Uit diverse onderzoeken blijkt dat we een groot deel van onze (werk)tijd niet nuttig of productief besteden. Jammer, zeker als we ons juist zo druk voelen. Wat blijkt echter: er is een groot verschil tussen ‘je te druk voelen’ en daadwerkelijk ‘te druk zijn’. Het goede nieuws: met de praktische tips uit dit artikel kun je niet een alleen tijdsbesparing realiseren, je zult ook meer rust ervaren.
Creeer een ‘f*ck it’ list
“There is nothing so useless as doing efficiently that which should not be done at all.” – Peter Drucker
Voordat je überhaupt gaat nadenken over tijdsbesparing raden we je aan om eerst eens heel kritisch te kijken naar waar jij jouw tijd aan spendeert.
Niet alles is jouw tijd waard.
Maak een lijst met zaken waarvan jij vindt:
- Niet nuttig
Bv: Het secuur archiveren van zaken waar je doorgaans nooit meer naar kijkt. Gooi ze vanaf nu in een archiefmap bij elkaar. - Te tijdsintensief
Bv: Wekelijkse meetings die nauwelijks iets opleveren. Stop ermee of doe ze een keer per 2 weken aan het einde van de dag (dan willen mensen naar huis en vergaderen ze een stuk efficienter)
Tip 1: Maak een lijst met zaken die je niet meer gaat doen en stop met ze te doen (of optimaliseer zo zodat ze veel minder tijd kosten).
Richt één verkeerstoren in, dat geeft rust in je hoofd
Onrust in je hoofd ontstaat niet alleen wanneer je bezig bent met zaken die je überhaupt niet zou moeten doen. Je krijgt ook onrust van teveel verschillende lijstjes of door je hoofd al je taken te laten managen.
Een goede tip voor stress– en tijdsbesparing is daarom dan ook om al je afspraken, taken, projecten, bespreekpunten, reminders etc. op één plek bij elkaar te zetten in, bijvoorbeeld’ outlook.
Hierdoor heb je het overzicht op één plek. Kun snel en efficiënt prioriteiten stellen maar ook je grenzen bepalen. Tijdsbesparing op en top!
Tijdens onze training Time-Management pakken we het als volgt aan.
Tip 2: Richt Outlook in als verkeerstoren voor al je afspraken, taken en projecten
Stop met multitasken
Niemand kan multitasken. Ook jij niet. Door te ‘multitasken’ kosten taken meer tijd, maak je meer fouten en creëer je alleen maar stress.
Je brein maakt hierbij geen onderscheid of je daadwerkelijk twee zaken tegelijk probeert te doen of wanneer je constant switcht van de ene naar de andere taak. Je moet je aandacht de hele tijd verleggen van de ene naar de andere taak en daar gaat niet alleen een hoop tijd in zitten maar ook een hoop energie.
Het is vele malen efficiënter om één taak tegelijkertijd te doen en die af te ronden. Het maakt je productiever, de kwaliteit van je werk is hoger en het levert veel minder stress op.
Tip 3: Doe één ding tegelijkertijd & maak af waar je mee bezig bent
Loop niet de hele dag door naar je brievenbus
Thuis krijg je gedurende de week diverse brieven en reclamefolders in je brievenbus. Spring jij telkens op als je de brievenbus hoort klepperen? Natuurlijk niet! Er is geen man overboord als je later vandaag eens kijkt. Zelfs niet als je de post enkele dagen zou overslaan.
Vaker checken kost simpelweg meer tijd en verandert niks aan de prioriteit van de post.
Hetzelfde geldt voor mails, post en berichten op je werk. Als je ze vaker checkt dan kosten ze veel meer tijd dan noodzakelijk terwijl het aan de uitkomst niks verandert. Als het echt dringend is dan bellen ze je wel.
Tip 4: Check je mail elke 2 à 3 uur en zorg dat je mailbox 1 keer per dag helemaal leeg is.
Verwar werk ontwijkend gedrag niet met spontaniteit of creativiteit
“Het is ongelofelijk wat ik allemaal gedaan kan krijgen wanneer ik eigenlijk met iets anders bezig zouden moeten zijn” zei een van onze cursisten ooit.
Als jij een rapport moet afmaken: ga dan ander werk zoeken of creëren omdat je eigenlijk geen zin hebt in dat rapport. Alle ‘spontane acties’ die dan namelijk volgen zijn helemaal niet spontaan, het is uitstelgedrag of een gebrek aan motivatie.
We raden je dan ook aan om per dag twee of drie taken op te schrijven die absoluut af moeten zijn aan het einde van de dag. Begin met die taken en stel jezelf als regel dat je niet naar huis gaat (of stopt) voordat deze af zijn.
Tip 5: Kies per dag 2 of 3 belangrijke klussen die persé af moeten zijn.
Hoe eet je een olifant….
Grote taken: ze zijn ons vaak een doorn in het oog. Zeker als ze ‘lange termijn’ zijn dan hebben ze vaak nu geen prioriteit en hierdoor stellen we ze graag uit. We duwen ze eindeloos voor ons uit totdat de spanning oploopt. We maken ons zelfs wijs dat we die ‘spanning’ nodig hebben.
Elke grote klus begint echter met een eerste actie. Als je die bepaald hebt dan wordt het voor je brein veel ‘leuker’ om die taak te doen. Waarom: hij is behapbaar gemaakt (qua tijd) en je weet precies wat je moet doen (qua actie).
Tip 6: Bedenk bij elk project altijd wat de eerste actie is en laat die actie beginnen met een werkwoord.
Never go to a meeting that should have been an e-mail
Uit een onderzoek bij kenniswerkers over vergaderingen kwam het volgende aan het licht:
- 91% zat regelmatig te dagdromen tijdens meetings
- 39% was wel eens weggedut tijdens een meeting
- 45% was gestresst door het aantal vergaderingen waar ze bij moeten zijn
- 73% zat regelmatig ander werk te doen tijdens vergaderingen
Kortom: minder en efficiënter vergaderen levert een enorme tijdsbesparing op.
Slechts zelden zijn we heel kritisch over 2 vragen:
- Wat ga ik brengen?
- Wat wil ik halen?
“De ander heeft me gevraagd en dus moet ik een moment zoeken waarop ik kan lijkt veelal” het motto. Wanneer je echter niks komt brengen of kunt halen dan volstaat een update per mail over wat er gezegd is.
Tip 7: Ga niet naar vergaderingen wanneer een samenvatting per mail volstaat.
Sales manager
Aankomende cursus data
Zet nu de eerste stap voor meer rust en gelukDe conclusie: tijdsbesparing heb je zelf in de hand
Zoals je hierboven ziet draait tijdsbesparing voor een groot deel over hoe wij omgaan met onze tijd en hoe wij denken over taken. Dit zijn zaken die je grotendeels zelf in de hand hebt of waar je in ieder geval genoeg invloed op hebt.
Tijdsbesparing bereik je door focussen op wat je wilt doen, dit concreet te maken en geen tijd te spenderen aan zaken die geen prioriteit hebben.
Wil je echter leren hoe je dit in de dagelijkse praktijk doet op en een hele praktische manier?
Kom dan naar onze training Time-Management toe of organiseer hem bij jullie op kantoor.
Wij zijn geaccrediteerd door
Ervaringen van onze cursisten
Wij delen continu onze ervaringen en tips om je te inspireren.Goed bruikbaar in de praktijk.
Meer trucs voor Outlook Windows dan voor Outlook Mac
Had iets meer tips willen hebben voor “senior management”
Enthousiaste docent die ruimte gaf voor vragen maar ook voortgang boekte.
Alles was goed georganiseerd voor de training, locatie, de kleine groep deelnemers wat fijn is voor interactie en oefenen met elkaar. De trainster had een fijne afwisseling in de dag met uitleg, oefenen prettig en goed te volgen, ze gaf ruimte voor vragen. Ook de locatie had alles goed geregeld met de lunch etc. De uitleg, tips en eye openers vond ik waardevol en zijn ook direct inzetbaar in mijn werk of privéleven.
Als iemand die al heel gestructureerd en planmatig te werk gaat, had ik niet verwacht veel extra nuttige tips en info te krijgen. Ik zat helemaal fout, want wat was het interessant! We kregen zoveel tips, die we meteen ook al konden toepassen. De trainer was steeds heel enthousiast en bereid onze vragen te beantwoorden. Er was ook een mooie afwisseling tussen theorie en praktijk. Super, zeker een aanrader!
Het maakt duidelijk dat de manier waarop je werkt inefficiënt is en je dit op een duidelijk uitgelegde manier kunt veranderen. Goede tips waar je direct mee aan de slag kunt.
Veel handige tools geleerd om mijn werk beter te kunnen indelen en meer voldoening te halen uit mijn dag. Dit is gewoon puur doordat mijn taken beter gestructureerd zijn en ik daardoor beter de regie heb en beter als persoon balans ben. De cursus zorgde er ook direct voor dat ik zin had om er gelijk mee aan de slag te gaan, dit heb ik ook direct gedaan!
Deze cursus helpt je echt in het plannen van de dagelijks werk. En zit vol met praktische tips.
Wij verzorgen cursussen voor o.a.
