Time management draait om het creëren van rust en overzicht. Je doet dit door de juiste keuzes te maken, prioriteiten te stellen, realistisch te plannen en je uitstelgedrag aan te pakken. Klinkt als een hele kluif? Nee hoor. Deze 3 time management oefeningen helpen je op weg.
Time Management Oefening 1: Doe een gedachtendump.
Het begint allemaal bij het creëren van overzicht.
Een simpele manier om dit te doen, is door alles uit je hoofd te halen en op papier te zetten. Zo weet je wat er zich allemaal op je bordje bevindt. We noemen dit ene ‘gedachtendump’.
En of dat lastig is? Zeker niet. Het enige dat je nodig hebt is een vel papier en een uur van je tijd.
… aan de slag:
Stap 1: Schrijf alles op dat jouw aandacht heeft.
Alles dat in je opkomt, gaat op papier. Hierbij is alles even belangrijk: taken die je moet uitvoeren, mensen die je moet bellen of vergaderingen die je nog moet voorbereiden — schrijf ze allemaal op. Gebruik eventueel deze ‘triggerlijst’ zodat je zeker weet dat je niets vergeet.
Stap 2: Zorg dat je niets over het hoofd ziet.
Heb je nu alles? Echt alles-alles? Waarschijnlijk niet. Neem die stapel papieren op je bureau bijvoorbeeld. Waarschijnlijk vind je daar nog losse eindjes — bonnetjes die je nog moet declareren, rekeningen die nog betaald moeten worden of onverwerkte aantekeningen.
Doe hetzelfde met je mailbox, je postvak op kantoor of kladblokken vol aantekeningen. Spit ze door en plaats alles waar jij nog iets mee moet op je lijst.
Stap 3: Terugsnoeien.
Waarschijnlijk is je lijst ondertussen erg lang. Schrik er niet van. Het geeft je juist inzicht in waar je prioriteiten liggen. Dit motiveert je rigoureus af te rekenen met taken die niet jouw tijd en aandacht verdienen. Zulke taken schrap je of delegeer je naar anderen.
Time Management Oefening 2: Bepaal je eerstvolgende acties.
Zodra je een duidelijk beeld hebt van wat er allemaal op jouw bordje ligt, ga je prioriteiten stellen. Houd hierbij rekening met het feit dat je brein lui en dom is — het houdt zich het liefst bezig met taken die de minste weerstand oproepen en de minste stress opleveren.
Doe daarom dit:
Stap 1: Maak eerst onderscheid tussen projecten en acties.
Op je takenlijst staan projecten en taken vaak door elkaar. Laat ons het verschil uitleggen:
- Een taak is een simpele enkelvoudige handeling. Een project bestaan uit meerdere handelingen.
- Over taken hoef je vaak niet na te denken (‘Neem contact op met klant X’) over projecten wel (‘Schrijf een marketingplan’).
Wanneer je brein de keuze moet maken tussen een simpele taak als ‘Neem contact op met klant X’ OF het moet kiezen tussen het project ‘Schrijf een marketingplan’ — waaraan denk je dan dat je brein voorkeur geeft? Juist: de taak. Deze is namelijk concreet. Er is over nagedacht. Kortom: het helpt je aan de slag te gaan.
Markeer daarom de projecten op je lijst en reduceer ze tot concrete taken. Dat doe je in stap 2:
Stap 2: Bepaal bij elk project de eerstvolgende actie.
Vraag je bij elk project af of het de eerstvolgende stap is — “is dit werkelijk de eerste handeling die ik verricht wanneer ik hiermee aan de slag ga?” Doe dit voor alle projecten op je lijst.
- ‘Marketingplan schrijven’ — eerste stap: ‘onderzoek doen opzet marketingplan’
- ‘Nieuw huisstijl ontwerpen — eerste stap: ‘brainstormen over nieuwe look’
Stap 3: Check of de taken ook echt eerstvolgende acties zijn.
Je had al taken op je lijst staan en door projecten te reduceren naar taken in de tweede stap, is je lijst nog langer geworden. Hoe voorkom je nu dat deze taken onaangeroerd blijven liggen?
Simpel: ga bij iedere taak na of het daadwerkelijk de eerstvolgende handeling is. Moet je daadwerkelijk ‘Klant x’ bellen of gaat hier nog een taak aan vooraf, bijvoorbeeld je inlezen in het dossier?
Soms kun je namelijk pas aan een taak beginnen, wanneer je een andere taak hebt uitgevoerd. Ga daarom nogmaals je lijst af.
Time Management Oefening 3: Bereken je netto tijd.
Voordat je je werkdag kunt plannen, zul je moeten realiseren dat je niet al je tijd vrijelijk te besteden hebt. Net als bij een salaris: er is een verschil tussen je bruto en netto salaris. Je kunt niet alles spenderen. Dit geldt ook voor je werkuren. Een groot deel van je tijd gaat op aan terugkerende taken. Daarnaast is er ook altijd onverwacht werk dat binnenstroomt. Houd hier rekening mee.
Stap 1: Breng je verwachte taken en afspraken in beeld
Maak een lijst van alle taken en afspraken die dagelijks, wekelijks en maandelijks terugkeren. Schrijf achter ieder item hoe veel tijd het opslokt. Reken vervolgens uit hoeveel tijd je hier gemiddeld aan kwijt bent
Als je dagelijks één uur nodig om te e mailen en twee uur voor het verwerken van orders? Daarnaast ook nog eens wekelijks debiteurenbeheer en meetings die je moet bijwonen? Realiseer je dan dat 50% van je tijd al kwijt bent. Deze kun je niet besteden aan de taken op je lijst.
Stap 2: Houd ruimte voor onverwachte zaken.
Houd daarnaast rekening met het feit dat niet alles te plannen valt. Een deel van je werk is vaak ad hoc en had je niet kunnen voorzien.
Je kunt er echter wel rekening mee houden. Houd je 20 á 30% van je tijd vrij voor onverwachte zaken, dan speel je altijd op ‘safe’. Bepaal wat voor jou een veilige marge is en pas aan waar nodig.
Stap 3: Maak een takenlijst die past bij je netto tijd
Stap 1 en 2 gaven je inzicht in hoeveel tijd je te besteden hebt voor de taken op je lijst. Je weet hoeveel tijd je kwijt bent aan structurele, verwachte zaken én aan ad hoc of onverwachte zaken.
Bij het maken van een takenlijst kun je hier rekening mee houden en creëer je een lijst die past bij de ruimte die je hebt.
Aankomende cursus data
Zet nu de eerste stap voor meer rust en gelukOrganiseer alles in één waterdicht systeem.
Deze oefeningen bieden je de stap in de juiste richting. Om het echter volledig te organiseren zul je één waterdicht Time Management systeem moeten gebruiken. In onze 1-daagse Training Time Management leggen we je uit hoe je dat doet.
Tijdens deze training duiken we dieper in op bovenstaande time management oefeningen en leer je hoe je dit in de praktijk toepast voor meer rust en overzicht. Natuurlijk komen er ook een hoop andere dingen aan bod:
Wij zijn geaccrediteerd door
Ervaringen van onze cursisten
Wij delen continu onze ervaringen en tips om je te inspireren.Hele fijne leerzame dag met veel eyeopen momentjes. Duidelijke uitleg. Veel tips en tops. Ik ga alles toepassen om de rust in mijn hoofd te krijgen.
Het was een mooie, leerzame dag. Verschillende leuke mensen ontmoet en een goede trainer. Dank je wel voor de handige tips!
Ik kwam zonder verwachtingen en ging zeer tevreden naar huis met nieuwe en opgeschudde kennis
Het was een leerzame dag waar ik veel aan heb gehad. De trainer heeft deze dag op leuke manier ingedeeld zodat de groep het ook heel leuk vond.
Erg leerzame dag gehad, met veel bruikbare tips! Spontane docent die zijn lesstof op een humoristische manier kon overbrengen.
Ik vond het een zeer nuttige training t.a.v. structuur te krijgen in het plannen van de werkvoorraad. Zeker in Outlook. Tips gekregen om niet teveel afgeleid te worden met het mailverkeer, toepassen van To Do-lijst en de 1:1-lijst, inbox nalopen en eventueel leegmaken. De trainer gaf ook heel goede informatie en is heel duidelijk en enthousiast.
Wij verzorgen cursussen voor o.a.
