Wat komt aan bod?
- Overzicht creëren
- Taken concreet maken
- Beschikbare tijd in kaart brengen
- Werken met een waterdicht systeem
Van chaos naar controle. Veel mensen leiden aan een zogenaamde ‘planning fallacy’: ze gaan telkens uit van een best-case scenario. De reden? Optimisme. Ze gooien alle rationaliteit het raam uit wanneer het op het hanteren van een realistisch tijdschema aankomt. Jij misschien ook.
Je overschat jezelf en je plan-vaardigheden.
“Natuurlijk lukt het me om binnen drie dagen een volledige campagne op te zetten. Ik heb een ontzettend hoog werktempo.”
Je onderschat je externe factoren en ad hoc zaken.
“De reden dat deze briefing te laat werd aangeleverd, is omdat er plotseling een spoedje tussendoor kwam. Hoe had ik dat kunnen voorzien?”
Met andere woorden:
Je bent te optimistisch over je eigen productiviteit en houdt onvoldoende rekening met onvoorziene zaken. Dit is de reden waarom je regelmatig een 40-urige werkweek tegemoet gaat met taken die bij elkaar meer dan 50 uur beslaan. Je hebt simpelweg niet door dat je te optimistisch plant. Gelukkig is er een manier om dit tegen te gaan. Een cursus Plannen en Organiseren kan daarbij helpen. Daar leer je namelijk deze 3 dingen:
1. Overzicht creëren
Wat leer je tijdens een cursus ‘planning maken’? Simpel: overzicht creëren. Voordat je namelijk aan de slag gaat, zul je eerst moeten weten wát je gaat plannen — wat bevindt er zich allemaal op jouw bordje? Zet het op een rijtje:
Breng alles in kaart
Pak een groot vel papier en plaats daar alle taken, afspraken en klusjes op die jij moet uitvoeren. Die stapel paperassen, bonnetjes die je moet declareren of notities die verwerkt moeten worden — zie niets over het hoofd. Gebruik desnoods deze ‘trigger’-lijst zodat je niets vergeet.
Schrap of delegeer rigoureus
Niet alles dat op deze lijst staat moet worden uitgevoerd, in ieder geval niet door jou. Schrap daarom zaken die je toch niet gaat doen of die jouw tijd niet waard zijn. Zaken die een ander net zo goed kan uitvoeren, delegeer je.
2. Taken concreet maken
Leer planmatig werken. Zodra je weet waar jij je mee moet bezig houden, ga je prioriteiten stellen. Echter, met een lijst vol taken gaat dat ontzettend lastig. Je brein zal namelijk op zoek gaan naar taken die het makkelijk of snel kan uitvoeren — taken die niet altijd belangrijk zijn. Om dit tegen te gaan, maak je iedere taak simpel mogelijk.
Maak onderscheid tussen projecten en taken
Een lijst vol projecten is niet uitvoerbaar. Een project bestaat namelijk uit meerdere taken waar je vaak nog over moet nadenken voordat je ‘m kunt uitvoeren. Bijvoorbeeld: ‘Stel een bedrijfsplan op’. Je moet hiervoor meerdere handelingen uitvoeren.
Werk daarom enkel met taken. Taken zijn simpele, enkelvoudige handelingen waar je niet meer over hoeft na te denken. Ze zijn duidelijk en concreet. Bijvoorbeeld: ‘E mail Marieke’. Markeer daarom ieder project dat op je lijst staat en bedenk iedere stap die jij moet ondernemen — reduceer ze tot taken. Schrijf deze op.
Bepaal bij alles de eerstvolgende stap
Vervolgens vraag je je bij iedere taak of of dit werkelijk de eerstvolgende stap is die je moet verrichten — gaat er niet nog iets aan vooraf? Doe dit voor al je taken op je lijst. Je kunt namelijk pas een reële planning maken wanneer je precies weet welke taken je moet uitvoeren.
3. Beschikbare tijd in kaart brengen
Beter leren plannen? Je hebt nu een lijst waar alle belangrijke taken op staan die jij moet uitvoeren. Om nou te voorkomen dat je weer de fout ingaat en te optimistisch plant, maak je een tijdsplanning — een waarbij je rekening houdt met wat je moet uitvoeren en de beschikbare tijd die je daarvoor nodig hebt.
Schat de duur in
Noteer eerst achter iedere taak hoe lang jij verwacht er bezig mee te zijn of hoeveel tijd je de taak waard vindt.
- ‘Onderzoek doen naar doelgroep’ kost je bijvoorbeeld 3 uur. Noteer dat erachter.
- ‘Brainstormen nieuwe ideeën sales’ kan zoveel tijd in beslag nemen als dat je het gunt. Bepaal hoeveel tijd je er maximaal aan wilt besteden. Noteer dat er achter.
Doe dit voor je hele lijst.
Breng verwachte zaken in kaart
Maak vervolgens een lijst met alle taken en afspraken die terugkeren — dagelijks, wekelijks, maandelijks. Noteer achter alles hoeveel tijd dit van je vraagt en reken vervolgens uit hoeveel tijd je hier gemiddeld aan kwijt bent. Besef dat je deze tijd niet kunt besteden aan de taken op je lijst. Die ben je immers standaard kwijt aan verwachte zaken.
Breng onverwachte zaken in kaart
Natuurlijk zijn er ook zaken die je niet kunt plannen of voorzien. Door hier vooraf rekening mee te houden voorkom je dat je een te optimistische planning maakt. Er gebeurt namelijk altijd wel iets onverwachts. Houd daarom 20 á 30% van je tijd vrij voor onverwachte zaken of worst-case scenario’s, dan zit je altijd goed.
Maak nu een realistische tijdsplanning
De laatste twee stappen laten je zien hoeveel tijd jij niet kunt besteden aan de taken op je lijst. Die tijd gaat immers op aan structurele (en verwachte) zaken en aan taken die (onverwacht) tussendoor komen.
Werk daarom enkel met de tijd die je over hebt. Dié tijd kun je besteden aan de taken op je lijst. Dié kun je nu (zonder te optimistisch te zijn) plannen.
4. Werken met een waterdicht systeem
Deze stappen hebben je een mooie lijst opgeleverd met taken. Daarnaast hebben ze je een duidelijk beeld gegeven van de beschikbare tijd waarin je ze kunt uitvoeren. Het enige dat nu nog rest, is het daadwerkelijk plannen van die taken.
Dat doe je in één waterdicht systeem. Hoe dat werkt leggen we je graag verder uit in onze 1-daagse training Plannen en Organiseren. In deze training gaan we verder in op bovenstaande oefeningen en leer je hoe je ze in de praktijk toepast. Dat is natuurlijk niet het enige dat je leert:
Aankomende cursus data
Zet nu de eerste stap voor meer rust en gelukHoe leer ik plannen en organiseren? Volg de Cursus Plannen en Organiseren
Onze 1-daagse training Time Management kan aanzienlijk bijdragen aan het verbeteren van jouw vermogen om effectief te plannen en organiseren. Hier zijn enkele uitgebreide manieren waarop onze training kan helpen:
- Bewustwording van je kostbare tijd: Time Management begint meestal met het creëren van bewustzijn over hoe we onze tijd besteden. Het helpt je om inzicht te krijgen in je huidige tijdsbesteding, zowel op het werk als in je persoonlijke leven. Door te begrijpen waar de tijd naartoe gaat, kun je bepalen welke activiteiten belangrijk zijn en welke afleidingen moeten worden geminimaliseerd.
- Prioriteiten stellen: Een belangrijk aspect van de ‘Plannen en Organiseren’ training is daarnaast het stellen van prioriteiten. De training zal technieken aanreiken om taken en activiteiten te evalueren op basis van hun urgentie en belangrijkheid. Door prioriteiten te stellen, kun je jouw energie richten op de meest waardevolle en impactvolle activiteiten, waardoor je effectiever wordt in het bereiken van hun doelen.
- Doelen stellen: Onze cursus ‘Plannen en Organiseren’ zal je daarnaast helpen bij het stellen van duidelijke en haalbare doelen. Het identificeren van doelen op verschillende gebieden van het leven stelt jou in staat om gerichte actie te ondernemen en prioriteiten te stellen op basis van jouw langetermijnvisie. Door doelen te stellen en ze regelmatig te evalueren, kun je jouw inspanningen effectiever richten en gemotiveerd blijven.
- Planningstechnieken: Een belangrijk onderdeel van de training is natuurlijk ook het maken van een effectieve planning. De training zal verschillende planningstechnieken introduceren, zoals het gebruik van agenda’s, takenlijsten en planning tools. Je leert hoe je jouw taken kunt organiseren, deadlines kunt beheren en realistische tijd inschattingen kunt maken. Dit helpt je om jouw tijd efficiënter te gebruiken en stress te verminderen.
- Omgaan met onderbrekingen en afleidingen: In de moderne wereld zijn er talloze afleidingen die jouw productiviteit kunnen beïnvloeden. De training ‘Plannen en Organiseren’ richt zich daarom ook op het omgaan met onderbrekingen en afleidingen. Je leert technieken om je te concentreren, jouw aandacht te beheren en efficiënter om te gaan met digitale afleidingen zoals e-mails, sociale media en notificaties.
- Delegeren en uitbesteden: Effectief time management omvat ook het vermogen om taken te delegeren of uit te besteden. De training zal je helpen bij het identificeren van taken die kunnen worden gedelegeerd aan anderen, waardoor je meer tijd en energie hebt voor belangrijke verantwoordelijkheden. Het ontwikkelen van deze vaardigheid kan bijdragen aan een betere werklastverdeling en een efficiëntere organisatie van taken.
- Stressmanagement: Slecht time management kan leiden tot verhoogde stressniveaus. Onze 1-daagse cursus ‘Plannen en Organiseren’ zal daarom ook aandacht besteden aan stressmanagementtechnieken. Deelnemers leren hoe ze stress kunnen verminderen door hun tijd beter te beheren, realistische verwachtingen te stellen en effectieve copingstrategieën toe te passen. Dit helpt hen om een gezonde werk-privébalans te behouden en hun algehele welzijn te verbeteren.
Met andere woorden: Wat moet je kunnen om te plannen? Bovenstaand. En je leert het bij ons. Onze 1-daagse cursus Time Management voorziet jou van waardevolle tools, technieken en inzichten om je planning en organisatievaardigheden te verbeteren. Door bewuster om te gaan met tijd, prioriteiten te stellen, doelen te stellen, effectief te plannen en om te gaan met afleidingen, kun je jouw productiviteit verhogen, stress verminderen en een betere balans tussen werk en privéleven bereiken. Schrijf je daarom snel in!
De training is is ook online te volgen: 1-daagse online cursus Plannen en Organiseren
Meer weten over plannen en organiseren? Lees verder
Check onderstaande video waarin Björn je meer vertelt over plannen en organiseren, en met name waarom de meestvoorkomende smoesjes rondom plannen niet opgaan:
Ontdek ook onze andere gratis cursus plannen tips
- Plannen en organiseren als een pro: timemanagement bureau geeft zomaar hun beste tips weg
- Wat kun je doen aan uitstelgedrag? Leer beter plannen en organiseren (6 tips)
- Leren plannen en organiseren? Stop met te optimistisch zijn
- Plannen en organiseren tips: de 3 beste om het jaar goed te beginnen!
- Hoe kan ik mijn mailbox leegmaken? Snel je inbox op orde dankzij de OHIO-methode
Mensen vroegen ook
Wat is plannen en organiseren?
Volgens Tijdwinst.com is plannen en organiseren een systematische aanpak van taken, activiteiten en projecten efficiënt te structureren en te beheren.
Het omvat het stellen van doelen, het maken van een planning, het prioriteren van taken, het gebruiken van slimme tools en het beheren van de tijd om de gewenste resultaten te behalen.
Door effectief te plannen en te organiseren, kunnen mensen volgens ons hun productiviteit verhogen, stress verminderen en meer controle krijgen over hun werk en leven. Het stelt hen in staat om doelen te bereiken, deadlines te halen en succesvol te zijn in verschillende aspecten van hun leven, zowel persoonlijk als professioneel. Klinkt goed, toch?
Wat heeft plannen en organiseren met elkaar te maken?
Nou, plannen en organiseren zijn nauw met elkaar verbonden en vormen samen een essentiële combinatie voor effectief en efficiënt werken.
Plannen is het proces waarbij doelen worden gesteld en strategieën worden ontwikkeld om die doelen te bereiken.
Het omvat het identificeren van taken, het bepalen van de volgorde waarin ze moeten worden uitgevoerd en het toewijzen van tijd en middelen om ze te voltooien. Een goede planning zorgt voor structuur, duidelijkheid en richting, waardoor je weet wat je moet doen en hoe je het moet doen.
Organiseren houdt daarentegen in dat je de middelen, zoals tijd, geld, materialen en mensen, op een geordende en efficiënte manier beheert om de geplande taken uit te voeren.
Het gaat om het structureren van je werkplek, het opzetten van systemen en processen, en het toewijzen van verantwoordelijkheden. Door goed te organiseren kun je je taken en projecten soepel laten verlopen, taken delegeren indien nodig en potentiële obstakels of inefficiënties minimaliseren.
Kortom, plannen en organiseren vullen elkaar aan. Een gedegen planning legt de basis voor effectieve organisatie, terwijl goede organisatie de uitvoering van de planning vergemakkelijkt. Samen helpen ze je om je doelen te bereiken, je tijd optimaal te benutten en je werkproces te stroomlijnen.
Staat de plannen en organiseren competentie goed op een CV?
Ja, de competentie plannen en organiseren staat zeker goed op een CV. Het tonen van sterke plannings- en organisatievaardigheden is waardevol voor werkgevers, omdat het aangeeft dat je in staat bent om taken effectief te structureren, prioriteiten te stellen en projecten succesvol te beheren. Het benadrukt je vermogen om deadlines te halen, efficiënt te werken en een georganiseerde aanpak te hanteren.
Het vermelden van de plannings- en organisatiecompetentie op je CV kan worden ondersteund door concrete voorbeelden van situaties waarin je deze vaardigheden hebt toegepast. Dit kunnen projecten zijn die je succesvol hebt afgerond, evenementen die je hebt georganiseerd, of situaties waarin je effectief hebt geprioriteerd en gemanaged om resultaten te behalen.
Kortom, het opnemen van de competentie plannen en organiseren op je CV kan een positieve indruk geven aan potentiële werkgevers en laten zien dat je over belangrijke vaardigheden beschikt die relevant zijn voor veel functies.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Organiseren en Plannen
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Timemanagement | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
Wij zijn geaccrediteerd door
Ervaringen van onze cursisten
Wij delen continu onze ervaringen en tips om je te inspireren.Ik vond het een zeer nuttige training t.a.v. structuur te krijgen in het plannen van de werkvoorraad. Zeker in Outlook. Tips gekregen om niet teveel afgeleid te worden met het mailverkeer, toepassen van To Do-lijst en de 1:1-lijst, inbox nalopen en eventueel leegmaken. De trainer gaf ook heel goede informatie en is heel duidelijk en enthousiast.
Wij verzorgen cursussen voor o.a.
