Wil je jouw werkdag transformeren tot een gestroomlijnde en productieve ervaring? Ontdek slimme manieren om effectief te werken en maak bewuste keuzes met onze handige tips en inzichten. Leer hoe je meer kunt bereiken in minder tijd, zonder overmatige inspanningen. Het resultaat? Een werkdag waarin je doelgericht taken beheert, doelen behaalt én met voldoening terugkijkt op je prestaties.

Wat komt aan bod?

Wat is effectief werken?

Definitie van effectief werken

Effectief werken betekent dat je taken goed en slim uitvoert, zodat je goede resultaten behaalt. Het gaat erom dat je je tijd en energie op een handige manier gebruikt om je doelen te bereiken.

En nee, dit betekent niet dat je jezelf moet opjagen, je agenda moet overladen, of vroeg in de ochtend aan je bureau vastgeplakt moet zitten. Het gaat om het verstandig benutten van de beschikbare uren.

Effectief werken houdt in dat je bewuste keuzes maakt over waar je je tijd aan besteedt en hoe je taken effectiever aanpakt. Laat perfectionisme los, verdeel je werk over de dag, zeg vaker ‘nee’, en stel prioriteiten. Op die manier kun je veel bereiken en toch tevreden de deur achter je dichttrekken om vijf uur.

Essentiële principes van effectief werken

  • Stel prioriteiten en bepaal bewust waar je aandacht aan besteedt.
  • Plan je werk doordacht.
  • Optimaliseer je focus en productiviteit.
  • Vermijd afleiding.
  • Verspil zo min mogelijk tijd.
  • Werk effectief samen en leer van anderen.

Waarom is effectief werken belangrijk?

Heel simpel: we hebben allemaal veel te doen en we hebben maar beperkte tijd. Slimmer werken helpt je om bewust met je tijd om te gaan, en heeft nog andere voordelen:

  • Lever kwalitatief beter werk, op tijd.
  • Wees productiever zonder jezelf te overwerken.
  • Ervaar meer rust en minder stress.
  • Verminder uitstelgedrag en ga gemotiveerder aan de slag.
  • Krijg meer overzicht over je dag, projecten en afspraken.
  • Leef bewuster en maak doelgerichte keuzes.
  • Bereik een betere werk/privé-balans.
  • Behoud controle, loop niet achter de feiten aan.

Kortom, slim werken is een verstandige keuze met voordelen voor jou, je werk, collega’s én je thuisfront. Het brengt bewustzijn, focus, rust, en controle over je tijd.

Hier meer over weten? In deze aflevering van de Tijdwinst Podcast delen Inge Nysten en ik diepgaande inzichten over effectief werken. Ontdek waarom flexibiliteit en realisme essentieel zijn voor optimale resultaten en krijg tips en technieken om een realistische planning te maken die past bij jouw werkgewoonten en doelen.

Optimaliseer je werkdag met 15 top time management adviezen

Wil je slimmer werken? Nou, het begint met kleine wijzigingen: bepaalde taken in de ochtend, belangrijke projecten wanneer je volledig gefocust bent, en geconcentreerd computerwerk tijdens je meest productieve momenten. Ontdek hier al onze effectief werken tips:

1. Profiteer van je piekmomenten

Effectiever werken begint bij het begrijpen van je eigen ritme. Wanneer ben je het meest productief en wanneer niet? Ben je een vroege vogel die om zes uur fris uit bed stapt en om zeven uur ’s ochtends topprestaties levert? Of ben je eerder op je best rond vier uur ’s middags? Leer jezelf kennen om het maximale uit je werktijd te halen!

Een voorbeeld van effectief werken

  • Begin de dag met lichte taken als je ’s ochtends rustig moet opstarten.
  • Plan belangrijke projecten op momenten dat je nog voldoende focus hebt.
  • Reserveer minder scherpe tijden voor informele afspraken en vergaderingen.
  • Blokkeer tijd voor geconcentreerd computerwerk (“deep work”) op je meest productieve momenten, bijvoorbeeld in de ochtend.
  • Leeswerk? Liever niet tijdens die middagdip…

Ontdek je optimale ritme en pas zo nodig je werktijden aan voor maximale productiviteit. Flexibel zijn op basis van je eigen energieniveau kan een wereld van verschil maken.

2. Laat je inbox met rust

Herken je het gevoel dat je gedurende de dag constant in je inbox duikt? Je opent e-mails, laat ze onbeantwoord, besluit later te reageren, om ze vervolgens opnieuw te lezen en te beantwoorden. Niet echt effectief, toch? Probeer eens de OHIO-methode: ‘Only Handle It Once’. Plan specifieke tijden om je e-mail te checken en handel elke e-mail direct af. Zo voorkom je dubbel werk en blijven e-mails niet onnodig in je hoofd rondspoken. Effectiever werken met een lege inbox!

mailbox opschonen

3. Laat je niet afleiden door meldingen en notificaties

Hoe word je sneller in je werk? Hecht waarde aan je focus. Voorkom fouten en een overbelast hoofd door jezelf te bevrijden van stoorzenders. Denk aan al die notificaties! Hoe vaak word je niet afgeleid door e-mails, telefoontjes, pushmeldingen, nieuwsberichten en andere zaken die jouw onmiddellijke aandacht niet verdienen? Op een gemiddelde werkdag wemelt het van pop-ups en berichten die niet direct jouw focus verdienen.

Zet zulke dingen uit.

Dus, schakel je notificaties uit. Echt allemaal!

  • Controleer je inbox op vaste tijden zonder pop-ups van Outlook of Gmail.
  • Zet notificaties voor sociale media uit.
  • Demp WhatsApp-chats, zoals die overactieve familie-app. Bepaal zelf wanneer je de berichten ziet binnenkomen.
  • Schakel overbodige notificaties, zoals die van NOS, supermarktapps en leuke kortingsacties, uit op je telefoon.
  • Houd een week lang bij welke notificaties of pushberichten je ontvangt en bepaal dan kritisch welke echt nodig zijn en welke je kunt uitschakelen.

4. Reageer niet onmiddellijk op spontane invallen

Notificaties zijn niet de enige afleiding; interne prikkels zoals gedachten kunnen ook je focus verstoren. Terwijl je je probeert te concentreren, kunnen gedachten aan die film die je wilt zien, een briljante slogan-ingave, of het besef dat je Jacob nog moet mailen, plotseling opkomen.

Wat te doen in deze situaties:

  • Laat alles vallen en duik meteen in die film, stuur een mail naar Jacob, of deel je geniale slogan met je collega?
  • Schrijf de gedachten op en ga verder met waar je mee bezig was?
  • Je zult niet verrast zijn welke methode beter is voor slimmer werken: de tweede. Noteer je gedachten ergens, zodat je ze niet vergeet, maar ga wel door met je werk.
Bericht van @tijdwinst
Bekijken op Threads

5. Laat je niet onderbreken door “spoedjes” van anderen

Een paar uur ongestoord werken klinkt als een verademing, maar sommige berichten vereisen toch echt jouw directe aandacht. Als jullie website uit de lucht is en jij bent hier eindverantwoordelijk voor, dan is het handig als jij bereikbaar bent en niet in je zenbubbel blijft hangen.

Daarentegen wil je niet jouw werkzaamheden moeten onderbreken omdat jouw collega telkens aan je bureau staat met “dringende” vragen (“Heb je voor de lunch liever kip- of een zalmbroodje?”). Zo maak je alleen maar fouten, krijg je niets gedaan, en daarnaast is het ronduit frustrerend.

Hoe ga je hiermee om?

Maak afspraken met collega’s over wanneer iets echt dringend is. Dus niet wanneer iets “dringend” is. Bespreek ook hoe jullie in urgente situaties communiceren. Bel je elkaar? Stuur je een sms? Zo weet je bijvoorbeeld: “Als Susanne mij onaangekondigd belt, is er echt iets aan de hand en moet ik opnemen.”

In al die andere gevallen? “Stoor me niet, zet het op de mail of op je bespreeklijst, dan kom ik later bij je terug. Dag Lars.”

6. Batch je taken voor optimale efficiëntie

Heb je verschillende soorten taken die regelmatig terugkeren? Overweeg dan om je taken te bundelen, ook wel bekend als “batchen”. Hierbij voer je vergelijkbare taken achter elkaar uit.

Bijvoorbeeld:

  • Als ondernemer kun je ervoor kiezen om al je facturen één keer per week te versturen, in plaats van drie keer per week.
  • Plan bijvoorbeeld twee interviews achter elkaar in, in plaats van verspreid over de week.
  • Werk aan offertes gedurende een specifieke ochtend, in plaats van deze taak over de week te verspreiden.

Door dit te doen, behoud je de flow en voorkom je voortdurend schakelen tussen verschillende taken.

7. Gebruik een waterdicht timemanagementsysteem

Een veelgemaakte fout is dat mensen mentaal jongleren met alles wat ze nog moeten doen. Je gebruikt je hoofd als een opslagplaats voor alles wat je wilt onthouden, maar dat is niet waar je hoofd voor bedoeld is. Ontlast je hoofd door taken direct op te schrijven in je timemanagementsysteem.

Een goed timemanagementsysteem omvat een agenda (voor afspraken en grote projecten) en een realistische takenlijst met concrete taken die je vandaag oppakt.

Belangrijke punten hierbij zijn:

  • Maak je taken concreet, zoals “hoofdstuk 3 voor pdf over slimmer werken schrijven”, niet vaag zoals “werken aan pdf over slimmer werken”.
  • Noteer taken zodra ze binnenkomen en plaats ze direct in je takenlijst of agenda.
  • Beheer één centrale takenlijst om te voorkomen dat notities overal verspreid raken.
  • Zorg voor een realistische takenlijst; schat in hoeveel tijd taken in beslag nemen en baseer daar je dagplanning op.
  • Reserveer minimaal 30-60 minuten per dag voor onverwachte zaken.

Lachende vrouw aan het werk

8. Gebruik focusblokken voor optimale concentratie

De Pomodoro-techniek is een uitstekende manier om je focus te versterken! Stel een kookwekker (officieel een pomodoro wekker, vandaar de naam Pomodoro, Italiaans voor ’tomaat’) in op 25 minuten. Werk ononderbroken aan dezelfde taak gedurende deze periode, gevolgd door 5 minuten pauze. Wij adviseren vaak blokken van 50 minuten, gevolgd door 10 minuten pauze. Hiermee bereik je meer dan in 25 minuten, en voor grotere taken is 25 minuten vaak te kort.

9. Verbeter je langdurige focus met meditatie

Mediteren? Zeker weten! Laat eventuele vooroordelen varen en geef deze zen-oefening een kans. Het is niet alleen een geweldige vorm van zelfzorg, maar het draagt ook bij aan slimmer werken. Mediteren betekent simpelweg oefenen met het richten van je focus op één ding, zoals je ademhaling of een visualisatie. Deze praktijk helpt je om dagelijks beter te concentreren, wat resulteert in meer productiviteit in minder tijd.

Luister naar onze recente podcastaflevering met zen-meester Job Baart de la Faille over meditatie voor beginners. Geen zweverig gedoe, beloofd! En terwijl je toch op Spotify bent, bekijk ook onze andere afleveringen, boordevol eenvoudige tips voor slimmer werken.

10. Maak gebruik van een ‘Wachten op’-lijst

Ben je bekend met deze slimme lijst? Het is een van onze favoriete tips. Als je samenwerkt met collega’s (wat bijna iedereen doet), wacht je vaak op werk dat anderen moeten aanleveren. Dit kan input, feedback, of essentiële informatie zijn. Hoe voorkom je dat je dingen vergeet of dat ze steeds in je gedachten rondspoken? Simpel: maak een ‘Wachten op’-lijst.

Op deze lijst noteer je zaken waarop je wacht van anderen. Het is raadzaam om ook herinneringen in je digitale agenda te zetten. Bijvoorbeeld, plan een reminder op woensdag om Joost te vragen naar zijn input als je nog niets hebt ontvangen. Zo ben je op tijd om alles op donderdag aan te leveren.

11. Wees nauwkeurig met tijdsinschattingen

De term ‘de wet van Parkinson’ klinkt misschien vreemd, maar deze “wet” stelt dat de tijd die je voor een taak inschat, bijna automatisch de tijd wordt die je minimaal nodig hebt. Als je bijvoorbeeld één uur plant voor een vergadering, is de kans groot dat het laatste kwartier zich vult met extra gespreksstof.

Wat kun je met dit inzicht? Het laat zien waarom het soms goed is om scherp te zijn op de tijd die je voor taken inplant. Plan bijvoorbeeld bewust niet te veel tijd in voor een vergadering, zodat jullie effectiever door de agenda kunnen gaan. En reserveer niet 2 uur voor een taak die ook in 1,5 uur kan. Hiermee voorkom je dat je extra tijd gebruikt voor onnodige details.

12. Maak gebruik van tools voor effectiever werken

Het kantoor is niet altijd de meest effectieve werkplek. Voor taken die concentratie vereisen, is het soms handiger om vanuit je thuiswerkplek te werken. Werk je online? Dan is het slim om je computer uit te rusten met handige online tools voor effectiever werken. Welke technologische hulpmiddelen zijn hierbij handig?

In ons artikel over online samenwerken vind je onze beste tips voor slimme samenwerking, zoals Trello, Asana of Monday, Google Drive of Office 365, Teams, Zoom, Google Meet en Slack. Bekijk ook onze handleiding voor Todoist, een app die we zelf al jaren met tevredenheid gebruiken voor realistische takenlijsten. Overweeg ook de tool Toggl, waarmee je je uren kunt bijhouden voor een beter inzicht in je tijdsbesteding tijdens een werkweek. Dit kan je helpen om effectiever te werken.

Download de gratis Tijdwinst.com-app

Op zoek naar een app die allerlei handige timemanagementtools combineert? Download dan de gratis Tijdwinst.com-app. Dat is jouw nieuwe digitale assistent om een stuk effectiever te werken. De app bevat onder andere:

13. Leer prioriteiten stellen met de Eisenhower-matrix

Prioriteiten stellen is een van de kernprincipes van timemanagement om je minder te laten leiden door onbelangrijke zaken. Hoe pak je dit aan? De Eisenhower-matrix is een van de bekendste tools die je hierbij helpt. Voor elke taak beantwoord je twee vragen:

  • Is het dringend?
  • Is het belangrijk?

Deze vragen helpen je beslissen of je een taak oppakt, en zo ja, of dat onmiddellijk moet gebeuren of dat het ook later kan.

14. Neem een wekelijks reflectiemoment

We kennen allemaal het scenario: je neemt je voor om je werkdag zen te beginnen, je niet te laten leiden door gestreste collega’s en je eigen doordachte planning te volgen. Maar soms komen er toch onverwachte zaken tussendoor of verdwijnt je zen-voornemen ergens voor de lunchpauze.

Hoe voorkom je dat je afdwaalt van je effectiever-werken-voornemens? Introduceer een wekelijkse reflectie.

Reserveer wekelijks een moment (bijvoorbeeld op vrijdagmiddag of maandagochtend) om terug te kijken op de week. Wat ging goed? Wat kon beter? Heb je je tijd effectief gebruikt of kwam je tijd tekort? Waar zijn er fouten opgetreden? Werkt je timemanagementsysteem voor jou, of moet je wellicht aanpassingen maken?

Deze reflectie helpt je om je doelen helder te houden en scherp te blijven op je tijdsbesteding. Zo kun je slimmer werken, want effectief en effectief werken is geen eenmalige gebeurtenis. Het is een voortdurend proces. Hoe scherper je erop blijft, hoe beter de resultaten!

15. Optimaliseer je werkplek voor maximale concentratie

Een geoptimaliseerde werkplek kan daarnaast ook een aanzienlijke invloed hebben op je concentratie en productiviteit. Neem de tijd om je werkplek zorgvuldig te organiseren en aan te passen aan jouw behoeften. 

  • Minimaliseer afleiding: vermijd onnodige items en decoraties die je aandacht afleiden. Houd je werkplek schoon en georganiseerd.
  • Ergonomie is key: zorg ervoor dat je bureau, stoel en computeropstelling ergonomisch verantwoord zijn. Dit bevordert comfort en voorkomt lichamelijke klachten.
  • Natuurlijk licht: probeer indien mogelijk natuurlijk licht in je werkruimte te integreren. Het kan de algehele sfeer verbeteren en je energieniveau verhogen.
  • Persoonlijke touch: voeg enkele persoonlijke elementen toe, zoals planten, foto’s of inspirerende quotes, om een positieve werkomgeving te creëren.
  • Geluidsdemping: overweeg het gebruik van koptelefoons of achtergrondmuziek om storende geluiden te minimaliseren en je concentratie te versterken.

Een goed georganiseerde en aangepaste werkplek kan bijdragen aan een effectieve werkomgeving, waardoor je taken met meer focus en toewijding kunt voltooien.

Dit bericht op Instagram bekijken

Een bericht gedeeld door Tijdwinst.com (@tijdwinst)

Dus, hoe kun je effectief werken?

Effectief leren werken vereist het maken van slimme keuzes en bewust omgaan met je tijd. Laat perfectionisme los, verdeel je werk op een slimme manier en leer vaker ‘nee’ zeggen. Door prioriteiten te stellen en doordacht te plannen, kun je meer bereiken zonder jezelf te overwerken.

Wat levert het op? Je kunt hoogwaardiger werk leveren, productiever zijn zonder stress, meer rust ervaren en uitstelgedrag verminderen! Effectief werken stelt je in staat om meer controle te behouden over je dag, projecten en afspraken, en om bewuste keuzes te maken. Met effectief werken bereik je niet alleen een betere werk/privé-balans, maar sluit je ook elke dag met voldoening af.

Dus, hier zijn enkele tips voor effectief werken:

  • Stel duidelijke prioriteiten.
  • Plan doordacht en met focus.
  • Optimaliseer je concentratie.
  • Vermijd afleidingen.
  • Werk effectief samen.
  • Leer van elkaars ervaringen.

Effectief werken is dus niet alleen een verstandige keuze, maar het opent ook de deur naar een werkdag waarin je bewust je tijd beheert, doelen behaalt en met tevredenheid terugkijkt op wat je hebt bereikt.

2 samenwerkende vrouwen

Meer ontdekken over effectief werken

Vond je dit een leuk artikel en wil je meer weten over effectief werken en time management? Check dan ook eens deze artikelen:

Mensen vroegen ook | Veelgestelde vragen over effectief werken tips

  • Wat is het verschil tussen effectief en efficiënt werken?

    Efficiënt werken betekent taken uitvoeren met minimale verspilling van tijd en middelen. Effectief werken behelst het behalen van gewenste resultaten, ongeacht tijd of middelen.

  • Is er een synoniem voor "effectief"?

    Een synoniem voor “effectief werken” is “doeltreffend werken”.

  • Hoe kan ik mijn tijd beter beheren?

    Maak een dagelijkse planning met prioriteiten, stel realistische doelen en plan ontspanningsmomenten. Wees flexibel, maar een planning helpt gerichter te werken.

  • Welke tools en apps zijn effectief voor productiviteit?

    Handige tools zoals Trello, Todoist en Notion organiseren taken. Voor tijdbeheer zijn Pomodoro-timers nuttig. Kies tools die bij je passen en vermijd overmatig gebruik van verschillende tools.

  • Hoe kan ik mijn concentratie verbeteren?

    Verminder afleidingen, zet meldingen uit, organiseer je werkplek, verdeel taken in blokken met korte pauzes en gebruik eventueel oordopjes of achtergrondmuziek.

  • Wat zijn goede strategieën voor takenplanning en -organisatie?

    Gebruik to-do lijsten, stel prioriteiten en gebruik kleurcodes. Plan moeilijke taken op je meest productieve momenten en breek grote taken op in behapbare stappen.

  • Hoe kan ik effectiever communiceren op het werk?

    Begin met actief luisteren, stel duidelijke vragen en kies geschikte communicatiemiddelen. Wees respectvol en open voor feedback.

  • Zijn er methoden om effectief te vergaderen?

    Stel vooraf een agenda op, nodig alleen relevante deelnemers uit, houd de vergadering kort en actief, en volg op met duidelijke actiepunten. Overweeg alternatieven zoals korte stand-up meetings. Meer vergadertips? Lees het artikel.

  • Hoe verminder ik multitasking en optimaliseer ik mijn workflow?

    Focus op één taak tegelijk, prioriteer op basis van urgentie en belangrijkheid, neem korte pauzes en vermijd overmatige taken op één dag.

  • Wat zijn goede gewoonten voor een gezonde werk-privébalans?

    Stel grenzen, houd vaste werktijden aan, neem regelmatig pauzes en plan quality time voor jezelf en dierbaren. Leer ‘nee’ zeggen en vermijd overwerken.

  • Hoe verminder ik stress en voorkom ik burn-out?

    Verminder stress met ontspanningsoefeningen en voldoende rust. Deel taken en neem signalen van burn-out serieus, overweeg professionele hulp.

  • Zijn er technieken om effectief te leren?

    Leer actief door samenvattingen te maken, flashcards te gebruiken en in korte, gerichte sessies te studeren. Varieer je studiemethoden en neem regelmatig pauzes.

  • Wat zijn goede tips voor effectief thuiswerken?

    Creëer een georganiseerde werkplek, stel duidelijke doelen, neem regelmatig pauzes, communiceer effectief en stel grenzen tussen werk en privé.

  • Hoe kan ik proactief problemen oplossen?

    Anticipeer op mogelijke problemen, neem preventieve maatregelen, blijf alert op veranderingen en leer van eerdere situaties om toekomstige problemen te voorkomen.

  • Welke rol speelt zelfreflectie in effectief werken?

    Zelfreflectie is essentieel. Evalueer regelmatig je prestaties, ontdek wat wel en niet werkt, stel doelen en leer van successen en fouten voor voortdurende verbetering.

  • Hoe kan ik effectief werken in de zorg?

    Prioriteiten stellen, gebruikmaken van technologie, effectieve teamcommunicatie, regelmatige evaluatie en zelfzorg zijn cruciaal voor effectief werken in de zorg.

Download de gratis Tijdwinst.com-app
Dit is jouw nieuwe digitale assistent om een stuk effectiever te werken.
Inclusief focus-timer, habit-tracker, scanfunctie & veel meer.

Download nu gratis via Google Play of de App Store.

Wie zijn wij? |Cursus Time Management

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.

  1. 1-daagse training Time Management | Blog
  2. 1-daagse training Assertiviteit | Blog
  3. 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
  4. 1-daagse training Feedback Geven | Blog
  5. 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
  6. 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog