Nou, daar zit je dan braaf met je takenlijst. Een chaotische lijst vol afspraken, verantwoordelijkheden en taken waarvan je eigenlijk geen idee hebt hoe je ze moet aanpakken. En hé, het lijkt misschien alsof je goed bezig bent—een paar taken zijn namelijk afgestreept, je hebt wat dingen gedelegeerd—maar toch blijft er dat ongemakkelijke gevoel hangen. Waarom? Omdat er nog steeds taken op staan waarvan je geen idee hebt hoe je ze moet aanpakken. Je lijst is een verzameling van losse eindjes en onbeheersbare projecten. Hoe manage je dat, hoe doe je aan efficiënt taakbeheer? Dé handleiding van Tijdwinst.com

Hoe ga je normaal gesproken aan de slag met een overvolle takenlijst? Simpel: je kiest laaghangend fruit. Je stuurt een mailtje, belt die klant, werkt wat statistieken bij—alles om maar wat voortgang te boeken. En dat werkt… een beetje. Want elke keer dat je iets afvinkt, krijg je een kortstondige boost van voldoening. Je brein beloont je met een shotje dopamine. Dit geeft een fijn gevoel, maar je grote taken blijven onaangeroerd.

Dat is de crux: je vermijdt de grote, complexe taken. En als die deadline dan onverbiddelijk dichterbij komt, voel je de druk stijgen. Plotseling moet alles tegelijk gebeuren en ben je overweldigd door wat je hebt uitgesteld. Waarom gebeurt dit steeds opnieuw?

De kern van het probleem is dat je niet helder onderscheid maakt tussen taken, projecten en aandachtspunten.

  • Projecten bestaan uit meerdere taken en hebben een einddoel. Je kunt een project niet “doen”, maar je kunt wel de taken uitvoeren die ertoe leiden dat het project wordt afgerond. Denk aan een ingewikkeld rapport dat je moet schrijven.
  • Aandachtspunten zijn verantwoordelijkheden die uit verschillende losse taken bestaan, maar die niet per se tot een einddoel leiden. Ze blijven terugkomen, zoals “de financiën beheren” of “website up-to-date houden”.
  • Taken zijn simpele, eenduidige taken die je kunt uitvoeren zonder dat je verder hoeft na te denken. Ze duren vaak minder dan 30 minuten en zijn duidelijk. Denk aan het grondig lezen van een dossier of aan het betalen van die factuur.

Nog vaag? Kijk mee:

Even een snel voorbeeld 

Neem een standaard takenlijstje:

  • Factuur betalen
  • Bart terugbellen
  • Presentatie marketingstrategie maken
  • Werkoverleg voorbereiden
  • Declaraties printen

Ziet er prima uit, toch? Maar wacht even. “Presentatie marketingstrategie maken” is niet iets wat je even snel tussen het betalen van die factuur en het terugbellen van Bart door doet. Dat is een heel project, geen taak. Je moet eerst een heel plan maken, de doelgroep analyseren, misschien Stefan nog bellen… Voor je het weet, ben je een hele dag verder. Het is een bundeling van tal van taken. En dus? Je doet de makkelijke dingen. Betaalt de factuur, belt Bart, print de declaraties en voilà: drie dingen afgestreept! Je bent gewoon 60% klaar! Go jij!

Maar eerlijk? Aan het eind van de week is die presentatie nog steeds niet af, en het werkoverleg? “Oh ja, daar kwam ik niet aan toe, te veel ander werk,” zeg je tegen je baas. Bullsh*t, natuurlijk.

De waarheid is simpel: 

Je lijst is niet slim georganiseerd. Je hebt alles op één hoop gegooid, zonder onderscheid te maken tussen projecten, aandachtspunten en taken. Daardoor kies je automatisch voor de dingen die makkelijk zijn -dat laaghangende fruit- en vermijd je de taken die meer tijd en denkwerk vragen.

Om dit op te lossen, begin je met het opsplitsen van projecten in concrete taken. Maak duidelijk wat je precies moet doen, wanneer en hoe. Dit voorkomt dat je op het laatste moment overweldigd raakt.

Maar eerst:

Efficiënt taakbeheer

Wat zijn ‘taken’ eigenlijk?

Goed, je weet dus nu dat wij bij Tijdwinst.com werk onderverdelen in drie categorieën: iets is taak, een project of een aandachtspunt. Die laatste twee -projecten en aandachtspunten- bestaan dus uit meerdere taken. Maar wat is een ‘taak’ precies? 

Een taak is één specifieke, enkelvoudige handeling. Het is iets dat je doet. 

Dit verdelen we weer verder in vier soorten taken:

  • Grote taken: taken die langer dan 30 minuten duren. Bijvoorbeeld het grondig doorlezen van een dossier.
  • Kleine taken: taken die minder dan 30 minuten in beslag nemen. Denk aan het betalen van een factuur.
  • ‘Wachten-op’-taken: Herinneringen die ervoor zorgen dat je de voortgang van taken die door anderen worden uitgevoerd in de gaten houdt. Bijvoorbeeld een reminder dat je wacht op een offerte.
  • ‘1-op-1’-taken: Specifieke punten die je wilt bespreken of vragen aan een persoon of groep. Dit zijn zaken die je niet wilt vergeten om aan te kaarten bij een collega.

Projecten of aandachtspunten zijn een bundeling van dit soort taken. 

Neem het bouwen van een website. Je zet niet ‘bouwen website’ op je takenlijst, want waar begin je in hemelsnaam? Wat moet je er precies voor doen? Hoe lang duurt dat eigenlijk? Je hebt geen idee, want je hebt het project niet in stukken opgebroken. Zou je dat wél doen, dan wordt het ineens een stuk behapbaarder:

Het bouwen van een website kan bijvoorbeeld bestaan uit:

  • Grote taken: Zoals het ontwerpen van de lay-out, het schrijven van de content, of het testen van de functionaliteit op verschillende apparaten. Deze taken kosten vaak meer dan 30 minuten en vereisen een diepere concentratie en planning.
  • Kleine taken: Denk aan het controleren van een tekst op fouten of het aanpassen van een kleur in de huisstijl. Deze zijn snel te doen, maar moeten vaak tussendoor worden opgepakt om het project vooruit te helpen.
  • ‘Wachten-op’-taken: Zoals het wachten op input van een designer of de goedkeuring van een klant over de eerste versie van de website. Je hebt het zelf even niet in de hand, maar wilt het niet vergeten.
  • ‘1-op-1’-taken: Bijvoorbeeld de punten die je tijdens een meeting wilt bespreken met de ontwikkelaar over technische details of vragen aan de klant over specifieke wensen voor het ontwerp.

Zie je wat er gebeurt wanneer je zo’n project ineens uitgesplitst in taken? Je ziet ineens veel beter wát er moet gebeuren. Zo voorkom je dat je vastloopt of last-minute in de stress schiet, omdat je tijdig de voortgang kunt monitoren en de werkdruk kunt spreiden.

Stap 1. Projecten ontdoen van taken

De eerste stap van efficiënt taakbeheer draait daarom om projecten terug te brengen naar taakniveau. Dit doe je door middel van de mini-scrum=onze methode waarmee je zelfs het meest grote en intimiderende project tackle-baar maakt. Grofweg doe je dat zo:

1. Definieer het eindresultaat

Je kunt pas ergens naartoe werken als je weet waar je heen gaat. Wat is het einddoel van je project? Stel jezelf vragen als: Wat moet het resultaat zijn? Wat betekent “klaar” voor mij? Wanneer is het project echt afgerond? Is er een deadline? Dit moet je meteen helder hebben, anders blijf je aanmodderen.

Stel, je moet een werkoverleg voorbereiden. Wanneer is het “voorbereid”? Is het genoeg om een datum te prikken? Of betekent “klaar” dat iedereen een uitgewerkt voorstel heeft? Hoe ziet dat eindpunt eruit?

2. Maak een lijst van (mogelijke) taken

Je kunt geen project “doen,” maar je kunt wel de taken uitvoeren die leiden naar het eindresultaat. Dus splits het project op in concrete stappen. Dit hoeven geen perfecte of volledige stappen te zijn; schrijf gewoon op wat er in je opkomt. Soms kun je nog niet alles plannen omdat je niet alle details kent. Dat is oké. Maak in dat geval een inschatting.

Neem dat werkoverleg. Wat zijn de stappen? Misschien moet je eerst het vorige verslag lezen, dan een conceptvoorstel maken, en Dennis vragen om een vergaderruimte te regelen.

Tip: Begin elke taak met een werkwoord, zodat het duidelijk is wat je moet doen. Dit maakt het plannen eenvoudiger en overzichtelijker.

3. Bepaal de eerstvolgende taak

Nu heb je een overzicht van wat er moet gebeuren, maar om écht momentum te krijgen, moet je de eerste stap duidelijk voor ogen hebben. Vraag jezelf af: Wat is de eerstvolgende taak die ik moet oppakken? Volgens David Allen, auteur van Getting Things Done, is dit een van de belangrijkste vragen om je productiviteit op gang te krijgen.

Voor dat werkoverleg zou de eerste stap kunnen zijn: het vorige verslag doorlezen. Maar wacht—je hebt het verslag niet! De eerste echte taak is daarom: Bel Eva om het verslag op te sturen.

4. Verdeel je taken in 4 categorieën

Nu ga je aan de slag met de vier categorieën die we eerder bepaalden. Deze maken het gemakkelijk om je werk te organiseren en zorgen ervoor dat je weet waar elke taak thuishoort. De categorieën waren eenvoudig:

  • Is het iets dat minder dan 30 minuten kost? Dan is het een kleine taak.
  • Duurt het langer dan 30 minuten? Dan is het een grote taak.
  • Moet iemand anders iets doen en wil je dat volgen? Dan is het een “wachten op”-taak.
  • Wil je eraan herinnerd worden om iets te vragen of te bespreken? Dan is het een “1-op-1”-taak.

Kijk dus naar elke stap en bepaal in welke categorie het valt. Is het een kleine taak? Een grote? Moet je op iets wachten? Schrijf het erbij. Dit maakt je lijst niet alleen overzichtelijker, maar helpt je ook om in actie te komen zonder te aarzelen.

Efficiënt taakbeheer

Nu heb je een flinke to do-lijst

Je ziet het: zodra je projecten omzet in duidelijke taken, worden ze uitvoerbaar. Je weet wat je moet doen, wanneer en hoe. Dit maakt het niet alleen overzichtelijker, het haalt ook de spanning eruit. Wat eerst intimiderend leek, blijkt ineens een stuk beter te behappen. Je hebt het namelijk nu allemaal overzichtelijk op één lange to do-lijst. Maar hoe manage je dat?

Klaar voor de volgende stap?

Stap 2. Taken vastleggen in een time management systeem

Denk aan een luchtverkeersleider in zijn toren. Hij heeft een perfect overzicht van wat er gebeurt op de grond en in de lucht. Hij ziet de vliegtuigen die moeten opstijgen, landen of in problemen zijn. Vanuit dat overzicht kan hij snel beslissen waar hij zijn aandacht op moet richten. Dit soort overzicht wil jij ook in je werk. Gelukkig is dat mogelijk met een simpel time management systeem.

Houd het simpel, maar niet té simpel

Je systeem moet eenvoudig genoeg zijn om ook op je drukste momenten nog effectief te blijven. Want wanneer heb je het het meest nodig? Niet als je barst van de energie of tijd hebt om je lijstjes door te werken. Nee, je systeem moet juist werken als je geen tijd of energie hebt. Wanneer je hoofd overloopt en de stress hoog oploopt, wil je niet door tientallen tools en lijstjes hoeven ploegen. Een complex systeem is op dat moment nutteloos.

Tegelijkertijd wil je ook geen systeem dat te simpel is, zoals een eindeloze dump van gedachten en taken zonder structuur. Dat helpt je niet verder. Het beste systeem voor efficiënt taakbeheer is er één dat eenvoudig is, maar wél voldoende detail bevat om je in actie te zetten.

Daarom bestaat het Tijdwinst.com time management systeem uit slechts twee dingen:

  1. Een agenda
    Hierin noteer je alles dat tijdsgebonden is: afspraken, deadlines, en zelfs reistijden. Persoonlijk gebruiken wij Google Calendar, maar elke agenda kan werken.
  2. Een takenmanager
    Dit is de plek waar je taken en projecten bijhoudt. Wij gebruiken hiervoor Todoist, maar je kunt elk platform gebruiken dat voor jou werkt: Asana, Monday, etcetera.

Met alleen deze twee tools kun je al je verantwoordelijkheden organiseren en managen. Hier is hoe het werkt:

Taakbeheer: waar komt wat?

  • Grote taken die meer dan 30 minuten kosten, plan je in je agenda. Op die manier voorkom je dat je ze vooruitschuift en zie je meteen hoe vol je week is.
  • Kleine taken: Taken die je binnen 30 minuten kunt afronden, krijgen een plekje in je takenmanager. Geef ze een deadline en een prioriteit, zodat je ze niet vergeet.
  • ‘Wachten-op’-taken: Soms moet je wachten op anderen voordat je verder kunt. Die taken noteer je op een “wachten op”-lijst in je takenmanager, inclusief een vervaldatum. Zo kun je op tijd een vriendelijke herinnering sturen zonder dat het door je hoofd blijft spoken.
  • ‘1-op-1’-taken: Zaken die je met anderen moet bespreken, sla je op in een aparte “1-op-1”-lijst in je takenmanager. Voor elke persoon waar je regelmatig mee samenwerkt, heb je een apart lijstje. Zo vergeet je niets en kun je alles efficiënt afhandelen.
  • Dan heb je ook nog tijdgebonden afspraken, zoals meetings. Dat zijn geen taken, maar het is wel handig om dit vast te leggen. Alles met een specifieke tijd, zoals vergaderingen of afspraken, gaat daarom in je agenda. Zo weet je precies wanneer je ergens aan moet werken of moet zijn..

Door alles te verdelen tussen je agenda en takenmanager, houd je je systeem simpel en effectief.

Welke tools zijn geschikt voor taakbeheer?

Het maakt niet uit welke specifieke tools je gebruikt. Zolang je een systeem creëert dat waterdicht, overzichtelijk en simpel is, zal het werken. Of je nu kiest voor Todoist, Outlook, Trello of Asana, het belangrijkste is dat het systeem bij jou past. Wat je nodig hebt, is een systeem dat net zo werkt als een verkeerstoren—een plek waar je alles kunt overzien en precies weet welke taken aandacht nodig hebben.

Zodra je dit systeem hebt opgezet, heb je een krachtig instrument om je taken te managen.

Meer van dit soort tips?

Wil jij ook meer uit je dag halen en eindelijk grip krijgen op je overvolle takenlijst? Volg Tijdwinst op Instagram en ontdek hoe je efficiënter werkt en meer tijd overhoudt voor wat écht belangrijk is. Geen eindeloze to-do’s meer, maar concrete resultaten! Check ook de podcast van Björn Deusings, oprichter van Tijdwinst.com, voor praktische tips over productiviteit en tijdbeheer. 

Stap 3. Aan de slag: werken aan taken

Je bent al goed op weg. Je weet welke taken je moet doen en hebt ze gepland in een overzichtelijk systeem. Nu komt het echte werk: het omzetten van je takenlijst in actie. Dit is het moment waarop effectief time management het verschil maakt. Laten we kijken hoe je dit het beste kunt aanpakken.

1. Bekijk je aankomende werkdag

Begin je dag met een overzicht van wat er op de agenda staat. Kijk eerst naar je afspraken en de grote taken die voor vandaag gepland zijn. Dit geeft je direct een idee van hoeveel tijd je beschikbaar hebt om aan andere taken te werken. Vervolgens open je je takenlijst en bekijk je de kleinere taken, bespreekpunten en eventuele “wachten op”-taken. Moet je iets opvolgen of afronden?

Voor elke taak stel je jezelf de volgende vragen:

  • Weet je precies wat je moet doen? Zo niet, bedenk wat je nog moet voorbereiden.
  • Past de taak binnen de tijd die je hebt? Controleer of je voldoende tijd hebt ingepland.
  • Mis je iets? Dit is het moment om ontbrekende zaken aan te vullen of nieuwe taken toe te voegen.

Deze ochtendroutine helpt je om je dag scherp te beginnen en verrassingen te vermijden.

2. Bepaal wat prioriteit heeft

Je kunt natuurlijk niet alles op een dag oppakken. Je hebt maar een aantal uur waarin je een bepaalde hoeveelheid aan taken kunt verzetten. Daarom zul je moeten kiezen: kiezen wat je oppakt (en in welke volgorde) en kiezen wat je laat liggen.

Niet alle taken zijn namelijk even belangrijk, dus het is essentieel om te bepalen waar je mee begint. Een handig hulpmiddel hierbij is de Eisenhower-matrix. Deze methode helpt je prioriteiten te stellen door taken te categoriseren op basis van urgentie en belang:

  1. Is iets belangrijk én urgent – Direct doen.
  2. Is iets belangrijk maar niet urgent – Laat het in je takenmanager staan en plan het in voor een later moment. 
  3. Is iets niet belangrijk maar urgent – Delegeren indien mogelijk.
  4. Is iets niet belangrijk en niet urgent – Negeer of verwijder.

Gebruik deze matrix om je focus te houden op wat er echt toe doet.

Efficiënt taakbeheer

3. Eat that frog

Je weet hoe je dag eruit ziet en welke taken belangrijk zijn. Tackle deze taak nu gelijk aan het begin van je werkdag. Why? Volgens de bekende time-managementfilosoof Brian Tracy is het belangrijk om je dag te beginnen met je moeilijkste of grootste taak. Hij noemt dit het “eten van de kikker”. Het idee is dat wanneer je eerst de taak uitvoert waar je het meest tegen opziet, de rest van de dag een stuk lichter voelt. Die eerste grote hobbel zorgt voor momentum en vermindert stress!

En terwijl je daaraan werkt:

4. Singletask

Francesco Cirillo ontdekte in de jaren ’80 dat afleiding zijn productiviteit ondermijnde. Hij introduceerde de Pomodoro-techniek, een eenvoudige methode om gefocust te blijven. De techniek werkt zo:

  • Kies een taak en zet een timer op 25 minuten.
  • Werk ononderbroken aan die taak, zonder je telefoon te checken of je inbox te openen.
  • Als de timer afgaat, neem je 5 minuten pauze. Dit geeft je brein even rust en zorgt ervoor dat je opgeladen bent voor de volgende sessie.
  • Herhaal dit vier keer. Na vier sessies neem je een langere pauze van 15-30 minuten.

Werk je aan een complexe taak? Dan kun je de Pomodoro-periode verlengen naar 50 minuten. Het belangrijkste is dat je de sessie niet onderbreekt, zelfs niet als je eerder klaar bent.

5. Sluit je werkdag goed af

Een succesvolle werkdag eindig je gestructureerd. Neem een moment om te reflecteren: wat heb je gedaan? Zijn er nog openstaande taken die je moet opvolgen?

  • Loop je agenda en takenmanager door. Plan taken in die voortkomen uit vergaderingen of andere taken die je hebt voltooid. Het afvinken van taken geeft je een gevoel van voldoening en helpt je voortgang te monitoren.
  • Tot slot, kijk alvast naar wat er morgen op de planning staat. Door je brein alvast voor te bereiden, begin je de volgende dag met focus en helderheid.

Zo zorg je voor efficiënt taakbeheer en houd je je planning onder controle! 

Meer weten over taakbeheer? Ik vertel je er meer over in deze video.

Wat er gebeurt wanneer je op deze manier aan taakbeheer doet

Wanneer je op deze manier aan taakbeheer doet, creëer je een heldere structuur in je werk en vermijd je chaos. Het grootste voordeel is dat je taken slim organiseert en prioriteiten helder hebt, waardoor je niet langer verdwaalt in een overvolle takenlijst. Dit systeem zorgt ervoor dat je effectief taken uitvoert zonder overweldigd te raken door last-minute stress.

  • Door taken te onderscheiden in projecten, aandachtspunten en concrete taken, maak je grote en complexe projecten namelijk behapbaar. Je verdeelt het werk in kleinere stappen, wat voorkomt dat je alleen maar makkelijk af te vinken taken kiest. Hierdoor pak je ook grotere, tijdrovende taken aan, in plaats van ze voor je uit te schuiven. Doei, uitstelgedrag!
  • Bovendien biedt het time management systeem, bestaande uit een agenda en takenmanager, overzicht. Grote taken plan je direct in je agenda, terwijl kleinere taken in je takenmanager worden vastgelegd. Zo kun je beter inspelen op onverwachte zaken en behoud je overzicht over de voortgang van al je projecten.

De impact van dit gestructureerde taakbeheer is duidelijk: je zult meer rust ervaren, je productiviteit verhogen en belangrijke projecten tijdig afronden. Het voorkomt dat je vastloopt in een eindeloze to-dolijst, omdat je precies weet wat je volgende taak is en wanneer die moet plaatsvinden. Hierdoor kun je proactief werken in plaats van reactief te reageren op dringende zaken die je eerder had uitgesteld.

Met deze aanpak elimineer je de valkuil van het eindeloos najagen van dat laaghangende fruit en zorg je ervoor dat je werkdag efficiënt verloopt!

Hier hulp bij gebruiken? Volg de cursus Time Management

Denk je nu ‘allemaal leuk en aardig, maar help?!’, dan willen we je graag ondersteunen met bovenstaand in de praktijk te brengen. 

Zit je namelijk vast in een eindeloze lijst van taken, zonder dat je écht voortgang boekt op de grote, belangrijke projecten? Bij Tijdwinst.com begrijpen we dat druk zijn niet altijd hetzelfde is als productief zijn. Daarom hebben we een 1-daagse training Time Management ontwikkeld die je helpt om controle terug te krijgen over je werkdag.

In deze training leer je:

  • Hoe je overzicht houdt door slim onderscheid te maken tussen projecten, taken en aandachtspunten.
  • Hoe je je meest uitdagende taken aanpakt zonder uitstel of stress.
  • Hoe je een efficiënt systeem opzet waarmee je altijd het juiste doet op het juiste moment.

Na deze training heb je niet alleen een to-do-lijst, maar een systeem dat écht werkt. Je leert de beste tools en technieken om je dag effectief te plannen en te focussen op wat er écht toe doet. Stop met het afvinken van laaghangend fruit en begin met het managen van je tijd als een pro.

Klaar om productiever én relaxter te werken? Schrijf je nu in voor onze training Time Management en ervaar zelf het verschil.

Meer weten? Lees verder

Veelgestelde vragen over taakbeheer

  • Hoe kan ik mijn taken effectief prioriteren?

    Een beproefde methode voor het prioriteren van taken is de Eisenhower-matrix, die taken indeelt in vier categorieën:

    • Belangrijk en urgent: Deze taken moeten onmiddellijk worden uitgevoerd. Focus hierop.
    • Belangrijk, maar niet urgent: Plan deze in voor later. Ze zijn cruciaal, maar hebben geen directe deadline.
    • Niet belangrijk, maar urgent: Deze taken kun je delegeren als dat mogelijk is.
    • Niet belangrijk en niet urgent: Schrap deze van je lijst. Ze dragen weinig bij aan je doelen.

    Door je taken in te delen volgens deze matrix, houd je je focus op wat er echt toe doet.

  • Wat zijn de beste tools voor taakbeheer?

    De beste tools voor taakbeheer helpen je om overzicht te bewaren en je taken georganiseerd te houden. Enkele populaire opties:

    • Todoist: Ideaal voor het maken van lijsten en het bijhouden van taken per project.
    • Trello: Werkt met borden en kaarten, goed voor visueel georiënteerde planners.
    • Asana: Uitgebreider, geschikt voor teamprojecten en het bijhouden van voortgang.
    • Microsoft To Do: Eenvoudig, maar krachtig voor persoonlijke en professionele taken.
    • Google Calendar: Perfect om taken en afspraken met tijdsgebonden deadlines te organiseren.

  • Hoe voorkom ik dat ik overweldigd raak door mijn takenlijst?

    Splits grote projecten op in kleinere, behapbare taken met de Mini-scrum. Dit maakt je lijst minder intimiderend. Gebruik daarnaast technieken zoals “Eat that frog”: begin je dag met de moeilijkste taak. Door deze meteen te tackelen, krijg je meer energie en focus voor de rest van de dag.

    Een andere methode is de Pomodoro-techniek, waarbij je 25 minuten geconcentreerd werkt en vervolgens 5 minuten pauze neemt. Dit voorkomt dat je overweldigd raakt door lange perioden van werk.

  • Wat is het verschil tussen urgent en belangrijk in taakbeheer?

    • Urgent: Taken die direct aandacht vereisen, vaak met een strikte deadline. Ze voelen dringend, maar zijn niet altijd belangrijk voor je lange termijn doelen.
    • Belangrijk: Taken die bijdragen aan je belangrijkste doelen of verantwoordelijkheden. Ze hebben misschien geen directe deadline, maar zijn cruciaal voor je succes op de lange termijn.

    Het probleem is dat we vaak geneigd zijn om op urgente zaken te reageren, terwijl belangrijke taken die geen onmiddellijke druk hebben worden uitgesteld. Het is belangrijk om een balans te vinden tussen beide.

  • Hoe kan ik voorkomen dat ik taken blijf uitstellen?

    Voorkom uitstelgedrag door:

    • Taken op te splitsen in kleinere stappen: Grote taken lijken vaak ontmoedigend. Door ze op te delen met de mini scrum, wordt de eerste stap makkelijker.
    • Bepaal duidelijke deadlines: Zonder deadline is de kans groot dat je blijft uitstellen. Maak een concrete planning.
    • Gebruik de Pomodoro-techniek: Werk in korte, gefocuste sprints van 25 minuten met regelmatige pauzes.
    • Start met de belangrijkste taak van de dag (Eat that frog): Begin je dag met de taak die je het meest neigt uit te stellen.

  • Hoe kan ik mijn focus behouden tijdens het uitvoeren van meerdere taken?

    Multitasken vermindert je productiviteit. Om gefocust te blijven:

    • Singletask: Werk aan één taak tegelijk voor betere concentratie. Gebruik bijvoorbeeld de Pomodoro-techniek om je tijd op te splitsen in korte, gefocuste blokken.
    • Elimineer afleidingen: Zet meldingen uit en werk in een rustige omgeving.
    • Bepaal vooraf je prioriteiten: Kies aan het begin van de dag de belangrijkste taken en werk hier geconcentreerd aan.

  • Wat zijn de voordelen van het maken van een dagelijkse planning?

    Een dagelijkse planning helpt je om:

    • Overzicht en structuur te houden: Je weet precies wat je moet doen en wanneer.
    • Taken te prioriteren: Je kunt je richten op de belangrijkste zaken.
    • Stress te verminderen: Door je werkdag van tevoren te plannen, vermijd je last-minute chaos.

    Efficiënter te werken: Een duidelijke planning zorgt ervoor dat je sneller keuzes kunt maken en meer gedaan krijgt.

  • Hoe deel ik mijn tijd op tussen werk en persoonlijke verplichtingen?

    Gebruik een time-blocking techniek waarbij je specifieke blokken in je agenda reserveert voor zowel werk- als persoonlijke taken. Stel duidelijke grenzen in door werktijd, persoonlijke tijd en ontspanning bewust in te plannen. Zorg ervoor dat je jezelf tijd geeft voor rust en persoonlijke activiteiten, zodat werk je leven niet volledig overneemt.

  • Hoe stel ik haalbare doelen voor mijn takenlijst?

    • Maak je doelen specifiek en meetbaar: In plaats van “project afronden”, maak het “eerste hoofdstuk van rapport schrijven”.
    • Splits grote doelen op in kleinere stappen: Dit maakt ze beter haalbaar en overzichtelijker.
    • Stel deadlines in: Zonder deadlines is er geen gevoel van urgentie.
    • Wees realistisch: Overlaad jezelf niet met te veel taken op één dag. Focus op wat echt haalbaar is binnen je beschikbare tijd.

  • Hoe kan ik omgaan met onverwachte taken of afleidingen?

    Onverwachte taken en afleidingen zijn onvermijdelijk, maar je kunt ermee omgaan door:

    • Buffer tijd inplannen: Laat in je agenda ruimte over voor onvoorziene taken.
    • Gebruik een “wachten-op”-lijst: Zet onverwachte taken die niet direct uitgevoerd hoeven worden op een lijst en behandel ze later.
    • Prioriteiten blijven volgen: Gebruik de Eisenhower-matrix om te bepalen of de nieuwe taak belangrijk en urgent is, of dat deze kan wachten of gedelegeerd moet worden.

Wie zijn wij? | Cursus Time Management

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.

  1. 1-daagse training Time Management | Blog
  2. 1-daagse training Assertiviteit | Blog
  3. 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
  4. 1-daagse training Feedback Geven | Blog
  5. 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
  6. 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog