Ontzettend veel mensen leiden aan zogenaamde ‘planning fallacy’. Ze gaan telkens uit van een ‘best-case scenario’. De reden? Optimisme. Ze gooien alle rationaliteit het raam uit wanneer het op het hanteren van een realistisch tijdschema aankomt. Jij misschien ook. Wellicht:
- overschat jij jezelf en je plan-vaardigheden.
“Natuurlijk lukt het me om binnen drie dagen een volledige campagne voor je op te zetten. Ik heb een ontzettend hoog werktempo.”
- onderschat je externe factoren en ad hoc zaken.
“Goed, de reden dat deze briefing te laat werd aangeleverd, is omdat er plotseling een spoedje tussendoor kwam. Hoe had ik dat kunnen voorzien?”
Met andere woorden:
Wij zijn vaak te optimistisch over onze eigen productiviteit en gaan er vanuit dat alles meezit. Dit is de reden waarom we regelmatig een 40-urige werkweek tegemoet gaan met takenlijst die bij elkaar meer dan 60 uur beslaat.
Gelukkig is er een manier om dit tegen te gaan. Een korte cursus Plannen en Organiseren kan daarbij helpen. Daar leer je namelijk deze 3 dingen:
1: Je leert overzicht creëren.
Voordat je aan de slag gaat, zul je eerst moeten weten wát zich allemaal op jouw bordje bevindt en wat daarin prioriteit heeft.
- We brengt alles in kaart wat jouw aandacht heeft.
We beginnen met het in kaart brengen van alles wat je aandacht heeft. Dit betekent niet alleen hetgeen wat er in je hoofd rondspookt maar ook hetgeen je om je heen verzameld hebt. Je agenda, je mailbox, je takenlijstjes, je op je bureau en je onverwerkte aantekeningen. Je kunt immer pas prioriteiten stellen wanneer je het complete overzicht hebt.
- We gaan prioriteiten stellen.
Wanneer we eenmaal het complete overzicht hebben kan het zijn dat je tot de conclusie komt dat er teveel werk op je bord ligt. Dit wil niet persé zeggen dat er structureel te veel ligt. Misschien voelt het als overweldigend maar blijkt het mee te vallen wanneer we het gaan plannen. Niet alles hoeft dus nu te gebeuren maar we gaan ook kijken of het überhaupt wel moet gebeuren. Plannen, schrappen en delegeren dus.
2: Je leert taken concreet te maken.
Zodra we weten wat er echt allemaal ligt voor de komende periode willen we voorkomen dat we zaken onnodig uit gaan stellen of zaken gaan onderschatten.
- We gaan taken concreet maken.
Een lijst vol complexe is roept uitstelgedrag in de hand. We willen ze het liefst overslaan en schuiven ze te lang voor ons uit. Dit leidt uiteindelijk tot stress. Samen gaan we kijken hoe we zaken concreet kunnen maken zodat we een beter inzicht krijgen in hoeveel werk het daadwerkelijk is en tijdig acties in gang kunnen zetten wanneer we afhankelijk zijn van anderen.
- We gaan taken in gang zetten.
Ook gaan we voorkomen dat taken toch blijven liggen aan jouw kant. We gaan hiervoor een slimme takenlijst samenstellen met concrete eerstvolgende acties die jij, zonder weerstand, kunt doen. Op deze manier zorgen we ervoor dat we niet voor onaangename verassingen komen te staan en zorgen we ervoor dat je gedurende de dag productief kunt blijven.
3: Je leert je beschikbare tijd beter in te schatten.
Nadat we een overzicht hebben gemaakt van waar je mee bezig moet zijn en we dit concreet hebben gemaakt moeten we ook kijken hoe we dit gaan combineren met je structurele werkzaamheden en de onverwachte zaken die dagelijks voorbij komen.
Samen gaan we kijken hoe we voor jou een werkbare en flexibele planning op kunnen zetten die je helpt om deze zaken met elkaar in balans te brengen zodat je jouw grote klussen op een prettige manier kunt combineren met je dagelijkse werkzaamheden en onverwachte zaken.
Dat plannen doe je in één waterdicht systeem.
Deze stappen hebben je een mooi overzicht opgeleverd met concrete taken. Daarnaast hebben ze je een duidelijk beeld gegeven van de beschikbare tijd waarin je ze kunt uitvoeren. Het enige dat nu nog rest, is het daadwerkelijk plannen van die taken.
Dat doe je in één waterdicht systeem. Hoe dat werkt leggen we je graag verder uit in onze 1-daagse training Plannen en Organiseren. In deze training gaan we verder in op bovenstaande oefeningen en leer je hoe je ze in de praktijk toepast.
