In 10 stappen je concentratie verbeteren (voor een productieve werkdag)

Quick and dirty, dat is hoe we in dit artikel te werk gaan. We gaan geen ellenlang verhaal ophangen over het van belang van een goede concentratie, want dat weet je al: jij als kenniswerker wil zo snel en zo goed mogelijk je werkzaamheden verrichten, zelfs de zware concentratieklussen. Dingen als afleiding en interrupties kun je dan niet gebruiken. Dit 10-stappenplan helpt daarbij:

Je concentratie verbeteren, zonder poespas

Dat is waar dit stappenplan voor is. Om afleiding zoveel mogelijk te voorkomen. Zowel de prikkels van buitenaf (een collega die om de haverklap belt) als de prikkels die van binnenuit komen (stressgedachten als ‘sh*t, wat stond vandaag ook alweer op de agenda?’). Hiervoor hebben we de beste tips verzameld uit onze training Time Management. Lees ze door, pas ze toe en ervaar hoe het is om geconcentreerd en productief aan de slag te gaan.

Succes.

Concentratie_

Stap 1. Zoek een rustige werkomgeving op

Je kunt je onmogelijk concentreren wanneer je in een rumoerige omgeving aan een belangrijke klus werkt. De eerste stap naar een betere concentratie is dan ook dat je een fijne, stille plek uitzoekt. Eén waar je zo weinig mogelijk wordt gestoord en vrij bent van (audio)visuele prikkels. Dit kan een lege vergaderzaal zijn, een stilteplek of – in het geval dat je vanuit huis werkt – je zolderkamer of een thuiswerkpod in je tuin. Zolang het jou afschermt van externe prikkels voldoet het.

Stap 2. Luister naar concentratieverhogende muziek

Om resterend geluid uit te filteren, kun je daarnaast een noise cancelling headset dragen. Daarmee kun je echt een hoop afleiding voorkomen. Door op de achtergrond concentratieverhogende muziek te spelen of gebruik te maken van binaural beats verhoog je zelfs je concentratie én creativiteit. Probeer het zeker eens uit: creëer voordat je aan de slag gaat je ideale concentratie-playlist of gebruik gewoon deze:

Stap 3. Zet de notificaties op al je devices uit

Nu je al een flink deel van de externe prikkels hebt geëlimineerd, pak je de grootste boosdoeners aan: je devices. Je kunt het namelijk echt niet gebruiken om om de haverklap berichtjes, appjes, chats en mails binnen te krijgen. Alles wat dan ook maar “piept”, “bliept” en “pingt” gaat op stil. Dat geldt ook voor visuele notificaties zoals de rode bolletjes op je smartphone, het chatvenster van Teams of de teller van je mailbox die jou toont hoeveel ongelezen mail je hebt.

  • In Outlook doe je dat zo.
  • Gmail op deze manier. 
  • Notificaties op je smartphone stop je zo.

Stap 4. Spreek af wanneer je jouw devices checkt

Vervolgens zweer je plechtig dat je deze devices gedurende je werkzaamheden niet checkt. Nee, ook niet “even” of “vlug”. Jij focust je zo dadelijk enkel op die ene concentratietaak. Snel checken of je een mail terug hebt van Accounting hoort daar niet bij.

Om verleiding te voorkomen, doe je er daarom verstandig aan om je mailbox te “bevriezen”. Zo valt er niets te checken en behoud jij je concentratie. Pas wanneer jij klaar bent met je werkzaamheden unpause je ‘m. 

Dit geldt ook voor je telefoon. Stel ‘m zo in dat enkel noodgevallen doorkomen (of je baas) en leg hem vervolgens uit het zicht. Een slimme truc is om gedurende focustaken je telefoon in automodus te zetten. Daarmee voorkom je dat appjes en (niet dringende) telefoontjes binnenkomen en jouw aandacht wegkapen.

Je checkt je devices vervolgens pas op gezette tijden, hooguit zo’n driemaal per dag. Breng daar eventueel je collega’s, leidinggevende of partner van op de hoogte.

  1. Aan het begin van je werkdag nadat je de belangrijke taak op je lijst hebt afgerond.
  2. Na de lunch om te zien of er nog werkzaamheden via de mail zijn binnengekomen.
  3. Vlak voor het einde van je werkdag om te zien met welke werkzaamheden je morgen rekening moet houden.

Concentratie verbeteren 4

Stap 5. Maak vooraf een beknopte planning

Nu we externe prikkels zoveel mogelijk hebben geëlimineerd, pakken we de interne bron van afleiding aan: gedachten, ingevingen en stress-gevoelens. Om je werkelijk over te geven aan een concentratietaak wil je er daar zo weinig mogelijk van hebben. Door vooraf een plan van aanpak te maken, geef je jezelf overzicht en voorkom je een hoop van die stressvolle gedachten en ingevingen.

Pak daarom een vel papier en schrijf alles op waaraan je vandaag gaat werken. Wat moet je doen? Maak het zo klein mogelijk: je schrijft geen heuse projecten op, maar telkens concrete acties. Vervolgens vraag je je af hoelang je hier ongeveer voor nodig hebt; een kwartier, een uur, twee uur? Schrijf dat er achter.

Om wat structuur aan te brengen, prioriteer je: wat is de meest belangrijke klus? Wat voegt echt de meeste waarde toe aan mijn werkdag en levert het grootste resultaat op? Dááraan ga je straks het eerste werken, ook al is deze taak misschien intimiderend.

Stap 6. Leg je werkzaamheden vast in een timemanagementsysteem

Nu je een idee hebt van wat je gaat doen, leg je de boel vast in een timemanagementsysteem. Dat is een fantastische manier om het overzicht (en dus je concentratie) te behouden.

  • Taken die je vandaag gaat uitvoeren die minder dan 30 minuten in beslag nemen, zet je op een takenlijst.
  • Taken waarmee je langer dan 30 minuten bezig bent, plan je in je agenda. Hier plaats je ook je afspraken.

Dit is een hele simplistische uitleg, maar eigenlijk is het ook niet meer dan dat. Het stelt je in staat te zien waar jij je vandaag mee gaat bezighouden en welk deel van je dag daar aan op gaat. Hiermee voorkom je tevens dat je tussentijds andere zaken oppakt; verzoeken van anderen bijvoorbeeld, of ad hoc-klussen. Dat geeft niet alleen ontzettend veel rust, het neemt ook een hoop interne afleiding weg.

Indien je daar meer over wilt weten, raad ik je aan ons boek te lezen ‘Elke Dag Om 15.00 Uur Klaar’ of dit artikel.

Concentratie verbeteren 4

Stap 7. Schrijf zaken die tussendoor binnenkomen op

Je kunt natuurlijk niet helemaal voorkomen dat je gedurende je concentratiewerk wordt gestoord. Zo kan een collega binnenwandelen met een vraag of leid jij jezelf af met een idee dat bij je opkomt. Vervelend, maar je kunt helaas niet je brein – of je collega – het zwijgen opleggen. Wél kun je slim omgaan met deze ad hoc interrupties:

Tijdens je werkzaamheden houd je een kladblok bij de hand. Dat mag een ouderwetse papieren zijn, maar ook een digitale. Zolang het noteren erin niet leidt tot het checken van berichten of mail. Alles dat nu tijdens je focussessie de kop op steekt, schrijf je dáár op.  Je doet er dus niets mee, maar “parkeert” het daar. Dan, aan het eind van de dag verwerk je alles in je time management systeem en pak je het op wanneer het jou schikt.

Stap 8. Ga aan de slag

Nu je de nodige voorbereidingen hebt getroffen ga je aan de slag. Je neemt je takenmanager erbij en kijkt welke klus de hoogste prioriteit heeft. Daar begin je mee. Het beste is om hierbij in focusblokken te werken. Daardoor blijft je concentratie hoog en geef je jezelf de kans op te laden. 

Dit is wat je doet:

Je werkt in blokken van zo’n 30 tot 45 minuten. Kijk wat jij het beste vindt werken en zet gerust een timer. Gedurende die tijd houdt jij je enkel bezig met je eerste klus. Geen devices checken dus, maar ook niet stiekem even snel een andere taak oppakken. Enkel dit. 

Ben je vóór de timer gaat klaar met een taak, dan mag je gerust naar de volgende gaan. Pas wanneer je timer afgaat en je tijd erop zit, stop je en leg je je werkzaamheden neer. Tijd voor een pauze:

Stap 9. Neem prikkelvrije pauzes

Na ieder focusblok, gun jij je brein rust. Ook al ben je nog niet klaar met je taak, je neemt even een korte pauze van zo’n 5 minuutjes. Hierbij is het erg belangrijk dat je niet gelijk naar je telefoon grijpt. Dat doe je op die gezette tijden die je in stap 4 met jezelf (en anderen) hebt afgesproken.

In zo’n prikkelvrije pauze kun je bijvoorbeeld een kop koffie drinken of een praatje maken met collega’s. Wil je het helemaal goed aanpakken, doe dan even iets aan beweging: een kort blokje om bijvoorbeeld of een snelle sit-up sessie. Dat lijkt misschien zinloos, maar indien je tien van zulke korte pauzes op een dag hebt, heb je haast een uur iets aan beweging gedaan.

Na een paar van zulke focussessies, gevolgd door korte pauze mag je gerust ook één langere pakken; een van een half uur bijvoorbeeld. Maar ook daarbij geldt: indien jij je concentratie wilt verbeteren, houdt je het lekker prikkelvrij.

Concentratie verbeteren 4

Stap 10. Herhaal tot je klaar bent

Dit doe je eigenlijk tot je jouw hele takenlijst voor de dag hebt schoongeveegd of je werkdag erop zit: je werkt in focusblokken, neemt geregeld pauze en schrijft zaken op die tussendoor binnenvallen. En dat allemaal terwijl jij je in een prikkelarme ruimte begeeft met concentratiekapers buiten handbereik.

Kortom: je concentratie verbeteren?

Op deze manier kun je niet alleen je concentratie verbeteren, je krijgt ook echt een hele hoop werk verzet. Zo krijg je méér gedaan in minder tijd zonder in te leveren op kwaliteit. Sterker nog: je zult zien dat jouw prestaties vooruit gaan en je keer op keer beter werk neerzet. 

Wil je hier nou meer over weten, volg dan eens onze training Time Management. Daar gaan we veel dieper in op bovenstaande technieken en methodes en leer je tal van manieren om niet alleen je concentratie maar ook je gehele workflow te verbeteren. Check voor meer informatie onze website.

© Copyright 1999 – - Tijdwinst.com (een handelsnaam van SRS Consulting B.V.)
X