Geconcentreerd werken? Zo krijg je een berg werk verzet

Met enkel hard werken red je het niet. Je kunt nog zoveel uren maken en bloed, zweet en tranen in je werk stoppen: indien jij je niet kunt concentreren doe je al dat harde werk teniet. Focus, concentratie en aandacht; dáár moet de uh… focus liggen. Zodat jij geconcentreerd kunt werken en niet alleen productief bent, maar ook keer op keer kwaliteit levert. Dit is wat geconcentreerd werken is en hoe ook jij dat kunt doen:

Je werkt elke dag ontzettend hard — tussen twee vergaderingen door lees je rapporten, help je direct iedere collega die jou aan de mouw trekt én sta jij altijd paraat wanneer er weer een brandje moet worden geblust. Kortom, je bent de hele dag druk in de weer. 

Toch gebeurt het zelden dat je aan het einde van de dag je taken op tijd hebt afgerond. Hoe kan dat toch? Nou, daar kunnen we heel kort over zijn: je werkt dan misschien wel hard, dat betekent niet dat je ook werkelijk productief bezig bent of dat je kwaliteit neerzet. Zeker wanneer jij telkens je concentratie verliest omdat je wordt afgeleid of omdat jij je hoofd er niet bij kunt houden. 

Focus daarom op geconcentreerd werken; zodat je niet alleen een hoop werk verzet krijgt, maar dat het werk dát je verzet ook waardevol is.

‘Doe je zo:

Concentratie verbeteren 3

Geconcentreerd werken is… regie nemen

Indien je niet weet waaraan je vandaag moet werken, verspil je ontzettend veel kostbare tijd en concentratie. Je wilt direct aan het begin van je werkdag weten welke afspraken je hebt, welke projecten er op je liggen te wachten en welke taken voorrang hebben. Dat lukt alleen wanneer je daar op tijd over nadenkt en de regie neemt

Om die reden maak je aan het einde van je (werk)dag een beknopte planning voor morgen. Dat hoeft niet heel uitgebreid hoor, maar je wil in ieder geval een plan waarmee je uit de voeten kunt. 

Bedenk daarom wat je allemaal moet doen. Hoeveel tijd denk je daarmee kwijt te zijn? En welke van die taken heeft daarbij de hoogste prioriteit? Schrijf zulke zaken op in een timemanagementsysteem: in een agenda en een takenmanager. 

  • Vervolgens plaats je alles waarmee je langer dan 30 minuten zoet bent, in je agenda
  • Dit doe je ook met afspraken. Rooster ze in je agenda.
  • Taken die minder dan 30 minuten in beslag nemen, komen op je takenlijst te staan. Zet er eventueel bij hoeveel tijd ze ongeveer kosten. 
  • Vervolgens check je gelijk de rest van de taken en afspraken die opstaan: wat staat er deze week nog allemaal op je te wachten en moet je hier nog iets voor voorbereiden? Daarmee kun je dan rekening houden in je planning voor morgen.

Geconcentreerd werken is… ruimte houden voor het onverwachte 

Naast dat jij je bedenkt wat je morgen gaat doen, houd je ook – afhankelijk van je functie – een uur vrij voor onverwachte zaken. In die tijd houd jij je bezig met alle klussen, afspraken of verzoeken die zich onverwacht hebben voorgedaan. 

Dit geeft jou de rust om gedurende je werkdag je te focussen op je kerntaken. Je wéét dat je aan het eind van de dag extra tijd hebt om deze klussen af te handelen. Hiermee voorkom je reactief werken: je hoeft niet langer je werkzaamheden te onderbreken om nu een spontane klus op te pakken. Het kan straks. 

Geconcentreerd werken 1

Geconcentreerd werken is… afleiding van buitenaf voorkomen

We hoeven jou niet te verstellen dat jij je onmogelijk kunt concentreren wanneer je om de haverklap wordt gestoord. Toch heb je waarschijnlijk nog steeds je notificaties aan staan; die van je telefoon, inbox, laptop, direct messaging tools. Zet ze uit, alsjeblieft. Niets is zo dringend dat je gedurende je concentratiewerk moet worden gestoord, geen belletje, geen whatsappje. Voor je aan de slag gaat zet je daarom al je notificaties uit.

Daarnaast zorg je dat je je takenmanager open hebt staan of je houdt een (digitale) kladblok bij de hand om zaken die toch tussendoor binnenkomen, vlug te noteren. Je kunt dan ongestoord verder, wetende dat je er later naar kunt kijken. 

Geconcentreerd werken is… eerst een kikker slikken

Goed, je hebt gisteren een planning gemaakt en weet aan welke taken je vandaag gaat werken. Toch willen we nog even benadrukken dat je het productiefst bent wanneer je de grootste, meest intimiderende klus als eerste afhandelt.

Mark Twain zei ooit:

‘Eat a live frog first thing in the morning and nothing worse will happen to you the rest of the day.’

Dat geldt ook voor je takenlijst: begin met een kikkerklus; de vervelendste klus op je lijst. Wij noemen ze ‘kikkerklussen’, jij noemt ze misschien anders (waarschijnlijk ook iets dat begint met een “k”.)

En ja: we weten dat dat vervelend is; iedereen werkt immers het liefst de kleine en makkelijke klusjes als eerste af, maar dat werkt averechts. Voor je het weet heb je wel 10 zaken van je takenlijst kunnen schrappen, maar heb je de belangrijkste klus laten liggen. Wat doe je dan? Precies: uitstellen en naar morgen verplaatsen. Slik daarom eerst die kikker.

Geconcentreerd werken is… regelmatig pauzeren

De boog kan niet altijd gespannen staan. Zeker wanneer het op je concentratievermogen aankomt, zul je dan ook regelmatig even boven ontspannen. Zo laad je de boel weer op en ga je fris en fruitig aan de slag.

Wij raden je aan om in blokken van 45 minuten te werken en om na ieder blok een korte pauze van zo’n 5 minuten te nemen. Na een aantal blokken mag je er gerust een langere pauze van maken. Zolang je maar echt ontspant en niet je brein overlaadt met nieuwe prikkels. Dat betekent dat je jouw telefoon en inbox links laat liggen. 

In plaats daarvan ga je even naar buiten, doe je desnoods even wat korte fitnessoefeningen of drink je een kop koffie. Ideaal om even af te schakelen.

Geconcentreerd werken is… doorzetten tot je werk erop zit

Bovenstaande stappen herhaal je totdat je jouw hele takenlijstje hebt kunnen afvinken of omdat het uur is aangebroken waarin je die ad-hoc klussen oppakt en afhandelt. Tot die tijd werk je door. Je neemt ondertussen regelmatig pauze en gaat zoveel mogelijk afleiding uit de weg. 

Het laatste kwartier van je werkdag besteed je door een nieuwe takenlijst voor morgen te maken. Zo kun je ook morgen productief en geconcentreerd werken!

Geconcentreerd werken 1

Meer concentratie tips?

Wil je nou nog meer te weten komen over hoe je je concentratie kunt optimaliseren, lees dan eens deze artikelen of volg onze training:

In onze 1-daagse cursus Time Management leer je meer over concentratie. Hoe behoud jij je focus wanneer je aan die intensieve concentratietaak werkt? Hoe ga je om met storende collega’s? En effectief thuiswerken voor teams, hoe werkt dat? Volg onze cursus Time Management, dan vertellen we je al onze tips & tricks!

© Copyright 1999 – - Tijdwinst.com (een handelsnaam van SRS Consulting B.V.)
X