Ontplofte inbox na vakantie? Mailbox opschonen (binnen 1 uur)

Barst je mailbox haast uit zijn voegen zodra je na jouw vakantie je inbox opent? Hieronder vertellen we je hoe je binnen 1 uur jouw volledige mailachterstand wegwerkt. Met 1 simpele techniek: OHIO. Only Handle It Once. Zo zet je de teller van je inbox op 0 en houd je dat vakantiegevoel nog even vast.

Kijk je na je vakantie op tegen de immense voorraad aan mail die je te wachten staat? Schiet je nu al in de stress wanneer je eraan denkt hoeveel tijd jou dit gaat kosten? Hoeft niet. Er is één manier waarop je op een efficiënte wijze overzicht kunt creëren in jouw inbox-chaos. 

Voordat je die leert, is er wel iets dat jij over jouw inbox moet weten

We doen niet aan symptoombestrijding. Als je wil weten hoe je op een efficiënte manier jouw stroom aan mail verwerkt – nu, net terug van vakantie, maar ook wanneer je alweer wat weken je bureaustoel warm houdt – let dan even op. Er is namelijk één belangrijke mailbox-“regel”. 

Gebruik je mailbox nóóit als takenlijst of als opslagplaats.

Wat bedoelen we daarmee?

Nou, herken je dat: je markeert een belangrijke mail met een rood vlaggetje en zelfs als “ongelezen” zodat je weet dat je er op een later moment nog naar moet kijken? Je opent vervolgens meerdere malen je inbox en het bericht, enkel om het een ander moment op te pakken.

Juist. Dat doe je vanaf nu dus nóóit meer. 

Een e-mail laten staan als een “herinnering aan” of eenzelfde e-mail meerdere keren oppakken is niet alleen reuze inefficiënt, het is verspilt ook kostbare tijd, concentratie en wilskracht. Daarnaast zorgt het voor een hoop verwarring en een gebrek aan overzicht.

Onthoud dat jouw inbox enkel een plek is waar informatie binnenkomt. Jij moet vervolgens nog wat met die informatie doen. Het is dus geen opslagplaats en al helemaal geen takenlijst (‘laat de mail maar staan, dan weet ik dat ik later die factuur nog moet betalen’.)

Vanaf nu pak je iedere mail die zich een weg naar jouw inbox baant maar één keer op: je neemt direct een besluit. 

Niet straks, niet morgen. Nu. Dat is de enige manier waarop je overzicht houdt op je mailbox en de nieuwe berichten. De OHIO-methode gaat je hierbij helpen.

mailbox opschonen

Dit is OHIO (en de 5 keuzes die het je biedt)

In ons boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’ legt directeur Björn Deusings uit hoe je door middel van één handige techniek korte metten maakt met een overvolle inbox (maar ook lade, papierbak, notitieblok — noem maar op.) Ideaal om na je vakantie binnen no time overzicht te scheppen in die tsunami aan e-mail.  

Wat is het OHIO-principe?

Een acronym voor ‘Only Handle It Once’ en een fantastische manier om snel en grondig informatie te verwerken. Het houdt in dat je bij alles dat je in je handen neemt direct een beslissing maakt over wat ermee moet gebeuren. Hierbij kies je uit 5 mogelijkheden:

1. Weggooien

Je gooit de mail weg. Misschien is het een oninteressante nieuwsbrief of een mail over een vergadering die al heeft plaatsgevonden. Jij hoeft er in ieder geval niets meer mee en verwijdert hem direct.

2. Archiveren

Je archiveert de mail. De kwestie is afgehandeld, maar de e-mail bevat informatie je die (misschien) later nog nodig hebt; locatiegegevens bijvoorbeeld, een PDF of een factuur. Daar hoef je nu niets mee te doen, maar het komt later nog van pas. Je bewaart ‘m in je mailarchief. 

3. Meteen doen

Je voert wat er in de mail staat of gevraagd wordt meteen uit. Misschien is het een korte vraag die je direct kunt beantwoorden. Misschien wijst een collega je op een spelfout in het document dat je hem had doorgemaild. Wat het ook is: indien je de vraag of taak makkelijk binnen 5 minuten kunt oppakken, doe dat dan.

4. Delegeren

Je delegeert wat er in de mail staat of gevraagd wordt. Jij hebt geen weet van de kwestie die in de mail benoemd word of het niet niet jouw area of expertise. Je besluit de mail, de vraag of de taak daarom door te schuiven naar je collega. Op een nette manier natuurlijk: voorzien van duidelijke instructies.

5. Plannen

Je plant de taak of afspraak in je agenda of zet het op je takenlijst. Soms krijg je grote projecten per mail voorgeschoteld of vergt de vraag die gesteld wordt toch wat meer uitzoekwerk. Aangezien je hier meer tijd voor nodig hebt hebt en weet dat reactief werken funest is voor je productiviteit en concentratie, plan je het daarom in.

  • Kwesties die je binnen 30 minuten kunt uitvoeren zet je op je takenlijst.
  • Zaken die langer dan 30 minuten duren zet je in je agenda.
  • Afspraken plan je ook in je agenda.
  • Zaken die je later met iemand wil bespreken plaats je op je een op een lijst.
  • Kwesties die je in de gaten wil houden plaats je op je wachten op lijst.

In ons boek ‘Elke dag Om 15.00 Uur Klaar’ gaan we uitgebreid in op deze ingrediënten die samen jouw timemanagementsysteem vormen. Mocht je dus meer willen weten over efficiënt werken (gebracht of een humorvolle wijze), lees ‘m dan zeker!


Goed, voor zover de know. Nu de how.

mailbox opschonen

Overvolle vakantie mailbox opschonen met OHIO (5 stappen)

Die overvolle mailbox dus. Laat het niet voor een after holiday dip zorgen, maar breng snel orde in de chaos aan. Nu je bovenstaande OHIO-techniek kent moet dat geen probleem zijn. Dit is hoe ‘m in enkele praktische stappen toepast.

Stap 1. Laat je out of office aan staan

Dweilen met de kraan open werkt zelden. Het is dan ook logisch om tijdens het verwerken van een overvloed aan mail je inbox tijdelijk het zwijgen op te leggen. Anders blijf je bezig.

Zet daarom vóór vertrek je out of office twee dagen langer aan dan je afwezig zult zijn. Ben je dus pas vanaf maandag weer op kantoor, dan laat je de status dus tot woensdag aanstaan. Dat geeft jou de tijd (en de rust) om de bestaande berg weg te werken zonder dat collega’s en klanten verwachten dat je hen te woord kan staan.

Stap 2. Maak gebruik van uitgesteld versturen

Tijdens het OHIO-en (ja, dat is een nieuw werkwoord) zul je zo nu en dan moeten reageren op een e-mail. Op een vraag bijvoorbeeld, of een verzoek. Nu is het niet heel handig om tijdens het opschonen van je mailbox mail te verzenden. Je hebt nog niet alles doorgespit en bent daardoor niet up to date. Daarnaast wil je collega’s en klanten nog niet het idee geven dat je beschikbaar bent. 

Wat doe je dan? Maak gebruik van de uitgesteld versturen optie.

Je stelt je mail op zoals normaal, maar in plaats van hem direct te verzenden kies je een ander tijdstip. Bijvoorbeeld woensdagochtend 9.00. Je weet dan dat je volledig bij bent en tijd hebt op nieuwe zaken op te pakken. Dat geeft rust én overzicht.

En dan:

Stap 3. Sorteer je berichten van ‘nieuw’ naar ‘oud’

Sorteer je inbox zodat de nieuwste berichten bovenaan staan. Zo krijg voorkom je dat je verouderde en niet meer relevante mails als eerste te zien krijgt. Denk aan een mail over een aankomende meeting: je leest je in, enkel om een paar mails verder erachter te komen dat de meeting gecancelled is. 

Stap 4. Start met weggooien

Vaak kun je al in één oogopslag zien welke mail je meteen kunt verwijderen; die out of office berichten van collega’s en klanten bijvoorbeeld, systeemmeldingen, aanbiedingen, spam of interessante nieuwsbrieven. Scroll door je inbox en verwijder deze direct. Zo is je overvolle inbox al meteen een stuk leger.

Bevatten sommige mails toch nog informatie die je bijvoorbeeld graag bij iemand wil neerleggen (‘Sjors, ik zag dat ik enkele systeemmeldingen kreeg over die die plugin. Lag die er alweer uit?’), zet deze zaken dan op je een op een lijst

Aandachtsspanne

Stap 5. Archiveer berichten die je later nog nodig hebt

Ongetwijfeld staat je mailbox ook gevuld met interessante nieuwsbrieven of zaken die je graag later wil lezen. Op je gemak. Deze kun je snel en eenvoudig archiveren in leesmap, zodat je daar op een later moment de tijd voor kan nemen. Daarnaast zul je berichten tegenkomen waar je nu niets meer mee hoeft, maar die je wel wil bewaren; denk aan een garantiebewijs, een salarisstrookje of inkooporders. Ook deze zaken archiveer je. Al doe je er nooit meer iets mee, je hebt ze netjes in je archief staan. 

Stap 6. Voer kleine taken direct uit en leg zaken vast

Nu het echte werk. De mails die nu nog in je inbox staan, zijn de berichten waarvan je zeker weet dat jij er nog iets mee moet doen; er zit nog een actie aan verbonden. Ook dit doe je volgens de OHIO-methode:

  • Kom je taken tegen die je makkelijk binnen 5 minuten kunt uitvoeren, doe dat dan meteen; betaal die factuur, beantwoord dat bericht, prik die datum.
  • Bevat de mail een kwestie die je met een ander wil bespreken of vragen, zet het dan op je een op een lijst — ‘Aan Tom vragen waarom aanvraag uitgesteld is’.
  • Wil je een offerteaanvraag of de voortgang van een rapport in de gaten houden, noteer de kwestie op je wachten op lijst — ‘Als vóór maandag rapport niet ondertekend is, even contact opnemen’.Kom je een afspraak of ander tijdgerelateerde kwestie tegen, plaats dit dan in je agenda — ‘Meeting rapportage vrijdag 11.00’, ‘Afspraak Pieter maandag 10:15’.

Stap 7. Plan tijd in om grote mails op te pakken

Mails die grote kwesties of projecten bevatten kun je natuurlijk niet direct oppakken. Je hebt er meer tijd voor nodig, zal nog het een of ander voor moeten uitzoeken of beschikt nog niet over de benodigde informatie. Je plant deze grote klussen daarom in je agenda.

Dit dwingt je na te denken over de klus; hoeveel tijd heb je er voor nodig en wat is het meest geschikte moment? Veel productiever dan op de bonnefooi zaken oppakken.

dringend

Kortom: na vakantie je mailbox opschonen hoeft niet lang te duren

Laat je vakantiegevoel niet bederven door die uitpuilende mailbox. Bij terugkomst op kantoor krijg je de stroom aan berichten vlug onder controle wanneer je de OHIO-methode toepast. Binnen no time ben je op de hoogte van wat er allemaal speelde toen je weg was en wat er van je verwacht wordt nu je terug bent. Jij weet wat prioriteit heeft, hebt kleine kwesties opgepakt en uitgevoerd, en tijd ingepland voor de werkelijk grote klussen.

Zo hoeft het opschonen van je mailbox geen dagen werk te zijn, maar is het een kwestie van een uurtje keuzes maken. Only Handle It Once.

Meer weten? Volg een training Time Management

In ons boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’ gaan we uitgebreid op bovenstaande methode in. Leer je liever in de praktijk, dan raden we je ook zeker aan om eens onze 1-daagse training Time Management te volgen. Daar leer je niet alleen de OHIO-methode, maar leer je hoe je jouw werk efficiënter en slimmer kunt organiseren. Ideaal wanneer je net terug bent van vakantie en klaar bent voor een frisse start.

© Copyright 1999 – - Tijdwinst.com (een handelsnaam van SRS Consulting B.V.)
X