Dagelijks je mailbox leeg met de OHIO methode

Een groot deel kenniswerkers kampt met een flinke stroom aan e-mail — tenminste, dat kunnen we concluderen uit onze poll waar onze lezers massaal op reageerden. Om jou uit te leggen hoe je met die druk omgaat, maakte onze trainer David een handige video. Hierin legt hij 1 hele praktische techniek uit, waarmee je moeiteloos je inbox managet.

Mailbox leeg

De cijfers spreken voor zich:

Jij krijgt als hedendaagse kenniswerkers een hoop mail te verduren. En hoewel het merendeel ‘maar’ zo’n 20 tot 30 mails per dag verwerkt, zijn er ook uitschieters: een deel van de ondervraagden ervaart dat zijn of haar mailbox dagelijks overstroomt. Iets dat gegarandeerd voor stress en frustraties zorgt.

Zou je echter op een andere manier je inbox managen, dan maak je daar een einde aan — aan de stress, het gebrek aan overzicht, aan dat machteloze gevoel. Hiervoor zul je echter eerst op een andere manier naar je inbox moeten kijken:

“Laten we je inbox vergelijken met een brievenbus”

Je doet het ook niet met je brievenbus. De envelop die op de deurmat ligt pakken, openen en lezen. En deze vervolgens netjes terugleggen waar je hem vond. 

Dat zou een beetje vreemd zijn. 

Waarom doe je het dan wel met je mailbox? Daar open je namelijk ook tig keer een bepaalde e-mail, enkel om te besluiten dat je nu geen tijd hebt om je collega Sander die aanvragen op te sturen. 

Doe ik morgen wel” mompel je, terwijl je de mail als ‘ongelezen’ markeert. Je voegt er tevens een rood vlaggetje aan toe, voor het effect. 

Volgens onze trainer David is dat niet bepaald de beste workflow die jij je kunt bedenken. Verre van zelfs. Het zorgt enkel voor stress, chaos en een gebrek aan overzicht — “en dat is zonde van je tijd.

Hoe je dan wél je inbox op een efficiënte manier verwerkt, daar heeft hij het antwoord op. Doorgaans vertelt hij het enkel in onze Training Time management, maar nu – speciaal voor jou – deelt hij het ook hier:

Je hoort het: verwerk je inbox volgens het OHIO-systeem. 

‘Only Handle It Once’ — iets maar 1 keer in handen nemen, dus. Dat houdt in dat je mails niet langer markeert met een rood vlaggetje, op ‘ongelezen’ laat staan en vervolgens tig keer opent. Nee, jij maak bij iedere mail direct een beslissing.

Hierbij heb je de volgende mogelijkheden:

  • Je besluit om een mail direct te verwijderen zodra je ‘m niet meer nodig hebt.
  • Bewaart de mail in een archief zodat je hem op een later moment nog kunt raadplegen.
  • Stuurt de mail door naar een collega, zodra jij er niets mee kunt. Delegeren, dus.
  • Voert kleine taken die minder dan 5 minuten duren direct uit.
  • Of plant items waar je iets meer tijd en energie voor nodig hebt in in je agenda of takenlijst. 

Niets meer, niets minder. 

Je behandelt je inbox zoals je ook je brievenbus zou behandelen. Direct, efficiënt, en zonder tig keer je post te openen. Het bespaart je niet alleen veel moeite, je houdt ook een hoop tijd over voor andere, misschien nuttigere, zaken. 

Probeer het dus eens: OHIO. Op kantoor of bij thuiswerken, altijd je inbox op orde.

Wil je hier nou meer over weten?

Lees dan verder. We hebben namelijk een aantal artikelen waarin we stapsgewijs op deze techniek ingaan. 

Ben je nou een echt praktijk-mens, volg dan onze 1-daagse cursus Time Management. Daar legt David – of een van onze andere time management experts – het je haarfijn uit (en leer je nog tig andere handige technieken en methodes om je tijd en inbox beter te managen! Op kantoor of bij thuiswerken!)

X