Als je terugkeert naar kantoor na een break of vakantie is één ding zeker: je treft een ontplofte inbox aan. Een berg werk is het laatste wat je wil wanneer jij weer je laptop openklapt. Voorkom stress en werk efficiënt met de out of office functie. Maar wat zet je daar nou wel en juist niet in?
Wat komt aan bod?
- Out of office is geweldig om 2 redenen
- De 3 momenten waarop je out of office een must is
- Wat moet je out of office bevatten
- Knal eruit met jouw out of office!
- Kortom
Zodra jij weet dat je een langere tijd niet op kantoor zult zijn, stel jij braaf en netjes je out of office functie in. Zo hoef jij je nooit door die berg mails heen te worstelen als je weer terug bent. Super handig! Maar wist jij dat je met deze functie nog veel meer kunt doen? Met slechts een paar minuten werk stel jij je out of office zo in dat je hier niets voor aan hoeft te doen en er altijd profijt van hebt!
Out of office is geweldig om 2 redenen
Je neemt niet zomaar altijd je telefoon op, simpelweg omdat je niet altijd bereikbaar bent (en wil zijn). Dat geldt ook voor je inbox. Met een afwezigheidsmail zorg je voor overzicht en rust. Bovendien help je niet alleen jezelf, maar óók de ander. Win win!
- Want, rust voor jezelf? Je zit niet te wachten op een berg mail als je weer terug bent op kantoor. Je out of office aanzetten helpt jou het overzicht te bewaren!
- En voor een ander? Duidelijkheid! Degene die je mailt wordt onzeker of de mail wel is aangekomen. En misschien zelfs gefrustreerd. Dit kan er voor zorgen dat je je klant kwijt raakt.
Een goed out of office bericht waarbij de stappen voor de afzender duidelijk zijn, voorkomt een hoop gedoe achteraf. Een echte ‘levensredder’ dus deze auto reply! Hij hoeft alleen niet altijd aan.
De 3 momenten waarop je out of office een must is
Je hoeft nu echt niet bij iedere plaspauze je out of office aan te zetten omdat je bang bent een potentiële klant mis te lopen of een collega extra werk te bezorgen. En de autoreply aanzetten omdat je vandaag drie uurtjes eerder klaar bent, is ook een tikkeltje overdreven.
Normaal gesproken reageer je binnen 24 of 48 uur, afhankelijk van in welke sector je werkzaam bent. Dit is een richtlijn, dus stel het gerust bij als dat voor jou anders geldt. Het is daarbij niet alleen handig om de auto reply functie te gebruiken wanneer je een dagje buiten de deur bent, er zijn ook andere gevallen wanneer je deze handige tool kunt inzetten. De volgende 3 komen het vaakst voor:
1. Je bent langere tijd afwezig
Je kunt de functie gebruiken wanneer je voor langere tijd afwezig bent. Vanwege gezondheidsredenen bijvoorbeeld. Denk aan zieke of een burn-out. Of door zwangerschap. Maar ook een arbeidsconflict kan hieronder vallen.
2. Je bent afwezig of minder makkelijk bereikbaar
Dit is het meest voorkomende geval om de out of office in te schakelen: je bent vrij of langdurig buiten de deur (denk aan een congres of die businesstrip).
3. Je zult helemaal niet meer terug komen
Wanneer je voorgoed stopt op je werk is dat ook een uitstekende reden om je out of office aan te zetten. Misschien eindigt je contract of ga je met pensioen. Het is slim om de afzender hierover te informeren.
Wat jouw reden ook is, zorg er in ieder geval voor dat deze zaken erin staan:
Je out of office moet de volgende 4 punten bevatten
Goed, wat er dan allemaal in zo’n out of office bericht komen te staan?
- Wanneer ben je afwezig
- Waarom ben je afwezig
- Wanneer ben je terug
- Wat kan de afzender doen om tóch geholpen te worden?
Leuk als dit er allemaal in staat. Je hebt netjes gedaan wat hoort. Maar toch mist het dat extraatje waardoor je de afzender pakt. Datgene waardoor je de aandacht vasthoudt van degene die het leest. En dat wil je: je klant bij je houden. Met deze 9 tips lukt dat:
Knal eruit met jouw out of office!
Hoe zorg je nou voor dat informatieve berichtje mét die persoonlijke touch? Wat is een goede out of office?
Stap 1. Start je auto reply een dag eerder
Het is niet slim om te wachten met het instellen van de functie tot je laatste dag, waarop je al zovéél moet doen. Dat geeft stress en komt de inhoud van je bericht niet te goede. Doe het dus al de dag van te voren. Zo heb je alle tijd om er een pakkend bericht van te maken én je kunt eventueel nog overleggen met je collega die een deel van je taken zal overnemen.
Wanneer je berichtje eenmaal staat, kun je dit in de toekomst weer gebruiken. Je volgende vakantie ben je hier dus lekker snel mee klaar.
Stap 2. Vertel de reden van jouw afwezigheid
Niemand hoeft te weten dat jij 3 weken niet op kantoor bent omdat je overspannen bent. De meeste mensen staan niet te wachten op zulke persoonlijke details. Vertel daarom wel de reden, maar hou het basic.
Super leuk dus als jij je verheugt op dat congres omdat het in jouw favoriete stad is, maar deze info is niet boeiend voor de afzender.
‘Ik kan je mail niet beantwoorden in verband met het bijwonen van een congres…’
Dus zonder dat je diep in detail hoeft treden over de reden van jouw afwezigheid, is het wel vriendelijk als de lezer hier enig idee van heeft.
Stap 3. Vertel hoe lang je afwezig bent
Je out of office schiet zijn doel voorbij wanneer je er niet bij vermeld hoe lang het duurt voordat je je mail weer leest. De afzender heeft dan immers geen idee wanneer hij of zij jou wel weer kan bereiken.
Vermeld daarom altijd de startdatum, einddatum en de weekdag om nog meer duidelijkheid te scheppen.
‘…zal ik afwezig zijn van maandag 5 augustus tot en met vrijdag 9 augustus.’
Daarnaast is het handig om de einddatum één dag later in de toekomst te benoemen dan dat je daadwerkelijk weer aan de slag gaat. Zo heb jij extra ademruimte om alle mails te lezen en te beantwoorden.
4. Noem de mogelijkheden die er wél zijn
Probeer altijd met een oplossing te komen. Ook al ben jij er niet; de afzender kan misschien niet twee weken wachten totdat jij weer terug bent. Vermeld in je out of office bericht de contactgegevens van een collega die eventueel dringende gevallen kan overnemen.
Maak dan wel even duidelijke afspraken met je collega over de inhoud van wat dringend is. Dit is voor veel mensen namelijk lastig in te schatten of het écht dringend is of enkel belangrijk. Wanneer er geen collega is die jouw urgente mailtjes kan overnemen, benoem dan in je auto reply bericht dat je er zo snel mogelijk op terug komt zodra je weer aan de slag gaat.
5. Maak het persoonlijk
Wil je de boel een beetje opleuken en er een persoonlijke draai aan geven? (Want saai is ook maar saai). Een gedoseerd vleugje humor does the job. Kijk wel naar wat past en overdrijf niet. En bedenk dat een out of office bericht nou eenmaal niet super spannend hoeft te zijn.
‘Om u toch te kunnen helpen, kunt u tijdens mijn afwezigheid terecht bij één van mijn collega’s: (naam collega). U kunt haar bereiken via (telefoonnummer collega). Of bel (naam collega), via (telefoonnummer collega). (Persoonlijk zou ik voor de laatste optie gaan, hij is de beste uit ons team 😉 ).
6. Wees onbereikbaar (voor de echte daredevils)
Bij grote bedrijven wordt het steeds meer de norm: aangeven dat je afwezig bent en geen mail kan beantwoorden. De inbox wordt dan geblokkeerd. Dit klinkt misschien heftig, maar werkt wel bijzonder efficiënt.
Dag overvolle inbox en dag stress om achter zaken aan te hollen die al lang zijn opgelost. Geef dit wel aan in je out of office bericht, dat is wel zo netjes. Een gewaagde optie, maar wel doeltreffend!
7. Zorg voor een goede onderwerpregel
Kies hier voor een regel die gelijk duidelijk maakt dat jij afwezig bent. Alle overige informatie zet je in het bericht zelf.
“Ik ben er even niet!”
“Oh, ik ben weg. En nu dan?”
“Helaas ben ik niet aanwezig.
8. Voorkom een dubbele handtekening
Het kan soms voorkomen dat je gewone handtekening bovenop je out of office handtekening wordt geplaatst. Let hier dus op! Om dit te vermijden zet je je gewone handtekening uit.
9. Blijf ook écht van die mail af
Ook al kun jij gewoon in je mail wanneer je weg bent; vraag je af of dit slim is. Zodra het balletje gaat rollen dat jij, ondanks je out of office bericht, toch je mail checkt en beantwoordt, ben jij de sjaak. Want dan voel je je verplicht om op meer mails te reageren en dan schiet de auto reply functie haar doel voorbij. Wees dus consequent!
Last but not least: Dit lijkt misschien een inkoppertje, maar vergeet na terugkomst niet je out of office functie weer uit te schakelen. Just to let you know.
Kortom
Of je nu gaat genieten van je vakantie, ziek bent of misschien nooit meer terugkeert naar je werk: de out of office functie is een super handige tool die jou rust geeft en je klant duidelijkheid schept. Er zijn meerdere manieren om een doeltreffend bericht te schrijven en er ook nog eens een persoonlijke touch aan te geven. Verlaat dus met een gerust hart jouw kantoorpand.
Meer tips om slimmer te werken?
Je weet nu dat de out of office functie een manier is om doeltreffend te werken. Wil je nog meer tips om je productiviteit en efficiëntie naar een hoger niveau te tillen? Dan hebben we iets geweldigs voor je! Onze 1-daagse time management training is precies wat je nodig hebt om je professionele leven naar een hoger niveau te tillen.
Stel je eens voor dat je elke dag vol energie en focus aan de slag gaat. Je bent in staat om je taken op een gestructureerde manier aan te pakken en je deadlines te halen zonder jezelf te overweldigen. Dankzij onze training leer je de geheimen van effectief time management en hoe je je kostbare tijd optimaal kunt benutten.
Tijdens de training zullen we je voorzien van praktische tools en technieken om je dagelijkse taken te organiseren en prioriteiten te stellen. Je ontdekt hoe je afleidingen kunt verminderen en in de flow kunt blijven, zodat je je focus behoudt en sneller vooruitgang boekt. Geen eindeloos uitstelgedrag meer, maar een duidelijke route naar succes!
Na de training zul je merken dat je niet alleen je professionele leven op orde hebt, maar ook meer tijd overhoudt voor de dingen die er echt toe doen – zowel op het werk als in je privéleven. Je zult stress verminderen, meer voldoening halen uit je werk en een gezondere balans vinden tussen werk en ontspanning.
Dus waar wacht je nog op? Neem de controle over je tijd en leven terug met onze time management training! Meld je vandaag nog aan en zet de eerste stap naar een productiever en succesvoller leven!
(Lees ook ons boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’ en maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen. Leest niet alleen lekker weg, je leert ook hoe je minder tijd in je mailbox (en op kantoor!) kunt doorbrengen.)
Wie zijn wij? | Training Time management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van time management, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
