Je maakt een to do-lijstje en probeert alles netjes af te werken. Maar dan staat je collega naast je bureau. Of je nu even kunt helpen met een spoedje. Vervolgens heb je extra meetings en merk je dat je daarna vooral ad hoc taken aan het doen bent. Van je mooie to do-lijstje is niets meer over. Of beter gezegd: die staat nog steeds bomvol. Dag plannen, hallo onvervuld en onrustig gevoel. Een goede planning voorkomt dat je dag in dag uit van hot naar her rent. Maar waar bestaat een goede planning uit? In dit artikel gaan we je leren plannen en ontdek je hoe je wel je doelen haalt.
Wat komt aan bod:
- Wat verstaan we onder planning?
- De 4 redenen om vandaag nog te leren plannen
- De 6 eisen om een goede planning te maken
- 6 plannen en organiseren tips – zo maak je een planning
- De valkuilen van planningen
- 10 bonustips om je werk beter te organiseren en plannen
- Kortom: leren plannen doe je met de juiste aanpak
- Veel mensen vragen ook
Wat is een planning (en waarom is het géén to-do-lijst)?
Veel mensen denken dat een planning een to-dolijst is. Maar dat is het niet. Het is veel meer dan dat.
Een planning is een strategisch overzicht van de dingen die je gaat doen om een doel te bereiken. De planning vermeldt precies wat je gaat doen en wanneer je het gaat doen. En daardoor heb je grip op je tijd, in plaats van het gevoel altijd achter de feiten aan te lopen. Dankzij je planning heb je een gestructureerd overzicht en ben je gefocust op wat echt moet gebeuren.
Terwijl een to-dolijst gewoon een takenlijst is, die werkt om te onthouden wat je allemaal moet doen. Het geeft je geen inzicht in wanneer je iets moet doen en wat prioriteit heeft. En het is heel verleidelijk om alles op je to-dolijst te gooien, het leukste ervan te doen en de rest steeds te verschuiven. “Ja, komt morgen wel…”
4 redenen om vandaag nog te leren plannen
Je brein begint al te steigeren als je hoort dat je het anders moet doen dan je het altijd deed. Dus laten we kijken waarom leren plannen en organiseren zo belangrijk is.
1. Je werkt productiever en doelgerichter
Wanneer je een goede planning hebt, krijg je meer werk gedaan in minder tijd. Nadat een taak is afgerond, hoef je niet na te denken wat je erna moet doen. Je hebt al een planning, waardoor je precies weet wat je te doen staat om je doelen te bereiken. Een keuze minder bespaart je een hoop mentale energie.
2. Je raakt minder snel afgeleid
Een appje dat binnenkomt met een verzoekje, een mailtje of collega’s die aankloppen met een vraag; het zijn allemaal afleidingen. Maar omdat jij al deep focuswerk hebt ingepland, laat jij je niet afleiden. Je zet je notificaties uit, doet de deur dicht en zet je noise cancelling koptelefoon op. Ze kunnen jou beter niet storen, dat is wel duidelijk. Jij focust je op wat gedaan moet worden.
3. Je vermindert stress en onrust
“O ja, ik had beloofd Theo nog te bellen.” Of je herinnert je ineens dat je nog een afspraak moet maken met een andere collega. Lekker dan, ben je weer afgeleid en krijg je er nog stress op de koop toe. Dankzij een goede planning trek je alle to do’s die in je hoofd rond cirkelen, wachtend op een geconcentreerd moment om toe te slaan, eruit en zet je ze op papier. Je hoeft niet meer in standje paniek te gaan, maar hebt helder voor ogen wat je te doen staat. En dan levert je een flinke stressvermindering op.
4. Je boekt eindelijk voortgang op je langetermijndoelen
Wanneer je je steeds laat leiden door andermans ideeën, spoedjes en je dagelijkse taken, vergeet je al gauw je langetermijndoelen. Die podcast die je wil maken, ziet nooit het levenslicht. Net als die marketingstrategie. Zonde, want deze langetermijndoelen zorgen uiteindelijk wel voor bepaalde successen. Door een goede planning te maken, kom je wel toe aan de zaken die er écht toe doen.
Meer redenen nodig om vandaag nog te starten met plannen? Björn en Inge vertellen erover in deze aflevering van de Tijdwinst Podcast:
6 bouwstenen voor een goede planning
Een planning is geen lijstje waar je maar onbeperkt taken, meetings en afspraken op blijft gooien. Je moet het zien als een strategisch middel waarmee je overzicht krijgt, controle over je tijd en je productiviteit optimaliseert. Om dat voor elkaar te krijgen, moet je leren plannen. En dat begint bij het begrijpen van welke onderdelen bij goed plannen horen.
1. Breng al je taken en verantwoordelijkheden in kaart
Om een planning te kunnen maken, moet je eerst inzicht hebben in wat je moet doen. Welke taken vallen onder jouw takenpakket? En wat zijn je verantwoordelijkheden? Dit is heel breed: van kleine alledaagse dagen tot grote projecten. Als je niet weet wat jouw taken en verantwoordelijkheden zijn, is een planning een hopeloze missie.
2. Noteer deadlines en afspraken
Als je niet weet wanneer iets af moet zijn of wanneer je bepaalde afspraken hebt, is een planning vrij nutteloos. Het is belangrijk dat je weet wanneer je collega het rapport verwacht, wanneer je manager wilt dat je naar een netwerkevent gaat. Weet je dit niet? Dan is de kans groot dat je maar wat doet, niets op tijd af hebt en ook niet weet wat voorrang moet krijgen.
3. Wees realistisch over je beschikbare tijd
Denk je dat je in een uurtje wel even dat rapport maakt, terwijl je er werkelijk drie uur over doet? Oei, dan heb je al gauw problemen. We onderschatten allemaal wat we in een jaar kunnen doen, maar overschatten wat we in een dag kunnen doen. Een realistische kijk op de beschikbare uren is een must voor het leren plannen. Wees je bewust van hoeveel bepaalde taken en afspraken je daadwerkelijk aan tijd kosten, zodat je niet 80 uur aan werk in een 40-urige werkweek probeert te stoppen.
4. Houd ruimte voor het onverwachte
Niet alles in het leven loopt zoals je het van tevoren uitgestippeld hebt. Je collega komt met een spoedje tussendoor dat ook echt gedaan moet worden. Of je wordt gebeld door een klant met een prangende vraag die echt niet even kan wachten. Als je je planning heel strak maakt, zonder enige ruimte voor onverwachtheden, slaat de stress en paniek je al gauw om de oren. Daarom is het belangrijk om ook extra tijd in te plannen voor onverwachte zaken. En gebeurt er niets onverwachts? Yes, dan kun je een keertje je laptop eerder dichtklappen of iets oppakken dat op je wensenlijstje (we noemen het ook wel het Land-van-ooit-lijstje) staat.
5. Maak keuzes tussen wat je wilt en wat je kunt
Wat je wilt, is misschien wel een eindeloze lijst aan wensen. Maar als je realistisch kijkt naar je tijd, weet je vast wel dat het niet dingen zijn die je nu meteen kunt oppakken. Bepaal daarom wat je nu wel oppakt en wat je parkeert voor later. Maak het haalbaar en concreet, zodat je weet wat mogelijk is op de korte termijn. De rest? Die laat je nog even op je Land-van-ooit lijstje staan.
6. Gebruik één waterdicht planningssysteem
“Shit, waar had je nou die aantekeningen van de vorige meeting gelaten?” Tientallen notitieboekjes, verschillende agenda’s en meerdere apps waarin je je to-do’s bijhoudt werken niet. Het brengt alleen maar onrust en chaos. Maak gebruik van een managementsysteem dat waterdicht is. Kies zelf of dit een papieren of digitaal systeem is, maar maak in ieder geval een keuze.
Plannen in de praktijk: 6 praktische tips die direct werken
Goed nieuws: leren plannen is niet iets wat je al van jongs af aan al onder de knie hoeft te hebben. Je kunt het in elke levensfase leren. Het is dan ook geen kwestie van discipline, maar juist goede gewoontes en een goed systeem.
1. Kies één systeem voor al je planning en to-do’s
Keep it simple. Zorg dat je één systeem hebt waar je alles in terug kunt vinden. Dat betekent dus dat je maar één agenda en één takenmanager gebruikt. Dit mag de agenda en de tool zijn waar jij het prettigst mee werkt. Bijvoorbeeld Google Calendar en Todoist. Of Outlook voor zowel je agenda als takenlijst. Kies een tool en agenda en verzamel alles op één plek. Hierdoor hoef je nooit meer uren te zoeken naar iets, je weet precies waar jij het hebt opgeslagen.
In ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar licht Björn verder toe hoe je zo’n systeem dan in elkaar zet, zodat het een waterdicht systeem is waar je feilloos op kunt vertrouwen.
2. Splits grote projecten op in kleine concrete stappen
Een groot project kan voelen als het beklimmen van de Mount Everest. Onhaalbaar. Maar als je kijkt naar hoe avonturiers de Mount Everest beklimmen, is dat echt niet in één keer. Naast maandenlange trainingen, gaan ze in etappes de berg op. En zo moet je ook projecten aanpakken. Door een mini-scrum te doen, deel je het project waar je als een berg tegenop ziet in behapbare stappen.
- Noteer hoe het project er af uit moet zien
- Bepaal een deadline
- Noteer alle stappen die je moet doen om bij het eindresultaat te komen
- Zet alles op volgorde. Wat moet als eerste gebeuren, wat volgt?
- Categoriseer de acties nu: afspraken zet je in je agenda, kleine acties die korter dan 30 minuten duren, zet je op je takenlijst, grote acties plan je in je agenda, de taken die anderen doen, maar waarvan jij de voortgang in de gaten houdt, zet je op je wachten-op-lijst en wat je met anderen moet bespreken zet je op je 1-op-1 lijst.
- Plan alles in je agenda en takenmanager
Ineens ziet de Mount Everest er haalbaar uit… en dat project ook.
3. Zet grotere taken in je agenda
Wanneer een taak of actie langer dan 30 minuten duurt, zet je deze in je agenda. Dat doe je omdat je ze niet tussendoor even kunt doen. Doordat je het in je agenda zet, zie je gelijk of je planning haalbaar is. Ook voorkom je dat het op je to-dolijst blijft staan, omdat je er nooit aan toe komt. Iets wat 120 minuten duurt, doe je niet eventjes tussen twee afspraken door.
4. Plan elke dag buffer- en ademtijd in
Naast je vaste werkzaamheden en taken voor projecten, zorg je ervoor dat je nog wat ademruimte hebt. Blokkeer elke dag 30 tot 60 minuten in je agenda. Deze tijd is er voor als je een spoedje op je bureau krijgt, iets uitloopt of als je vragen krijgt die niet kunnen wachten. Het is een fijne buffer die niet per se elke dag nodig is, maar wel elke dag in je agenda staat. Net als bij je financiële uitgaven is het fijn om een buffer te hebben. Je weet maar nooit wat er kan gebeuren, maar dankzij de buffer hoef jij er geen stress over te hebben als het dan toch gebeurt.
5. Werk je systeem elke dag kort bij
Eenmaal opgezet en klaar is Kees? Nee, het stopt niet bij het opzetten van een time managemensysteem. Plannen is een werkwoord. Dat betekent dat je er dagelijks aan werkt. Als je het niet dagelijks bijhoudt, is het net als bij een moestuin die je niet bijhoudt: onherkenbaar en onoverzichtelijk. Neem daarom elke dag 10 minuten de tijd om je systeem op te schonen, werk het bij en kijk alvast vooruit naar de volgende werkdag.
Die 10 minuten lijken nu misschien veel, maar besparen je uren tijd. Want je hoeft niet meer te zoeken naar notulen of last minute je werk te doen.
6. Reflecteer wekelijks en stuur bij waar nodig
Een planning betekent ook niet dat het altijd zo gaat zoals je denkt. En dat is ook helemaal niet erg. Maar van fouten en problemen kun je wel altijd leren. Neem daarom wekelijks de tijd, vrijdagmiddag voor de vrijmibo, om te reflecteren op je planning. In 30 minuten kijk je naar:
- Wat afgerond is deze week, wat is blijven liggen en waarom. En of dat wat is blijven liggen opnieuw ingepland moet worden.
- Wat er volgende week op de planning staat. Zijn er taken of afspraken waar je nu al iets voor moet doen, zoals mailtje sturen, meeting inplannen?
- Welke taken en projecten verdienen alle aandacht? Is er iets wat minder prioriteit heeft en je daardoor je planning moet wijzigen?
- Je inbox. Schoon deze op met de OHIO-methode (Only Handle It Once). Maak het besluit of je er meteen iets mee moet doen, of je iets moet plannen, delegeren of deleten.
Dus, in het kort: zo maak je een goede planning:
- Je gebruikt één systeem voor je planning
- Breek grote projecten in kleine stapjes
- Zet grote taken in je agenda
- Houd ruimte in je agenda voor onvoorziene to do’s
- Werk je systeem dagelijks bij
- Reflecteer elke week op je planning
Meer hierover weten?
Volg ons op Instagram voor korte tips om productiever te worden. Of check onze Pinterest. Liever lekker lezen? Lees dan onze boeken Elke Dag om 15.00 uur Klaar en Full Focus Op Wat Echt Belangrijk Is. Of schrijf je in voor onze nieuwsbrief en ontvang al onze artikelen overzichtelijk in je mailbox.
De 4 grootste valkuilen van plannen (en hoe je ze voorkomt)
Na het lezen van de helft van dit artikel ben je al bezig met een goede planning te organiseren. En toch merk je binnen de kortste keren dat je helemaal verkeerd gaat. Je krijgt steeds meer op je bordje, hebt de helft van wat je vorige week wilde doen niet gedaan en je stresslevels schieten door het dak. Hoe komt dat toch? En hoe zorg je ervoor dat het wel werkt?
Valkuil 1. Je planning is niet compleet
Waar het vaak de mist in gaat, is een planning die niet volledig is. Je hebt veel taken netjes ingepland, maar bent een groot deel vergeten. Zoals de dagelijkse taken die ook gewoon tijd in beslag nemen. Denk aan je e-mail checken, facturen sturen, reistijd naar afspraken en de afspraken zelf. Je planning leek dus wel haalbaar, maar dat kwam doordat je een deel simpelweg vergeten bent.
Hoe doe je het dan wel?
Bouw je planning op door eerst je vaste taken en verplichtingen te verwerken.
De tijd die je daarnaast overhoudt, is de tijd die je aan andere zaken zoals projecten en losse taken kunt besteden. Het werkt net als met het besteden van je salaris. Je zorgt eerst dat je al je vaste lasten kunt betalen, de rest blijft over om te sparen en leuke dingen te doen.
Valkuil 2. Je overschat wat je op een dag kunt doen
Je planning is niet realistisch. Want ook tijdens een gewone werkdag komen er toch wat onvoorziene to do’s op je pad. Of meetings die uitlopen, maar waar je echt tot het einde bij moet blijven, omdat er beslissingen worden genomen. En wat dacht je van die taak waar je had ingeschat dat je er twee uur over zou doen, maar na twee uur ben je nog niet klaar.
Hoe doe je het dan wel?
Onze Patrick zegt altijd: verwacht je er 2,5 uur over te doen? Reken dan maar op 3 uur.
Wanneer je niet precies weet hoe lang iets duurt, kun je beter maar iets langer rekenen. Want de meeste taken duren ook langer dan we denken. En tussendoor heb je ook nog pauzes nodig, heb je last van een gebrek aan concentratie en afleiding.
Valkuil 3. Je plant te strak, zonder ruimte om te ademen
Onverwacht hebben jullie een spoedoverleg met het team, duurt het toch langer om je mails te beantwoorden en ontdek je dat je collega iets belangrijks vergeten is te doen. Help, je agenda zat al zo strak in elkaar, dat dit er echt niet meer bij kan. Ja, of je moet overwerken tot laat.
Hoe doe je het dan wel?
Vul je agenda niet tot op het naadje.
Houd ruimte voor onvoorziene taken en meetings, zodat je kunt schuiven. Een buffer van 30 tot 60 minuten helpt je om om te gaan met onverwachte klussen en afspraken.
Valkuil 4. Je gebruikt te veel losse systemen door elkaar
Wanneer je niet kiest voor één systeem, ligt je hele planning binnen de kortste keren al overhoop. Je mist afspraken, vergeet deadlines en taken. En overzicht? Ho maar. Het werkt echt niet als je to do’s op een post-it schrijft en laat rondslingeren.
Hoe doe je het dan wel?
Tuig één centraal systeem op. Gebruik daarvoor één agenda en één takenlijst.
Todoist is erg prettig, maar een papieren versie mag natuurlijk ook. Als je er maar voor zorgt dat je precies weet wat waar staat. Want daardoor voorkom je onnodige zoektochten en dat je dingen vergeet.
10 bonustips om je werk beter te organiseren en plannen
- Werk met tijdsblokken. Reserveer tijdsblokken in je agenda voor taken waar je focus nodig hebt. Neem tussendoor pauzes, zodat je gefocust blijft en niet uitgeput raakt.
- Pas de Eisenhower-matrix toe. Verdeel alles wat je doet in de matrix en maak onderscheid tussen: belangrijk & urgent (meteen doen), belangrijk & niet urgent (plannen), urgent & niet belangrijk (delegeren) en niet urgent of belangrijk (schrappen).
- Eat that frog. Start met de taak waar je tegenop ziet. Als je deze hebt weggewerkt, is de rest van je werkdag een stuk makkelijker.
- Werk volgens de Pomodoro-techniek. Werk supergefocust door je werk op te knippen in tijdsblokken van 25 minuten (of 45) met daarna een pauze van 5 minuten.
- Gebruik de 80/20 regel. 80% van je resultaten komen uit 20% van je inspanningen. Bekijk welke taken echt impact maken en leg je focus hierop.
- Beperk je afleidingen. Zet notificaties uit, hanteer een clean desk policy en check je e-mail op vaste momenten.
- Automatiseer. Taken die repetitief zijn, kun je prima automatiseren. Helemaal met de opkomst van AI en tools als Notion en Zapier.
- Delegeer. Niet alles hoef jij te doen. Kijk welke taken je kunt delegeren.
- Blokkeer je agenda. Jij bepaalt hoe je jouw tijd indeelt. Zet vaste afspraken in je agenda en blokkeer tijd voor focus taken.
- Reflecteer maandelijks. Naast je dagelijkse en wekelijkse reflectie is het ook goed om maandelijks te reflecteren. Het geeft je inzicht op het grotere plaatje.
Kortom: leren plannen doe je met de juiste aanpak
Goed plannen is niet simpelweg een to-dolijst maken en hopen dat daarmee je zorgen en stress als sneeuw voor de zon verdwijnt. Met de juiste aanpak – een duidelijk systeem, realistische inschatting en een strategische indeling van je taken – krijg je grip op je tijd. Je voorkomt dat je continu achter de feiten aanloopt. Je creëert ruimte voor de dingen die er écht toe doen.
Meer hulp bij plannen en organiseren van je werk
Wil je wel beginnen met slimmer werken, maar weet je niet zo goed hoe je dit moet aanpakken? We leren je tijdens onze 1-daagse time management training precies wat je moet doen om:
- Beter te worden in plannen
- Minder tijd te besteden aan je inbox en meetings
- Gefocust te werken
- Overzicht te houden
Schrijf je nu in en krijg methoden, tips en handvatten mee die je direct kunt toepassen om efficiënter te werken. Zodat je geen last meer hebt van stress en een overvolle agenda.
Je dag begint met een to-dolijst, maar eindigt in chaos. Spoedjes, ad hoc taken, uitgelopen meetings… ➡️ Oplossing? Geen betere to-dolijst, maar een goede planning. Geen lijstje, maar strategie.
👉 Zo doe je dat: https://t.co/cMUeNGqIOu
— Tijdwinst.com (@tijdwinst) April 17, 2025
Veelgestelde vragen rondom leren plannen
-
Hoe maak je een effectieve planning die realistisch en haalbaar is?
Een effectieve planning start met een duidelijk overzicht van je taken en deadlines. Gebruik een planning sjabloon of een planning tool zoals Planning Microsoft. Houd rekening met een realistische tijdsinschatting en plan bufferruimte in voor onvoorziene omstandigheden. Een planning voorbeeld kan helpen om structuur aan te brengen en prioriteiten te stellen.
-
Welke tools en apps zijn het beste voor het maken en beheren van een planning?
Er zijn diverse tools voor het maken van een planning, gratis of betaald. Deze tools helpen je bij het maken van een planning online. Zoals Microsoft planning, Trello, Asana en Todoist. Wil je snel aan de slag? Dan kun je gebruikmaken van een planning sjabloon.
-
Hoe voorkom je dat je planning te ambitieus wordt en je constant achter de feiten aanloopt?
Een realistische planning betekent dat je rekening houdt met je eigen werktempo en mogelijke onderbrekingen. Schat de tijd die je voor taken nodig hebt eerlijk in om overbelasting te voorkomen. Plan in je agenda tijdsblokken voor werk. Stel prioriteiten en wees flexibel met herplannen als dat nodig is.
-
Hoe ga je om met onverwachte taken en verstoringen in je planning?
Onverwachte taken zijn onvermijdelijk. Bouw dus altijd ruimte in je planning voor flexibiliteit. Beoordeel of een nieuwe taak direct aandacht vereist of ingepland kan worden voor later.
-
Wat is het verschil tussen een dag-, week- en maandplanning en hoe combineer je deze?
Een dagplanning richt zich op specifieke taken en deadlines. Een weekplanning helpt je overzicht en balans te geven. En een maandplanning biedt een strategische blik op de langetermijndoelen. Je combineert ze door je reflectiemomenten te gebruiken om te kijken naar de dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse planning.
-
Hoe zorg je ervoor dat je je daadwerkelijk aan je planning houdt en niet uitstelgedrag vertoont?
Een planning werkt pas als je er echt mee aan de slag gaat. Stel haalbare doelen, gebruik één timemanagement systeem en zet notificaties van alle apps en e-mail uit. Zorg dat je je prioriteiten helder hebt en vermijd afleidingen.
-
Wat zijn de beste methodes om je taken en prioriteiten binnen een planning te bepalen?
Gebruik methodes als de Eisenhower-matrix om taken te rangschikken op urgentie en belang. Het 80/20 principe kan je hierbij ook helpen. Houd rekening met deadlines en energiepieken gedurende de dag.
-
Hoe plan je taken als je in een onvoorspelbare werkomgeving zit met veel ad-hocwerk?
Flexibiliteit is de sleutel voor een onvoorspelbare werkomgeving. Plan genoeg tijd in je agenda voor onvoorziene taken, zodat je makkelijk kunt schuiven. Reserveer tijdsblokken voor andere taken en stel je prioriteiten opnieuw vast als dit nodig is.
-
Hoe vaak moet je je planning evalueren en bijstellen?
Een planning is nooit in beton gegoten en heeft regelmatige evaluatie nodig. Bekijk dagelijks je dagplanning, evalueer wekelijks of je op schema zit en pas je planning als het nodig is hierop aan. Kijk ook maandelijks naar wat je grote doelen zijn en of je daar stappen in hebt gemaakt.
-
Wat zijn veelgemaakte fouten bij het maken van een planning en hoe voorkom je ze?
Veel mensen maken hun planning veel te ambitieus. Ze onderschatten de tijd die taken kosten en vergeten buffertijd in te bouwen. Vermijd multitasken en zorg dat je prioriteiten stelt. Regelmatig evalueren helpt de planning te corrigeren en productief te blijven.
-
Wat is de betekenis van 'plannen'?
‘Plannen’ betekenis volgens De Dikke Van Dale:
- Het plannen: de planning van werk
- Uitgewerkt werkplan
En wat is een ander woord voor planning? ‘Werkschema’. En synoniemen voor plannen zijn:
- Ontwerpen
- Uitstippelen
- Verzinnen
- Ontwikkelen
- Uitdenken
- Voorzien
- Ordenen
En, voor de goede orde: is het ‘planing’ of ‘planning’? Het goede woord is ‘planning’, met twee n’en.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog