Dit is het. Het laatste dat je nodig hebt om je pas geleerde inzichten toe te kunnen passen. Zodat je workflow werkt. Om echt alles dat onze cursus Time Management jou kan bieden, te benutten. Om slimmer te werken, mét meer overzicht. (In 3 eenvoudige stappen)
Wat de training je heeft geleerd — 5 inzichten
Je hebt onze 1-daagse training Time Management gevolgd. Wellicht zelfs onze begeleide artikelen gelezen. Chapeau! Jij bent hard op weg je workflow radicaal om te gooien. Van chaos, naar overzicht. Om dat punt te kunnen bereiken, heeft de training je een aantal belangrijke inzichten geleerd.
Jij kunt nu…
- Een realistische takenlijst maken in plaats van een wensenlijst
Je wist al dat je op een werkdag van 8 uur geen 10 uur aan werk kunt verzetten. Dat was al duidelijk. Nu reflecteert jouw takenlijst dit inzicht echter ook. Hij bevat niet langer een waslijst aan taken, maar is realistisch. Afgestemd op jou, je agenda en je beschikbare tijd. Je deed het zo. - Taken onderscheiden van projecten
Je schuift klussen niet langer voor je uit. Omdat je niet weet waar je moet beginnen, of omdat ze intimiderend of te groot zijn. Nee, jij maakt projecten concreet en actionable. Je weet hoe een project er afgerond uitziet, welke acties je moet ondernemen en hoeveel tijd je daarvoor nodig hebt. Waarom? Omdat je grote klussen in behapbare stukken hakt. - Realistisch plannen en rekening houden met je beschikbare tijd
Tijd is als geld; je kunt niet meer uitgeven dan dat je hebt. Met die instelling plan jij voortaan je werkzaamheden. Je zet terugkerende taken trouw in je agenda en takenmanager. Onverwachte zaken? Jij zag ze al aankomen en hield er ruimte voor vrij. Hierdoor kun jij met een gerust hart je overige beschikbare tijd vrij besteden. - Een simpel en waterdicht time management systeem hanteren
Niet langer gebruik jij je hoofd om je aan afspraken of taken te herinneren. Jij kunt terugvallen op een extern geheugen — een verkeerstoren die simpel, overzichtelijk en waterdicht is. Een agenda bevat alles dat tijdgerelateerd is, je takenmanager al je projecten en eerstvolgende acties. Jouw hoofd? Leeg. Zo kun jij over je werk nadenken, in plaats van aan je werk. Dat zat zo. - Dagelijks en wekelijks reflecteren over wat er gedaan moet worden
Je bent up to date — omdat je weet wat komen gaat. Jij checkt namelijk dagelijks wat er op de agenda staat. Wat is er blijven liggen? Waar ga jij vandaag je aandacht aan schenken? Je zit er bovenop. En omdat je wekelijks kort je time management systeem doorloopt, weet je ook al wat jou de volgende week te wachten staat.
Kortom:
Je bent van ver gekomen. Waar eerst misschien chaos heerste, heerst nu overzicht. Niet langer heb je te maken met dat onrustige gevoel over alle zaken die nog moeten gebeuren. Nee, jij hebt nu grip op je werk. Hierdoor werk je met meer focus, minder stress en – niet geheel onbelangrijk – meer plezier.
Hoe je dit punt bereikt? — inzichten uit de training toepassen in de praktijk
Om van bovenstaande inzichten een werkelijke workflow te maken, doorloop je 3 simpele stappen:
Stap 1: Je systeem instellen
Na het deelnemen aan onze training heb je van onze trainer een mail ontvangen. Hierin vind je een aantal handige tips waarmee je de elementen uit de training voort kunt zetten. Om het onderste uit je deelname te halen, vragen we je daarom deze zaken uit te voeren — een eenmalige stap die maximaal een half uurtje van je tijd vraagt.
Richt onder andere je Outlook slim in, doe de verzamelpunten oefening en gebruik eventueel de Mini scrum om je projecten in stukken te hakken.
Iets anders dan Outlook gebruiken? Zorg er in ieder geval voor dat je een agenda en een takenmanager opzet, zodat je aan de slag kunt met de volgende stappen.
Stap 2: Je systeem inrichten
Je geeft je taken en projecten een plaats — binnen Outlook of een time management systeem naar keuze. Zolang je het maar op de volgende manier doet (aan de hand van deze metafoor):
Zodra jij je tijd als geld ziet, kun je veel makkelijker plannen. Neem het van Warren Buffett aan:
“Don’t save what is left after spending. Spend what is left after saving.”
Doe dit ook met je taken en afspraken:
- Bepaal je vaste lasten
Op geldgebied zijn dit de uitgaven waarvan je weet dat ze eraan komen. De huur bijvoorbeeld, of de boodschappen. Dit laatste kan qua kosten per maand iets verschillen. Soms is het meer, soms minder.Dit geldt ook voor je werkzaamheden:Zo heb je bijvoorbeeld wekelijks een vast overlegmoment met een teamlid. Hier kun je in je planning al rekening mee houden — het is een verwachte uitgaven.Daarnaast verwerk je dagelijks je mail. Ook een verwachte uitgave maar: de hoeveelheid verschilt dag tot dag. Je houdt daarom voldoende ruimte, wanneer je deze activiteit plant — bijvoorbeeld dagelijks een uur.
Vaste lasten (met andere woorden: taken waarvan je weet dat ze eraan komen) plan je in. In je agenda of takenmanager. Je houdt voldoende ruimte voor eventuele uitloop.
Deze tijd kun je dus niet meer besteden aan andere zaken — ad hoc klusjes of verzoeken. Hij is gereserveerd voor de zaken die moeten gebeuren. Zo voorkom je dat je in de knoei komt of met tijdsdruk te maken krijgt.
- Houd rekening met onverwachte lasten
Daarnaast krijg je op het financiële vlak ook te maken met onverwachte kosten. Een spontane dagje uit of een vaatwasser die het voor gezien houdt. Dat kost geld. Maar zodra je daar bij voorbaat al rekening mee hield, levert dat geen problemen op.Ook dit laat zich weer vertalen naar je werkzaamheden. Zodra je tijdens het plannen rekening houdt met onverwachte zaken, voorkom je een hoop onnodige stress.Ineens heb je wél tijd om je collega uit de brand te helpen (zonder daarna zelf in tijdnood te komen). Ineens bevind jij je niet in een stressvolle situatie omdat een taak uitliep (je rekende er extra tijd voor)Kortom:
Bij voorbaat slim plannen, voorkomt achteraf een hoop kopzorgen. Houd daarom altijd extra ruimte vrij zodra je plant. Voor onvoorziene gevallen, ad-hoc klussen of extra uitlooptijd.
Stap 3: Je systeem onderhouden
Wil je daadwerkelijk de vruchten plukken van je nieuwe workflow, wees dan consequent: houd het bij. Doe je dat niet dat is je systeem niet langer waterdicht en zie je zaken over het hoofd.
-
Check daarom dagelijks je planning
Wat staat er voor morgen gepland? Gaat dat je lukken? Moet er misschien nog zaken voor voorbereiden? Kost je hooguit vijf minuten.
-
Houd een wekelijks reflectiemoment
Wat heb je de afgelopen week gedaan? Heb je alles afgekregen of schuiven er zaken door? Wat ga je de komende weken doen? Kun je bepaalde punten alvast oppakken? Zijn er nieuwe projecten bijgekomen? Een half uur tot een uurtje, max.
Kortom
Meer heb je niet nodig. Om je workflow – nee, je hele leven – efficiënter te laten verlopen. Door slim te plannen, je tijd realistisch in te schatten en vast te leggen. Voor meer overzicht en rust in je hoofd. Met een beetje van onze 1 daagse-training Time Management, en een hoop van jezelf!
