Niets is zo killing voor je productiviteit als een collega die elke tien minuten in de deuropening staat of via de chat in je scherm oppopt. Alwéér een vraag of bespreekpunt! En eerlijk, ben jij zelf ook weleens degene die de ene na de andere spontane vraag opwerpt? Met deze handige methode behoud je je concentratie, blijf je in je creatieve bubbel én krijgen jij en je collega’s meer gedaan. Een één-op-één-gesprek is jouw opstap naar meer productiviteit en minder storen. Fijn voor jou, en voor je collega’s.
Concentreer je op concentratie
Focus, focus, focus is hét toverwoord voor de meeste kenniswerkers om gedaan te krijgen wat op de planning staat. Het schrijven van een goede webtekst, een communicatieplan of een onderzoeksrapport doe je nu eenmaal het beste als je in een flow zit. De productiviteitstips vliegen je natuurlijk niet voor niets om de oren nu. De Pomodoro-techniek is slechts een van de vele productief-werken-technieken die er bestaan.
Maar helaas, je écht goed concentreren wordt ons niet gemakkelijk gemaakt tegenwoordig. Des te vervelender dus als oppoppende gedachten, pop-ups of op je deur kloppende collega’s je steeds uit je concentratiebubbel halen. Zie jij nu ook al die vervelende stoorzender van een collega voor je? Houd dat beeld nog even vast.
“Steeds als je iemand uit je concentratie haalt, heb je minimaal 10 minuten hersteltijd nodig.”
Een meesterlijk beleidsplan schrijven of een statistische analyse loslaten op je onderzoeksgegevens, lukt niet al te best als je collega te pas en te onpas in de deuropening staat met de zoveelste spontane vraag. En andersom: jouw concentratie wordt er ook niet beter op als je voor elk pietluttige dingetje bij je collega aan de bel trekt. Want iedere keer dat je je collega aanschiet, ben je weer even uit je project. Het blijkt zelfs dat het je zeker 25 minuten kost voordat je dezelfde focus terug hebt.
En dus is het zaak om je te concentreren op je concentratie. Zorg ervoor dat die zo goed mogelijk is door het aantal keer dat je je collega moet aanschieten te beperken.
Je zult verbaasd zijn hoeveel tijd dat je kan schelen. Voor jou én je collega.
Maar die spontane ingevingen dan?
Misschien krijg je al rillingen als je eraan denkt: doorwerken terwijl je net een belangrijke ingeving hebt gehad die je met een collega wilt bespreken. Zo’n opkomende gedachte kan zomaar een belangrijke vraag of een mag-ik-echt-niet-vergeten-punt zijn. Vaak storen we elkaar dan ook uit angst om een punt anders te vergeten of omdat ons iets nu te binnen schiet.
Elkaar storen voor de meest pietluttige vragen is alleen niet collegiaal en heeft ook niks met klantvriendelijkheid te maken. Daarnaast zorgt het onbewust voor een cultuur waarin storen de norm is. De hele dag met noise-cancelling headphones op in de kantoortuin zitten of een ‘Niet storen’-bordje op je deur hangen, is natuurlijk het andere uiterste. Daar maak je geen vrienden mee en het is ook niet reëel.
Je collega’s kun je niet veranderen. Wat je wel kunt doen, is zelf het goede voorbeeld geven en je eigen spontane ingevingen op digitaal papier parkeren. Daardoor kun jij ongestoord verder gaan en kun je op een moment dat het wél uitkomt in één keer met al die spontane bespreekpunten bij je collega terecht.
Het een-op-een-gesprek
Dit alles kun je doen door je eigen vangnet te creëren. Een een-op-een-lijst, waar later een een-op-een-gesprek met je collega uit voortvloeit. Op die lijst schrijf je per persoon jouw oppoppende bespreekpunten op. Zo heb je alles op een vaste plek.
Hoef je dus niet bang te zijn dat je later niet meer op dat ene belangrijke punt kunt komen. Je brein weet “Het staat daar, ik kan het loslaten.” Al die punten kun je straks in een een-op-een-gesprek allemaal aan je collega voorleggen. Daardoor is één keer storen voldoende en hoef je ook niet tien keer van je plek op te staan of je werk te laten liggen.
Kijk je liever dan dat je leest? Dan heb je mazzel: in deze video legt Björn je deze handige tip in detail uit.
Liever één keer storen met tien vragen dan tien keer met één vraag
Creëer een vaste plek voor al jouw bespreekpunten. Dat is het uitgangspunt bij deze methode. Je kunt hiervoor werken met Outlook of met Todoist.
In Outlook of Todoist maak je per persoon een mapje aan voor elke collega aan wie je vaak vragen stelt. Dat mapje is dé plek om al jouw bespreekpunten voor die persoon neer te zetten.
Je kunt er ook bij vermelden wanneer je het besproken moet hebben. Dan weet jij: als ik iets met die persoon moet bespreken, dan staat het hier.
Noteer je bespreekpunten
Belangrijke vragen en aandachtspunten poppen te pas en te onpas in je hoofd op. Die kun je voortaan kwijt op dit lijstje. Stel: jij moet tijdens het schrijven aan een marketingplan opeens denken aan een offerte voor een andere opdracht. Had je daar eigenlijk al een akkoord op gehad? Of je ontvangt tijdens het schrijven aan een webtekst een interessante mailing waar je iets mee moet. “Even aan Nora voorleggen!” schiet er door je hoofd.
Al dat soort bespreekpunten kun je steeds noteren in je takenlijst. Noteer bijvoorbeeld in het mapje Norah ‘Mailing voorleggen’ en voeg de e-mail bij. Dan kun je aan het eind van de dag op Nora afstappen en er met haar naar kijken. Ook voor eventuele andere bespreekpunten is dat hét moment.
Kun jij na het noteren weer verdergaan met je strategische plan of beleidsstuk. Sorry, je excuus om het te laten liggen, heb je zojuist zelf om zeep geholpen met je een-op-een-lijst.
Plan een een-op-een-gesprek in
Kijk aan het eind van de dag hoe het ervoor staat met jouw lijst met bespreekpunten. Zijn er belangrijke dingen om vandaag nog te bespreken? Dan kun je je collega bijvoorbeeld bellen of live aanschieten om de paar punten aan haar voor te leggen. Heb je alleen die mailing en heeft het geen spoed? Dan kun je die ook naar je collega mailen of wachten totdat je meer bespreekpunten hebt opgespaard.
Een gesprek, moet dat echt? Ja, e-mail is voor dringende dingen nooit het juiste middel. Voor iets simpels als een nieuwsbrief doorsturen kan het prima (maak er wel een efficiënte e-mail van en let op je onderwerpregel en vraag!). Maar als je iets complexers wilt toelichten of een persoonlijke vraag hebt die meer context vereist, dan is een een-op-een-gesprek een betere manier.
Bereid het gesprek voor
Een 1-op-1-gesprek voorbereiden is heel belangrijk. Zorg ervoor dat je voor elk bespreekpunt voldoende context en informatie hebt. Houd bijvoorbeeld tijdens het gesprek de nieuwsbrief bij de hand die je wilt voorleggen. Of zorg ervoor dat je de juiste input hebt opgezocht als je iets inhoudelijks aan je collega wilt voorleggen.
Is een van je bespreekpunten tijdens het gesprek om feedback te geven op je collega? Dan is het handig om niet pas tijdens het gesprek te bedenken hoe je dat gaat brengen. Bereid voor welk punt je wilt maken en wat het voorbeeld is dat je daarbij wilt aanhalen. Een methode als de ik-ik-jij-methode kan je helpen om je feedbackboodschap vorm te geven.
Ook is het slim om van tevoren nog eens te checken of elk bespreekpunt nog steeds besproken moet worden. Het kan af en toe best zijn dat een bepaald punt inmiddels al opgelost is of dat het niet relevant meer is. Schrap het punt dan van je lijst en beperk je tot de overige punten. Kijk ook hoe lang je verwacht dat het gesprek zal duren en stem daar op af hoe laat en waar je het gesprek wilt laten plaatsvinden.
Het 1-op-1-gesprek – daar maak je vrienden mee
Een 1-op-1-gesprek met manager Piet of Jan is bij veel bedrijven de normaalste zaak van de wereld. Maar het is dus ook heel slim om zelf met regelmaat 1-op-1’s met je collega’s in te plannen waarin je jouw bespreekpunten met de betreffende collega bespreekt. Dat scheelt jou heel wat op de deur kloppen, vele e-mails en verstoringen uit je concentratie. En het is een goede manier om jouw concentratie en die van je collega te respecteren. Zo krijg jij meer gedaan. En het voordeel voor je collega’s is ook duidelijk, namelijk dat je meer ruimte aan hen geeft om zich op hun focustaak te concentreren.
Kijk, daar scoor je punten mee. Bij je collega’s en bij je baas – die je vast het liefst hard en gefocust ziet werken aan je project.
Meer productiviteit? Een cursus timemanagement leert het je!
Ben je nieuwsgierig naar nog meer tips over productiviteit, slim werken en meer gedaan krijgen in minder tijd? Dan kun je bij een cursus time management nog veel meer leren dan alleen deze ene tijdbesparende hack.
Trakteer jezelf op een dag lang (op locatie of online) ondergedompeld worden in slimme manieren om efficiënter te werken, communiceren en plannen. ‘t Zal je werkzame leven veranderen.
Ben je een boekenwurm en leer je liever lezend? Lees dan ons boek
Koop dan ons boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’ en maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen. Leest niet alleen lekker weg, je leert ook hoe je minder tijd op kantoor kunt doorbrengen. Die tijd kan je dan weer besteden aan nóg meer uit je leven halen. Laat je ons weten wat je ervan vindt?
Dit bericht op Instagram bekijken
Wie zijn wij?| Training Time management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van time management, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
