Bespaar tijd met communicatie etiquette

Wist je dat er zeeën van kostbare tijd onnodig verloren gaan doordat mensen niet efficiënt of onhandig met elkaar communiceren? We bellen, e-mailen en storen elkaar de hele dag door, zonder dat we daarbij bewust werken volgens uniforme principes die ons helpen om dit zo efficiënt mogelijk te laten verlopen.

Wist je dat je brein telkens gemiddeld 10 minuten de tijd nodig heeft om te herstellen van een interruptie of afleiding (envelopje voor nieuwe e-mail, telefoontje dat je aanneemt, collega die binnenloopt en een vraag stelt etc.)? Denk eens na over de hoeveelheid aan interrupties waarmee jij op een dag te maken krijgt. Kom je daarmee eigenlijk nog wel toe aan rustig geconcentreerd werken?

Wist je ook dat slechts 5% van de interrupties die je dagelijks bereiken daadwerkelijk zo urgent zijn dat je daarvoor inderdaad direct gestoord dient te worden? En dat daarmee maar liefst 95% (!) van alle interrupties op een dag onnodig zijn? De enige beroepsgroep waarbij elke interruptie als hoogste prioriteit dient te worden beschouwd is bij de hulpdiensten: brandweer, ambulance en politie.

Als je ervoor kiest om overal ja tegen te zeggen en alle interrupties en afleidingen zomaar toe te laten, is het niet verwonderlijk dat je eigen werk zich zal blijven opstapelen en tijdgebrek je grootste stressfactor gaat worden. Als je graag tijd wilt besparen en wilt kunnen werken met meer rust en minder stress, gebruik dan de volgende praktische principes in je dagelijkse communicatie op het werk:

Sta telkens even stil bij hoe je iemand wilt bereiken

Hier volgen enkele handige richtlijnen voor het gebruik van bepaalde communicatiemedia in specifieke situaties. Deze helpen je om niet geleefd te worden door de moderne communicatietechnologie en onnodige onderbrekingen die daardoor kunnen ontstaan. Communiceer deze communicatie-etiquette in je team en pas deze waar nodig aan aan je persoonlijke wensen.

Urgente zaken (‘5% zaken’)

Ga persoonlijk langs, gebruik de telefoon of stuur een SMS. Wanneer je iemand niet telefonisch kunt bereiken op dat moment, stuur dan een SMS in plaats van een voicemail in te spreken. Het voordeel van een SMS-bericht is dat dit door de ontvanger doorgaans snel en discreet beantwoord kan worden in uiteenlopende situaties en dat het de ontvanger veel minder tijd kost om een SMS te lezen in plaats van een voicemailbericht af te luisteren. Daarnaast kunnen er door achtergrondruis of storingen in de verbinding zaken wegvallen op een voicemail (je naam, het telefoonnummer dat je inspreekt etc.). Aardig om te weten is dat je op een SMS meestal veel sneller een reactie krijgt dan op een voicemail, wat natuurlijk erg handig is in het geval van een urgente situatie.

Nog een extra voicemail-tip: spreek je voicemail vriendelijk in (met een glimlach op je gezicht!) met de volgende boodschap:

Dit is de voicemail van “je voornaam + achternaam”.
Als je een urgent bericht hebt, stuur me dan een SMS.
Stuur me anders bij voorkeur een e-mail naar “je e-mailadres” in plaats van een voicemail in te spreken.
Bedankt voor je telefoontje.

Bovenstaande tekst kun je natuurlijk naar eigen wens aanpassen, door bijvoorbeeld de U-vorm te gebruiken. Let in elk geval vooral goed op dat je duidelijk en rustig je e-mailadres inspreekt, zodat de beller dit makkelijk kan onthouden of noteren.

Belangrijke zaken die niet urgent zijn (‘95% zaken’)

Gebruik hiervoor bij voorkeur de e-mail. Het grote voordeel van e-mail is dat de ontvanger deze rustig kan verwerken op een daarvoor gelegen moment. Hanteer de volgende basisprincipes om e-mail samen met je collega’s geruisloos te kunnen gebruiken in je team of organisatie:

1. Schakel visuele notificaties en geluiden bij het ontvangen van nieuwe e-mail uit.
2. Controleer op momenten dat het je schikt 3 tot 5 keer per dag op nieuwe e-mail in plaats van dat je telkens reageert op de notificatie die je voorheen had aanstaan. Met 3 tot 5 keer per dag e-mail controleren kun je nog steeds meer dan snel genoeg reageren op verzoeken van collega’s en externen.
3. Begin de eerste 10 minuten van je werkdag NIET meteen met het openen van de e-mail. Voordat je het weet, is de ochtend alweer voorbij en ben je alleen nog maar bezig geweest met het beantwoorden van e-mails. Gebruik liever de eerste 10 minuten van je dag om een overzicht te krijgen van alles wat je moet en wil doen op de betreffende dag. Gebruik je agenda en to do-lijst als uitgangspunt voor het krijgen van overzicht. Open daarna pas voor het eerst je e-mail.

Ja maar… hoe zit het dan met gezelligheid en het belang van persoonlijk contact? Indien er emoties spelen of wanneer je gewoon behoefte heeft aan wat gezelligheid, ga dan natuurlijk persoonlijk langs of gebruik de telefoon. Wees je echter bewust van het ‘10-minuten effect’ van interrupties en beperk ze tot een minimum.

To-the-point zijn = tijdwinst

Denk niet alleen na over hoe je met elkaar communiceert in bepaalde situaties (zie hierboven) maar denk ook na over de inhoud voordat je met iemand communiceert. De hersteltijd na een onderbreking of afleiding (zoals gezegd gemiddeld 10 minuten) wordt hoofdzakelijk bepaald door de complexiteit en de duur van de onderbreking. Door to-the-point te kunnen aangeven waar je mee zit, verkort je de duur van de onderbreking en doordat je alvast zelf even hebt nagedacht wordt je verzoek of vraag minder complex.

Introduceer uit respect voor elkaars tijd de volgende vier eenvoudige vragen die iedereen in je team aan zichzelf dient te stellen voordat een collega wordt onderbroken in het werk:

1. Wat is precies het probleem?
2. Wat zijn de gevolgen van het probleem?
3. Wat heb ik zelf al gedaan om tot een oplossing te komen?
4. Wat wil ik aan mijn collega vragen?

Met behulp van de bovenstaande vier vragen kun je zelf snel beoordelen wat de urgentie van je probleem is (en of er dus überhaupt een interruptie nodig is) en daarnaast beperk je de duur van een eventuele interruptie tot een minimum.

Wordt het allemaal niet erg onpersoonlijk zo?

Misschien ben je bang dat je met de bovenstaande communicatie etiquette de spontaniteit uit je dagelijkse omgang met collega’s haalt. Niets is minder waar! Als je namelijk volgens de bovenstaande uitgangspunten werkt, komt het erop neer dat je je in principe maar voor twee soorten zaken laat onderbreken in je werk:

1. Echt urgente zaken of crisissituaties. Prima om dan meteen voor anderen klaar te staan.
2. Gezelligheid! Een goede sfeer en plezier maken is van belang voor ieders werkplezier en welzijn. Uiteraard binnen de grenzen van wat jij prettig vindt. Uit onderzoek blijkt dat een leuke (niet actiegeoriënteerde onderbreking) zelfs productiviteitsverhogend kan werken omdat dit ontspannend werkt. Ontspanning is namelijk de basis voor meer concentratie en productiviteit.

Kies er verder voor om alle ‘romslomp’ en ‘actiegeoriënteerde details’ (niet urgente 95% zaken) zoveel mogelijk geruisloos per e-mail te laten verlopen. Wanneer je in de instellingen van je e-mail de notificaties (geluiden, envelopje etc.) bij nieuwe e-mail bewust uitzet, zul je merken dat je veel minder wordt afgeleid. Verwerk je e-mail dagelijks op momenten dat jij daarvoor kiest in plaats van geleefd te worden door de continu stroom van binnenstromende e-mailberichten.

Niet urgent maar wel persoonlijk contact nodig?

Het is verder slim om kleine details of vragen die niet urgent zijn (‘95% zaken’), maar waarvoor je wel het beste persoonlijk met iemand van gedachten kunt wisselen, zoveel mogelijk bundelt in een zogenoemd 1-op-1 lijstje. Een 1-op-1 lijstje is een handig overzicht waarin je per persoon je bespreekpunten verzamelt. Je kunt dit in principe op papier doen maar het is natuurlijk veel handiger als je dit binnen je takenmanager doet of eventueel in Outlook.

Telkens wanneer je een detail binnenvalt dat niet urgent is maar waarvoor je liever niet wilt e-mailen, voeg dit dan toe aan het lijstje voor die persoon in je 1-op-1 lijst. In plaats van dat je de persoon meerdere malen op een dag voor elk klein detail onderbreekt, bundel je zo zaken die je wilt bespreken zo op een praktische wijze. Wil je graag zo’n 1:1 lijst maken binnen outlook? Hier leggen we uit hoe je dit doet.

Enkele voorbeelden waarvoor je je 1-op-1 boekje goed kunt gebruiken:

1. zaken waarbij emoties spelen (nooit e-mailen!)
2. zaken die te veel uitleg zouden vergen in een e-mail
3. zaken waarover je even wilt brainstormen, klankborden etc.

Wanneer je genoeg dingen voor iemand hebt verzameld op je 1-op-1 lijstje stuur dan bijvoorbeeld even een korte e-mail om te vragen wanneer je hem/haar even persoonlijk kunt spreken, bellen of Skypen. Natuurlijk kun je de zaken op je 1:1 lijstje voor de betreffende persoon ook gewoon ter sprake brengen op een ongepland moment wanneer je elkaar toevallig elkaar treft.

Makkelijk een half uur tijd per dag besparen

Begin vanaf vandaag met evenveel respect te hebben voor je eigen tijd als voor andermans tijd en ervaar hoeveel meer rust en plezier je daarmee kunt aanbrengen in je dagelijkse werk en leven. Met het toepassen van de bovenstaande principes kun je minimaal 30 minuten aan tijd kunt besparen. Dat is omgerekend:

• 2,5 uur per week
• oftewel anderhalve dag per maand
• oftewel 2,5 WEEK per jaar!

Verwacht niet van anderen dat ze je gedachten kunnen lezen

Wil jij ook slimmer werken en tijd besparen in je dagelijkse communicatie met je collega’s en externen? Verwacht niet zomaar van je collega’s en anderen dat ze vanzelf weten hoe ze efficiënt met jou en elkaar kunnen communiceren. Bespaar jezelf tijd door ze de link naar dit artikel door te sturen en maak gelijk een afspraak om in het volgende teamoverleg het onderwerp communicatie etiquette ter sprake te brengen en hier samen afspraken over te maken.

Beschikbare data en boekenIn-company offerte aanvragen

Meer ideeën om slimmer te werken?

Lees ons boek over slimmer werken en abonneer jezelf gratis op de maandelijkse e-mailnieuwsbrief met slimme tijdwinst tips. Meld je hiervoor eenvoudig aan via de knop aan de linkerkant van dit artikel.

Beschikbare data en boekenIn-company offerte aanvragen