Heb jij ook het gevoel dat je inbox een eindeloze put is waar je nooit helemaal uit lijkt te komen? Of raak je gestrest door de overweldigende stroom e-mails die dagelijks je inbox binnenstromen en de druk om ze allemaal snel te beantwoorden? Geen zorgen, wij hebben de oplossing voor je: de 20 beste e-mail tips aller tijden!
In zowel onze 1-daagse training Time Management als in ons boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’ delen we onze beste tips voor effectief e-mailbeheer. Met deze tips kun je voorgoed afscheid nemen van stress en voorkom je miscommunicatie door onbeheerde e-mails. We hebben ze hieronder allemaal overzichtelijk voor je op een rijtje gezet, zowel voor het beter managen van je inbox als het verbeteren van je e-mailcommunicatie.
Het eerste deel gaat over jouw e-mail communicatie verbeteren.
Het tweede deel gaat over jouw inbox beter managen.
Lees ze door en pas ze toe. Op die manier maak jij je niet (langer) schuldig aan e-mail blunders en voorkom je een hoop irritatie bij klanten en collega’s. Inge vertelt je graag meer over deze e-mail irritaties en hoe je ze kunt voorkomen!
Deel 1: tips e-mail voor efficiënt communiceren per e-mail
Hoe schrijf je een fatsoenlijke mail? Als je snel een reactie wilt ontvangen van je klant of relatie, is het belangrijk om te voorkomen dat je e-mails te lang en formeel worden. Houd je e-mails kort, fris en correct, zodat je een goede indruk maakt op de klant en snel een reactie ontvangt. Deze tips helpen:
1. Houd je e-mails kort en bondig
Wat is een goede e-mail? Een belangrijk aspect van efficiënt e-mailmanagement is het schrijven van heldere en beknopte e-mails. Vermijd lange en uitgebreide teksten waarin de essentie verloren gaat. Kom direct to the point en vertel duidelijk wat je van de ontvanger verwacht. Gebruik hiervoor de handige “Wat? Hoe? Wanneer?”-regel.
Beschrijf wat er moet gebeuren, op welke manier en binnen welke termijn. Op deze manier voorkom je misverstanden en maak je meteen duidelijk waar de e-mail over gaat.
E-mail sturen voorbeeld:
“Ik wil graag een afspraak met je inplannen voor volgende week (wat). Laten we elkaar ontmoeten in ons kantoor op donderdag om 10 uur ’s ochtends (hoe). Als deze tijd niet uitkomt, laat het me dan alsjeblieft weten, zodat we een andere tijd en plaats kunnen bespreken. Kun je me vóór dinsdagmiddag laten weten of deze tijd voor jou werkt? (wanneer).”
2. Werk achterstevoren
Om ervoor te zorgen dat je geen bijlage vergeet of per ongeluk een onvolledige tekst verstuurt, is het handig om e-mails in omgekeerde volgorde op te stellen. Werk van onder naar boven:
- Begin met het toevoegen van de bijlage om te voorkomen dat je deze vergeet (wat soms kan gebeuren als je het als laatste doet).
- Typ vervolgens de beknopte inhoud van de e-mail.
- Voeg daarna de onderwerpregel toe.
- Voeg als laatste de ontvanger(s) toe.
Op deze manier zorg je ervoor dat de onderwerpregel aansluit op de inhoud van de e-mail en voorkom je miscommunicatie. Bovendien maakt deze aanpak het gemakkelijker om de e-mail later terug te vinden.
3. Hanteer een realistische reactietijd
Om ervoor te zorgen dat afzenders zich geen zorgen maken over de ontvangst van hun e-mail, is het belangrijk om een reactietermijn van 24 uur te hanteren. Soms heb je wat tijd nodig om informatie op te zoeken of voorbereidingen te treffen voordat je een definitief antwoord kunt geven. Dit kan enkele werkdagen in beslag nemen, maar dat betekent niet dat je de afzender moet negeren.
Geef altijd binnen 24 uur een reactie, zelfs als je nog geen definitief antwoord kunt geven. Laat de afzender weten dat je de e-mail hebt ontvangen en eraan werkt.
“Bij deze wil ik je bedanken voor je e-mail. Op dit moment kan ik nog geen definitief antwoord geven op je vraag. We zullen dit punt morgen bespreken en ik zal je uiterlijk vrijdag voorzien van een uitgebreid antwoord.”
Op deze manier stel je de afzender gerust en geef je jezelf de ruimte om later met een volledig antwoord te komen.
4. Gebruik een professionele handtekening
Houd je handtekening kort en netjes. Vermijd lange afsluitingen met inspirerende citaten en afbeeldingen, aangezien deze meestal niet nuttig zijn. Ook teksten zoals “Denk aan het milieu voordat je deze mail afdrukt” maken je e-mail ouderwets.
Nog erger zijn vermeldingen zoals ‘Verstuurd vanaf mijn iPhone’ of ‘Gemaild via mijn iPad’. Deze komen onprofessioneel over en voegen weinig waarde toe. Niemand heeft er iets aan om te weten vanaf welk apparaat je een e-mail stuurt. Het kan de indruk wekken dat je snel even tussendoor reageert op een e-mail en eventuele spelfouten over het hoofd ziet. Het is dus beter om deze vermeldingen te verwijderen.
Een goede handtekening bestaat simpelweg uit je naam en functie binnen het bedrijf. Je kunt eventueel het bedrijfslogo en de website toevoegen, maar niet meer dan dat.
5. Vermijd onnodige opmaak
Hoe maak je een mooie email? Houd het eenvoudig. Hoewel creatieve lettertypen je bericht kunnen opvrolijken, is dat niet de boodschap die je wilt overbrengen bij het versturen van zakelijke e-mails. Verwacht je echt dat je klant onder de indruk zal zijn van je Comic Sans-lettertype met bijbehorende emoticons? Waarschijnlijk niet. Gebruik geen kleuren, speciale lettertypen of te veel uitroeptekens, want dit komt niet professioneel over.
6. Gebruik een duidelijke onderwerpregel
Hoe een mail versturen? Het is belangrijk om hysterische en onoverzichtelijke onderwerpregels te vermijden. Onderwerpregels zoals “!!! BELANGRIJK: LEZEN en BEANTWOORDEN graag :)” zijn verwarrend en komen onprofessioneel over. Het is beter om het simpel en overzichtelijk te houden. Geef de e-mail een duidelijke onderwerpregel die de actie of het onderwerp samenvat.
Bijvoorbeeld:
[Aanvraag] Huren fotostudio
[Ter info] Overeenkomst maart
[Voorstel] Welk adviesbureau: a of b?
[Vraag] Fout in omzetcijfers kwartaal?
Op deze manier weet de ontvanger direct waar de e-mail over gaat en welke actie er van hem of haar wordt verwacht. Dit voorkomt miscommunicatie en zorgt ervoor dat de e-mail niet onbeantwoord blijft.
7. Vermijd ‘Reply to all’
Als jij en tien anderen een e-mail ontvangen, is het vaak niet nodig om iedereen te betrekken in je antwoord, vooral als het antwoord alleen bedoeld is voor één persoon. Gebruik daarom niet de functie ‘beantwoorden aan allen’ en stuur in plaats daarvan aparte e-mails. Dit voorkomt dat je ieders mailbox vult met informatie die voor hen niet relevant is.
8. BCC: Beperk het gebruik ervan
BCC, oftewel Blind Carbon Copy, wordt vaak alleen gebruikt wanneer het nodig is om de e-mailadressen van ontvangers verborgen te houden. In de meeste gevallen is het echter niet gepast om personen in de BCC te zetten. Het kan namelijk ongemakkelijke situaties creëren waarbij de persoon in de BCC zich niet bewust is van zijn of haar ‘anonieme’ status en openlijk reageert op een gevoelige e-mail, wat de onderlinge relaties kan schaden. Laten we daarom het gebruik van BCC vermijden, tenzij het echt noodzakelijk is.
Als je wilt dat iemand op de hoogte is van de informatie in een e-mail, gebruik dan CC. Maar wees hierbij wel voorzichtig:
9. CC: Wees selectief
CC staat voor Courtesy Copy, oftewel een kopie voor informatie. Hiermee informeer je mensen over de inhoud van een e-mail zonder dat je een reactie of antwoord verwacht. Helaas is er vaak verwarring over het gebruik van CC en wordt het vaak misbruikt, wat bij veel mensen irritatie opwekt.
Wees dus spaarzaam met het gebruik van CC. Gebruik het niet om jezelf in te dekken (“… heeft Hans bewijs dat de e-mail naar de klant is verzonden”). Gebruik het ook niet om anderen passief-agressief onder druk te zetten of om andere redenen die niet nodig zijn.
Stel jezelf altijd de vraag:
“Heeft de ander deze informatie absoluut nodig (need to know) of is het gewoon leuk en aardig als hij/zij ervan op de hoogte is (nice to know)?”
In het laatste geval kun je die persoon buiten beschouwing laten en hem/haar niet CC’en. In het eerste geval geef je in de e-mail aan waarom je hem/haar hebt meegenomen en vermeld je waarom het noodzakelijk is dat hij/zij op de hoogte wordt gebracht.
10. Kies het juiste communicatiemiddel
Denk altijd goed na of e-mail het meest geschikte medium is voor jouw doel. Het vermijden van onnodig heen en weer mailen bespaart tijd en bevordert de productiviteit. Als je dezelfde informatie in dezelfde tijd face-to-face kunt bespreken, verdient dat zeker de voorkeur. Dit voorkomt talloze e-mails en mogelijke miscommunicatie.
11. Vermijd dringende zaken via e-mail
Gebruik e-mail nooit voor tijdsgevoelige zaken. De meeste mensen bekijken hun inbox namelijk slechts enkele keren per dag, niet voortdurend. Dit geldt met name voor mensen die serieus zijn over hun productiviteit. Het kan dus enige tijd duren voordat je een reactie ontvangt. Als je echter direct antwoord nodig hebt, bel dan of spreek de persoon rechtstreeks aan.
12. Beheers je emoties voordat je een e-mail stuurt
Op momenten dat je boos, verdrietig of emotioneel bent, is het verstandig om even pas op de plaats te maken voordat je een e-mail verstuurt. In zo’n situatie loop je namelijk het risico dingen te zeggen die je niet echt meent en waar je later spijt van krijgt. Hoewel het verleidelijk kan zijn om je collega op zijn plek te zetten, is het beter om eerst af te koelen voordat je op de verzendknop drukt. Neem de tijd om je emoties onder controle te krijgen voordat je reageert.
13. Vermijd het geven van harde feedback via e-mail
Bovendien is het niet aan te raden om een e-mail vol kritiek te sturen, zelfs als het constructieve feedback betreft. Hoewel je goede bedoelingen kunt hebben en je collega misschien wilt helpen bij het verbeteren van haar presentatievaardigheden, kan dit verkeerd vallen. Het is beter om dit persoonlijk te bespreken. Dit is beleefder en geeft je de mogelijkheid om de context uit te leggen.
14. Handig gebruik van bijlagen
Vermijd het versturen van grote bijlagen via e-mail. Het is niet beleefd om iemands inbox te overladen met e-mails vol met grote bijlagen. Probeer in plaats daarvan een link naar het document of de video te sturen, of maak gebruik van diensten zoals Wetransfer. Dit is snel en neemt minder ruimte in beslag, waardoor je problemen met mailbounces en overbelaste servers voorkomt.
Deel 2: tips e-mail voor het beheren van je inbox
Je e-mail inbox kan soms aanvoelen als een ondoordringbare jungle, maar met de juiste aanpak kun je de controle terugwinnen. Hier zijn enkele waardevolle “e mail beheren tips” om efficiënter met je e-mail om te gaan:
15. Maak gebruik van OHIO: ‘Only Handle It Once’
OHIO is een handige techniek waarbij je elke e-mail direct maar één keer behandelt. Bij het openen van een e-mail, neem je meteen een beslissing over wat ermee moet gebeuren. Je hebt vijf opties: weggooien, archiveren, direct actie ondernemen, delegeren of plannen. Op deze manier voorkom je dat e-mails zich opstapelen en verlies je geen tijd door steeds dezelfde e-mails te herlezen.
1. Gooi onnodige e-mails direct weg
Neem de beslissing om irrelevante e-mails direct te verwijderen. Dit kunnen bijvoorbeeld nieuwsbrieven zijn die je niet meer interesseren of e-mails over vergaderingen die al hebben plaatsgevonden. Door ze direct weg te gooien, voorkom je dat ze je inbox verstoppen.
2. Archiveer belangrijke e-mails
Als een e-mail geen actie vereist maar wel waardevolle informatie bevat, zoals locatiegegevens, een PDF of een factuur, is het handig om deze te archiveren. Op deze manier kun je de e-mail later gemakkelijk terugvinden wanneer je de informatie nodig hebt.
3. Handel snelle taken meteen af
Als een e-mail een taak of vraag bevat die je binnen vijf minuten kunt afhandelen, doe het dan direct. Beantwoord een korte vraag, corrigeer een spelfout of voer een andere snelle handeling uit. Op deze manier vermijd je dat deze e-mails zich opstapelen en later meer tijd in beslag nemen.
4. Delegeer taken indien nodig
Als de inhoud van een e-mail niet relevant is voor jou of beter door iemand anders kan worden afgehandeld, stuur de e-mail dan door naar de juiste collega en geef duidelijke instructies. Zo voorkom je dat je tijd verspilt aan zaken die niet tot jouw verantwoordelijkheid behoren.
5. Plan taken en afspraken
Als een taak of afspraak meer tijd in beslag neemt dan je direct kunt besteden, plan het dan in je agenda of op je takenlijst. Geef aan hoeveel tijd je eraan wilt besteden.
Voor kortere taken binnen 30 minuten gebruik je je takenlijst, terwijl je voor langere taken en afspraken je agenda kunt gebruiken. Daarnaast kun je gebruikmaken van speciale lijsten om bepaalde e-mails te organiseren. Een “een op een”-lijst is handig voor zaken die je met iemand wilt bespreken, terwijl een “wachten op”-lijst je helpt om zaken in de gaten te houden.
Voor meer gedetailleerde en inzichten over efficiënt werken, raden we je aan ons boek ‘Elke dag Om 15.00 Uur Klaar’ te lezen.
16. Houd je mailbox overzichtelijk met één archiefmap
Het organiseren van je mailbox kan soms een hele klus zijn, maar er is een eenvoudige oplossing om het gemakkelijker te maken. Vergeet de complexe mappenstructuur met tientallen submappen om e-mails te archiveren. In plaats daarvan kun je gebruikmaken van de krachtige zoekfunctie van je mailprogramma.
Tegenwoordig zijn de zoekmogelijkheden zo geavanceerd dat je niet langer honderden mappen hoeft aan te maken. Plaats in plaats daarvan al je e-mails in één grote archiefmap. Op die manier hoef je niet steeds te bedenken in welke specifieke map een bericht moet worden gearchiveerd. Het bespaart kostbare tijd en energie.
Wanneer je in de toekomst dan een specifieke e-mail nodig hebt, kun je eenvoudigweg de zoekfunctie gebruiken. Deze is snel en efficiënt, waardoor je moeiteloos de benodigde e-mails kunt vinden.
17. Behandel je e-mails van nieuw naar oud
Een slimme aanpak voor e-mailbeheer is om te beginnen met het lezen en beantwoorden van je nieuwste e-mails en vervolgens terug te werken naar oudere berichten. Hoewel het misschien logischer lijkt om bij de oudste berichten te beginnen, heeft het werken vanuit de nieuwste berichten enkele voordelen. Op deze manier voorkom je dat je oude berichten beantwoordt voordat je mogelijk nieuwe en relevantere informatie hebt ontvangen. Dit bespaart je tijd en moeite, en zorgt ervoor dat je efficiënt kunt reageren op de meest recente e-mails.
18. Maak gebruik van de ‘uitgesteld versturen’-optie
Als je buiten werktijd of in het weekend een e-mail wilt verzenden, kan het handig zijn om de functie voor ‘uitgesteld versturen’ te gebruiken. Deze optie stelt je in staat om de e-mail op een later tijdstip te verzenden, bijvoorbeeld op maandagochtend om 9:00 uur. Op deze manier kun je voorkomen dat je de indruk wekt altijd beschikbaar te zijn en dat er van je wordt verwacht dat je ook buiten werktijd reageert. Het geeft je de controle over het moment waarop de e-mail wordt verstuurd, zodat je je werk-privébalans kunt behouden.
19. Laat complexe e-mails even rusten
Het kan verleidelijk zijn om een ingewikkelde e-mail direct te versturen nadat je er veel tijd aan hebt besteed. Echter, het is vaak verstandig om deze neiging te weerstaan en de e-mail even te laten rusten. Wanneer je later opnieuw naar de e-mail kijkt, zul je vaak fouten opmerken die je eerder over het hoofd hebt gezien of merk je misschien dat je van gedachten bent veranderd over bepaalde punten. Door de e-mail even te laten liggen, geef je jezelf de kans om met een frisse blik te kijken en eventuele aanpassingen te doen voordat je hem verstuurt. Dit kan helpen om misverstanden te voorkomen en ervoor te zorgen dat je de boodschap duidelijk en correct overbrengt.
20. Ga wekelijks voor mailbox zero
“Mailbox zero” betekent dat je elke week al je e-mails in je inbox wilt verwerken en je inbox leeg wilt hebben aan het einde van de week. Het is een streven naar een opgeruimde en georganiseerde mailbox en naar een opgeruimd hoofd. Zo begin je jouw (werk)weer on top of things.
- Reserveer hiervoor dagelijks tijd in je agenda. Dit kan bijvoorbeeld aan het begin of het einde van de dag zijn. Stel een specifieke tijd in en maak er een gewoonte van.
- Maar reserveer er ook een speciaal moment voor aan het einde van de week. Laat het deel uitmaken van jouw wekelijkse reflectie en verwerk alles dat er nog ligt.
Conclusie
Ben jij dus klaar om je inbox te organiseren en stressvrij te werken? Met deze 20 waardevolle tips voor efficiënt e-mailbeheer ben je goed op weg. Het is belangrijk om regelmatig je mailbox bij te houden en consistent deze strategieën toe te passen, zodat je altijd het overzicht behoudt en niets belangrijks mist. Veel succes!
Hoe je je e-mail effectief kunt beheren:
- Houd je e-mails kort en bondig.
- Werk van achteren naar voren.
- Stel een realistische reactietijd in.
- Gebruik een professionele handtekening.
- Vermijd overmatige opmaak.
- Geef e-mails een duidelijke onderwerpregel.
- Gebruik ‘Allen beantwoorden’ spaarzaam.
- Wees terughoudend met het gebruik van ‘BCC’.
- Maak verstandig gebruik van ‘CC’.
- Herken wanneer e-mail niet geschikt is als communicatiemiddel.
- Vermijd het gebruik van e-mail voor dringende zaken.
- Stuur geen e-mails wanneer je emotioneel bent.
- Geef geen harde feedback via e-mail.
- Handel bijlagen op een slimme manier af.
- Beheer je inbox dagelijks met de OHIO-methode:
- Verwijder e-mails waar je niets meer mee hoeft te doen.
- Archiveer e-mails die mogelijk nog van pas kunnen komen.
- Behandel e-mails die je binnen 5 minuten kunt afhandelen.
- Delegeer e-mails waar je geen actie op hoeft te ondernemen.
- Plan tijd in voor e-mails die meer dan 5 minuten in beslag nemen.
- Maak gebruik van één archiefmap.
- Verwerk je e-mails van nieuw naar oud.
- Maak gebruik van de optie voor ‘uitgesteld versturen’.
- Neem de tijd om complexe e-mails even te laten rusten.
- Streef naar een lege mailbox met de ‘mailbox zero’-aanpak.
Meer e-mail etiquette tips? Lees verder
- Hoe een gezamenlijke mailbox beheren? Maak deze 2 afspraken
- Kort en bondig communiceren? Zo lukt ‘t je via e-mail en telefoon!
- Zakelijke e-mail – vermijd deze veelgemaakte fouten als thuiswerker
- Tips e-mail? Dit zijn er 4 (voor meer overzicht en slimmer communiceren)
- Ontplofte inbox? Grondig je mailbox opschonen (binnen 1 uur!)
Principes van e-mailmanagement in de praktijk leren?
Dan is de 1-daagse Training Time Management van Tijdwinst.com iets voor jou! Tijdens deze training krijg je waardevolle inzichten en praktische tips om beter grip te krijgen op je e-mail. Je leert hoe je je inbox efficiënt kunt beheren en hoe je sneller en effectiever kunt communiceren via e-mail. Daarnaast ontdek je hoe je je e-mails kunt organiseren en prioriteren, zodat je snel kunt bepalen welke berichten belangrijk zijn en welke niet. Ook leer je hoe je op een efficiënte manier kunt reageren op urgente berichten.
De training behandelt tevens hoe je voorkomt dat je overspoeld raakt door e-mails en hoe je beter kunt omgaan met afleidingen en onderbrekingen. Door deze vaardigheden te ontwikkelen, bespaar je kostbare tijd en energie bij het beheren van je e-mail. Zo kun je je richten op de taken die echt belangrijk zijn. Kortom, de Training Time Management biedt jou de sleutels tot effectief e-mailbeheer. Schrijf je vandaag nog in en zet de eerste stap naar een georganiseerde en stressvrije inbox!
Mensen vroegen ook
Wat zijn de drie etiquette voor mail sturen?
Het sturen of versturen van een mail is een alledaagse bezigheid geworden, zowel in professionele als persoonlijke context. Of je nu gebruikmaakt van Outlook, Gmail of e-mailverzending via je telefoon, het is belangrijk om enkele tips en etiquette in acht te nemen voor effectief en professioneel e-mailgebruik.
Een essentieel aspect van e-mailmanagement is het organiseren van je e-mails in Outlook. Met de juiste ordening kun je snel belangrijke berichten terugvinden en voorkom je een overvolle inbox. Maak gebruik van mappen, labels of categorieën om je e-mails te structureren en maak regelmatig tijd vrij om je inbox op te schonen.
Wanneer je een e-mail verstuurt via Gmail, is het belangrijk om aandacht te besteden aan de verzendopties en de juiste ontvangers te selecteren. Controleer zorgvuldig de e-mailadressen van de geadresseerden om vergissingen te voorkomen. Daarnaast kun je gebruikmaken van functies zoals ‘cc’ en ‘bcc’ om de juiste personen te informeren zonder onnodige verwarring te creëren.
Voor Outlook-gebruikers is het beheer van e-mail een belangrijk aspect van effectief tijdmanagement. Stel prioriteiten bij het beantwoorden van e-mails en hanteer een realistische reactietijd. Vermijd onnodige ‘reply to all’-berichten, tenzij het echt relevant is voor alle ontvangers. Dit voorkomt onnodige overbelasting van ieders inbox.
Tot slot, of je nu e-mails verstuurt via Outlook, Gmail of je telefoon, zijn er drie belangrijke etiquette voor het sturen van e-mails:
- Houd je e-mail professioneel en respectvol. Vermijd het gebruik van beledigende of kwetsende taal en wees altijd beleefd.
- Wees beknopt en duidelijk in je berichten. Zorg ervoor dat de boodschap direct en begrijpelijk is, zonder overbodige informatie.
- Controleer je e-mail voordat je deze verzendt. Controleer op spelfouten, grammaticale fouten en de juiste ontvangers voordat je op ‘verzenden’ klikt.
Door deze tips en etiquette te volgen, kun je op een professionele en efficiënte manier e-mails sturen of versturen, ongeacht het platform dat je gebruikt.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
