Eindelijk een productieve werkdag hebben? Toekomen aan de werkelijk belangrijke taken, in plaats van het wegwerken van nietszeggende klusjes? Maak dan kennis met de prioriteiten matrix: hét time management-pareltje dat jou leert wat wél en (vooral) niet jouw kostbare tijd en aandacht verdient. Van voor-tot-achteren uitgelegd:
Het geheim van productiviteit is eigenlijk heel simpel: houd je bezig met klussen die waarde toevoegen aan je proces. Afhankelijk van jouw functie kunnen daar allerlei taken onder vallen. Voor de één is het uitermate belangrijk om dagelijks het klantenbestand bij te werken, de ander kan zijn dag als productief bestempelen wanneer hij een stapel aanvragen heeft weggewerkt.
Toch lukt het ons niet altijd om aan de juiste klussen te werken. Onderbrekingen en ad hoc zaken eisen gedurende je werkdag constant je aandacht op. Zo wordt je afgeleid, heb je nog een hoop andere werkzaamheden en ook je leidinggevende staat regelmatig aan je bureau met zoveelste spoedje. Je zal dan keuzes moeten maken: waar zal ik mijn tijd en aandacht aan schenken?
In de praktijk blijkt dan dat we helaas niet altijd de juiste keuze maken. In plaats van het klantenbestand bij te werken, beantwoord je mails. (“Dat is immers zo gepiept”) En in plaats van je in te lezen in dat belangrijke rapport moet je hals over kop ergens een akkoord op geven (“Hij gaf aan dat het A.S.A.P. moest”)
Hoewel dit zeker taken zijn die uitgevoerd moeten worden, staan ze de werkelijk belangrijke zaken in de weg. En werk je maar lang genoeg op deze – vaak reactieve – manier, dan zul je zien dat je gedurende je werkdag wel ontzettend druk bent geweest, maar écht productief ben je niet geweest.
Want dat ene belangrijke project? Is blijven liggen.
Die stapel aanvragen? Niet aan toegekomen.
Hoe ga je dit nou tegen? Hoe voorkom je dat je tijd en aandacht besteedt aan verkeerde klussen? Hoe zorg je ervoor dat je wél aan die belangrijke taken toekomt? Met andere woorden: hoe leer je prioriteiten stellen?
1 antwoord: leer werken met de prioriteiten matrix.
Wat is een prioriteiten matrix?
De prioriteiten matrix (ook wel bekend als de ‘Eisenhower Matrix’) is een tabel die je prioriteiten van non-prioriteiten laat scheiden, zoals de naam al verklapt. Zoals gezegd, is dat handig wanneer je een productieve werkdag tegemoet wil gaan. Hij bestaat uit vier kwadranten. Twee variabelen worden hierin meegenomen:
- Is iets belangrijk?
- Is iets dringend?
Kruis deze twee en voila: de prioriteiten matrix!
‘Belangrijk’ en ‘dringend’: de definitie
Voor we verder gaan, is het handig dat je weet wat ‘dringend’ en ‘belangrijk’ inhouden. Want wat de één bestempelt als een kwestie van leven en dood is voor de ander slechts een bliepje op de radar. Daarbij: jouw collega kan aan een bepaalde klus ontzettend veel waarde hechten, maar jouw leidinggevende kan er tegelijkertijd het belang niet van inzien.
Daarom: dé Tijdwinst definitie van wat nou écht dringend en écht belangrijk is:
Wanneer is iets dringend?
Iets is dringend wanneer je het meteen moet oppakken. Dat betekent dat je niet kunt afmaken waarmee je bezig bent, omdat deze vraag/klus/probleem/situatie binnen dertig minuten moet worden opgepakt. Anders komen jij, een ander of het bedrijf in de problemen.
Kan het een half uurtje blijven liggen? Vergaat dan de wereld? Nee? Mooi. Dat betekent dat het niet dringend is.
Wanneer is iets belangrijk?
Alle taken die binnen jouw functie, rol of takenpakket passen en waarbij het nodig is dat jij deze uitvoert, zijn belangrijk. Het zijn klussen die uiteindelijk moeten gebeuren en die je vooral niet wil vergeten.
Samengevat:
Belangrijk wil je vooral niet vergeten.
Dringend moet je meteen oppakken.
Wat houden de 4 kwadranten van de matrix in?
Laten we de vier kwadranten van de prioriteiten matrix verder toelichten:
Kwadrant 1. Dringend én belangrijk
Taken die direct door jou opgepakt moeten worden, krijgen een plekje in het eerste kwadrant. Het zijn klussen die voorrang krijgen op al jouw andere verplichtingen. Pak deze klussen zo snel mogelijk (en als eerste) op.
Hierbij kun je denken aan:
- een klacht van een grote afnemer
- een DNS-probleem met jullie webshop
- een last minute afmelding van een spreker op jullie seminar
Taken uit het eerste kwadrant voer je zo snel mogelijk uit, ze hebben de hoogste prioriteit.
Kwadrant 2. Belangrijk maar niet dringend
Klussen die belangrijk zijn maar die niet op stel en sprong opgepakt hoeven worden, plaatsen we in het tweede kwadrant. Het zijn taken die jij moet uitvoeren, je mag ze dan ook niet vergeten. Vaak vallen ze onder je functieomschrijving en voegen ze waarde toe aan je werkdag. Geef deze klussen gedurende je werkdag voorrang, zeker wanneer het op ad hoc klusjes aankomt.
Hierbij kun je denken aan:
- Het betalen van de salarissen
- Het opvragen van een offerte
- Het ontwerpen van een brochure
Belangrijke taken mag je nooit uit het oog verliezen. Plan ze daarom in, in een timemanagementsysteem en besteed er het merendeel van je tijd en aandacht aan.
Kwadrant 3. Dringend maar niet belangrijk
Klussen die niet zwaar wegen, maar waarbij er wel een klokje tikt, vinden we in het derde kwadrant. Het zijn taken die binnen enige tijd uitgevoerd moeten worden, maar niet per se door jou. Je mag ze prima delegeren, zeker wanneer een ander het sneller, beter of goedkoper kan doen.
Hierbij kun je denken aan:
- Vooruit plannen van vergaderingen (kan je secretaresse doen)
- Bijhouden van de social media (de stagiaire?)
- Herinrichten van de website (extern bedrijf)
Taken waarbij het niet nodig is dat jij het doet, delegeer je. Jij kunt je tijd nuttiger besteden.
Kwadrant 4. Niet dringend én niet belangrijk
Wanneer een klus niet noodzakelijk is en ook geen tijdsdruk heeft, zul je je moeten afvragen of hij überhaupt uitgevoerd moet worden. Dit zijn vaak de taken die veel kostbare tijd vreten en eigenlijk niets opleveren. Voer ze daarom alleen (als laatste!) uit wanneer je tijd over hebt, maar liever schrap je ze in hun totaliteit.
Hierbij kun je denken aan:
- De wekelijkse meeting waarin maar geen knopen worden doorgehakt
- Het bijhouden van bepaalde statistieken
- Het lezen van oninteressante nieuwsbrieven
Tijd besparen? Stop met het uitvoeren van onzinnige en tijdrovende klussen. Schrap ze van je takenlijst.
Check ook deze video, daarin vertelt Björn je meer over de prioriteitenmatrix:
De prioriteiten matrix in de praktijk — 4 stappen
Nu je dit weet, hoe kun je dan prioriteiten stellen in je dagelijkse werkleven? Heel simpel:
1. Maak een takenlijst
Om prioriteiten te kunnen stellen, zul je eerst moeten weten wat er op je bordje ligt. Pas dan kun je keuzes maken. Bedenk daarom wat er vandaag of deze week allemaal moet gebeuren en schrijf alles op dat in je opkomt. Dit is vergelijkbaar met een ‘gedachtendump’ die we cursisten tijdens onze cursus Time Management aanraden.
Jouw lijstje kan er als volgt uitzien:
2. Bepaal welke zaken dringend zijn
Normaal gesproken zou je bovenstaand lijstje bekijken en de leukste, simpelste of kleinste taak als eerste oppakken. Zo is het plaatsen van een social media post bijvoorbeeld zo gepiept. Niet héél belangrijk, maar zo kun je het tenminste afvinken! Het vaststellen van het budget daarentegen? Pff, tijdrovend én lastig.
Zoals je nu hopelijk weet werk je vele malen productiever wanneer je de taken die het meest opleveren als eerste oppakt. Prioriteiten stellen! Laten we dat doen.
Neem daarom je lijstje erbij: staan hier dringende zaken op? Noteer er een ‘d’ van ‘dringend’ achter
(Doorgaans zet je dringende zaken natuurlijk niet op een takenlijst. Je wil de klus namelijk zo snel mogelijk oppakken! For the sake of it doen we bij dit voorbeeld alsof er wél een dringende klus op je ‘to do’-lijst staat. Play along.)
3. Bepaal welke zaken belangrijk zijn
Vervolgens bepaal je welke taken belangrijk zijn: welke zaken moet jij oppakken en kun je dus niet uitbesteden aan een ander? Noteer daar een ‘b’ van ‘belangrijk’ achter.
Je lijstje komt er dan zo uit te zien:
4. Plaats ze in de prioriteiten matrix
Je hebt nu de werkelijk belangrijke en dringende zaken eruit weten te filteren. Plaats nu de rest in de prioriteiten matrix:
- Is een taak dringend én belangrijk? Pak deze direct op!
- Is een taak belangrijk maar niet dringend? Zet deze dan op je takenlijst op plan hem in je agenda. Onthoud dat deze taken voorrang krijgen op alle andere klussen!
- Is een taak dringend maar niet belangrijk? Kijk of je de klus kunt delegeren. Zet er een ‘u’ van ‘uitbesteden’ achter.
- Is een taak niet dringend én niet belangrijk? Schrap ‘m van je takenlijst!
Besteed vervolgens je dag aan het afwerken van taken uit het eerste en het tweede kwadrant. Pas wanneer al deze taken zijn afgerond ga je door naar het derde kwadrant.
Samengevat: kom aan écht belangrijk werk toe dankzij de prioriteiten matrix
Wat wordt er bedoeld met prioriteiten stellen? Werken aan datgene dat daadwerkelijk waarde toevoegt aan je werkdag. Doorgaans zijn dit de klussen die zowel dringend als belangrijk zijn. Schenk dus dáár je aandacht in, in plaats van je te bekommeren om ad hoc klussen en andere tijdvreters.
De prioriteiten matrix kan je hierbij helpen. Het laat je inzien wat werkelijk jouw tijd en aandacht nodig heeft, en wat kan wachten. Probeer het daarom eens uit en kijk wat het voor jouw productiviteit doet!
Meer weten over prioriteiten stellen? Lees of kijk verder
- Prioriteiten stellen als een vijfsterrengeneraal (in 5 stappen)
- Hoe prioriteiten stellen? Gebruik de ‘ABCDE’-methode eens!
- Prioriteiten matrix — in 4 kwadranten op naar de meest productieve dag ooit
- Prioriteiten stellen? Doe dit elke werkdag 10 minuten
- Prioriteiten stellen? Gebruik het Eisenhower Model
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
