Productiviteit verhogen? 5 tips uit onze training time management

Wat je functie ook is en waar je ook op de ladder staat; tijdens onze timemanagement trainingen komen we telkens dezelfde oorzaken voor een gebrek aan productiviteit tegen: het ontbreken van overzicht, niet weten waar te beginnen of de verkeerde klussen prioriteit geven. In dit artikel delen we onze beste 5 tips om dat tegen te gaan en je productiviteit eindelijk te verhogen!

1. Werk vanuit één timemanagementsysteem

Als kenniswerker heb je al genoeg om over na te denken; je hebt doelen die je wil verwezenlijken en plannen die je wil uitwerken. Dan wil jij je niet ook nog eens moeten bekommeren over de ‘hoe’ en ‘wat’ — ‘hoe laat begint die meeting ook alweer?’ en ‘moest ik daar niet nog iets voor doen?’

Om je productiviteit te verhogen wil je voorkomen dat je telkens aan werk denkt. Daar is je brein helemaal niet voor bedoeld. Jij wil over werk nadenken: ‘hoe pak ik dit aan?’, ‘wat is mijn volgende doel?’, ‘hoe stimuleer ik groei?’. Dat lukt pas wanneer je daar ruimte voor creëert. 

Eén betrouwbaar systeem kan je daarbij helpen. In plaats van alles in je hoofd te bewaren, leg je het op één vaste plek vast. Dit voorkomt een gebrek aan overzicht en de stress en twijfel die dat oplevert. 

In ons boek ‘Elke Dag om 15.00 Klaar’ gaan we uitgebreid op zo’n timemanagementsysteem in. Voor nu heb je voldoende aan het volgende:

Leg je taken, afspraken en verantwoordelijkheden voortaan vast in een agenda en takenmanager. Je wil in één oogopslag kunnen zien waar jij je vandaag en deze week mee moet bezighouden.

  • Afspraken, reistijden, tijdsgebonden klussen plan je in je agenda. Evenals zaken waarmee je langer dan een half uur bezig bent.
  • Klussen die je makkelijk binnen een half uur kunt uitvoeren zet je op je takenlijst.

Zo simpel is het. Door zaken vast te leggen, creëer je orde en overzicht en ga je doelbewuster aan de slag. Wil je hier meer over weten, check dan eens deze artikelen:

2. Weet waar nieuw werk binnenkomt

Dagelijks komt er een grote hoeveelheid nieuwe informatie op je af die jij moet zien te verwerken: je zal er besluiten over moeten nemen, het moeten filteren én beoordelen zodat het werk dat eruit voortkomt uiteindelijk in je timemanagementsysteem komt te staan. 

Om je productiviteit te verhogen is het belangrijk dat jij je bewust bent van de plekken waar dit werk binnen druppelt. Dat gebeurt namelijk op meer plekken dan alleen je inbox; daar krijg je inderdaad dagelijks werkverzoeken en -vragen binnen, maar wat dacht je van Whatsapp, Linkedin of een casual gesprekje bij de koffieautomaat? Ook daar ontvang je regelmatige nieuwe input waarmee je iets moet doen — ‘hé, nu ik je toch tref, kun jij zometeen naar de aanvraag van John kijken?’ 

Ben je bewust van deze plekken en beter nog: minimaliseer ze. Hoe minder verzamelplekken je hebt, des te minder moeite het kost, des te minder fouten je maakt, des te productiever je bent.

In ons boek vertellen we je daarom over de verschillende soorten input en hoe je ze verwerkt. In het kort kun je ze onderscheiden in 3 soorten:

Mentale input

Hier gaat het vooral om eigen gedachten, ingevingen en ideeën, maar ook om een collega die jou in de wandelgangen aanschiet. Hoe leg je die informatie doorgaans vast? Onthoud je ze of schrijf je het ergens op?

Digitale input

Hierbij kun je denken aan e-mail, maar natuurlijk ook aan opdrachten en verzoeken die je via Whatsapp, iMessage, Microsoft Teams, Slack of jullie CRM-systeem binnenkrijgt. Wat doe je daarmee? Onthoud je dat je nog moet replyen op die mail of leg je het ergens vast? 

Fysieke input

Die aantekeningen, notulen of de blauwe brief van de Belastingdienst; vaak moet je er nog wat mee. Maar waar bewaar je ze? Maak je er een stapel van op je bureau, duw je ze in je tas (om ze vervolgens weken later verfrommeld eruit te halen) of hanteer je een systeem?

Om welke input het ook gaat, wat wij belangrijk vinden is dat jij weet waar het zich verzamelt. Je weet waar werk binnenkomt en verwerkt deze regelmatig. Om dit proces te vereenvoudigen is het daarom belangrijk dat je vaste plekken hebt, zodat jouw brein weet ‘als ik x nodig hebt, kan ik het bij y vinden’.

Leg mentale input bijvoorbeeld steevast vast in één vaste notitieblok, die je vervolgens wekelijks verwerkt. Veel on the road en je notitieblok niet bij de hand? Leg je ingevingen vast in Braintoss. Digitale input kun je verwerken in Evernote en probeer fysieke input ook zoveel mogelijk op één vaste plek te verzamelen, bijvoorbeeld in een ouderwets postvakje dat je wekelijks opschoont.

Indien je ook hier meer over wil weten, lees dan verder:

Dagelijks zulke tips en handige inzichten?

Volg ons dan op Instagram. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van slimmer communiceren, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw productiviteit een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de tweewekelijkse nieuwsbrief.

3. Loop regelmatig je systeem en verzamelplekken na

Dat opschonen en verwerken is dus belangrijk. Niet alleen zodra het op je verzamelplekken aankomt, maar ook wanneer het jouw timemanagementsysteem betreft. Om productief te zijn, wil je namelijk constant up to date blijven: welke taken zijn erbij gekomen, wat is er veranderd, wat staat op de planning? Om die reden loop je dagelijks én wekelijks jouw timemanagementsysteem en verzamelplekken na: 

Check bijvoorbeeld ‘s ochtends je takenlijst en agenda om te kijken wat er voor vandaag op de planning staat. Doe dat ook aan het eind van de week, maar dan grondiger: wat heb je afgelopen week allemaal (niet) gedaan, wat kun je volgende week verwachten en moet je daar nog iets voor voorbereiden? Deze wekelijkse reflectie helpt je bepalen waar jouw focus moet liggen.

Ook jouw verzamelplekken check en verwerk je regelmatig, de één vaker dan de ander (je mailbox bijvoorbeeld dagelijks, een postvakje wekelijks). Zolang je het maar op een efficiënte manier doet zodat je zeker weet dat je niets over het hoofd ziet. De OHIO-methode kan jou hierbij helpen.

Verder lezen:

4. Maak starten minder intimiderend

De voorgaande drie tips zorgen voor een betrouwbaar en waterdicht systeem zodat jij weet wat er wanneer moet gebeuren. Toch kun je nog vaak weerstand voelen om daadwerkelijk te starten; een klus voelt te groot, te intimiderend of je weet niet goed waar je moet beginnen. Hierdoor stel je de klus uit en geef je kleine, onbenullige klussen wellicht voorrang, ondanks dat ze minder opleveren.

We wijzen je daarom op één handige techniek: de mini-scrum. Het is een manier om grote klussen behapbaar en uitvoerbaar te maken, zodat je ze minder snel op de lange baan schuift. De oefening dwingt je na te denken over het resultaat dat je wil bereiken, welke stappen je daarvoor moet zetten en wat dit qua tijd van je vergt — een ideale techniek om uit te voeren wanneer je een nieuwe klus op je bordje krijgt.

In deze korte video leggen we je uit hoe de mini-scrum werkt. 

5. Kies het juiste moment en de juiste plek uit 

Oefen controle uit over de dingen waar je invloed op hebt, zoals de plek en het moment waarop je een lastige klus oppakt. Het is logisch dat je minder werk verzet krijgt temidden van een kantoortuin of op aan het eind van de dag wanneer je moe en gaar bent. Probeer dan ook niet krampachtig werkzaamheden te verzetten onder alles behalve ideale omstandigheden, puur omdat je op “dat moment er tijd voor had”. Denk aan het lezen van een ingewikkeld rapport, vlak na een uitputtende meeting. Of het schrijven van een hersenkrakend voorstel wanneer je thuiswerkt met kinderen om je heen.

Pak daarom regelmatig je takenlijst erbij en bepaal wat het meest geschikte moment en de meest ideale plek is om de klus op te pakken. Voor concentratietaken kies je bijvoorbeeld liever de vroege ochtend, wanneer je nog fris en fruitig bent. Veel leeswerk? Doe dat liever in de namiddag, zodat je er goed voor kunt gaan zitten. Een meeting inroosteren? Liever vóór de lunch, dan met een after-dinner dip brainstormen.

Kortom: wil je jouw productiviteit verhogen, kijk dan naar wat je in de hand hebt en zet het desnoods naar je hand: draag een noise-cancelling headset, doe de deur van je werkkamer dicht, zet een productiviteitsverhogende app aan en ga aan de slag!

Deze artikelen kunnen je nog meer inspiratie bieden:

Kortom

Een gebrek aan productiviteit ontstaat vaak door een gebrek aan overzicht, niet weten waar te beginnen of de verkeerde klussen prioriteit geven. Door bovenste tips toe te passen, zul je een groot verschil gaan merken in de hoeveelheid werk die je krijgt verzet. Beter nog: je zult minder stress ervaren!

Wat je daarom voortaan doet:

  1. Je werkt vanuit een timemanagementsysteem — zodat je weet wat er op de planning staat en wat jouw tijd en aandacht nodig heeft.
  2. Je weet waar werk binnenkomt en waar het zich verzamelt — zodat je grip blijft houden op nieuwe taken en verzoeken.
  3. Je loopt regelmatig je systeem en verzamelplekken na — zodat je weet wat er ligt, wat er op de planning staat en de nieuwe stroom aan werk in je systeem kunt verwerken. 
  4. Je hakt intimiderende klussen in stukken met de min-scrum — zodat lastige projecten minder snel uitstelt en sneller aan de slag kunt gaan. 
  5. Je staat stil bij de plek en het moment waarop je zaken oppakt — zet het desnoods naar je hand door een andere omgeving te kiezen of een headset te dragen.

Probeer het eens uit!

Verder lezen? Lees het boek of deze artikelen

Wil je meer leren over het meer gedaan krijgen in minder tijd? Lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar en maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen. Dan leer je niet alleen slimmer werken, maar krijg je ook nog eens concentratie- en assertiviteits tips op de koop toe.

Check ook eens deze artikelen:

Wie zijn wij? | Time management training

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van time management, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.

  1. 1-daagse training Time Management | Blog
  2. 1-daagse training Assertiviteit | Blog
  3. 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
  4. 1-daagse training Feedback Geven | Blog
  5. 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
  6. 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog 
© Copyright 1999 – - Tijdwinst.com (een handelsnaam van SRS Consulting B.V.)
X