Vergeet smoesjes. Dit is waarom time management werkt (voor iedereen!)

We hebben ze allemaal gehoord; smoesjes waarom time management niet werkt. Van de veelgehoorde “Het kost te veel tijd” tot aan “Daarmee gaat alle spontaniteit verloren”, we kennen ze allemaal en vegen ze in dit artikel van tafel. Wellicht heb je er zelf wat aan — voor wanneer je die ene dwarse collega wil overtuigen, bijvoorbeeld.

Samenwerken met collega s die regelmatig zaken vergeten, dingen uitstellen of zorgen voor veel interrupties, frustreert. Vooral wanneer je zelf je best doet om zo efficiënt mogelijk te werken. Maar zodra je daar iets van zegt: hó maar

Redenen, smoesjes en andere uitvluchten worden uit de mouw geschud. Hij of zij is er van overtuigd dat time management niet voor hen werkt en schuwt dan ook niet weg om je uit te leggen waarom. 

Hoe ga je om met deze collega? Het hindert namelijk jouw eigen workflow en maakt samenwerken moeilijk. Simpel: blijf vooral niet rondlopen met dit soort frustraties en ga het gesprek aan.

De 7 meest gehoorde smoezen waarom time management niet zou werken

Om goed voorbereid en ontspannen de dialoog te kunnen openen over hun inefficiënte werkgedrag, is het goed om de meest genoemde redenen en overtuigingen te kennen die kantoorwerkers aanvoeren om niet aan time management te doen. 

1. “Time management kost tijd!

Inderdaad.

Het opzetten en onderhouden van een effectief time management systeem gaat zeker niet vanzelf. Het vergt een investering in tijd. De tijdwinst, rust en kwaliteitsverbetering die je ervoor terugkrijgt, zijn echter vele malen groter. 

Wanneer een collega dit veelgebruikte argument aanvoert, is het belangrijk om je huiswerk goed gedaan te hebben: zorg ervoor dat je met concrete voorbeelden kunt komen van situaties waarin tijd en geld verloren gaan door niet efficiënt werken

Denk aan: situaties waarin dingen vergeten worden, miscommunicaties, onnodige fouten die achteraf rechtgezet moeten worden, tijdverlies door zoeken naar informatie, opdrachten die misgelopen worden, ontevreden klanten. Hij of zij heeft er vast aan een aantal bijgedragen. 

Daarbij: 

Het opzetten van een time management systeem kost helemaal niet zoveel tijd en het onderhouden ervan al helemaal niet. Weet je wat pas veel tijd kost? Niet aan time management doen. 

waarom time management werkt

2. “Ik word gestrest van takenlijsten en agenda’s

Een goed time management systeem levert een compleet overzicht van al je werk op, wat door sommige mensen als confronterend ervaren wordt. 

Time management draait er echter niet om je hele werkvoorraad vandáág nog proberen af te handelen. Het gaat erom dat je de juiste dingen doet en ondertussen vrede hebt met het feit dat je iets anders nu niet kunt doen. 

Als je niet precies weet wat er aan ander werk blijft liggen, terwijl je met een gekozen taak bezig bent, kan dit zorgen voor onzekerheid en stress. Daarom is het beter om niet je kop in het zand te steken.

Een goed time management systeem helpt je om deze werkvoorraad op de juiste wijze te doseren, zodat je de juiste prioriteiten op het juiste moment in het vizier hebt. 

Collega’s die komen met dit argument hebben in het verleden waarschijnlijk al eens geëxperimenteerd met time management. Doordat hun – vaak zelfbedachte – systeem van lijstjes niet goed functioneerde, zijn ze het vertrouwen in time management verloren. 

Dezelfde mensen die tijdens onze 1-daagse cursus time management kennismaken met een goed systeem, begrijpen waarom hun eigen systeem in het verleden niet optimaal functioneerde. Zij zien vervolgens in dat ze ér wel baat bij kunnen hebben.

3. “Door time management gaan de spontaniteit en creativiteit in mijn werk verloren

Dit soort collega’s hebben de overtuiging dat gestructureerd werken niet te verenigen valt met spontaniteit en creativiteit. Doorgaans zijn dit de collega’s waar je constant achteraan moet zitten omdat ze hun zaken niet geregeld hebben of dingen kwijt zijn. Zonder voorkennis herken je ze meestal aan een overvol bureau met stapels en een overvolle inbox. 

Er is echter niks spontaan aan ongeorganiseerd zijn, noch heeft het iets met creativiteit te maken. Wat blijkt namelijk: de meest creatieve genieën blijken juist structuur aan te brengen in hun workflow zodát ze hun denkkracht kunnen gebruiken om creatief en spontaan te zijn.   

In je gesprek is het daarom slim om de aandacht positief te richten op de extra tijd die time management oplevert om te doen wat zij belangrijk vinden: creatief bezig zijn en ruimte hebben om te reageren op spontane, onverwachte of leuke dingen.

4. “Ik heb te maken met andere collega’s die hier toch niet in meegaan

Daar hebben we hem! De slachtofferrol. Deze kom je niet alleen tegen op het gebied van time management, maar bij nagenoeg alle processen waarin verandering centraal staat. Deze collega’s plaatsen het probleem buiten zichzelf en beschouwen anderen als verantwoordelijk. Zoals Gandhi het eens zei: 

Hou op met slappe excuses te verzinnen en zorg dat je je zaken op orde hebt: volg een timemanagement training.” 

Geef het goede voorbeeld en laat zelf zien hoe time management jou en je collega’s tijd, rust en energie kan opleveren.

waarom time management tip

5. “Ik heb gewoon teveel werk

Beoordelen of je écht teveel werk hebt, kan alleen wanneer je een compleet en up to date time management systeem hebt dat je een totaaloverzicht biedt van je volledige werkvoorraad en verantwoordelijkheden. 

Dit gesprek kun jij het beste op inhoudelijk niveau voeren door te beginnen met: “Kun je me eens precies al je werk voor de komende tijd laten zien?” De kans is groot dat je daarop gelijk de verdedigende reactie krijgt: “Denk je soms dat ik het niet druk heb?” Nadat je de aandacht weer hebt teruggebracht naar je oorspronkelijke vraag, zul je waarschijnlijk opsommingen te horen krijgen van willekeurige taken die nog moeten gebeuren. 

Collega’s die geen time management systeem hebben, zijn vaak erg goed in zich te verschuilen achter hoge stapels en druk gedrag waarmee ze de illusie van ‘drukte’ proberen te creëren

Stapels en overvolle inboxen zijn echter geen teken van ‘het druk hebben’, maar een teken van gebrek aan overzicht en niet precies weten wat je taken zijn.

Er is een verschil tussen druk zijn en productief zijn.

Aardig om te weten: de meeste cursisten geven aan het einde van onze 1-daagse cursus time management aan, dat ze door het verkregen overzicht minder werkdruk ervaren. In slechts een klein aantal gevallen laat hun nieuwe time management systeem daadwerkelijk zien dat er structureel sprake is van teveel werk en een te hoge werkdruk. 

Als dit het geval is, is het belangrijk dat er snel een gesprek komt met de verantwoordelijke manager. Doordat een timemanagement systeem helpt om inzicht te krijgen in het probleem, is het makkelijker om samen doelgericht tot een oplossing te komen.

waarom time management

6. “Ik heb het allemaal al goed geregeld

Als je collega zijn zaken écht goed op orde heeft, dan was het waarschijnlijk niet in je opgekomen om het onderwerp time management ter sprake te brengen. 

Collega’s die vinden dat ze hun zaken ‘goed geregeld hebben’, zijn doorgaans de moeilijkste gevallen. Hoe maak je iemand die denkt dat iets recht is duidelijk dat het in de realiteit gewoon krom is? 

De sterkste aanpak is om deze collega’s vriendelijk te confronteren met praktijkvoorbeelden waaruit blijkt dat zaken niet goed geregeld zijn. De kans is groot dat ze daarna terugvallen op een van de vorige argumenten.

Om ervoor te zorgen dat je deze praktijkvoorbeelden niet vergeet is het goed om deze in de loop van de tijd op te schrijven als gespreksstof voor later.

7. “Ik vind het eigenlijk wel prima zo…

Een verborgen reden waarom sommige mensen niet aan time management willen doen, is het feit dat ze zich dan niet meer kunnen verschuilen achter quasi ‘druk-druk-druk’ gedrag.

Time management maakt namelijk zaken inzichtelijk die voorheen in vaagheid verhuld bleven. Deze mensen willen helemaal niet slimmer werken en zijn helemaal niet geïnteresseerd in hoe productief zijn. In die gevallen zal een Time Management training dan ook maar zelden helpen.

Voor de meeste mensen gelukkig wel. Zij zoeken altijd naar nieuwe manieren om zichzelf en hun werkwijze te verbeteren. Ze begrijpen dat time management niet meer is dan het aanleren van een aantal slimme gewoontes en het afleren van gewoontes die hen niet verder helpen.

En dat is nou precies waar het tijdens onze 1-daagse training Time Management om draait: het – aan de hand van een aantal slimme tips en inzichten – verbeteren van je eigen workflow zodat je productiever en meer meer plezier werkt! Volg ‘m daarom eens. 

Druk druk

En die collega dan?

Merk je dat de samenwerking tussen jou en een collega blijft stagneren, omdat hij of zij chaotisch met taken en afspraken omgaat? Ga dan het gesprek aan. Je weet nu hoe je de meest voorkomende smoesjes kunt omzeilen. Gebruik die input om hen te overtuigen dat time management wél werkt. Voor iedereen, ongeacht zijn of haar functie. 

X