Follow up 5 – De wekelijkse reflectie

Je weet hoe je een time management systeem opzet. Chapeau. Je weet zelfs hoe je deze zo optimaal mogelijk inricht. Bravo. Wat je misschien nog niet weet, is hoe je hem betrouwbaar houdt. Minstens zo belangrijk: want alleen een allesomvattend systeem werkt. Ga er daarom goed voor zitten – het liefst wekelijks – en houdt je systeem up to date.

Alléén een waterdicht time management systeem functioneert

Om daadwerkelijk de vruchten te plukken van je time management systeem, zul je het up to date moeten houden. Bevat het namelijk maar een ‘greep uit de collectie’ dan verlies je niet alleen het overzicht, je krijgt ook te maken met stress en piekergedachten.

“Ik had toch nog een taak die ik moest uitvoeren… maar welke?” en “Had ik nou om 13.00 een afspraak of om 14.00?”

Het is daarom belangrijk dat je systeem werkelijk al je taken, afspraken en projecten bevat waar jij je doorgaans mee bezighoudt. Ontbreekt er ook maar iets, dan is hij gewoonweg niet ‘waterdicht’ — jij kunt er niet van op aan. Hij lekt. Hierdoor is je hele systeem nutteloos. 

Zoals we in onze training Time Management zeggen:

“Een time management systeem dat ‘zo goed als’ waterdicht is, geeft evenveel rust als een badkuip die ‘zo goed als’ waterdicht is. Het enige waar je dan van op aankunt is dat hij lekt.”

Wat je daarom nodig hebt is een wekelijkse reflectie. 

Wekelijks te tijd nemen om je systeem na te lopen, fungeert namelijk als een kurk. Je voorkomt dat je zaken over het hoofd ziet — dat er zaken doorheen sijpelen. Je behoudt het overzicht, kunt de huidige week netjes afsluiten, en bereidt je voor op de week die komen gaat. 

De wekelijkse reflectie uitvoeren in 8 eenvoudige stappen

Om deze reflectie uit te voeren, kies je een vast moment in de week waarop je de boel even na loopt — de vrijdagmiddag bijvoorbeeld, of de zondagochtend. Maak er gelijk tijd voor vrij in je agenda zodat niemand je stoort. Hooguit 30 minuten tot één uur. 

Vervolgens doorloop je onderstaande 8 stappen. Iedere week, geen uitzondering. Pas zodra je er namelijk een gewoonte van maakt, weet je brein: “Ik hoef niet te piekeren, iedere vrijdag lopen we toch even alles na.” Een afspraak met jezelf waar jij je aan houdt.

En dan: 

Stap 1: Ruim je takenlijst op

Heb je alle taken die jij je deze week had voorgenomen kunnen uitvoeren? Of staan er toch nog een aantal zaken onaangevinkt in je takenmanager? Bepaal in dat laatste geval wat er mee moet gebeuren: schuif je ze door naar de komende week of schrap je ze? 

Stap 2: Verwerk je notities

Verwerk je (digitale of analoge) notities aan de hand van de OHIO-methode. Bepaal per aantekening of je deze kunt weggooien of dat er nog iets mee moet gebeuren. Misschien kom je nog een afspraak tegen of een verborgen taak. In dat geval plan je het in je agenda of takenmanager. 

Stap 3: Mailbox Zero

Ook hier werk je weet met de OHIO-methode: tijdens je wekelijkse reflectie loop je je inbox na en verwerk je mail waar je gedurende de week niet aan bent toegekomen. Probeer echt te streven naar de Mailbox Zero-status: 0 berichten in je inbox aan het eind van de week. 

Stap 4: Werk je agenda bij

Kijk naar je planning van de afgelopen week. Welke afspraken heb je bijgewoond? Aan welke projecten heb je gewerkt? Loop ze stuk voor stuk na en evalueer: heb je alles gered of bleek de tijd die je ervoor uittrok te optimistisch? Zijn er zaken blijven liggen? Houd rekening met deze losse eindjes.

Stap 5: Kijk vooruit

Kijk kritisch naar je takenmanager en agenda. Hoe zien de komende weken eruit? Met welke taken en afspraken krijg je te maken? Ben je hierop voorbereid? Is de tijd die je ervoor hebt ingeroosterd realistisch of misschien toch iets te krap? Pas je planning indien nodig aan.

Stap 6: Loop je projectenlijst na

De projecten waar je momenteel aan werkt, lopen ze nog? Staan er eerstvolgende acties gepland zodat jij – of een ander – de komende week vooruit kunt? Wellicht hebben sommigen projecten vertraging; waardoor komt dat, en kun je eventuele vervolgacties verzinnen om het project weer op gang te brengen?

Stap 7: Doe een mini scrum

Indien je deze week projecten hebt kunnen afsluiten, kies je één a twee nieuwe projecten om de komende week je tanden in te zetten. Ga je projectenlijst opnieuw af en bepaal welke klus(sen) de hoogte prioriteit heeft. Een mini scrum helpt hierbij. Door het project vervolgens in behapbare brokken op te delen, maak je het uitvoerbaar — mits je niet vergeet er daadwerkelijk tijd voor vrij te maken in je agenda!

Stap 8: Maak het waterdicht

Loop alles nog een keer na. Voor de zekerheid. Zo weet je zeker dat je geen enkele taak of afspraak over het hoofd ziet. De triggerlijst helpt hierbij. Zo ga je puntsgewijs ieder onderdeel nagaan, en kun met een gerust hart aan de komende (werk)week beginnen, wetende dat je time management systeem waterdicht is. 

Kortom

Wekelijks even de tijd nemen om stil te staan bij de afgelopen week, maar ook die week die nadert. Het helpt je het overzicht bewaren. Zo sluit je de taken en afspraken die je achter de rug hebt netjes af, en begin je vol goede moed aan de week die komen gaat. Je hebt overzicht en rust — allemaal omdat je weet dat je time management systeem up to date is.

Meer weten?

In ons laatste artikel blikken we terug op wat je allemaal tijdens onze 1-daagse training time management hebt geleerd. We geven je handvatten zodat je alle technieken en methodes in de praktijk kunt toepassen. Lees ‘m dus zeker, wil je het onderste uit de kan halen en je time management inzichten optimaal kunnen benutten!

Lijkt de training je ook interessant voor je team?

Enthousiast over de training die je gevolgd hebt? Waarom raad je ‘m niet bij je collega’s aan? Onze cursus is namelijk ook ontzettend nuttig voor teams. Zo leren jullie resultaatgericht en slimmer werken, jezelf wapenen tegen tijdgebrek en omgaan met de dagelijkse stortvloed aan mails en informatie. 

En dat is niet alles: onze nieuwe training Effectief Thuiswerken voor Teams behandelt bovenstaande zaken, met als extra kers op de taart: thuiswerken. Hoe werk je effectief samen op afstand? Hoe spreek je anderen aan op hun verantwoordelijkheid? En online vergaderen, hoe doe je dat (goed!). Je leert het tijdens de cursus.