Time management draait om het creëren van rust en overzicht. Je doet dit door de juiste keuzes te maken, prioriteiten te stellen, realistisch te plannen en je uitstelgedrag aan te pakken. Klinkt als een hele kluif? Nee hoor. Deze 3 time management oefeningen helpen je op weg.

Time Management Oefening 1: Doe een gedachtendump.

Het begint allemaal bij het creëren van overzicht.

Een simpele manier om dit te doen, is door alles uit je hoofd te halen en op papier te zetten. Zo weet je wat er zich allemaal op je bordje bevindt. We noemen dit ene ‘gedachtendump’.

En of dat lastig is? Zeker niet. Het enige dat je nodig hebt is een vel papier en een uur van je tijd.

… aan de slag:

Stap 1: Schrijf alles op dat jouw aandacht heeft.

Alles dat in je opkomt, gaat op papier. Hierbij is alles even belangrijk: taken die je moet uitvoeren, mensen die je moet bellen of vergaderingen die je nog moet voorbereiden — schrijf ze allemaal op. Gebruik eventueel deze ‘triggerlijst’ zodat je zeker weet dat je niets vergeet.

Stap 2: Zorg dat je niets over het hoofd ziet.

Heb je nu alles? Echt alles-alles? Waarschijnlijk niet. Neem die stapel papieren op je bureau bijvoorbeeld. Waarschijnlijk vind je daar nog losse eindjes — bonnetjes die je nog moet declareren, rekeningen die nog betaald moeten worden of onverwerkte aantekeningen.

Doe hetzelfde met je mailbox, je postvak op kantoor of kladblokken vol aantekeningen. Spit ze door en plaats alles waar jij nog iets mee moet op je lijst.

Stap 3: Terugsnoeien.

Waarschijnlijk is je lijst ondertussen erg lang. Schrik er niet van. Het geeft je juist inzicht in waar je prioriteiten liggen. Dit motiveert je rigoureus af te rekenen met taken die niet jouw tijd en aandacht verdienen. Zulke taken schrap je of delegeer je naar anderen.

Time Management Oefening 2: Bepaal je eerstvolgende acties.

Zodra je een duidelijk beeld hebt van wat er allemaal op jouw bordje ligt, ga je prioriteiten stellen. Houd hierbij rekening met het feit dat je brein lui en dom is — het houdt zich het liefst bezig met taken die de minste weerstand oproepen en de minste stress opleveren.

Doe daarom dit:

Stap 1: Maak eerst onderscheid tussen projecten en acties.

Op je takenlijst staan projecten en taken vaak door elkaar. Laat ons het verschil uitleggen:

  • Een taak is een simpele enkelvoudige handeling. Een project bestaan uit meerdere handelingen.
  • Over taken hoef je vaak niet na te denken (‘Neem contact op met klant X’) over projecten wel (‘Schrijf een marketingplan’).

Wanneer je brein de keuze moet maken tussen een simpele taak als ‘Neem contact op met klant X’ OF het moet kiezen tussen het project ‘Schrijf een marketingplan’ — waaraan denk je dan dat je brein voorkeur geeft? Juist: de taak. Deze is namelijk concreet. Er is over nagedacht. Kortom: het helpt je aan de slag te gaan.

Markeer daarom de projecten op je lijst en reduceer ze tot concrete taken. Dat doe je in stap 2:

Stap 2: Bepaal bij elk project de eerstvolgende actie.

Vraag je bij elk project af of het de eerstvolgende stap is — “is dit werkelijk de eerste handeling die ik verricht wanneer ik hiermee aan de slag ga?” Doe dit voor alle projecten op je lijst.

  • ‘Marketingplan schrijven’ — eerste stap: ‘onderzoek doen opzet marketingplan’
  • ‘Nieuw huisstijl ontwerpen — eerste stap: ‘brainstormen over nieuwe look’

Stap 3: Check of de taken ook echt eerstvolgende acties zijn.

Je had al taken op je lijst staan en door projecten te reduceren naar taken in de tweede stap, is je lijst nog langer geworden. Hoe voorkom je nu dat deze taken onaangeroerd blijven liggen?

Simpel: ga bij iedere taak na of het daadwerkelijk de eerstvolgende handeling is. Moet je daadwerkelijk ‘Klant x’ bellen of gaat hier nog een taak aan vooraf, bijvoorbeeld je inlezen in het dossier?

Soms kun je namelijk pas aan een taak beginnen, wanneer je een andere taak hebt uitgevoerd. Ga daarom nogmaals je lijst af.

Time Management Oefening 3: Bereken je netto tijd.

Voordat je je werkdag kunt plannen, zul je moeten realiseren dat je niet al je tijd vrijelijk te besteden hebt. Net als bij een salaris: er is een verschil tussen je bruto en netto salaris. Je kunt niet alles spenderen. Dit geldt ook voor je werkuren. Een groot deel van je tijd gaat op aan terugkerende taken. Daarnaast is er ook altijd onverwacht werk dat binnenstroomt. Houd hier rekening mee.

Stap 1: Breng je verwachte taken en afspraken in beeld

Maak een lijst van alle taken en afspraken die dagelijks, wekelijks en maandelijks terugkeren. Schrijf achter ieder item hoe veel tijd het opslokt. Reken vervolgens uit hoeveel tijd je hier gemiddeld aan kwijt bent

Als je dagelijks één uur nodig om te e mailen en twee uur voor het verwerken van orders? Daarnaast ook nog eens wekelijks debiteurenbeheer en meetings die je moet bijwonen? Realiseer je dan dat 50% van je tijd al kwijt bent. Deze kun je niet besteden aan de taken op je lijst.

Stap 2: Houd ruimte voor onverwachte zaken.

Houd daarnaast rekening met het feit dat niet alles te plannen valt. Een deel van je werk is vaak ad hoc en had je niet kunnen voorzien.

Je kunt er echter wel rekening mee houden. Houd je 20 á 30% van je tijd vrij voor onverwachte zaken, dan speel je altijd op ‘safe’. Bepaal wat voor jou een veilige marge is en pas aan waar nodig.

Stap 3: Maak een takenlijst die past bij je netto tijd

Stap 1 en 2 gaven je inzicht in hoeveel tijd je te besteden hebt voor de taken op je lijst. Je weet hoeveel tijd je kwijt bent aan structurele, verwachte zaken én aan ad hoc of onverwachte zaken.

Bij het maken van een takenlijst kun je hier rekening mee houden en creëer je een lijst die past bij de ruimte die je hebt.

In-company offerte aanvragen

Aankomende cursus data

Zet nu de eerste stap voor meer rust en geluk
10
Feb

Groningen
09:00 - 16:00
Beschikbaar

Meer info
10
Feb

Alkmaar
09:00 - 16:00
Beschikbaar

Meer info
10
Feb

Online via Zoom
09:00 - 16:00
Volgeboekt

Volgeboekt
16
Feb

Utrecht
09:00 - 16:00
Volgeboekt

Volgeboekt
2
Mar

Eindhoven
09:00 - 16:00
Beschikbaar

Meer info

Organiseer alles in één waterdicht systeem.

Deze oefeningen bieden je de stap in de juiste richting. Om het echter volledig te organiseren zul je één waterdicht Time Management systeem moeten gebruiken. In onze 1-daagse Training Time Management leggen we je uit hoe je dat doet.

Tijdens deze training duiken we dieper in op bovenstaande time management oefeningen en leer je hoe je dit in de praktijk toepast voor meer rust en overzicht. Natuurlijk komen er ook een hoop andere dingen aan bod:

In-company offerte aanvragen

Wij zijn geaccrediteerd door

Ervaringen van onze cursisten

Wij delen continu onze ervaringen en tips om je te inspireren.
Sandra Bok

Wat een geweldige training!!

Na eerst de (theoretische) bouwstenen te hebben gelegd, werd er vooral veel praktisch gedaan. Veel nieuwe inzichten op een heerlijk ongedwongen manier. Echt een top dag!

Elisabetta – Eindhoven

Very hands-on Time Management training!

The training was well organized, interactive and useful. I appreciated a lot the practical approach of the trainer as it was helpful to connect what we were discussing to our everyday life. I also enjoyed the combination of small tricks and long-term approach that were offered as suggestion for the students in order to improve their time management skills.

Claudia – Vianen

Zin om ermee aan de slag te gaan!

Wat een positiviteit Patrick. Ik ben aangestoken door de effectiviteit en functionaliteit van de cursus. De volgende dag op het werk er direct mee aan de slag gegaan. Natuurlijk zullen niet alle besproken handvatten voor mij nuttig zijn, maar het is een fijne cursus.

Jeff – Amersfoort

Ik ga met energie aan de slag met mijn time management

Een ontzettend leuke en leerzame dag gehad met trainer Patrick. Wat de training leuk maakt? Interactie met de groep, verdieping in persoonlijke cases. Ik kan deze cursus zeker aanbeleven wanneer je het gevoel hebt altijd tijd tekort te komen, of niet lekker uitkomt met je projecten!

Stefan – Alkmaar

Eye-opener. Geweldige en simpele tips and trick mbt agenda en taken indelen.

Heldere en zeer behulpzame Timemanagement training. Zeker niet saai (ik kan nogal druk zijn en de hele dag van hot naar her rennen). De trainer is rustig en neemt de aandacht voor persoonlijke vragen. Theorie en praktijk worden goed afgewisseld. Deze training heeft me inzichten gegeven en gaat voor rust zorgen. Bedankt !

Gudrun – Kuurne

Een pak goeie tips voor het beter organiseren van dagelijkse taken en projecten

De opleiding van vandaag was zeker interessant. We kregen van de vlotte trainer een aantal praktische tips om je agenda, taken en mailbox beter te organiseren en projecten aan te pakken. Het zou zeker meer rust in mijn hoofd moeten brengen.

Wij verzorgen cursussen voor o.a.

Beste opleider

Beste opleider

6 maal verkozen tot “Beste opleider van Nederland”.

Landelijke dekking

Landelijke dekking

Trainingen op diverse locaties in Nederland en België.

100% Tevredenheid

100% Tevredenheid

Garantie: als je het beloofde resultaat niet behaalt, is dit ons risico.

Score: 9,4

Score: 9,4

In het afgelopen jaar en meer dan 5.000 beoordelingen

+20 jaar ervaring

+20 jaar ervaring

Met onze ruim 20 jaar ervaring zijn wij dé specialisten