Je collega komt weer met het zoveelste dringend verzoek en jouw stapel wordt alleen maar groter. Continu gestoord worden en niet aan je werk toekomen, je bent er helemaal klaar mee! Maak nu voor eens en altijd een einde aan het stoorgedrag. In dit artikel vertellen we je hoe. 

Brandjes blussen is een gewoonte die er makkelijk insluipt maar moeilijk kan zijn om vanaf te komen. Doordat je constant brandjes aan het blussen bent heb het gevoel dat je: 

  • Nooit aan je werk toekomt;
  • Altijd achter de feiten aanloopt;
  • Zelden gefocust kunt werken;
  • Als een kip zonder kop rond rent;
  • Grenzen niet gerespecteerd worden,
  • Vaak moe en geïrriteerd bent.

Herken je dat? Je staat altijd ‘aan’ en komt niet aan je takenlijst toe 

Het lijkt misschien alsof je er weinig aan kunt doen en dat het nu eenmaal bij je rol of de organisatie hoort, maar je kunt er wel degelijk iets aan veranderen! Zodra je beter begrijpt waarom dit gebeurt kun je er wat aan gaan doen: 

brandjes blussen

Waar komen de problemen vandaan? 4 oorzaken van altijd druk ervaren

Doordat we tegenwoordig altijd bereikbaar zijn en alles online, vanaf onze laptop, tablet of telefoon, kunnen doen, lijkt het alsof we altijd en overal beschikbaar moéten zijn. 

“Het is het afgelopen decennium heel vanzelfsprekend geworden om altijd beschikbaar te zijn en goed te kunnen multi-tasken” – Thijs Launspach 

Helaas hebben onze hersenen zich amper ontwikkeld vergeleken met de technologische ontwikkelingen van de afgelopen jaren. Niet zo gek dus dat je het maar moeilijk kunt bijbenen. Hoe dat komt? 

1. Alles ‘voelt’ dringend

Het voelt vaak alsof alles dringend is en je nergens nee tegen kunt zeggen. Alles is belangrijk, dus wat ga je prioriteit geven? In werkelijkheid is er vaak helemaal niet zoveel aan de hand maar voelt het vooral zo. Doordat je je mee laat slepen door de emoties en sociale druk van anderen, trap je makkelijk in de val en ben je steeds weer brandjes aan het blussen. 

Dit herken je misschien: 

“Ik heb je echt even nodig” 

“De klant wilt nú een antwoord”

“Als je morgen pas reageert is het te laat”

“Heb je al naar die mail gekeken?”

2. Je werkt reactief 

Het probleem zit meestal in je manier van werken. In plaats van dat je een duidelijk afgebakende planning hebt, laat je je werk afhangen van verzoeken en werkzaamheden die zich op de dag zelf aandienen. Dit noemen we reactief werken. Je bent onbedoeld aan het reageren op verzoeken en aanvragen van anderen in plaats van dat je proactief je eigen taken en planning uitvoert. 

Dit herken je misschien: 

“Kun jij dan even oppakken?”

“Pak jij dat op met de klant?”

“Ik heb je net een mail gestuurd, kun je dat gelijk even doen?”

“Julia heeft gebeld, ze vroeg of je haar gelijk kon terugbellen.”

brandjes blussen

3. Geen structuur

Geef toe, je gaat niet heel gestructureerd te werk. Gebruik je überhaupt een agenda of takenlijst? Die staat vast ergens op je PC maar wanneer heb je deze voor het laatst effectief toegepast? Een belangrijke reden waarom je altijd brandjes aan het blussen bent is een gebrek aan structuur. Daardoor loop je achter de feiten aan en heb je geen overzicht. 

Waardoor het misgaat: 

  • Geen agenda
  • Geen takenlijst(en)
  • Geen besef van je tijdsbesteding
  • Geen planning of time management systeem 
  • Geen lange-termijn doelen 

4. Onduidelijke grenzen 

Collega’s hoeven maar een paar keer met je samengewerkt te hebben om te weten hoe jij in de wedstrijd staat. Als je iemand een paar keer over je grenzen hebt laten gaan dan zal dit ook in de toekomst blijven gebeuren. Hoe meer jij doet, hoe minder zorgen zij hebben. 

Dit herken je misschien: 

“Ik kan je hulp goed gebruiken, pak jij dit svp voor me op?”

“Jij bent echt super goed in het maken van presentaties, wil jij dat weer doen?”

“Ik zou het graag zelf doen maar ik heb echt geen tijd.”

Waarom je moet stoppen met brandjes blussen

Je vraagt je misschien toch nog af waarom je moet gaan stoppen met brandjes blussen. Sommige dingen zijn nu eenmaal dringend en dienen ad hoc opgepakt te worden. Maar: 

  • Het zorgt ervoor dat je je eigen werk niet op tijd af hebt;
  • Het creëert chaos in je hoofd en op de werkvloer;
  • Je verliest je focus op de lange termijn; 
  • Structurele problemen worden niet opgelost;
  • Het vergroot je kansen op een burn-out.

Wat je daarvoor terugkrijgt

  • Meer (vrije) tijd – die je met je dierbaren kunt besteden 
  • Meer focus – op dat wat echt belangrijk is
  • Betere concentratie – doordat je niet meer overal op reageert
  • Meer overzicht – dankzij een betere planning 
  • Minder stress – en daardoor meer werkplezier 
  • Betere samenwerking – dankzij duidelijkere afspraken met je team 

Dus, nu je dat weet;

brandjes blussen

Hoe stop je met brandjes blussen? 

1. Introduceer een time management systeem 

Een time management systeem beslaat niet alleen je agenda maar ook een takenlijst. Zo kun je afspraken en taken van elkaar onderscheiden en duidelijk je tijd afbakenen. Het is raadzaam om genoeg tijd tussen afspraken in te plannen en ook dedicated uren in te plannen om je takenlijst te kunnen afwerken. 

  • Plan in je agenda alleen taken en afspraken van 30 minuten of meer in. Wanneer je dan aan meerdere, korte taken wilt gaan werken, kun je daar een vast blok voor inplannen. Las genoeg pauzes in zodat je voldoende focus en concentratie behoudt! 
  • Maak tijd vrij voor onvoorziene taken. Er zullen altijd een paar brandjes zijn die geblust moeten worden. Die kunnen niet wachten. Wees stress daarom te slim af door altijd wat tijd voor onvoorziene taken in te ruimen. 30 tot 60 minuten max. 

2. Gebruik de prioriteitenmatrix van Eisenhower

De prioriteitenmatrix van Eisenhower werkt als volgt. Hij bestaat uit 2 hoofdvragen en 4 kwadranten: 

  1. Is het belangrijk? 
  2. Is het dringend?

brandjes blussen

Enkel wanneer iets zowel dringend als belangrijk is, dien je er prioriteit aan te geven. Als iets namelijk belangrijk is maar niet dringend dan kan het wachten en wanneer iets dringend is maar niet belangrijk, dan kun je het beter delegeren. Alles dat onder niet belangrijk en niet dringend valt is simpelweg overbodig. Door gebruik te maken van de prioriteitenmatrix kun je sneller en beter beoordelen waar je op dat moment prioriteit aan moet geven. Wil je meer weten over de prioriteitenmatrix? Lees daar meer over in dit artikel. 

3. Maak duidelijke afspraken met je collega’s 

In de eerste plaats kun je met je collega’s betere afspraken maken over hoe jullie (samen) werken. Breng ze op de hoogte van je nieuwe aanpak en communiceer van tevoren wat je van plan bent: 

  • Spreek vaste momenten af om belangrijke zaken met elkaar te bespreken. Zo blijft er meer tijd over voor het uitvoeren van andere taken en is er minder ruimte voor ruis of afleiding. 
  • Beslis via welke kanalen jullie communiceren. Beperk dit tot maximaal 2 kanalen en kies voor 1 formeel en 1 informeel kanaal. 
  • Stem een reactietijd met elkaar af. Ook met klanten. Geef dit bijvoorbeeld aan in je handtekening of stel een automatisch antwoord in. 
  • Bepaal samen wanneer iets prioriteit heeft en hoe er dan gehandeld wordt. Dit is een doorlopend proces dat mee verandert met de behoeften en doelen van het bedrijf. Verwacht dus niet dat dit altijd hetzelfde zal zijn en wees daarin flexibel. 
  • Geef je collega’s toegang tot je online agenda. Zo weten zij wanneer je beschikbaar bent, zonder je daarvoor te hoeven storen. In Outlook Agenda kan dat heel eenvoudig. 
  • Gebruik een planningstool voor afspraken en vergaderingen. Zo verlies je minder tijd aan het zoeken naar vrije momenten in je agenda en kunnen collega’s of klanten tijd inboeken. Microsoft Bookings is een voorbeeld van zo’n tool.

4. Oefen, oefen, oefen! 

Het zal niet in een keer goed gaan wanneer je gaat oefenen met nieuw gedrag. We hebben gemiddeld zo’n 100 dagen nodig om een nieuwe gewoonte eigen te maken. Verwacht dus ook niet dat het allemaal meteen lukt. Stel niet te hoge eisen aan het begin maar bouw langzaam op en beloon jezelf voor successen – groot of klein! 

Nog meer tips

  • Zet je meldingen uit. De ‘niet storen’ functie op je telefoon is goud waard. Je kunt ervoor kiezen om tijdelijk alle meldingen uit te zetten en alleen nog gebeld te kunnen worden door bepaalde telefoonnummers. Laat dit wel aan belangrijke personen in je omgeving weten zodat ze weten dat je soms even niet beschikbaar bent. Een automatisch antwoord is een makkelijke oplossing daarvoor. 
  • Richt een stilteruimte in. De kantoortuin is al meer dan eens bekritiseerd door focus en productiviteit experts. Het inrichten van een stilteruimte kan daarvoor een goede oplossing zijn. Het is wel belangrijk dat het hier ook echt stil is en alleen voor focustijd gebruikt wordt. 
  • Draag een koptelefoon. Dit geeft direct een signaal af dat je geconcentreerd bezig bent en niet gestoord wilt worden. Door eentje met noise-cancelling aan te schaffen word je nog minder afgeleid door geluiden om je heen. 

brandjes blussen

Breng het gelijk in de praktijk! Denk volgende keer beter na voordat je weer gaat brandje blussen

Je weet nu een stuk meer en een stuk beter wat je kunt doen tegen de vervelende gewoonte van brandjes blussen. Het zorgt voor meer focus, meer overzicht en gegarandeerd meer werkplezier. Meer tijd die je kunt besteden aan echt belangrijke taken en meer tijd die je overhoudt om te spenderen met je dierbaren. 

Wil je meer leren over time management? Overweeg een cursus Time Management

Bij Tijdwinst.com bieden we verschillende trainingen aan om je te helpen effectiever met je tijd om te gaan. Dat kan gaan over plannen, beter samenwerken of werkzaamheden beter leren prioriteren. Onze trainingen bieden een scala aan mogelijkheden hiervoor. Je vindt ons gehele aanbod op de website. Check ook zeker onderstaande artikelen:

Wie zijn wij? | Cursus Time Management

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.

Mensen vroegen ook | Veelgestelde vragen over brandjes blussen

Hoe ga je van reactief naar proactief?

In de eerste plaats dien je je bewust te worden van het feit dat je reactief werkt. Maak voor jezelf een overzicht van al je taken en stel daarbij een prioriteitenlijst op. Dit dwingt je om altijd eerst de afweging te maken wat prioriteit heeft. Geef vervolgens bij je collega’s aan op welke momenten en voor welke verzoeken je beschikbaar bent. Dit voorkomt dat je voor elk klusje gestoord wordt en dat er duidelijkheid is over jouw beschikbaarheid. Ten derde, dien je een time-management systeem in te bouwen zodat je overzichtelijk te werk kunt gaan. Het geeft je collega’s ook gelijk de kans om inzicht te krijgen in jouw beschikbaarheid.