Follow up 4 – OHIO

In het vorige artikel hebben we uitgelegd waarom het belangrijk is om het aantal plekken waar je nieuwe informatie verzamelt terug te snoeien tot een beperkt aantal. In dit artikel leggen we nogmaals uit je hoe die verzamelplekken op een efficiënte manier verwerkt in je Time-Management systeem. Je verzamelplekken zijn namelijk geen plekken om werk te organiseren. Dat doe je in een systeem. De brug tussen die twee? OHIO.

Wij zijn er een groot voorstander van: één mailbox in plaats van vijf, één kladblok in plaats van 3, één stapel met post in plaats van dat je het verspreid over je hele kantoor. Waarom is dit handiger? Omdat je maar een bepaalde hoeveelheid nieuwe informatie binnenkrijgt. 

Wanneer je die nieuwe informatie over meer verzamelplekken verspreid dan noodzakelijk dan gaat het je niet alleen meer tijd kosten om alles te organiseren maar raak je ook het overzicht kwijt en ga je fouten maken of verkeerde prioriteiten stellen. 

Een verzamelplek is echter geen systeem

Je mailbox is echter geen systeem, de stapel op je bureau is geen systeem en je aantekeningen zijn ook geen systeem. Het zijn verzamelplekken. Je Time-Management systeem, dat is een systeem.

Waarom is een systeem handiger?

Wat stelt je sneller in staat om te zien hoeveel werk je hebt en te bepalen wat prioriteit heeft: een stapel met 20 emails of een lijst met 20 taken? Die lijst met 20 taken uiteraard. Hetzelfde geldt voor een stapel met 20 aanvragen. In beide gevallen geldt hetzelfde: in een lijst met taken kun jij zelf kiezen wat prioriteit heeft. Jij kiest het werk uit en niet andersom. 

Het is daarom van belang dat je verzamelplekken regelmatig verwerkt. Hierbij gelden de volgende uitgangspunten:

1. Je verwerkt de verzamelplek zo vaak als nodig en niet één keer vaker.
   Je loopt thuis waarschijnlijk niet telkens naar de brievenbus als je geklepper hoort. Toch? Aan het einde van de dag loop je één naar je brievenbus en pak je de post. En als je het een week vergeet? Waarschijnlijk geen ramp. Post heeft niet zo’n haast.Hetzelfde geldt voor je andere verzamelplekken.
   
2. Ga er echt voor zitten en focus op verwerken.
   Wanneer je een verzamelplek gaat verwerken: doe dan niks anders dan dat. Je gaat overzicht creëren en niks anders dan dat.
3. Stop niet voordat de verzamelplek leeg is.
   Of je nou je mailbox verwerkt, een stapel op je bureau of je aantekeningen: alles moet weg. Je laat niks liggen en je legt zeker niks terug onder het motto: “daar heb ik nou geen zin in”. Hij moet leeg.
4. Werk volgens de OHIO methode.
   Dwing jezelf om bij alles een besluit te nemen en werk volgens deze beproefde methode.
   

OHIO — Only Handle It Once

Het OHIO-systeem — een acroniem voor ‘Only Handle It Once’. Maar 1 keer iets afhandelen, dus. 

Dat doe je door nieuwe input te verwerken en bij alles een beslissing te nemen. Zodra input jouw kant op komt, maar ook wanneer je een mailtje opent, een factuur in handen hebt of een spontaan idee in je opkomt. 

Jij beslist direct en ter plekke wat je met de nieuwe input doet, zodra deze de kop opsteekt.  

En het OHIO-model biedt je een aantal opties:

1. Weggooien
2. Archiveren
3. Delegeren
4. Meteen doen
5. Later doen

Laten we deze punten verder uitwerken:

Weggooien

Indien je een item hebt waar geen actie aan verbonden is (je hoeft er dus niets mee te doen) én je hebt het ook op een later moment niet nodig, gooi het dan direct weg.

Denk aan spamberichten, reclamefolders, een memo over een meeting die al heeft plaatsgevonden.

Archiveren

Items waar geen actie (meer) aan verbonden is, maar die je wellicht later wél nog nodig hebt, archiveer je. 

Denk aan je pensioenoverzicht, een contract of een verslag dat je ooit nog handig van pas kan komen, je inlogcodes. 

Delegeren

Een item dat werk bevat dat een ander moet uitvoeren, delegeer je. 

Denk aan een offerte die ondertekend moet worden door je collega of aan prijsoverzicht dat de stagiair nog moet verwerken. 

Meteen doen

Kom je input tegen die je makkelijk binnen 5 minuten kunt uitvoeren, doe dat dan direct. 

Denk aan het geven van een ‘ja’ of ‘nee’ op een verzoek of het beantwoorden van een eenvoudige mail.

Later doen

Items die langer dan 5 minuten duren plan je in voor later — in het time management systeem dat je tijdens onze training hebt leren kennen. Hierbij is het van belang dat je de taak zo concreet mogelijk maakt. Op die manier kies je vanuit een overzichtelijke planning, in plaats van een verzameling. 

Je legt dus niet langer die factuur in het zicht, zodat je “… eraan denkt deze later te betalen”.

Je markeert dat mailtje niet met een rood vlaggetje zodat je “… niet vergeet deze straks te beantwoorden”. Je houdt dat idee niet langer in je hoofd — “… ik moet die klant niet vergeten te bellen”.

Nee, je hebt nu een overzicht waarbij je brein kan kiezen uit 3 taken: de factuur betalen, de mail beantwoorden en de klant bellen. Omdat je een beslissing nam, direct wanneer je input tegenkwam. Zo ben je niet langer met honderdduizend dingen tegelijk bezig, maar gewoon met één ding. 

Goed voor je focus, beter voor je productiviteit en geweldig voor het bewaren van je rust. 

Kortom

Jij bent je bewust van je verzamelplekken. Hebt deze ook teruggebracht naar een minimum én als kers op de taart: weet nu hoe je deze verwerkt. Waarom? Een verzamelplek is simpelweg geen plek om je werk te organiseren. Je hebt liever een lijst met 20 taken in een systeem zodat je effectief prioriteiten kunt stellen en weet wat je moet doen dan dat je 20 mails in je mailbox hebt staan. 

OHIO je verzamelplekken daarom regelmatig en kies bij elke item uit 1 van de opties: weggooien, archiveren, delegeren, meteen of later doen. 

Dat is het. Meer niet. 1 simpele methode waarmee je alles wat er dagelijks op je afkomt, verwerkt. Gevolg? Een lege mailbox, een leeg bureau, een leeg hoofd.

En dan?

Dat lege hoofd geeft jou de kans te werken aan je prioriteiten. Met focus, zonder afleiding. Je brein weer nu namelijk dat je alles onder controle hebt, en dat geeft rust. 

Hoe je tijd vrij maakt voor deze prioriteiten, vertellen we je graag in ons volgende artikel of tijdens onze 1-daagse training (of opfriscursus) Time Management. Hier gaan we verder in op bovenstaande technieken en leren we je hoe jij je zaken zo plant, dat je een efficiënte en productieve (werk)dag tegemoet gaat. We zien je graag daar — in levende lijve, of digitaal.