrijf alle taken, ideeën en verantwoordelijkheden op die in je hoofd zitten, zowel privé als zakelijk. Het doel is om alles zichtbaar te maken, zodat je een helder beeld krijgt van wat er moet gebeuren.
- Om het overzicht te behouden, richt je een systeem in dat werkt met een digitale agenda en een takenmanager.
- Gebruik je agenda voor afspraken en grote taken, en een takenmanager voor andere acties, georganiseerd in lijsten zoals projecten, gedelegeerde taken en bespreekpunten.
- Kies daarnaast een beperkt aantal plekken waar je nieuwe informatie en notities verzamelt, volgens de KISS-methode (Keep It Simple, Stupid).
- Zorg er vervolgens voor dat je deze plekken regelmatig bijhoudt met de OHIO-regel (Only Handle It Once).
Zo voorkom je chaos en behoud je grip op je werk!
Wil je meer leren over timemanagement?
Als dit artikel je heeft geholpen meer inzicht te krijgen in hoe je overzicht kunt creëren, wil je misschien nóg meer weten over hoe je grip krijgt op je tijd en taken. Overweeg dan om deel te nemen aan onze 1-daagse training Time Management. In deze training ga je dieper in op de vijf stappen van een effectief timemanagementsysteem en krijg je praktische tools aangereikt om direct aan de slag te gaan.
Daarnaast kun je ook inspiratie opdoen in onze boeken, zoals:
📘 Full Focus op wat écht belangrijk is
📘 Onze bestseller Elke dag om 15:00 uur klaar
Blijf ook op de hoogte via onze andere kanalen!
📱 Volg ons op Instagram voor dagelijkse tips en inspiratie.
💼 Verbeter je professionele vaardigheden via onze LinkedIn-pagina.
🎙️ Luister naar de Tijdwinst Podcast voor waardevolle inzichten en interviews over timemanagement en slimmer werken.
Meer grip op je tijd begint hier – schrijf je in, lees, luister en blijf leren!
Veelgestelde vragen over overzicht creëren
-
Wat te doen als je het overzicht kwijt bent?
Als je merkt dat je het overzicht kwijt bent, begin dan met een gedachtendump. Dit is de eerste stap naar een helder en effectief timemanagementsysteem. Pak pen en papier en schrijf alles op wat in je hoofd zit: taken, ideeën, verantwoordelijkheden – zowel werkgerelateerd als privé. Het belangrijkste is dat je niets overslaat, hoe klein of ver weg het ook lijkt.
-
Hoe maak je iets overzichtelijk?
Om overzicht te creëren, kun je de volgende stappen toepassen: dump alles wat je in hoofd zit door het op te schrijven, splits grote projecten op in specifieke acties, neem je taken op in een timemanagementsysteem, beperk de plekken waar nieuwe taken binnenkomen en verwerk de nieuw taken in je systeem. Met deze aanpak maak je je werk overzichtelijk.
-
Hoe maak je een overzicht van werkzaamheden?
Om een overzicht van je werkzaamheden te maken, begin je met een gedachtendump van al je taken en verantwoordelijkheden. Deel ze op in categorieën en maak grote taken concreet door ze op te splitsen in kleinere acties. Gebruik een digitale agenda voor afspraken en lange taken, en een takenmanager voor overige taken.
-
Waarom is overzicht belangrijk?
Overzicht is belangrijk omdat het helpt om taken en verantwoordelijkheden helder te krijgen, wat stress vermindert en je efficiëntie verhoogt. Het stelt je in staat om prioriteiten te stellen, tijd beter in te delen en te voorkomen dat je dingen vergeet. Een goed overzicht maakt ook je werkdruk bespreekbaar.
-
Wat betekent het om overzicht te creëren?
Overzicht creëren betekent het systematisch verzamelen en organiseren van alle taken, verantwoordelijkheden en ideeën die je hebt, zodat je een duidelijk beeld krijgt van wat er moet gebeuren. Het helpt om chaos te verminderen, prioriteiten te stellen en je werk beter te plannen, waardoor je meer rust en focus ervaart.
-
Waarom is overzicht belangrijk in het dagelijks leven en op werk?
Overzicht creëren zorgt ervoor dat je geen belangrijke zaken vergeet, je efficiënt kunt werken en je tijd beter kunt beheren, zowel in je dagelijks leven als op het werk. Een goed overzicht maakt je productiever en zorgt voor een gevoel van controle en rust.
-
Hoe kun je snel overzicht krijgen in een complexe situatie?
Verdeel de complexe situatie in kleinere, beheersbare delen en stel prioriteiten door te bepalen wat het eerst moet worden opgelost. Door stap voor stap te werken en de chaos te structureren, krijg je snel helderheid over de situatie.
-
Welke technieken helpen bij het structureren van informatie?
Technieken zoals mindmapping en het gebruik van to-do lijsten helpen bij het structureren van informatie. Het opdelen van informatie in duidelijke categorieën en het prioriteren van taken, bijvoorbeeld met de Eisenhower Matrix, maakt het ook makkelijker om overzicht te krijgen.
-
Hoe kun je overzicht behouden in een chaotische omgeving?
Om overzicht te behouden in een chaotische omgeving, is het essentieel om zelf structuur aan te brengen. Hoewel je misschien geen controle hebt over hoe je organisatie werkt of over externe factoren, kun je wél grip krijgen op je eigen taken. Door proactief orde te scheppen in je eigen taken, creëer je rust en houd je het overzicht, ongeacht wat er om je heen gebeurt.
-
Wat zijn handige tools of apps om overzicht te creëren?
Handige tools om overzicht te creëren zijn onder andere Trello en Microsoft Planner, waarmee je taken kunt organiseren in visuele borden en lijsten. Apps zoals Todoist zijn ideaal voor het beheren van dagelijkse taken en prioriteiten. Voor notities en ideeën kun je tools zoals Evernote of Notion gebruiken, en een digitale agenda zoals Google Calendar helpt bij het plannen van afspraken en deadlines.
-
Hoe kun je overzicht creëren tijdens het plannen van projecten?
Om overzicht te creëren bij het plannen van projecten, verdeel je de werkzaamheden in kleinere, haalbare stappen en rangschik je ze op basis van prioriteit en deadline. Maak gebruik van visuele hulpmiddelen, zoals Gantt-diagrammen of kanban-borden, met tools als Trello of Asana. Door een heldere tijdlijn en duidelijke taakverdeling weet iedereen wat er verwacht wordt en wanneer het af moet zijn.
-
Wat zijn de grootste valkuilen bij het creëren van overzicht?
De grootste valkuilen bij het creëren van overzicht zijn het verzamelen van te veel informatie zonder onderscheid te maken, het gebruiken van te veel tools of systemen waardoor het chaotisch blijft, en het uitstellen van het verwerken van taken. Daarnaast kan het ontbreken van prioriteiten ook een valkuil zijn.
-
Hoe kun je overzicht creëren in je persoonlijke taken en doelen?
Je kunt overzicht creëren in je persoonlijke taken en doelen door eerst een volledige lijst te maken van alles wat je wilt doen of bereiken. Prioriteer deze items op basis van urgentie en belang, en gebruik een takenmanager of agenda om ze te organiseren. Verdeel grotere doelen in kleinere stappen om de kans te vergroten dat je ze gaat behalen.
-
Wat zijn tips om overzicht te houden bij langdurige of grote projecten?
Om overzicht te behouden bij langdurige of grote projecten, kun je het project opdelen in kleinere, concrete mijlpalen met duidelijke deadlines. Digitale tools helpen om de voortgang inzichtelijk te maken. Plan regelmatig evaluatiemomenten om de voortgang te controleren en prioriteiten aan te passen.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
