Een goede samenwerking gaat verder dan slechts fantastische resultaten neerzetten. Soms zul je ook dingen met aankaarten; zaken die goed gaan bijvoorbeeld, maar ook dingen die beter kunnen. Feedback geven, noemen we dat. En dat is nodig, wil je jullie beter samenwerken en jullie productiviteit naar een hoger niveau tillen. Daarom, in dit artikel, alles over wat feedback geven (niet) is, plus tips om op een constructieve wijze kritiek te uiten.
Jij en jouw team kunnen er niet zonder: feedback
Jij en je collega’s leveren individueel goed werk. Jullie zetten goede resultaten neer, nemen altijd veel hooi op jullie vork en gaan geen uitdaging uit de weg. Qua resultaten zit het binnen jullie team dus wel snor.
Toch hapert het qua samenwerking soms nog wat. Zo vinden jullie het vervelend om elkaar aan te spreken of om terugkoppeling te geven. Ontzettend jammer. Feedback geven kan namelijk net dat ontbrekende puzzelstukje zijn dat jullie samenwerking mist.
Wanneer jij namelijk terugkoppeling krijgt, kan dat een groeimoment voor jou betekenen. Je leert wat je fout hebt gedaan en waar je dus in de toekomst op moet letten. Daartegenover staat dat wanneer jij een collega van feedback voorziet, hij ook kan werken aan zijn kennis en vaardigheden.
Laten we daarom eens kijken naar wat feedback geven precies is, wat het wel en juist niet inhoudt én hoe jullie het kunnen inzetten om jullie samenwerking te verbeteren.
Wat feedback niet is
Jullie hebben waarschijnlijk een aantal verkeerde aannames wanneer het op feedback aankomt.
Zo zien jullie feedback geven als een lastige exercitie. Iets waar je tegenop kijkt en om die reden vaak maak helemaal uit de weg gaat. Je wil je per slot van rekening geen ongemakkelijke situatie creëren of een collega in tranen laten uitbarsten.
Feedback ontvangen is daarentegen ook niet bepaald iets waar jullie vrolijk van worden. Je krijgt direct klamme handjes wanneer een collega vraagt of hij “… je openstaat voor feedback?” Nee, eigenlijk niet. Je wil vooral horen hoe goed je het doet. Kritiek en verbeterpunten leveren toch vaak verontwaardiging op.
Dit is hoe er in de praktijk vaak tegen feedback wordt aangekeken. Het is “ongemakkelijk”, “intimiderend”, “spannend” of “emotioneel”. Waarom zou je dat je teamleden willen aandoen?
Nou, omdat het werkt:
3 redenen waarom feedback lastig lijkt (en hun oplossing)
Je kunt pas aan jezelf, je vaardigheden en je productiviteit sleutelen zodra je weet wat je goed en slecht doet. Wat dat precies is, heb je niet altijd zelf in de gaten. Een blinde vlek, noemen we dat. Elkaar daarop wijzen en daarop gewezen worden, is daarom nodig.
Toch vinden we dat lastig, dat las je daarnet. Maar waardoor komt dat nou? Wat maakt het dat we feedback geven toch zo vreselijk vinden dat we het liever vermijden (wetende dat het ons vooruit kan helpen)?
Nou, drie redenen:
- Kritiek krijgen triggert een defensieve reactie
- Feedback tast ons ego aan
- Het is vaak eenrichtingsverkeer
Laten we deze drie punten uiteen zetten: waarom speelt dit en hoe kun jij dit oplossen om op die manier de samenwerking binnen het team te verbeteren?
1. Kritiek krijgen triggert een defensieve reactie
… vanwege ons oerinstinct wel te verstaan. Diep in ons brein zit een mechanisme dat kritiek labelt onder “direct gevaar”. Dat komt doordat kritiek voelt als afkeuring of afwijzing. En dat zou – in vroegere tijden – sociale uitsluiting betekenen. Levensbedreigend zelfs. Ooit.
Nu niet meer natuurlijk, maar het mechanisme in ons brein werkt nog steeds zo. Geen wonder dat je reactie op kritiek ontvangen zo defensief of aanvallend kan zijn, als het in je onderbewustzijn als levensbedreigend voelt!
Hoe ga je hiermee om? Tem je oerinstinct
Het blijkt heel simpel: je kunt jouw vecht vlucht reactie temmen door je ademhaling in te zetten. Adem je namelijk op een moment van stress (het krijgen van kritiek, bijvoorbeeld) diep in, dan geef je jouw brein een seintje dat het oké is = “het is maar feedback, leer je van. Ga je niet dood aan”.
Je zal merken dat je ontspant en minder snel de neiging hebt om in de verdediging te schieten. Nuttig, wanneer jullie onderling het een en ander bespreekbaar willen maken.
Adem dus diep om je aanvalssysteem uit te schakelen, prent dat samenwerk-motto in je nu ingeschakelde rationele brein, en je bent klaar om de ander je te laten helpen – en samen vooruit te komen.
2. Feedback tast ons ego aan
Onbewust zien we feedback toch als een dingetje; iets dat onze status aantast en wellicht invloed heeft op ons zelfvertrouwen. Vaak gaat het namelijk niet om “wat” iemand zegt, maar vooral om “wie” het zegt. Een goedbedoelde opmerking kan jou op die manier zomaar in het verkeerde keelgat schieten.
Zo wijs je bijvoorbeeld het advies van een collega af omdat je de manier waarop ze het bracht bazig vindt. Jij laat jou niks vertellen, zeker niet door een stagiaire!
Stom eigenlijk, je beschouwt terugkoppeling als iets wat slechts van “boven” naar “onder” wordt gegeven. Niet fraai, als het om suggesties voor verbeteringen in een feedbacksessie gaat, bijvoorbeeld. Het draait dan namelijk meer om de individuele eer, dan het gezamenlijke resultaat – en daar wordt niemand beter van.
Hoe ga je hiermee om? Maak je boodschap status-vrij
Als team moeten jullie leren om jullie feedback ego-vriendelijk te maken. Jullie moeten vrij jullie kritiek en terugkoppeling kunnen geven, zonder er een status-strijd van te maken.
Hoe je dit doet?
Nou, door jouw boodschap niet als feit te verkondigen. Daarmee lok je enkel een defensieve actie uit. Wil je jullie samenwerking verbeteren, dan probeer je samen tot een oplossing te komen. Zo:
Feedback geven door middel van suggesties vraagt om weerstand. In plaats daarvan stel je liever vragen. Zo geef jij de ander de kans zelf het antwoord te ‘ontdekken’.
Dus niet:
- ‘Meh, ik vind deze elementen niet goed bij elkaar passen’
- ‘Zou je dat wel zo doen? Kun je niet beter eerst even…’
- Kijk, je hebt hier een fout gemaakt. Zou je dit willen…’
Vervelend. Wat dus beter werkt is:
- ‘Hoe vind jij die kleuren bij elkaar passen? Wat zou jij kunnen doen om dit beter naar voren te laten komen?’
- ‘Hoezo heb je gekozen voor deze aanpak?’
- ‘Wat denk je dat hier fout is gegaan?’
Kortom: stel de ander open vragen en stuur hem of haar vervolgens in de goede richting. Hiermee voorkom je dat vingergewijs en statusconflicten.
3. Het is vaak eenrichtingsverkeer
Tenminste, zo ervoer je dat altijd in de praktijk. De enige die jou wel eens feedback gaf was een leidinggevende of manager. En dan meestal tijdens een jaarlijks beoordelingsgesprek. Ook hier weer van “boven” naar “onder”, maar vooral vanuit eenrichting. Zelden was het andersom; je hebt jouw leidinggevende nog nooit advies of tips gegeven, waarom zou je?
Door deze ervaring hebben jij en je team misschien het idee dat feedback altijd maar vanuit één kant komt. Dat het dient als een vingertik, een correctie. Wie ben jij om dat bij een collega waarmee je nauw samenwerkt te doen? Niet jouw plek, vind jij.
Hoe ga je hiermee om? Maak het wederkerig
Ontzettend simpel: als je feedback geeft, dan ontvang je hem ook. Eén regel die jullie als team in jullie achterhoofd kunnen houden, wil je de samenwerking verbeteren. Feedback heeft namelijk niets met hiërarchie te maken; iedereen – van stagiair tot een leidinggevende – wil zijn of haar functioneren en productiviteit verbeteren. Spreek daarom af om elkaar onderling feedback te geven.
Je kunt zelfs punten die je tussendoor binnenvallen tijdelijk vastleggen op een bespreeklijst. Dan, wanneer het jou en een andere collega schrikt, nemen jullie beide de lijst door.
Zo maak je van feedback een samenwerkingstool
Het is iets positiefs, iets simpels en je helpt elkaar ermee: het geven van feedback. Na het lezen van dit artikel begrijp je dat het niet vervelend hoeft te zijn of defensieve reacties hoeft uit te lokken. Integendeel.
Wanneer jullie deze tips eigen maken, zal het juist bijdragen aan jullie persoonlijke ontwikkeling, productiviteit en samenwerking. Doe het daarom eens:
- Stel een perspectief-omdraaiende vraag als “hoe zou jij het doen?” – en ga samen verder op de suggesties die opkomen.
- Adem 4 seconden diep in, als je moeite hebt met kritiek krijgen – en prent je nu geactiveerde rationele brein in dat kritiek hulp van de ander is, om samen vooruit te komen.
- Voer de regel in “als je feedback geeft, ontvang je hem ook” – gebruik bijvoorbeeld een bespreeklijst om tussendoor feedbackpunten vast te leggen
Dát is echt effectief samenwerken: de ware definitie van feedback geven.
Meer leren over dit onderwerp?
Je kent ons van onze timemanagement artikelen en hebt misschien zelfs ooit een timemanagement training bij ons gevolgd. Maar wist je ook dat we naast timemanagement.nl ook nog andere blogs (en dus trainingen) hebben? Dit artikel ging bijvoorbeeld over feedback geven; een ontzettend interessant en nuttig onderwerp voor kenniswerkers.
Wil je daar meer over lezen of misschien zelfs ooit een training over volgen, check dan eens onze site. Daar vind je tal van artikelen over het geven en ontvangen van terugkoppeling en wat dit voor jou en je team betekenen.
Enkele voorproefjes:
- Stoppen met aardig zijn en wél feedback geven, zo doe je dat!
- Aangevallen voelen na feedback? Zo ga je met die reactie om!
- Herken verschillende soorten gesprekken (en doe dan dit)
- Een compliment geven: 3 elementen voor een ‘wow’-factor
- Zo houd je rekening met het verschil introvert en extravert bij feedback geven
Wie zijn wij?
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
