Iedereen heeft er een: een project dat je al weken, zelfs maanden uitstelt. Het is gewoonweg te abstract, te vaag en daardoor te intimiderend. Tot nu. Werk je aan de hand van deze mini scrum, dan maak jij ieder project tastbaar, concreet en lekker praktisch. Zo stop je met uitstellen en start je met uitvoeren! Aan de slag.
Je stelt taken niet uit omdat je ze lastig vindt — wél hier om
Er hapert van alles aan jullie website. Al maanden.
Iedere keer dat je hem bezoekt, word je eraan herinnerd dat je de laadsnelheid moet optimaliseren — en die omslagfoto mag eigenlijk ook wel een opfrisbeurt krijgen. En telkens denk je opnieuw:
“Daar moet ik binnenkort echt iets aan doen.”
Om het vervolgens niet te doen. Want laten we eerlijk zijn: je hebt het al druk genoeg. Je hebt facturen die je moet betalen, een rapport dat je moet beoordelen en een verjaardagscadeau dat je moet kopen. Het optimaliseren van de website is dan iets dat je makkelijk even opzij schuift.
Niet persé omdat je er geen zin in hebt of omdat het lastig is, maar omdat het abstract en vaag is. Dat maakt een project niet alleen ingewikkeld, maar ook intimiderend.
De oplossing is gelukkig simpel:
Je zal grote projecten behapbaar moeten maken. Minder intimiderend. Minder groots. Concreet, graag. Actionable. De angel eruit halen. Hoe je het ook wilt noemen: toekomen aan een project? Maak het zo klein en concreet mogelijk.
Hoe? Met een mini scrum!
In ons boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’ kun je er uitgebreid over lezen. We vertellen je hoe je een project in enkele simpele stappen uiteenzet; zodat je eindelijk kunt beginnen en uitstelgedrag voorkomt. Nu, speciaal voor jou, wijden we er een artikel aan. Maak kennis met scrummen:
Even tussendoor
Meer van dit soort tips en handige adviezen? Volg ons dan op Instagram. Daar deelt zowel Björn als Tijdwinst.com de beste tips met je op het gebied van timemanagement en persoonlijke effectiviteit.
Projecten minder complex maken met een mini scrum (in 6 stappen)
Scrummen, je hebt er vast ooit van gehoord.
Om een lang verhaal kort te maken: scrummen is een manier van werken. Een workflow waarmee verschillende teams of afdelingen aan een groot project kunnen werken. Handig, in een bepaalde setting, maar ook om inspiratie uit te putten. Voor het behapbaar maken van je eigen projecten, bijvoorbeeld.
In een mini variant helpt het je bij de volgende drie punten:
- Je weet hoe het project er afgerond uitziet — met andere woorden: je weet wat je wilt bereiken.
- Je weet welke acties nodig zijn om dit resultaat te bereiken — met andere woorden: je weet wat je gaat doen.
- Je weet hoeveel tijd nodig is om het project uit te voeren — met andere woorden: je weet hoe lang je ermee bezig bent.
Drie cruciale vragen die je beantwoord wilt hebben. Die je helpen ieder project te tackelen en uitvoerbaar te maken. Dáár heb je dus die mini scrum methode voor nodig. En dat kun je nu zelf uitvoeren.
Hoe een mini scrum werkt? Björn Deusings, directeur en timemanagement expert binnen Tijdwinst.com, legt het je in deze korte video uit. De tips nog eens nalezen? Onder de video schreven we ze voor je uit.
1. Bepaal de afgeronde toestand
Je kunt pas naar iets toewerken wanneer je weet waar de denkbeeldige eindstreep zich bevindt. Bedenk daarom wat het gewenste eindresultaat van je project is — wát moet het concrete overblijfsel zijn van jouw harde werk? Wát is je doel?
Open het online formulier en beschrijf de afgeronde toestand van een succesvol afgerond project.
2. Bepaal de deadline
Heel simpel: wanneer wil jij (of je baas of klant) dit doel bereikt hebben? Op die manier weet je binnen welke tijd jij je acties moet uitvoeren. Wees hierbij realistisch. Plan niet te krap, maar laat er ook niet zoveel tijd tussen dat je uitstelgedrag gaat vertonen.
Noteer ook dit in het online formulier.
3. Bepaal de acties
Welke stappen moet jij ondernemen om dit einddoel te bereiken? Een belangrijke stap. Je kunt namelijk pas met je project aan de slag wanneer je het volledig hebt opgebroken.
Bedenk daarom welke concrete acties jij moet doen om dit project uit te voeren. Je hoeft nog geen rekening te houden met de volgorde, schrijf gewoonweg op wat in je opkomt.
Bonustip: maak het extra overzichtelijk door aan het begin van de zin met een werkwoord te beginnen — een die de handeling beschrijft.
4. Deel de stappen in simpele categorieën in
De volgende stap in de mini scrum is bepalen in welke categorie elke stap valt. Op die manier kun je het project beter plannen.
3 opties om uit te kiezen:
- Grote actie — acties die langer dan 30 minuten duren. Denk aan het grondig lezen van een dossier
- Kleine actie — acties die korter dan 30 minuten duren. Denk aan het betalen van die factuur
- Wachten op — reminders om acties van anderen in de gaten te houden. Denk aan een herinnering voor een offerte waar je op wacht.
- Bespreekpunt — zaken die jij later wil bespreken of vragen aan een bepaald persoon of groep. Denk aan het iets dat je niet wil vergeten om te bespreken met een collega.
Ga nu weer naar het online formulier en bepaal per actie wat het is. Moet je het uitvoeren? Erop wachten? Bespreken misschien? Geef het aan.
5. Bepaal hoe lang de taak duurt
Zoals je nu weet stel je zaken vaak uit omdat je niet weet hoeveel tijd erin gaat zitten. Daardoor geef je vaak de voorkeur aan kleine, snelle acties. Weet je echter bij voorbaat hoeveel tijd je kwijt bent, dan wordt de actie – en daarmee het project – laagdrempeliger.
Maak daarom per actie een inschatting hoeveel tijd het gaat kosten. Wees ook hierbij realistisch en plan niet te krap.
6. Bepaal de volgorde van acties
Dit onderdeel van de mini scrum is het bepalen van de volgorde — en dan met name de eerste stap. Deze concreet maken helpt je namelijk het project van de grond te krijgen.
Neem daarom nog eens de lijst erbij en kijk er kritisch naar. Vaak klopt de volgorde van hoe je de acties hebt opgeschreven, niet met hoe je het in de praktijk gaat uitvoeren. Breng daar verandering in.
Geef in het online formulier de volgorde van de de acties aan. Beginnende bij de stap die jij het eerst moet zetten om dit project in werking te zetten.
7. Bepaal wie de verantwoordelijkheid heeft
Geef in de laatste kolom aan wie de taak moet uitvoeren of op welke persoon je nog wacht indien het een ‘wachten op’-actie is.
Werk je in een team, dan bepaal je in de laatste stap bij wie de verantwoordelijkheid van een actie ligt. Geef dit direct in de laatste kolom aan zodat iedereen weet wat van hem of haar verwacht wordt. Bijkomend voordeel: iedereen binnen het project heeft op die manier zicht op het proces.
Dat is hoe je projecten managet — mét mini scrum
Volg je deze 6 stappen dan eindig je met een mooi overzicht — een waar jouw project concreet zwart op wit staat. Het is niet langer vaag, abstract, ingewikkeld of intimiderend. Integendeel: jij weet nu welk einddoel je wilt behalen en welke stappen je moet ondernemen om dit te behalen.
Daar zorgde deze mini scrum voor:
- Het hielp je de afgeronde toestand bepalen.
- Liet je nadenken over de deadline.
- Hielp je concrete acties te bedenken.
- Deel ze in heldere categorieën in.
- Liet je nadenken over de duur van een actie.
- En het aanbrengen van een volgorde zorgde ervoor dat je direct kunt beginnen.
Niets staat je nu nog in de weg om aan dat grote project – waar je misschien al maanden tegenop kijkt – te tackelen.
Verder lezen?
Meer weten over het managen van grote projecten of eindelijk toekomen aan klussen die je al tijden vooruitschuift? Lees dan verder:
- Projecten managen in Outlook: hoe doe je dat? Een korte video
- Perfect voor kenniswerkers: de ideale mindmap maken (in 5 stappen)
- Uitstelgedrag aanpakken? Professor: “leer omgaan met negatieve emoties.”
- ‘Eat that frog’ en voorkom uitstelgedrag (3 stappen)
- Dit Doen Succesvolle Mensen Anders Dan Jij (Tot Nu)
Wie zijn wij? | Training time management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van time management, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
Sales manager
