Vergis je niet: zonder dat je het doorhebt, kunnen je dagelijkse e-mails, telefoontjes en meetings zomaar een paar uur van je tijd opslurpen. En nee, daar kun je niet alleen je praatgrage collega de schuld van geven. Je kunt ook zelf het heft in handen nemen door korter en bondiger te communiceren. Scheelt je tijd en zorgt ervoor dat je boodschap nog beter overkomt én blijft hangen.
Oké, je kunt het niet volledig stellen zonder e-mails en meetings. Zeker als je wilt afstemmen wie wat doet of instructies voor een nieuw project wilt geven, moet en zal je toch een duidelijke e-mail opstellen of een projectmeeting inplannen. Maar dat kan wellicht efficiënter dan je het altijd deed.
In begrijpelijke taal en kort en bondig communiceren laat je juist slimmer overkomen, zo laat ook Princeton-onderzoek zien.
Dus weg met de ellenlange e-mails of uren durende meetings. Pak het efficiënter en krachtiger aan, kies voor to the point communiceren. Dat gaat je ook nog zeeën van tijd besparen.
Kort en bondig communiceren: zo doe je dat niet!
Er gaat nogal wat mis in communicatie, zeker via e-mail. Wist je bijvoorbeeld dat in e-mails waarin je iets van de ander gedaan wilt krijgen, dat in 46% van de gevallen helemaal niet duidelijk is? En dat we er vaak totaal overbodig op los CC’en? Zo’n een op de vijf e-mails bevat een onnodige CC-ontvanger, die niet veel met jouw e-mail kan.
Laten we beginnen met de don’ts. Hoe pak je dat vooral niet aan: kort en bondig communiceren? Zo dus:
- Ellenlange e-mails schrijven. Van die mails waarin je overweegt tussenkoppen te gebruiken om de boodschap toch nog enigszins gestructureerd te maken. Eigenlijk betekent dat gewoon dat je te lang van stof bent. Kijk of je iets kunt schrappen. Te lange e-mails belanden al snel op de “Moet ik nog iets mee”-lijst van de ontvanger, omdat het doorlezen ervan alleen al veel tijd kost. Dat wil je voorkomen!
- Moeilijkdoenerij met vakjargon. Om slim over te komen, hoef je echt geen moeilijke woorden te gebruiken. Sterker nog, uit Princeton-onderzoek blijkt dat je door moeilijke woorden eerder juist dommer overkomt. Alsof je niet in staat bent er iets helders en begrijpelijks van te maken. Maak het liever begrijpelijk, zodat de ontvanger geen woordenboek nodig heeft om jouw boodschap te ontcijferen.
- Een lange aanloop. Hartstikke attent dat je je collega eerst een compliment wilt geven over haar presentatie van laatst. Maar als je eigenlijk constructieve feedback wilt geven op iets totaal anders, is sandwichen niet handig en niet nodig. Focus liever op wat je écht wilt zeggen en steek gewoon van wal.
- Wees super-concreet. Een opdracht als “Schakel een freelance vormgever in voor het vormgeven van het jaarboek” klinkt misschien heel concreet. Maar die boodschap kan juist allerlei vragen oproepen. Hoeveel mag de vormgever kosten? Aan welke eisen moet diegene voldoen? Mag je gesprekspartner zomaar akkoord geven op een vormgevingsofferte of wil jij die eerst controleren? Probeer dat soort vragen voor te zijn door in je boodschap al jouw belangrijke criteria helder te maken.
Hoe doe je het dan wel?
Tijd besparen lukt je door minder langdradig en juist daarmee superhelder te zijn. Deze en deze tips voor e-mail versturen zullen je al helpen om niet meer vele uren op een dag te besteden aan e-mailmanagement. Daarnaast kun je aan de slag met de volgende 5 punten om voortaan to the point te communiceren – via e-mail en in gesprekken.
Bedenk eerst: welk medium is het meest geschikt?
Als jij dagelijks veel tijd kwijt bent aan je mailbox, dan heeft dat waarschijnlijk te maken met de lengte van je e-mails. En met waar je je e-mail voor gebruikt. Een mailtje is eigenlijk een vraag die je normaal in de wandelgangen aan iemand zou stellen, maar dan digitaal. Beter kun je je e-mails dus niet langer maken dan zo’n twee alinea’s.
Heb je dus een ingewikkeld vraagstuk dat je wilt voorleggen? Of moet je eerst uitgebreid toelichten hoe een project in elkaar zit? Pak dan de telefoon, plan een face-to-face-meeting in of maak er een online sessie van. Voor je het weet ben je alweer een half uur of meer verder met een e-mail, terwijl je in een gesprek misschien binnen tien minuten klaar bent.
En wil je constructieve feedback overbrengen? Doe dat dan altijd mondeling.
Maak het concreet (en niet zo’n beetje ook)
Wees helder in je taalgebruik. Superhelder! Geef in ieder geval antwoord op de volgende vragen, zowel in je e-mail (ja, dat kan in twee alinea’s!) als in een gesprek:
- Wat wil je gedaan hebben?
- Hoe moet de ander dit doen? (geen compleet stappenplan, wel een beknopte uitleg en belangrijke criteria)
- Wanneer moet het gedaan zijn?
Gebruik verder woorden die voor de ander duidelijk zijn. Strooien met dure woorden om maar slim over te komen, is nergens voor nodig. Je schiet er ook bijzonder weinig mee op, want de kans is groot dat de ander dan juist met vragen blijft zitten. En, zoals het genoemde onderzoek laat zien, je komt er ook nog eens dommer door over dan je bent.
Geef de punchline een centrale plek
De punchline ken je vast wel van goede (of minder goede) grappen. Het is dé boodschap waar het allemaal om draait. Ook in serieuze communicatie werkt-ie supergoed. Vooral als je de punchline extra laat opvallen.
In je e-mail kun je je onderwerpregel zien als de plek voor de punchline. Dit is het eerste wat de ontvanger ziet voordat hij je e-mail opent.
Als je daar dus al duidelijk maakt waar je e-mail over gaat, dan weet je zeker dat die boodschap niet aan de aandacht van de lezer kan ontsnappen. Laat de onderwerpregel dus vooral niet leeg en houd het ook niet bij een nietszeggend woord als “Vraagje”.
Een superduidelijke onderwerpregel kun je opstellen door eerst aan te geven welke actie je van de ander verwacht (bijvoorbeeld ‘’) en vervolgens het onderwerp van je e-mail duidelijk te omschrijven. Dus bijvoorbeeld: “ Nieuw huisstijlhandboek”
In gesprekken kun je op een net wat andere manier de aandacht op de punchline vestigen. Doe dit door vlak voor en vlak na je belangrijkste boodschap een stilte te laten vallen. Daarmee geef je de ander de non-verbale boodschap dat dit belangrijke informatie is om extra goed in zijn oren te knopen.
Let in gesprekken ook op je non-verbale taalgebruik
In e-mails draait het vooral om de woorden die je gebruikt, maar in gesprekken is ook non-verbale communicatie cruciaal. Zelfs nog veel crucialer dan wat je eigenlijk zegt. Laat je non-verbale signalen dus bijdragen aan de boodschap die je wilt overbrengen.
Een krachtige houding en een luide stem maken jou interessanter om naar te luisteren. En laat aandacht van de ander nu precies zijn wat je nodig hebt om snel en efficiënt jouw boodschap over te brengen.
Gebruik bijvoorbeeld oogcontact om je boodschap krachtiger te laten overkomen. Neem verder een open houding aan: houd je handen en armen niet voor je lichaam, maar laat je torso vrij. Of gebruik een van de powerposes, waar ook bekende politici gretig gebruik van maken. Zorg verder voor een rechte rug en houd je schouders naar achteren, zodat je extra zelfverzekerd overkomt.
Geef ruimte voor vragen
Is je boodschap écht glashelder? Daar kun je maar op één manier achterkomen: door het te vragen aan de ander. Laat daarom altijd ruimte om vragen te stellen – ook in een meeting.
En denk je te merken aan de ander dat hij er geen touw meer aan kan vastknopen? Vraag het gewoon! Beter al tijdens het gesprek dan achteraf als je net heel uitgebreid je hele verhaal hebt gedaan.
Een cursus timemanagement leert je nóg sneller werken
Beter communiceren op de werkvloer en in minder woorden meer zeggen is slechts één van de manieren om timemanagement voor je te laten werken.
Ben je nieuwsgierig naar nog meer handige tips, tricks en tools om in minder tijd meer voor elkaar te krijgen? Bij onze nr. 1 cursus timemanagement leer je er van een deskundige trainer alles over.
Je gaat naar huis met een heleboel handige tips waar je direct mee aan de slag kunt én met voortaan meer tijd over in jouw agenda. Handig voor je carrière en voor je persoonlijke ontwikkeling!
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Dit bericht op Instagram bekijken
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
