Werken op afstand is een uitdaging op zichzelf. Voor je teamleden, maar ook zeker voor jou als leidinggevende. Hoe stimuleer en motiveer je hen, wanneer ze aan huis gekluisterd zijn? Zich misschien eenzaam voelen? Gestresst zelfs? Simpel: het sleutelwoord is ‘communiceren’. Het voorkomt dat je deze 3 meest gemaakte fouten maakt.
3 fouten die leidinggevenden nu maken (en hoe ze te voorkomen)
Een team aansturen tijdens de corona crisis vraagt om een kalme en doordachte aanpak. Enerzijds omdat je teamleden sturing nodig hebben nu ze op afstand werken. Anderzijds om dit ook voor jou een nieuwe en vreemde situatie is.
Het is dan ook niet vreemd wanneer er dingen misgaan — niet alles loopt op rolletjes of gebeurt zoals jij in gedachten had. Op dit moment kun je enkel bijsturen waar nodig en leren van de gemaakte fouten.
Dit artikel helpt je daarbij. Het legt de 3 meest gemaakte fouten bloot en toont aan waar leidinggevenden op moeten letten willen ze werken op afstand succesvol laten verlopen.
Lees ze, leer ervan, en pas de oplossingen toe.
Fout 1: Je hebt geen game-plan
Werkt een teamlid normaal gesproken langdurig vanuit huis, dan tref je daar tijdig maatregelen voor. Je bespreekt hoe de communicatie gaat plaatsvinden, hoe het teamlid zijn werkzaamheden gaat vervullen en wat de verwachtingen zijn.
Krijg je nou onverwacht te maken met een pandemie, dan rest er weinig tijd om deze zaken te regelen. Van de een op de andere dag wordt ieders workflow op z’n kop gezet en moet je er maar het beste van maken.
Het is belangrijk dat jij als leidinggevende hierover communiceert.
Teamleden kunnen namelijk hun gevoel van psychologische veiligheid verliezen. Hun functie en hun rol binnen het team veranderen. Iets wat voor velen onzekerheid en angst kan veroorzaken. Vooral wanneer je gewend bent aan routine, structuur en voorspelbaarheid.
Laat hen daarom niet in het ongewisse of alles zelf uitzoeken. Bied hen ondersteuning. Zorg ervoor dat je teamleden weten wat er van hen verwacht wordt en communiceer hierover:
Plan dagelijks of wekelijks een sessie waarin de doelen en verwachtingen worden besproken — een game-plan. “Wat ga je doen?”, “Welke grote klussen heb je nog liggen?”, “Wat kun je daar deze week in bereiken?” Bespreek daarnaast wat de definitie van succes is nu men thuiswerkt. Wat zijn jouw verwachtingen van hen?
Het ene teamlid heeft dit communicatiemoment dagelijks nodig, de ander kan makkelijk vooruit met een één- of tweeweekse planning. Zolang je maar de communicatie gaande houdt en regelmatig checkt hoe het ervoor staat. Enerzijds uit betrokkenheid en interesse, anderzijds zodat je tijdig kunt bijsturen.
Fout 2: Je verwacht dezelfde productiviteit als voorheen
Soms is het al lastig om op kantoor productief en geconcentreerd te werken. Laat staan wanneer je vanuit huis werkt. Voeg daar nog eens thuiswerkende partner en drie kinderen aan toe en je kunt je concentratie gedag zwaaien.
Als leidinggevende zul en kun je daarom niet verwachten dat teamleden even productief zijn als voorheen. Het is onrealistisch om dit van hen te vragen en zet alleen maar onnodige druk op hen. Iets wat kan resulteren in verhoogde stress, frustratie en op den duur zelfs een burn-out.
Het is daarom aan de leidinggevende om open en eerlijk te communiceren over de werkdruk en daarbij realistisch en menselijk te blijven. Tegenover anderen, maar ook zeker tegenover zichzelf. We werken namelijk momenteel in een unieke situatie. Eén die zeker voorbij gaat. Maar tot die tijd zal je moeten roeien met de riemen die je hebt.
Het beste wat een leidinggevende daarom kan doen, is deze mindset delen met zijn of haar teamleden. Praat over de strategische doelen. Moedig hen aan de natuurlijke ritmes en afspraken te volgen die doorgaans ook op kantoor gelden, maar laat de druk achterwege.
Wees de leider die hen permissie geeft het iets kalmer aan te doen. Iemand die slimmer werken toejuicht, in plaats van harder. Voorkom dat je die leider bent die zijn team uitput omdat je onrealistische verwachtingen hebt. Op de kortetermijn zul je hierdoor wellicht minder targets halen, maar op de langetermijn houd je er wel een gezond en blij team aan over.
Fout 3: Je verliest het menselijk contact uit het oog
We zijn sociale wezens. Hebben we langdurig geen contact met anderen dan kunnen gevoelens van eenzaamheid en zelfs hopeloosheid ontwikkelen.
Een onderzoek, uitgevoerd door Gallup, toont zelfs aan dat ruim 24% van de thuiswerkers ‘eenzaamheid’ noemt als het grootste obstakel waarmee ze op dit moment te maken hebben. Daarnaast geeft 56% aan zich geregeld zorgen te maken of angstig te voelen.
Als leidinggevende zul je hier rekening mee moeten houden. Sterker nog: je zal je best moeten doen om binnen je team deze cijfers zo laag mogelijk te houden — door de band het het gemeenschapsgevoel binnen het team te blijven stimuleren.
Trek jij je daar als leidinggevende niets van aan, kijk dan niet raar op wanneer teamleden hun werkplezier en interesse verliezen vanwege een gebrek aan motivatie. Blijf in contact, blijf betrokken.
- Houd bijvoorbeeld dagelijks een online, gezamenlijke koffiepauze en klets in die tien minuten bij. Vermijd hierbij werkgerelateerde zaken. Het verkleint gevoelsmatig de afstand tussen teamleden en helpt hen even los te komen uit de waan van de dag.
- Wees je extra bewust van die teamleden die doorgaans gedijen bij teamwork. Op afstand werken kan voor hen juist een moeilijke periode zijn. Vraag hen wat zij nodig hebben in deze tijd. Kun jij ergens aan bijdragen?
- Overweeg daarnaast een apart communicatiekanaal op te zetten, voor alles dat thuiswerk-gerelateerd is. Een plek waar men informeel kan communiceren, waar vragen gesteld kunnen worden en waar de nodige meme gedeeld kan worden om de humor levend te houden. Het zijn de kleine dingen…
Maak bovenstaande fouten niet en maak werken op afstand aangenaam
Kun jij als leidinggevende bovenstaande fouten het hoofd bieden, dan zul je er een mentaal gezond en betrokken team aan overhouden. Zo lang je het sleutelwoord in acht neemt: ‘communiceren’ — over afspraken, verwachtingen, maar ook gewoon over alledaagse zaken.
Meer weten? Volg een training Time Management
Volg je onze 1-daagse training Time Management dan leer je meer over het (samen)werken op afstand. Je krijgt de tools in handen om samen met je team productief te zijn. En omdat efficiënt thuiswerken juist nu belangrijk is, wil je hier niet mee wachten tot na de corona crisis. Volg de training daarom online of op locatie! Informatief, snel en op minimaal 1,5 meter afstand.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
