Je dag begint met goede intenties. Een verse kop koffie, je to-do lijst bij de hand en het plan om eindelijk die ene strategische klus op te pakken. Maar dan: een spoedmail, collega met ‘even snel een vraagje’, een Teams-vergadering die uitloopt, en voor je het weet is het 17:30. Druk geweest, maar wat heb je nou eigenlijk écht gedaan?

Als kenniswerker is je brein je belangrijkste gereedschap – maar ook gelijk het meest overbelaste deel van je lichaam. Je inbox, je to-do’s, je ideeën, je collega’s: alles wil aandacht. En jij? Jij wil rust. Focus. Grip. Ruimte om eindelijk te doen wat echt belangrijk is. Hoe krijg je dat voor elkaar?!

Welkom! In dit artikel krijg je niet alleen inzicht in wat time management eigenlijk inhoudt, maar ook 50 praktische tips om je dagen slimmer in te richten. Zodat jij straks weer baas bent over je tijd. En niet andersom.

Wat komt aan bod:

1. Wat is time management
2. Waarom time management werkt
3. 50 Time management tips die je werkdag veranderen

Wat is time management (en waarom het géén lijstjesfetisj is)

Time management draait niet om productiviteitsappjes of het perfectioneren van je to-dolijst. Het is het vermogen om regie te nemen over je aandacht, energie en prioriteiten.

Daaronder vallen onder andere:

• Het organiseren van je dag en week
• Het stellen van heldere prioriteiten
• Het voorkomen van uitstelgedrag
• Het behouden van focus
• Het omgaan met informatiestromen
• Het bewaken van je grenzen

Kortom: alles wat jou helpt om je tijd te besteden aan wat telt.

Time management is geen doel op zich. Het is het middel om met aandacht te leven en te werken.

Waarom time management werkt (en wat je mist als je het niet doet)

Goed time management gaat niet over meer vinkjes zetten. Het gaat over leven en werken met grip, richting en rust. En dan gebeurt het volgende – mentaal, praktisch én strategisch:

1. Je ervaart rust in je hoofd

Een overvol hoofd is een slecht werkend hoofd. Als je alles moet onthouden, ben je constant onbewust bezig met wat je niet moet vergeten. Dat veroorzaakt stress én afleiding.

Goed time management zorgt voor:

• Een leeg hoofd (dankzij externe systemen zoals een takenmanager of agenda)
• Minder mentale ruis
• Betere concentratie

“Je brein is om ideeën te krijgen, niet om ze te bewaren.” – David Allen (Getting Things Done)

2. Je maakt betere keuzes

Wanneer alles even belangrijk lijkt, doe je uiteindelijk niets! Time management helpt je te onderscheiden tussen belangrijk en urgent, tussen effectief en druk. Met duidelijke prioriteiten werk je proactief in plaats van reactief.

Dit levert op:

• Meer regie over je dag
• Minder stress door brandjes blussen
• Heldere keuzes die je doelen ondersteunen

3. Je hebt meer focus (en dus meer impact)

Wist je dat? Multitasken verlaagt je IQ tijdelijk met maar liefst 10 punten – meer dan een nacht slecht slapen! Time management leert je om één ding tegelijk te doen, op het juiste moment, met je volle aandacht.

Resultaat:

• Hogere kwaliteit van je werk
• Meer diepgang in je denkprocessen 
• Meer voldoening omdat je écht iets afmaakt

“Concentratie is het nieuwe IQ.” – Cal Newport (Deep Work)

4. Je hebt meer tijd (voor wat telt)

Niet omdat je sneller werkt, maar omdat je slimmer plant! Goed timemanagement zorgt voor structuur. En structuur creëert ruimte. Ruimte voor creativiteit, ontspanning, reflectie en ontwikkeling; dingen die er écht toe doen. Niemand wilt namelijk méér tijd besteden op kantoor!

Voorbeelden:

• Je hebt tijd om die opleiding wél te volgen
• Je houdt je weekenden vrij van werk
• Je hebt tijd voor je gezin, sport, boek of (zelfs!) bijslapen

5. Je voorkomt uitstelgedrag en besluiteloosheid

Uitstelgedrag komt vaak door vaagheid: je weet niet precies wat de volgende stap is, of hoeveel tijd het kost. Een goed systeem maakt taken concreet, overzichtelijk en haalbaar.

Voordelen:

• Meer gedaan, minder schuldgevoel
• Echte voortgang in projecten
• Minder stress door ‘losse eindjes’ die blijven knagen

6. Je werkt aan je doelen – niet alleen aan andermans agenda

Zonder time management leef je op e-mail en ad-hoc verzoeken. Je agenda is van anderen. Met structuur en planning claim je ruimte voor je eigen langetermijndoelen.

Dat betekent:

• Meer strategisch werken
• Bouwen aan jouw waarde en expertise
• Minder geleefd worden, meer regie nemen

7. Je wordt betrouwbaarder en effectiever voor je team

Kenniswerk is vaak ook teamwork. Wie goed plant, communiceert en zijn afspraken nakomt, is een fijne collega en een stabiele factor.

Het effect op je team:

• Minder ruis en misverstanden
• Meer voorspelbaarheid
• Betere samenwerking en wederzijds vertrouwen

8. Je voorkomt overbelasting (en uiteindelijk burn-out)

Gebrek aan overzicht + geen grenzen stellen = gegarandeerd overbelasting. Moet je niet willen. Time management helpt je niet alleen taken te organiseren, maar ook je energie en herstelmomenten!

Dat betekent:

• Realistische planning
• Tijd voor pauze en herladen
• Grenzen stellen zonder schuldgevoel

“Het gaat niet om time management, het gaat om energie management.” – Tony Schwartz

Met andere woorden: time management is niet zomaar een leuke knowhow. Het is de skill die al je andere skills mogelijk maakt. Het is het fundament onder elke succesvolle kenniswerker. Goed time management levert geen tijd op – het levert rust, ruimte en resultaat op. En wie wil dat niet?!

Meer over de effecten van time management en bewuster kiezen wat je wel (en juist niet) doet, vind je in deze aflevering van de Tijdwinst Podcast waar Björn Deusings en Inge Nysten, time management experts, je vertellen over Essentialism: minder doen, maar wel béter.

50 Time management tips om je werkdag (en je brein) te stroomlijnen

Dus, wil je aan de slag? Dan ben je hier aan het juiste adres. Want time management is géén talent, het is een vaardigheid. Iedereen kan het leren. Maar… net als bij piano spelen of hardlopen geldt: je moet oefenen, bijsturen en volhouden. 

Hieronder geven wij je onze 50 beste time management tips waarmee je direct van start kan!

1. Doe een ‘Gedachtendump’ om je hoofd leeg te maken

Je hoofd is een denkinstrument, geen opslagplaats. Toch blijft er vaak van alles rondzingen in je hoofd: een openstaande factuur, een idee voor een nieuw project, dat ene mailtje waar je nog op moet reageren… Geen wonder dat je je onrustig voelt.

De oplossing? Een keiharde gedachtendump.

Zo werkt het:

• Pak een leeg vel papier of open je notitie-app.
• Schrijf álles op wat in je hoofd zit. Echt alles.
• Wees meedogenloos. Hoe klein of chaotisch het ook is—eruit ermee.

Pas als je alles uit je hoofd hebt gehaald, kun je rust en overzicht creëren. Wat volgt is structuur. Wat volgt is focus. Wat volgt… is een productieve dag.

Pro-tip: gebruik onze Triggerlijst om echt álles boven water te halen!

2. Reflecteer wekelijks op je planning: wat werkte wel/niet?

Een goede werkweek begint… met de vorige! Elke vrijdagmiddag dus even kort reflecteren op je week is goud waard. Waarom? Omdat het je helpt te leren van wat werkte – én van wat compleet misging.

Zo doe je het:

• Wat heb je wél gedaan van je planning?
• Wat liep er mis en waarom?
• Waar heb je té veel of té weinig tijd voor ingepland?
• Wat moet je anders doen komende week?

Zet hiervoor 20 minuten in je agenda op vrijdag en maak er een vast ritueel van! En weet je wat het oplevert? Meer realisme in je planning. Meer grip op je dag. En minder “Wát heb ik vandaag eigenlijk gedaan…?”-momenten.

Meer grip op je tijd krijgen? Ons boek Full Focus op wat écht belangrijk is helpt je kiezen, plannen en uitvoeren met minder stress en meer resultaat.

3. Gebruik focusblokken: plan je dag in themablokken

Niet jouw agenda, maar je inbox bepaalt je dag? Moet je niet hebben! Tijd voor focusblokken. Plan je dag op thema’s. Bijvoorbeeld:

• 09:00-11:00 → Deep work (schrijven, analyseren, creatief werk)
• 11:00-13:00 → Projectwerk
• 14:00-15:00 → Mails en kleine taken
• 16:00-17:00 → Overleggen
• 17:00-17:30 → Dagafsluiting en planning

Tijdens elk blok werk je maar aan één type taak. Geen switchen, geen chaos, geen ruis. Het resultaat? Meer gedaan krijgen in minder tijd. En je brein? Dat juicht.

4. Houd je hoofd leeg met de Tijdwinst-app

Helaas, gedachten houden zich niet aan kantoortijden. Een idee voor je project. Een taak die je niet mag vergeten. Iets dat je nog moet zeggen tegen die ene collega…

Gebruik de gratis Tijdwinst-app om dat soort flarden direct kwijt te kunnen. Spreek in, typ of maak een foto. Alles komt netjes in je inbox terecht zodat je er later iets mee kunt. Je hoofd blijft leeg. Jij blijft scherp!

5. Gebruik een simpel systeem: één agenda, één takenmanager

De grootste valkuil? Twintig lijstjes in je hoofd, op post-its, in je mail én in drie verschillende apps. Stop daarmee. Houd het simpel:

• Eén agenda voor alles wat tijdsgebonden is (afspraken, deadlines, focusblokken).
• Eén takenmanager voor alle andere losse to do’s.

Dát is je timemanagementsysteem! Zo weet je altijd waar je moet kijken. En belangrijker: je vertrouwt je systeem. Onze favorieten? Google Calendar + Todoist. Maar elke combi werkt, zolang jij er consistent mee werkt.

Meer van dit? In onze 1-daagse training Time Management leer je hoe je een systeem bouwt dat wel werkt. Inclusief de tools, het denkwerk én de routines die ervoor zorgen dat jij elke dag met overzicht én rust werkt. Of: schrijf je in voor onze nieuwsbrief en krijg wekelijks nieuwe tips. Kort. Krachtig. Tikkie scherp. Zoals je ze van ons gewend bent.

6. Plan dagelijks 10 minuten om je systeem bij te werken

Kijk, zelfs het beste timemanagementsysteem werkt alleen als jij het blijft voeden. Denk aan een aquarium: als je het water nooit ververst, wordt het troebel. Zelfde verhaal met je takenlijst en agenda. Dus: elke dag even bijwerken. Kost je hooguit 10 minuten.

• Check wat er vandaag op de planning staat.
• Zet nieuwe losse gedachten in je takenmanager.
• Schrap wat je niet meer hoeft te doen.
• Herplan wat vandaag toch niet meer lukt.

Doe dit ’s ochtends bij je koffie, of als afsluiter van je dag. Noem het je mentale resetknop. Resultaat: geen achterstallig onderhoud, geen vage to do’s, geen paniek. Jij hebt de regie.

7. Geef je taken een thuisplek in je systeem

Taken zwerven graag. Voor je het weet heb je ze opgelepeld in je hoofd, op een post-it, in je mail én in je notitieboek. Gevolg? Chaos. En chaos = stress. De oplossing: geef elke taak een vaste plek waar hij hoort.

• Tijdgebonden en afspraken? In je agenda.
• Kleine to do (<30 min)? In je takenmanager.
• Grote to do (>30 min)? In je agenda.
• Moet je op iemand wachten? In je ‘Wachten-op’-lijst.
• Bespreekpunt? Op je 1-op-1-lijst voor die persoon.

Zie het als een goed georganiseerde keukenkast: alles heeft z’n vakje. Je hoeft nooit meer te zoeken naar je taken — en dat geeft rust in je hoofd (én ruimte voor echte focus).

8. Minimaliseer je verzamelplekken (digitaal én fysiek)

Wees eerlijk: hoeveel plekken heb jij waar taken, ideeën of informatie blijven hangen? Je mailbox, je notitieboek, WhatsApp, een screenshot hier, een post-it daar, je hoofd, een documentje op je bureaublad met de naam “BELANGRIJK.txt”…

Tijd om op te ruimen. Beperk jezelf tot een paar centrale verzamelplekken:

• Eén inbox voor je mails.
• Eén plek voor je notities (bijv. Notion of Evernote).
• Eén fysieke bak op je bureau voor papieren.
• Eén takenmanager voor alle acties.
• En vooral: géén “ik onthoud het wel even”-strategie.

Hoe minder plekken je hebt, hoe minder je vergeet. Of verliest. Of op het laatste moment in paniek probeert terug te vinden.

9. Verwerk nieuwe input op vaste momenten per dag

Nieuwe dingen blijven binnenkomen. Altijd. Mails. Appjes. Taken van collega’s. Geniale ingevingen onder de douche. Als je daar de hele dag op blijft reageren, ben je alleen nog maar brandjes aan het blussen. Slimmer: verwerk nieuwe input op vaste tijden.

Bijvoorbeeld:

• 1x in de ochtend, na je focuswerk.
• 1x na de lunch.
• 1x aan het einde van de dag.

Zo houd je het overzicht én voorkom je dat je dag wordt overgenomen door elke ‘ping’.

Tip: gebruik de Tijdwinst-app om losse gedachten tussendoor vast te leggen — dan hoef je je hoofd niet als tussenstation te gebruiken.

10. Gebruik de Eisenhower-matrix voor prioriteiten

Niet alles wat dringend is, is belangrijk. En niet alles wat belangrijk is, hoeft nú. Enter: de Eisenhower-matrix. Simpel, briljant en oh zo nodig. De truc:

• Dringend & Belangrijk → Help! Meteen doen!
• Belangrijk, niet dringend → Inplannen (hier zit jouw echte toegevoegde waarde!).
• Dringend, niet belangrijk → Delegeren (ja, dat mag).
• Niet dringend, niet belangrijk → Schrappen (doei, tijdvreters).

Gebruik deze matrix als je je planning maakt of je takenlijst bekijkt. Want pas als je weet wat prioriteit heeft, kun je ook met focus aan de slag. En niet meer de hele dag bezig zijn met andermans brandjes.

Wil je leren hoe je dit alles in één overzichtelijk systeem giet? In onze 1-daagse training timemanagement leer je hoe je: prioriteiten stelt als een pro, je agenda en takenlijst slim combineert, en met focus werkt aan wat écht telt. Minder stress. Meer rust. En véél meer gedaan.

11. Plan eerst je keien, dan je kiezels – zand? Alleen als er plek is

Stel je een lege pot voor. Als je die eerst vult met zand (kleine rommeltaken), passen je grote keien (belangrijke projecten) er niet meer bij. Maar begin je met de keien, dan passen de kiezels én het zand er makkelijk tussendoor.

• Keien = de grote, belangrijke klussen. Plan die eerst. 
• Kiezels = kleine, nuttige taken. Die plan je eromheen.
• Zand = ruis, afleiding, zinloze dingen. Die schrap je. Of bewaar je voor wanneer je écht niks beters meer te doen hebt.

Resultaat? Jij bepaalt wat er in je dag past — niet je inbox.

Björn vertelde meer over deze ‘Pickle Jar Theory’ op Instagram. (Volg je ons daar al?)

 

Dit bericht op Instagram bekijken

 

Een bericht gedeeld door BusinessWise (@businesswise.nl)

12. Stel dagelijks de 1-3-5-vraag

Klassieke fout: denken dat je 28 dingen op een dag kunt afvinken. Newsflash: je bent geen octopus met ADHD. Je bent een kenniswerker met een brein dat rust en richting nodig heeft. Daarom: de 1-3-5-regel.

• 1 grote taak → je belangrijkste klus van vandaag.
• 3 middelgrote taken → belangrijk, maar niet mega intensief.
• 5 kleine taken → mailtjes, belletjes, losse flarden.

Begin je dag door jezelf te vragen: Wat is mijn 1-3-5 vandaag? Schrijf het op. Zet het in je agenda. En hou je eraan. Minder taken, meer impact.

13. Formuleer MIT’s (Most Important Tasks) per dag

MIT staat niet voor de universiteit, maar voor: Most Important Task. De dingen die je móet doen om deze dag als “geslaagd” te beschouwen. Stel jezelf elke ochtend de vraag:

Als ik vandaag maar één ding afkrijg… wat moet het dan zijn?

Plan die taak als eerste in. Geef het een plekje in je agenda. Laat hem niet verdrinken in je to do-lijst. Dit is je prioriteit. Alles daarna is bonus. En ja: soms heb je twee MIT’s. Max drie. Meer is geen focus meer, dat is zelfbedrog.

14. Begin je dag met je lastigste taak: ‘Eat That Frog’

Mark Twain zei het al: “Als je ’s ochtends een levende kikker eet, kun je de rest van de dag met een glimlach doorgaan.” Oftewel: begin met de taak waar je het meest tegen opziet. De moeilijkste. De lelijkste. Die frog. Waarom dit werkt?

• Je stelt het niet uit.
• Je maakt direct mentale ruimte.
• Je begint je dag met een gevoel van overwinning.

Plan je frog de avond ervoor. En: no excuses. Gewoon happen.

Fan van podcasts over productiviteit? Luister naar de Tijdwinst Podcast met Björn Deusings en Inge Nysten – bomvol praktische tips, interviews en inzichten. Te vinden in je favoriete podcast-app!

15. Gebruik je ‘Golden Hour’ voor het zwaarste denkwerk

Iedereen heeft zo’n moment op de dag waarop je op je allerbest bent. Je brein draait soepel, je focus is scherp, en zelfs dat ene lastige project voelt ineens… te doen. Dat is jouw Golden Hour. Bij de een is dat ’s ochtends vroeg. Bij de ander net na de lunch. Ontdek wanneer jouw piektijd is — en gebruik die slim.

Doe er dit mee:

• Plan je MIT of frog in je Golden Hour.
• Geen meetings, geen mail, geen ruis.
• Zet je notificaties uit, sluit je af, en knal.

De rest van de dag voelt daarna als een opwarmertje.

16. Zet projecten niet op je takenlijst, maar hak ze in concrete acties

“Website vernieuwen.” “Klantreis optimaliseren.” “Training voorbereiden.” Klinkt lekker ambitieus, maar als dit op je takenlijst staat, weet je eigenlijk één ding zeker: je gaat er niet aan beginnen. Waarom? Omdat het geen taak is, maar een project. Te groot, te vaag, te overweldigend.

Oplossing: hak het in concrete acties. Dus niet: “Training voorbereiden”

Maar wel:

• “Programma schets maken”
• “PowerPoint openen en outline maken”
• “Voorbeeldcase uitwerken”

Zorg dat elke actie zó concreet is dat je weet wat je moet doen zodra je het leest. Geen denkwerk meer nodig — alleen maar doen.

Wil je dit niet alleen lezen, maar ook echt doen? In onze 1-daagse training Time Management leer je hoe je elk project – hoe groot ook – concreet en overzichtelijk maakt. Geen uitstelgedrag meer. Geen stress. Gewoon: vooruitgang. Schrijf je in en maak van “ooit” vandaag.

17. Gebruik ‘Mini Scrum’ om grote projecten op te splitsen

Heb je een project dat voelt als een berg Mount Everest op je schouders? Gebruik dan de Mini Scrum-methode. Geen ingewikkelde whiteboards of sticky notes, maar een simpele manier om een project in stukken te hakken die je wél kunt overzien.

In 6 stappen:

1. Wat is het eindresultaat? → Bijvoorbeeld: “Website live vóór 1 juni.”
2. Wat is de deadline? → Noteer ‘m. Hard. Wanneer moet het af zijn?
3. Welke stappen zijn nodig? → Breek het op in mini-acties.
4. Wat komt eerst? → Zet de volgorde vast.
5. Hoeveel tijd kost het? → Realistisch inschatten, per stap.
6. Wat is stap 1? → Zie volgende tip! 

Mini Scrum maakt van “geen idee waar ik moet beginnen” iets concreets, behapbaars en uitvoerbaars. Hoe het precies werkt? In deze video leggen we het je stap-voor-stap nog eens uit:

18. Definieer altijd de eerstvolgende actie

Projecten stranden niet omdat ze onmogelijk zijn. Ze stranden omdat je niet weet wat je nú moet doen. Vraag jezelf daarom bij elk project af: “Wat is het eerste, simpele, fysieke handelingetje dat ik kan doen om dit in beweging te zetten?”

Denk klein:

• “Open Word en schrijf eerste alinea.”
• “Bel Lisa over data.”
• “Zoek offerte op in inbox.”

Als je dat helder hebt, komt de rest vaak vanzelf op gang. Geen vaagheid = geen uitstel.

19. Maak de eerste stap extreem klein (2-minutenregel)

De drempel om te beginnen is vaak te hoog. Dus verlaag ‘m. Brutaal laag. Gebruik de 2-minutenregel: Als je een taak in twee minuten kunt doen, doe het meteen. Als het een groter project is: bedenk een eerste stap die binnen twee minuten kan.

Voorbeeld:

• Grote taak: “Artikel schrijven”
• 2-minutenstart: “Bestand aanmaken en titel invullen”

Zo simpel dat je geen reden meer hebt om níet te beginnen. En wat blijkt? Als je eenmaal bezig bent, blijf je vaak doorgaan.

Begin klein. En ga dan gewoon door!

20. Stel je dagdoel vast – en vier het als je het haalt

In plaats van krampachtig proberen alles van je lijstje af te werken, stel je jezelf één hoofddoel voor de dag. Vraag jezelf aan het begin van je werkdag:

“Als ik vandaag maar één ding gedaan krijg… wat moet dat dan zijn?” Dat is je dagdoel. Je grote klapper. Je ‘win’.

Of het nou het afronden van een rapport is, een lastig gesprek voeren of gewoon een leeg postvak-in — als dat lukt, is je dag geslaagd. En vier ook het als je het hebt gehaald! Doe iets leuks. Haal een goede koffie. Zet een dikke ✔ op je planner. Vier succes, hoe klein ook. Het maakt motivatie aanstekelijk.

Zo werk je niet alleen hard, maar ook met richting en voldoening.

Wil je dit soort tips leren toepassen in je eigen werkdag? In onze 1-daagse training Time Manegement leer je precies hoe je dit vertaalt naar een werkbare routine. Geen wazige theorieën, maar duidelijke stappen, tools en gewoontes die werken. Zelfs als je druk bent. Juist dan. Meld je aan en neem weer de leiding over je tijd. Je hoofd (en inbox) zullen je dankbaar zijn.

21. Schat realistischer in hoeveel tijd iets kost

“Ik doe dat wel even.” Spoiler: je doet het niet even. We zijn allemaal verschrikkelijk slecht in inschatten hoeveel tijd iets kost. Gevolg? Overvolle dagen, uitgelopen taken en dat rotgevoel aan het eind van de dag dat je “wéér niks hebt afgekregen”.

Tip: hou eens een tijdje bij hoe lang dingen echt duren. Gebruik een simpele timer of een app als Toggl. Zo ontdek je:

• Je vergaderingen duren nooit 30 minuten (eerder 53).
• Dat ‘snelle mailtje’ kost je 18 minuten.
• En “even een documentje checken”? Vergeet het maar.

Als je weet hoe lang dingen werkelijk duren, kun je je planning daarop aanpassen. Realistischer. Milder. Beter. 

We noemen dit bij Tijdwinst.com ook wel de ‘Wet van Patrick’. En wie anders dan Patrick himself kan je deze theorie beter uitleggen? We bespraken het in de Tijdwinst Podcast:

22. Gebruik een ‘1-op-1’-lijst voor besprekingen

Ken je dat? Je denkt aan iets dat je nog met collega X moet bespreken… en voordat je het weet sta je alweer aan z’n bureau. Nét op het verkeerde moment. Voor de vijfde keer die dag.

Zonde van zijn focus (en die van jou). Beter: maak een 1-op-1-lijst. Een simpel lijstje waarin je alles noteert wat je met iemand moet bespreken. Dus:

• “Bart – cijfers Q2 checken”
• “Diane – planning training doornemen”
• “Manager – idee voor nieuw project pitchen”

Zo parkeer je je vraag en bespreek je alles in één keer als jullie wél echt even zitten. Efficiënt. Overzichtelijk. En iedereen blij.

23. Houd een ‘Wachten op’-lijst bij

Sommige dingen liggen niet meer bij jou. Jij hebt je deel gedaan, en nu… wacht je. Maar als je dat soort taken niet ergens opschrijft? Dan vergeet je ze. Of ga je irritant vaak checken of er al iets terug is. Ook niet handig.

Maak daarom een simpele ‘Wachten op’-lijst. Bijvoorbeeld in je takenmanager. Denk aan:

• “Wachten op: klant X – feedback voorstel”
• “Wachten op: leverancier – leverdatum bevestigen”
• “Wachten op: collega – Excel-sheet afmaken”

Check je lijst één of twee keer per week en stuur een vriendelijke reminder als het te lang duurt. Zo blijft jouw planning in beweging.

24. Leer je brein kennen en maak het je makkelijker

We willen allemaal productiever zijn, maar eerlijk: je brein is lui. Je brein houdt van comfort, snelle dopamine en het vermijden van moeilijke dingen. Dat is geen fout in het systeem — dat is het systeem. Dus gebruik dat in je voordeel.

Slimmer omgaan met je brein:

• Start klein. Geef jezelf een mini-opdracht van 2 minuten (in plaats van “het hele project afmaken”).
• Maak het leuk. Zet een timer, gebruik gamification, beloon jezelf.
• Zorg voor focus. Geen ruis = meer kans dat je brein zijn werk doet.

Niet harder werken dus. Gewoon slimmer.

25. Start vóórdat je er klaar voor bent

Perfect moment? Bestaat niet. Wachten tot je helemaal voorbereid bent, tot je alle info hebt, tot je in de juiste mood bent? Kans is groot dat je dan nooit begint. Beter: start gewoon. Begin klein. Zet één stap. Al is het:

• Het document openen.
• De eerste zin schrijven.
• Iemand bellen voor input

Actie zorgt voor helderheid. Helderheid zorgt voor motivatie. En voor je het weet ben je onderweg. Niet perfect, wel productief. Zoals Richard Branson zei: “Start before you’re ready.”

26. Gebruik het Zeigarnik-effect: begin gewoon

Ken je die serie die je moet afkijken omdat je nog middenin een cliffhanger zit? Dat is dus het Zeigarnik-effect. Je brein houdt van dingen afmaken—en haat het als iets onaf blijft. Speel dat in je voordeel uit wanneer je last hebt van uitstelgedrag: begin gewoon. Al is het maar 3 minuten.

• Open het document.
• Typ de titel.
• Maak een eerste bulletpoint.

De truc? Zodra je gestart bent, blijft je brein eraan denken. En poef, je motivatie is er ineens wél. Begin = winnen.

Dagelijkse time management tips in je feed? Volg ons op Instagram, LinkedIn of Pinterest en werk slimmer, niet harder.

27. Maak je taken aantrekkelijker met gamification

Sommige taken zijn gewoon… saai. Dus maak er een spelletje van! Voeg spelelementen toe:

• Geef jezelf punten voor elk blokje focuswerk.
• Zet een beloning klaar als je een taak afrondt (ja, die cappuccino telt ook).
• Gebruik een app als Habitica of Forest om productiviteit leuk te maken.

Waarom werkt dit? Je brein houdt van vooruitgang, beloningen en een beetje competitie — zelfs met jezelf. En ineens voelt je takenlijst een stuk minder als werk.

28. Automatiseer gedrag via routines

Elke keer opnieuw moeten nadenken over wat je moet doen, kost bakken energie. Routines zijn de hack. Maak vaste gewoontes van je belangrijkste acties:

• ’s Ochtends eerst 2 uur deep work.
• Elke middag een korte reflectie.
• Elke vrijdag je week reviewen.

Begin klein. Kies één routine. Herhaal ‘m dagelijks op hetzelfde moment. En voilà — wat eerst moeite kostte, wordt moeiteloos. Automatisch gedrag = efficiënter leven. (En je houdt hersencapaciteit over voor dingen die wél creativiteit nodig hebben.)

29. Visualiseer het worst-case scenario van uitstel

Soms heb je een duwtje nodig. Of een schop. Dus stel jezelf eens deze vraag: “Wat gebeurt er als ik dit blijf uitstellen?”

Visualiseer het echt even:

• Een boze klant.
• Een gemiste deadline.
• Een collega die wéér moet wachten.
• Of gewoon: de stress die opbouwt en je nachtrust verpest.

BAM. Motivatie binnen. Want jouw brein wil pijn vermijden — en dat kun je dus bewust inzetten. Geen doodsangst, wel eerlijke urgentie.

30. Zet notificaties en afleiding uit tijdens focuswerk

Serieus. Zet. Alles. Uit. Elk piepje, bliepje of oplichtend scherm is een concentratiekiller. Dus:

• Zet je telefoon op vliegtuigstand of focusmodus.
• Pauzeer je inbox (gebruik Boomerang of Inbox Pause).
• Sluit overbodige tabbladen.
• Plak een “Niet storen”-post-it op je deur (ja, echt).

Die ene WhatsApp kan wachten. Jij bent bezig met belangrijk werk. Focus is schaars—bescherm het.

Wil je nog meer focus, motivatie en controle? In onze Time Management training ontdek je precies hoe je dit soort slimme technieken structureel inzet — zonder trucjes, maar met een systeem dat voor jóu werkt. Meld je aan en stop met aanmodderen. Begin met regie pakken.

31. Gebruik een noise cancelling headset

Serieus: dit ding verandert je werkdag. Zodra je die koptelefoon opzet, gebeurt er iets magisch:

• Het geroezemoes van de open werkvloer? Weg.
• Het geklik van toetsenborden? Foetsie.
• De collega die net wil vragen of je “heel even” iets kunt doen? Die bedenkt zich. Het werkt nameloijk als een visueel “niet storen”-bordje. Zet dat ding op en mensen weten — “nu even niet”.

Pro-tip: Gebruik ‘m ook als je thuiswerkt. Het gaat niet alleen om geluid blokkeren, maar ook om een mentaal signaal: dit is mijn focustijd

32. Werk op rustige plekken of met ambient noise apps

Geen rustige plek? Dan maak je er eentje. Gebruik muziek en apps die je hersenen net genoeg laten zoomen om alles buiten te sluiten. Probeer bijvoorbeeld:

• Noisli – mix regen, wind en een koffietent op maat.
• Rainy Mood – voor de klassieke regen-op-je-raam vibe.
• A Soft Murmur – zachte achtergrondgeluiden, volledig aanpasbaar.

Of werk eens een dagdeel vanuit een café, bibliotheek of lege vergaderruimte. Verandering van omgeving = verandering van focus.

33. Probeer binaural beats (voor als je écht wilt afstemmen)

Oké, dit klinkt zweverig — maar het is keiharde neurowetenschap. Binaural beats zijn geluidsgolven die je brein in een focusstand brengen. Zet een koptelefoon op, druk op play en voel hoe je hersenen als vanzelf in concentratiemodus glijden.

Perfect voor:

• Schrijven
• Lezen
• Analyseren
• Of als je je gewoon 100% op iets wilt storten

Spotify, YouTube of apps als Brain.fm staan er vol mee. En ja, het werkt écht. Test het eens!

34. Plan ‘stoortijd’ voor collega’s (bijv. 13:00-14:00)

Laat je niet de hele dag onderbreken. Geef je collega’s in plaats daarvan een ‘stoormoment’. Zeg bijvoorbeeld: “Tussen 11:00 en 12:00 mag je me storen. De rest van de dag zit ik in focus.” Klinkt streng? Nope. Het is duidelijk. En eerlijk? Mensen waarderen het dat je gefocust wilt werken.

Tip: Zet het in je agenda en communiceer het via Slack/Teams/mail. Of hang een bordje op je scherm. Geloof ons, dit werkt.

35. Focus op deep work vóór 12:00 uur

De ochtend is je goudmijn. Voor 12:00 uur is je brein op z’n scherpst, je energie op z’n hoogst en de wereld nog relatief stil. Dus: gebruik die ochtenden niet voor e-mailtjes of vergaderingen.

Gebruik ze voor:

• Denkwerk
• Creatieve taken
• Strategische beslissingen
• Of gewoon: alles wat echt telt

Plan je deep work in als een afspraak met jezelf. Zet je koptelefoon op, sluit je mail, en duik erin. ’s Middags mag je weer multitasken en brandjes blussen. Maar ’s ochtends? Die zijn voor jou alleen.

Meer van dit soort tips? Dan is onze cursus Time Management écht iets voor je. Geen saaie theorie, maar praktische hacks, tools en routines waarmee je je werkdag (en hoofd) weer terugwint. Meer doen in minder tijd – zonder harder te werken? Meld je hier aan

36. Gebruik de ‘4 I’s of Interruption’ voor minder storen

Je hebt een vraag. En ja, het is verleidelijk om meteen op iemand af te stappen met: “Heb jij héél even een minuutje?” (lees: 12 minuten). Maar… wat als die ander net in een concentratieflow zit?

Voorkom dat jij de stoorzender bent met de 4 I’s:

1. Issue – Wat is precies het probleem?
2. Impact – Wat gebeurt er als ik dit niet nú vraag?
3. Initiatief – Heb ik echt al geprobeerd het zelf op te lossen?
4. Intentie – Wat wil ik precies vragen, en wat verwacht ik?

Als je bij punt 3 al denkt “Ehm, ik heb er nog niet echt naar gekeken…” – dan weet je: eerst zelf aan de bak. Don’t be the ping.

37. Voer micro meetings in

Weet je wat het tegenovergestelde is van efficiënt overleggen? Die vergadering van anderhalf uur met twaalf mensen en nul uitkomsten. Oplossing: micro meetings.

• Maximaal 30 minuten
• Maximaal 5 mensen
• Alleen mensen die écht iets bijdragen

Klein team = sneller schakelen. Korte duur = to the point. En iedereen komt aan het woord – anders had je er niet bij gehoeven. Zo simpel is het. Bonus: je hebt tijd over voor écht werk. Bam.

38. Bereid vergaderingen altijd voor met een duidelijk doel

“Waar gáát deze vergadering eigenlijk over?” Als je dat denkt terwijl je er al 20 minuten in zit… is het te laat. Elke meeting heeft maar één recht van bestaan: een duidelijk doel.

Dus: wil je info delen? Besluiten nemen? Ideeën verzamelen? Maak dat vooraf helder. En deel het doel met de deelnemers. Dan weet iedereen waarom ze er zitten – en wanneer het klaar is.

Tip: als je geen doel kunt formuleren, heb je misschien helemaal geen meeting nodig. Just sayin’.

39. Bespreek enkel feiten en beslis op basis van data

Een goede vergadering is géén koffieklets. Zodra het gesprek verzandt in “ik denk dat…” of “mijn gevoel zegt…” wordt het vaag, traag en frustrerend. Dus: werk met feiten.

• Data, cijfers, voortgang: ja.
• Onderbuikgevoel, aannames, meningen: nee.

Kortom: laat je PowerPoint onderbouwen door realiteit, niet door nattevingerwerk. En beslissingen? Die neem je op basis van wat je weet – niet wat je denkt te weten.

40. Eindig elke meeting met E.V.A.’s: Eerst Volgende Acties

Een vergadering zonder actiepunten is als een taart zonder vulling. Ziet er leuk uit, maar je blijft met honger zitten. Daarom: sluit élke meeting af met heldere E.V.A.’s: eerstvolgende acties!

• Wie doet wat?
• Wanneer moet het af zijn?
• Wat is de eerste stap?

Geen vage beloftes, geen ‘we kijken wel even’ – gewoon: duidelijke afspraken. Zet ze meteen in je takenmanager of stuur een follow-up. Dan verdwijnt er niets tussen de vergaderstoelen.

Vergaderen zonder hoofdpijn? In onze 1-daagse Time Management training leer je hoe je: nooit meer onnodig stoort, elke meeting productief maakt, én altijd weet wat de volgende stap is. Doe jezelf (en je collega’s) een plezier – en schrijf je in.

41. Plan niet alleen afspraken, maar ook je eigen taken in je agenda

Jij boekt netjes een meeting van 14:00 tot 15:00 met je collega — maar je belangrijkste taak van de dag? Die staat nergens. Klassieke fout! De tip is daarom: plan je taken als afspraken met jezelf.

• Een taak die >30 minuten duurt? Geef ‘m een plek in je agenda.
• Gebruik tijdsblokken (zie ook: focusblokken!) voor concentratiewerk.
• Maak ruimte voor jou — niet alleen voor anderen.

Zo krijg je je belangrijkste werk gedaan vóórdat je dag wordt opgeslokt door ‘even tussendoor’.

42. Reserveer een ‘bufferblok’ in je agenda – elke dag

Hoe strak je je planning ook maakt… het leven gooit er toch wel iets tussendoor. Spoedklusje. Belletje van je collega. Een mail die tóch meer tijd kost dan je dacht. Oplossing: plan elke dag een bufferblok in.

• 30 minuten in de middag (of aan het eind van de dag)
• Niet vooraf ingevuld
• Voor ad-hoc dingen die anders je planning opblazen

En als er niks onverwachts komt? Dan gebruik je het lekker om een taak in te halen, te reflecteren of op te ruimen. Jij wint altijd.

Meer weten hierover? In de eerste aflevering van de Tijdwinst Podcast spreken Björn en Inge over beter plannen en efficiënt organiseren dankzij dit ene inzicht van Warren Buffett: “Tijd is geld, geef dus niet méér uit dan je hebt.”.

43. Houd fysiek en digitaal archief gescheiden en opgeruimd

Je fysieke en digitale spullen zijn als twee aparte huizen. En niemand wil wonen in een huis waar alle sokken in de koelkast liggen. Dus: hou ze gescheiden.

• Papier → vaste plek (liefst een kast, niet je hele bureau)
• Digitaal → duidelijke mappenstructuur, in de cloud (Drive, Dropbox of Notion)

Mix ze niet. Geen gescande documenten én papieren versies rondslingeren. En geen takenlijst op papier én digitaal. Hoe minder overlap, hoe meer overzicht. En hoe minder je kwijtraakt.

Helemaal goed doen? Ga paperless!

• Aantekeningen? → Notion of Evernote
• Officiële documenten? → Google Drive met slimme mapjes
• Bonnetjes & losse flarden? → Foto maken → direct uploaden → klaar

44.  Plan maandelijks een ‘denkdagdeel’ – voor strategie, rust en ideeën

We zitten vaak zó in de uitvoermodus, dat we amper nog toekomen aan nadenken. Niet over je planning, niet over je doelen, en al helemaal niet over: “Waar ben ik nou eigenlijk allemaal mee bezig?” Daarom: boek elke maand een denkdagdeel. Voor reflectie, strategie of gewoon… een leeg hoofd.

• Blok 2 uur op een rustige ochtend of middag
• Geen meetings, geen mail, geen ‘even snel iets afmaken’
• Alleen jij, een notitieboek of je favoriete app, en je gedachten

Gebruik het om je werk te evalueren, doelen bij te stellen of te bedenken wat je niet meer moet doen. Want dat is ook time management!

45. Ruim elke dag 15 minuten op (digitale hygiëne)

Sluit je werkdag nooit af zonder een digitale schoonmaak. Noem het je digitale tandenpoetsritueel. Wat je doet in die 15 minuten:

• Inkomende mail verwerken (niet: alles beantwoorden — gewoon verwerken).
• Openstaande tabs sluiten.
• Desktop opschonen.
• Onnodige screenshots of downloads weggooien.
• Takenlijstje updaten.

Kleine moeite, mega resultaat. Want zo start je morgen niet in chaos, maar in kalmte. En laten we eerlijk zijn: wie wil nou z’n werkdag beginnen met een digitale warzone?

Meer van dit? In onze 1-daagse Time Management training leer je hoe je een waterdicht systeem bouwt én onderhoudt. Geen rommel, geen stress, gewoon overzicht — digitaal én in je hoofd. Boek je plek – en ontdek hoe het voelt om altijd te weten waar je aan toe bent.

46. Sluit je werkdag bewust af

Niet gewoon je laptop dichtklappen en “we zien morgen wel weer”… maar echt bewust je dag afronden. Waarom? Omdat je dan je hoofd leegmaakt, je beter herstelt, én niet ’s avonds om 22:47 denkt: “Shit, ik moest nog iets…”

Wat doe je in je afsluitroutine (duurt max. 10 min):

• Check wat je wél hebt gedaan (yes!)
• Herplan wat je niet hebt gehaald (gewoon eerlijk)
• Bereid je top 3 voor morgen alvast voor (future-you zegt dank)

Resultaat? Je stapt uit je werkmodus met overzicht én rust. Zodat je ’s avonds kunt ontspannen in plaats van blijven malen.

47. Neem voldoende pauzes

Even eerlijk: hoeveel échte pauzes neem jij op een werkdag? En nee, scrollen op LinkedIn met een koude koffie telt niet. Je brein heeft pauzes nodig om goed te kunnen presteren. Focus werkt in golven — niet als een oneindige laserstraal. Dus: bouw bewust rustmomenten in je dag.

• Elke 60 tot 90 minuten: 5 tot 10 minuten pauze
• Écht pauze = bewegen, staren, luchten of lachen.
• Niet: je inbox “snel even bijwerken”.

Bonus: plan één langere herstelpauze van 30+ minuten per dag. Geen werk, geen input, alleen opladen. Jij hebt dat nodig. Je focus ook. En je humeur trouwens ook.

Liever elke week slimme tips in je inbox? Meld je aan voor onze nieuwsbrief – kort, inspirerend en direct toepasbaar.

48. Beloon jezelf na moeilijke taken

Sommige taken kosten gewoon bakken wilskracht. Rapport schrijven, dat ene lastige gesprek, de boekhouding… Bouw na elke pittige taak een beloning in:

• Je favoriete snack
• Even wandelen
• Een aflevering van je guilty pleasure
• Spotify op standje meebrul

Waarom dit werkt? Je brein krijgt een dopamine-shot. En onthoudt: “hé, lastig werk levert iets fijns op.” De kans dat je de volgende keer uitstelgedrag vertoont? Klein.

Dopamine = discipline. Maak er gebruik van.

49. Zeg vaker nee – want jouw tijd is kostbaar

“Heb je even?” “Kun jij dit oppakken?” “Misschien kun jij er even naar kijken…” Voor je het weet, is jouw dag gevuld met andermans to do’s. Tijd om vriendelijk maar vastberaden te leren nee zeggen.

• Geen tijd? ➝ “Lukt me niet deze week, ik zit vol.”
• Geen prioriteit? ➝ “Ik focus nu op iets anders. Kom er later op terug.”
• Niet jouw taak? ➝ “Misschien kan [X] dit beter oppakken.”

En onthoud: nee is geen afwijzing, het is een keuze. Een ja tegen je eigen planning, focus en energie.

Tip: oefen met mini-nees in veilige situaties. Hoe vaker je het doet, hoe makkelijker het wordt — en hoe meer respect je terugkrijgt. Assertiviteitsexpert Maggs Rippen sprak erover in de Tijdwinst Podcast:

 

Dit bericht op Instagram bekijken

 

Een bericht gedeeld door Tijdwinst.com (@tijdwinst)

50. Plan focus- en hersteltijd structureel in je week

Je plant waarschijnlijk wél je meetings en taken. Maar… je energie? Die laat je maar wat gebeuren. Tijd om dat te veranderen.

• Plan 3 tot 5 focusblokken per week voor je zwaarste werk.
• En: plan óók hersteltijd. Niet “als er tijd over is” — maar als prioriteit.

Voorbeelden:

• Een lunchwandeling
• Een koffiemoment (zonder scherm!)
• 30 minuten zonder input (geen podcasts, geen nieuws, gewoon niks)

Resultaat? Je energie blijft hoog. Je focus blijft scherp. En je trekt het niet alleen deze week – maar ook de rest van het jaar.

Tijd om zélf de regie te nemen? In onze 1-daagse Time Management training leer je hoe je dit niet af en toe doet, maar structureel. Plannen, reflecteren, herstellen en pieken — als een pro. Schrijf je in. Word niet drukker, maar slimmer.

Klaar om het écht anders aan te pakken?

Je hebt ze nu: 50 van de beste time management tips — praktisch, bewezen én direct toepasbaar. Geen trucjes. Geen toverformules. Maar gewoon: slimme keuzes, heldere routines en systemen die wél werken.

Maar weet je wat het geheim is? Niet wát je weet, maar wat je doet. Want één tip lezen verandert niets. Maar één tip toepassen? Dat kan je werkdag (en zelfs je leven) veranderen. 

Dus: kies vandaag één tip uit dit artikel. Begin daar. Maak het klein. Maak het concreet. En kijk wat het oplevert. Morgen pak je de volgende. En zo bouw je stap voor stap aan een systeem dat bij je past — en bijblijft.

Wil je dit niet alleen lezen, maar ook doen? In onze 1-daagse training Time Management leer je hoe je al deze tips omzet in een werkbaar systeem voor jouw werkdag. Inclusief:

• Slim plannen (zonder stress),
• Werken in focusblokken (zonder afleiding),
• En grip houden op je week (zonder overbelasting).

Schrijf je vandaag nog in – en win je tijd, energie en rust terug. Want timemanagement is geen luxe. Het is noodzaak. Voor een productief, gefocust én leuk werkleven.

Veelgestelde vragen over time management tips

Meer weten? Check ook eens deze vragen die ons vaak worden gesteld.

• Wat zijn de beste time management tips om minder stress te ervaren?

  Maak je hoofd leeg met een gedachtendump, gebruik één betrouwbaar systeem (agenda + takenmanager) en sluit je dag altijd bewust af. Zo creëer je rust en overzicht — en voorkom je het gevoel dat je constant achterloopt.

• Hoe krijg ik meer gedaan in minder tijd?

  Plan je dag in focusblokken, werk taak voor taak (niet multitasken) en gebruik je Golden Hour voor het zwaarste denkwerk. Zo benut je je energie optimaal en lever je méér in minder tijd.

• Welke time management tools of apps werken echt?

  Onze favorieten zijn Google Calendar + Todoist voor planning en taken, en de gratis Tijdwinst-app om losse gedachten meteen vast te leggen. Less is more: één agenda, één takenmanager, één plek voor notities.

• Hoe stel ik betere prioriteiten?

  Gebruik de Eisenhower-matrix (belangrijk vs. dringend) en de 1-3-5-regel (1 grote taak, 3 middelgrote, 5 kleine). Zo geef je richting aan je dag in plaats van brandjes te blussen.

• Hoe voorkom ik uitstelgedrag?

  Hak grote projecten op in concrete acties, gebruik de 2-minutenregel om te starten en begin je dag met je lastigste taak (‘Eat That Frog’). Begin klein, dan volgt de motivatie vanzelf.

• Hoe maak ik een goede planning (en hou ik me eraan)?

  Plan je keien eerst (grote klussen), dan kiezels (kleine taken), en voeg bufferblokken toe voor ad-hoc. Herplan realistisch aan het einde van je dag. Zo blijft je planning kloppend én haalbaar.

• Hoe zorg ik voor meer focus tijdens mijn werkdag?

  Zet je notificaties uit, werk in focusblokken van 60–90 minuten en neem daarna bewust pauze. Gebruik eventueel een noise cancelling koptelefoon of focus-apps zoals Forest.

• Hoe combineer ik agenda en takenlijst op een slimme manier?

  Alles dat langer duurt dan 30 minuten = in je agenda. Alle afspraken = in je agenda. Alles dat binnen 30 minuten kan = in je takenmanager.

• Wat zijn handige time management tips voor thuiswerkers of hybride werkers?

  Begin je dag met een vaste opstart- en afsluitroutine, plan focusmomenten vóór 12:00 en beperk onderbrekingen met duidelijke communicatie en 1-op-1-lijsten.

• Welke time management fouten maken mensen het vaakst (en hoe voorkom je die)?

  Fouten zijn o.a. alles in je hoofd houden, géén pauzes plannen, en elke ‘ping’ volgen. Oplossing: werk met een simpel systeem, plan hersteltijd in en zeg vaker nee.