Follow up 1 – Time Management technieken

Je brein is een beroerde time management tool. Het is gewoonweg niet gemaakt om grote hoeveelheden informatie te managen. Gevolg? Stress en gebrek aan overzicht. Wat jij daarom nodig hebt is 1 extern geheugen — één die alles voor jou managet, zodat jij je bezig kunt houden met werkelijk belangrijke en leuke dingen. 

Waarom je hoofd een slechte time management tool is

Je brein krijgt een hoop te verduren, dat heb je geleerd tijdens onze cursus time management.

Het herinnert je aan belangrijke afspraken, taken, verzoekjes, hulpvragen van collega’s, verjaardagen die je niet mag vergeten, boodschappenlijstjes, klanten die tussendoor bellen, projecten op het werk waar je nog aan wil beginnen, dat boek dat je wil lezen, een e mail die je moet versturen, klussen in huis die nog gedaan moeten worden…  — om maar een paar dingen te noemen. 

Geen wonder dat je regelmatig de helft vergeet en stress krijgt van de rest. Je hoofd is gewoonweg overvol en kan dit niet effectief en efficiënt verwerken. Je kent het vast wel. Niet alleen zie je hierdoor regelmatig belangrijke taken over het hoofd, je stelt ook verkeerde prioriteiten;

In plaats van te werken aan klussen die daadwerkelijk belangrijk zijn, laat jij je afleiden door ad-hoc klussen en verzoekjes — zaken die het laatst op je bureau belanden of die het hardst schreeuwen. Met andere woorden: je werkt reactief. 

Als kenniswerker kun jij dat niet gebruiken. Jij wilt je kunnen focussen op daadwerkelijke belangrijke klussen en daar zul je een helder hoofd voor moeten hebben — een die niet horendol is omdat het aan allerlei taken en projecten denkt.

De oplossing is dan ook simpel:

Meer overzicht en minder stress door 1 extern geheugen

Je zal een extern geheugen moeten opzetten. Niet langer moeten terugvallen op je eigen, interne geheugen — daar is je brein gewoonweg niet voor gemaakt. Dat wil namelijk over werk nadenken, niet aan werk. 

Met een extern geheugen kan het dat. Jij gebruikt je interne geheugen om je werk te doen en je externe geheugen om dat werk te organiseren. 

Hiervoor zal het aan 3 criteria moeten voldoen.

1. Het moet simpel zijn.
   Is het omslachtig of complex dan ga je het gewoonweg niet bijhouden. Hoe gemotiveerd je ook bent, je brein zoekt altijd de weg van de minste weerstand.
2. Het moet overzichtelijk zijn.
   Een geheugen dat ongecoördineerd en ongeordend is zal jou nooit overzicht kunnen geven.
3. Het moet waterdicht zijn.
   Bevat het maar de de helft van je taken en afspraken dan kun je er niet van op aan. Het is onbetrouwbaar.

Een simpel, overzichtelijk en waterdicht geheugen dus. Dát gaat ervoor zorgen dat jij weer inzicht krijgt in je werk. En dat is nodig, wil jij je (werk)dag efficiënt en productief besteden. Of, zoals we in de training zeggen:

“Zonder overzicht kiest het werk jou uit, in plaats van andersom.”

Hoe je afspraken, taken en projecten voortaan vastlegt

Om nou zo’n extern geheugen in te richten zul je regelmatig bij een aantal dingen moeten stilstaan. Wanneer je jouw (werk)dag plant, maar ook om te checken of alles op rolletjes loopt.

Daarvoor stel je jezelf geregeld een aantal vragen:

• “Wat heeft op dit moment allemaal mijn aandacht?”
• “Wat zijn mijn grote taken?”
• “Wat zijn mijn kleine taken?”
• “Zijn er nog zaken waar ik op wacht of die een ander mij moet aanleveren?”
• “Moet ik niet nog iets met iemand bespreken?” 

Op die manier kom je er bijvoorbeeld achter dat je nog met Sander die cijfers wilt nalopen en je pas aan die offerte kunt beginnen wanneer je de planning van die klant ontvangt. 

Wat je met die informatie doet? Je legt het vast — in een time management systeem welteverstaan. Tijdens de 1-daagse training Time Management leer je dat die uit de volgende onderdelen bestaat:

• 1 agenda
• 1 takenlijst
• 1 ‘Wachten op’-lijst
• 1 ‘1:1’-lijst
• 1 projectenlijst

Vijf onderdelen dus, die ieder een eigen rol vervullen binnen dat time management systeem:

• Een agenda gebruik je voor alles dat tijdgerelateerd is — afspraken bijvoorbeeld, of reistijden. Daarnaast bevat het ook al jouw grote taken (klussen die langer dan 30 minuten duren om uit te voeren).
• Op je takenlijst plaats je alle taken die minder dan 30 minuten duren om uit te voeren — checken of de vergaderzaal beschikbaar is bijvoorbeeld.
• Een ‘Wachten op’-lijst bevat alles waar jij nog op wacht of waar je nog aan herinnerd wil worden — de input die je bijvoorbeeld nog moet krijgen voordat je aan die pitch kunt beginnen, of dat boek dat je hebt uitgeleend.
• De ‘1:1’-lijst verzamelt alles dat jij nog met een ander wilt bespreken, zodat je diegene nu niet hoeft lastig te vallen.
• Zo’n projectlijst bevat alle grote klussen die je nu of in de toekomst wilt doen — bijvoorbeeld het verbeteren van de website of het verbouwen van de bijkeuken.

Dit zijn de tools die je gebruikt. Dát is het systeem. Jij gebruikt niet langer je hoofd, waar alles dat je moet doen en waar je aan moet denken versnipperd door elkaar dwarrelt. 

Jij vindt al je taken en projecten op één plek: je externe geheugen. Zo struikel je er niet meer over en werk je alleen nog maar vanuit overzicht. Jij weet wát je moet doen, waarom en wanneer. Zo werk je niet alleen een stuk efficiënter, maar ook stress-vrij!

Voldaan gevoel, kom maar op!

Hoe richt je zo’n time management systeem ook alweer in?

Een ‘1:1’-lijst aanmaken? Je agenda zo optimaal mogelijk instellen? Je projecten overzichtelijk ordenen? Hoe ging dat ook alweer? Bekijk een aantal handige videos van de 1-daagse training Time Management en zie hoe je bovenstaand time management systeem in een paar eenvoudige stappen inricht.