Slimmer werken: de ultieme gids om meer te doen in minder tijd (zonder stress!)

Tijd is kostbaar, dat weten we inmiddels wel, toch? Er lijkt alleen nooit genoeg tijd te zijn in een week, dus wat doen we om tijd te besparen? Harder werken. En dat ziet er zo uit: pauzes overslaan, je werktempo opschroeven en dingen maar afraffelen. Maar eh… to be honest: dat is eerder een recept voor kelderende prestaties, minder productiviteit en een burn-out dan voor tijdwinst. Wil je wél echte vooruitgang, begin dan vandaag met slimmer werken, want daar zit de winst. Hoe kun je slimmer werken zonder harder te werken? Ik leer het je aan de hand van deze 15 makkelijk toepasbare, time management tips.

Wat komt aan bod:

1. 1. Wat is slimmer werken: je tijd slimmer besteden
   2. Wat heb je nodig om slimmer te kunnen werken?
   3. Wat zijn de voordelen van slimmer werken?
   4. Hoe kan ik slimmer werken zonder simpelweg harder te gaan rennen? 15 tips
   5. Zo doe je dus slimmer werken! Of volg onze training!
   6. Veelgestelde vragen over slimmer werken

Wat is slimmer werken: je tijd slimmer besteden

“Is slimmer werken dan niet overwerken en geen pauzes nemen?” Nee, dat is misschien wel harder werken, maar of het slim is… ik betwijfel het ten zeerste. Nee, slimmer werken is:

“Op een handige manier werken, waardoor je meer gedaan krijgt in minder tijd.”

Meer doen in minder tijd? Klinkt als een utopie, toch? Maar dat is het niet! Tenminste, niet als je je werk efficiënter inricht en doordacht plant en organiseert. 

“Werk slimmer, niet harder” is mij geleerd, zodra ik bij Tijdwinst.com in dienst kwam. Tijdwinst.com leert al 20+ jaar mensen om hun kostbare tijd beter te gebruiken. Je hoeft geen tandje bij te zetten, ook niet je agenda vol te plempen en zelfs niet voortaan om 7 uur ‘s ochtends al aan je bureau aan te schuiven. Nee, het gaat erom dat je de uren die je hebt slimmer gebruikt. 

Slimmer werken start hier

Slimmer je tijd inzetten betekent dat je goed nadenkt waar je wel tijd aan besteedt en waaraan niet. En dat je kijkt hoe je de dingen die je doet efficiënter kunt doen. Begin bijvoorbeeld eens met dat perfectionistisch gedrag van je los te laten. Verdeel je taken eens anders over de dag, lettend op je energie- en concentratiepieken. Of zeg eens wat vaker ‘nee’ tegen je collega’s (“Wauw, jij durft!”) en durf prioriteiten te stellen, zodat je bezig bent met wat voor jou echt belangrijk is. Dan zal je merken dat je veel gedaan kunt krijgen op een dag, terwijl je toch om vijf uur de deur achter je dicht kunt trekken. Met een voldaan en meer relaxed gevoel ook nog.

Wat heb je nodig om slimmer te kunnen werken?

Je hebt geen technische snufjes of een hele studie (met uitzondering van onze eendaagse cursus time management wellicht) nodig om slimmer je tijd op een dag te besteden. Wat dan wel? Heel simpel. Dit:

• Je stelt prioriteiten en kijkt bewust wat wel en niet jouw aandacht verdient.
• Je zorgt voor een doordachte planning van je werk.
• Je maakt optimaal gebruik van je focus en productiviteit. 
• Je probeert afleiding te voorkomen.
• Je verspilt zo min mogelijk tijd aan nutteloze dingen. 
• Je kunt efficiënt samenwerken en kijkt dus hoe je het werk slim verdeelt en van elkaar kunt leren.

Wat zijn de voordelen van slimmer werken?

Nog niet ervan overtuigd wat er nu voordelig is aan slimmer werken? Nou, slimmer werken helpt je om je tijd goed te besteden door bewuste keuzes te maken. Dat heeft allerlei voordelen:

• Minder stress: je laat je minder afleiden door zaken die tussendoor komen en je hoeft niet langer te tobben over wat allemaal nog op je takenlijst staat.
• Bewuster omgaan met tijd en energie: je waait niet mee met alle winden, maar kiest bewust waar je je tijd en energie naar laat uitgaan en waarnaar juist niet. 
• Minder uitstelgedrag: je stelt realistische doelen en verdeelt deze doelen in behapbare, kleine taken die je makkelijker oppakt.
• Meer overzicht: je weet wat je vandaag gaat doen en waarom en hebt ook zicht op de verschillende projecten die lopen en de afspraken die je hebt staan.
• Verbeterde werk-privébalans: als je je werktijd slim gebruikt, hoef je minder over te werken of e-mails in de late uurtjes af te werken. Dat geeft je meer vrije tijd.
• Regie over je werk: je hebt meer grip op je werk, loopt minder achter de feiten aan en ervaart weer controle. Je wordt niet zo geleefd tijdens een werkdag.
• Betere kwaliteit van je werk: je neemt bewust de tijd die nodig is om dingen goed te doen en levert hierdoor je werk op tijd en zonder fouten af. 
• Verhoogde productiviteit: je kunt je beter concentreren en krijgt hetzelfde werk in minder tijd gedaan. Niet omdat je jezelf over de kop werkt, wel omdat je je gericht stort op wat nu van belang is.

Kortom: slim werken is best slim (no pun intended) om te doen. Het heeft veel voordelen voor jezelf, voor je werkgever, voor je collega’s én voor je partner, kinderen, hond of andere huisgenoten die thuis graag een ontspannen en blij persoon op de bank hebben zitten. 

Download de gratis Tijdwinst app

Handvatten nodig? Download dan de gratis Tijdwinst.com-app. Jouw digitale assistent die je helpt om slimmer te werken. In de vind je allerlei interessante artikelen, podcastafleveringen, video’s en nieuwsbrieven. Boordevol tips & tricks. En dat is niet alles. De app heeft nóg veel meer handige timemagementtools, zoals een focus-timer, scan-functie en tools om je ideeën vast te leggen voor een later moment. Download de alles-in-één timemanagement-app nu gratis!

Hoe kan ik slimmer werken zonder simpelweg harder te gaan rennen? 15 tips

Nu de kern van het verhaal: hoe kun je nu slimmer werken? Directeur van Tijdwinst.com, Björn Deusings, schreef er twee boeken over: Elke dag om 15.00 klaar en Full Focus op wat echt belangrijk is. Wil je liever direct aan de slag met slimmer werken of heb je (gaan we weer) nog geen tijd om een boek te lezen waarmee je tijd bespaart? Uit deze twee top time management boeken heb ik onderstaande lijst van 15 tips gehaald. Laten we snel beginnen, want tijd is goud after all: 

1. Leer jouw ritme en productiviteit beter kennen

Slimmer werken is je eigen ritme goed leren kennen. Wanneer ben jij op je productiefst en wanneer juist niet? Ben je een vroege vogel die om 7 uur opperbest uit bed springt en om half 8 ‘s ochtends het beste werk levert? Of sta jij rond 3 uur ‘s middags juist op en top aan? Heb je dagelijks last van een niet te missen middagdip? Of ben je juist ‘s ochtends vroeg niet vooruit te branden? Jezelf leren kennen helpt dus enorm om meer uit je werktijd te halen. 

Voorbeelden:

• Heb je meetings waar je weinig focus voor nodig hebt? Plan die dan juist op tijden waarop je focus minder goed is. 
• Ben jij een echt ochtendmens en barst je dan van de energie? Dan kun je het beste de ochtenden gebruiken voor taken waar je focus echt bij nodig hebt.
• Laat jij je snel afleiden door je mail? Plan dan een of twee vaste checkmomenten van je mailbox per dag in, zodat je de rest van de dag kunt besteden aan focustaken.

Dus: kijk of je jouw optimale ritme kunt bepalen om slimmer te werken.

En ben jij op het werk flexibel in je werktijden? Kijk dan of je die kunt aanpassen op je productiviteit.

Als jij om 9 uur nog slapend en gapend achter je computer zit, kun je misschien je werk dag om 10 uur starten en iets langer doorgaan. Ben jij juist van de miracle mornings en zit je om 7 uur al vól in de energie? Dan kun je om half 8 al achter je computer aanschuiven en juist eerder op de dag je laptop dichtklappen.

2. Gebruik de OHIO-methode voor je inbox

Herken je het dat je nogal vaak op een dag in je mailbox zit? Je opent allerlei e-mails, gooit er een paar weg en besluit de rest later te beantwoorden, om vervolgens verder te gaan met waar je gebleven was. Echt efficiënt is dit niet. Je moet die e-mails dan later opnieuw doorlezen en alsnog van een antwoord voorzien. Bovendien is de kans groot dat die e-mails door je hoofd blijven spookt. Zonde van je tijd en van je hersenruimte!

Doe het anders, doe het OHIO (nee, niet de staat in de V.S.), en ga voor een lege mailbox.

OHIO betekent ‘Only Handle It Once’. 

Om slimmer te werken met Outlook, bekijk je je e-mail voortaan op gezette tijden waarop je daar echt de tijd voor neemt. Je handelt de e-mails direct af na het openen ervan. Zo ben niet meer drie keer bezig met dezelfde e-mail, maar kost elke e-mail maar één keer tijd.

In deze video legt Björn Deusings, time management expert, uit hoe je de OHIO-methode loslaat op je mailbox.

3. Geef jezelf vrij van notificaties

Misschien in deze tijd wel de tip van de eeuw: zet die notificaties uit. Wat. Een. Opluchting. Is. Dat. 

Want zeg eens eerlijk: hoe vaak word jij uit je concentratie gehaald door mailtjes, belletjes, pushberichten, nieuwsartikelen en meer van dat alles?

Het wemelt op de gemiddelde werkdag van de pop-ups en berichten die echt niet je acute aandacht verdienen. 

Ik bedoel: je collega hoeft niet direct te weten wat je van zijn verslag vindt. En dat je andere collega benieuwd is waar ze document X kan vinden, betekent niet dat jij à la minute in de werkmappen moet duiken. Om nog maar te zwijgen over de NOS-berichten over pasgeboren walrussen, de appjes rondom het familieweekend of de vraag van je partner wat jullie vanavond gaan eten. Het kan allemaal wel wachten.

Dus zet je notificaties uit. En dan ook echt allemaal! En verder: 

• Check je inbox op gezette tijden, en laat Outlook of Gmail je geen pop-ups meer geven.
• Schakel notificaties voor social media uit.
• Demp bepaalde chats in WhatsApp, zoals de overactieve familie app. Dan kun je zelf bepalen wanneer je de berichten in de groepschat ziet binnenkomen. 
• Zet overbodige notificaties, zoals die van NOS, supermarkt apps en leuke kortingsacties, uit.

Houd een week lang bij welke notificaties of pushberichten je allemaal krijgt. Kijk dan kritisch welke absoluut nodig zijn en welke je kunt uitschakelen.

4. Gebruik Evernote of een andere digitale notitie-app

Notificaties zijn niet het enige wat je kan afleiden. Je kunt ook afgeleid raken door interne prikkels. Gedachten dus. Je herkent het misschien wel: terwijl je je probeert te focussen op een werkdag, denk je opeens aan die ene film die je nog wilt kijken. Of je realiseert je abrupt dat je Plien nog moet terug appen. 

In zulke gevallen kun je twee dingen doen:

1. Alles uit handen laten vallen en direct je in die film verdiepen of Plien appen.
2. De gedachte opschrijven en verdergaan met waar je mee bezig was. 

Het zal je niet verrassen welke methode beter is voor slim werken: die tweede. Noteer de gedachten ergens, zodat je ze niet vergeet, maar wel door kunt met wat je aan het doen was.

Extra tip: Voor slimmer werken is Evernote een geniale tool. Dit is een notitie-app die je op je telefoon altijd bij de hand hebt. 

In deze video legt Björn je uit hoe je One Note of Evernote kunt gebruiken.

5. Spreek af wat jullie doen bij spoed (én wat spoed is)

Een berichtenvrij leven klinkt als een verademing. Maar eerlijk is eerlijk, sommige berichten hebben toch echt je aandacht nodig. Wanneer je collega met een boze klant aan de lijn hangt en daar geen raad mee weet, is het handig als jij wel bereikbaar bent. En wanneer er een totale ramp heeft plaatsgevonden (ingestorte gebouwen, gecrashte websites, brand, boze cameraploegen, opstanden… you name it), dan is het in dat zeldzame geval ook fijn als jij nog te bereiken bent en niet in je zenbubbel blijft rondhangen. 

Spreek daarom af met je collega’s wanneer iets écht dringend is. Bespreek ook wat jullie doen in dringende situaties. Bel je elkaar dan? Stuur je een sms? Dan weet je: “Als Piet mij onaangekondigd belt, dan is er echt iets aan de hand en moet ik opnemen.”

6. Cluster je taken

Heb je verschillende soorten taken die vaak terugkomen? Kijk dan of je taken kunt clusteren. “Batchen” wordt dat door hippe productiviteits-goeroes genoemd. Het houdt in dat je taken die op elkaar lijken allemaal na elkaar doet. 

Voorbeeld:
Jij bent ondernemer en hebt wekelijks een paar facturen te sturen . Dan kun je drie keer per week een factuur sturen en daarvoor drie keer in je boekhoudprogramma duiken. Maar je kunt ook één moment per week kiezen waarop je alle facturen voor die week verstuurt. 

Hetzelfde geldt voor bijvoorbeeld offertes maken of interviews afnemen. Je kunt ervoor kiezen om 3 interviews na elkaar te plannen of één ochtend “offertes maken” in te plannen. Dan zit je in de flow en werkt het vaak fijner. Je switcht niet steeds tussen meerdere typen taken.

7. Zorg voor de basis: een goed timemanagement-systeem

Een van de dingen die ik vaak mis zie gaan, is dat mensen in gedachten jongleren met alle dingen die nog moeten.

Je gebruikt je hoofd als een opslagplek voor alles wat je wilt onthouden, maar daar is je hoofd niet voor bedoeld.

Hoe geniaal je ook bent, niemands geheugen is in staat om alle to-do’s perfect te onthouden. Ontzie je hoofd door to-do’s direct op te schrijven in je timemanagementsysteem.

Een goed timemanagementsysteem bestaat uit een agenda (je planning met afspraken en grote projecten) en een realistische (!) takenlijst waarop concrete taken staan die je vandaag gaat oppakken. 

Daarbij zijn een paar dingen belangrijk, zoals:

• Maak je taken concreet. Dus niet “werken aan pdf over slimmer werken”, maar wel “hoofdstuk 3 voor pdf over slimmer werken schrijven”. 
• Noteer taken direct nadat ze binnenkomen. Zet ze ook meteen op de goede plek, dus in je takenlijst of agenda.
• Houd maar één takenlijst bij. Voorkom dat je overal en nergens briefjes hebt liggen.
• Check of je takenlijst realistisch is. Schat in hoeveel tijd dingen kost en baseer daar je planning van de dag op.
• Reken op minimaal 30-60 minuten uitloop per dag. Houd die tijd vrij voor onverwachte dingen.

Vertrouw me: ad hocjes zullen er altijd zijn.

 

Dit bericht op Instagram bekijken

 

Een bericht gedeeld door Tijdwinst.com (@tijdwinst)

8. Probeer de Pomodoro-techniek

De Pomodoro-techniek is een perfecte focus booster! Het idee is dat je een kookwekker (officieel in de vorm van een tomaat: vandaar de naam Pomodoro, wat Italiaans is voor ‘tomaat’) zet op 25 minuten. In die 25 minuten werk je onafgebroken aan dezelfde taak. Daarna neem je 5 minuten pauze en vervolgens werk je nog eens 25 minuten aan een taak. 

Op deze manier werk je gefocust aan iets voordat je je ergens anders op stort. Zo voorkom je afleidingen tussendoor. 

Overigens raden wij meestal blokken van 50 minuten en 10 minuten pauze aan. Je krijgt in 50 minuten gewoon meer gedaan dan in 25 minuten en voor veel grote (focus)taken is 25 minuten wat krap. 

9. Oefen met mediteren

“Wat? Mediteren? Moet dat echt?” Ja, schuif je vooroordelen aan de kant en geef deze zen-oefening toch een kans. Het is namelijk ook meteen een oefening die helpt bij slimmer werken. Mediteren is niets meer en niets minder dan oefenen met je focus bij één ding (je ademhaling, een visualisatie, etc.) te houden. Dat helpt je om ook in het dagelijkse werk beter te focussen. En dat maakt dan weer dat je meer gedaan krijgt in minder tijd.

Psst, volg jij de Tijdwinst-podcast al? En als je toch op Spotify spiekt, bekijk ook onze andere afleveringen. Die barsten van de simpele slimmer-werken-tips. 

10. Start met een ‘Wachten op’-lijst

Ken jij deze lijst al? Het is één van onze favoriete tips in het kader van ‘Slimmer werken, niet harder’. Als je samenwerkt met collega’s (en dat doen we bijna allemaal!), dan wacht je regelmatig op het werk dat iemand anders bij je moet aanleveren. Je wacht bijvoorbeeld op input of feedback. Of je hebt het werk van je collega nodig om een verslag compleet te maken. Hoe voorkom je dan dat je dingen vergeet of dat steeds door je hoofd spookt “Niet vergeten om Daan te vragen naar…”? Simpel. Maak een ‘Wachten op’-lijst.

Op een ‘Wachten op’-lijst noteer je de dingen waar je op wacht van anderen. 

Maak hier bij voorkeur ook reminders voor aan in je digitale agenda. Zet bijvoorbeeld op woensdag een reminder om Daan te vragen naar zijn input als je nog niets hebt ontvangen. Dan ben je op tijd om alles die donderdag aan te leveren. 

11. Stoor elkaar slimmer

Ja, ook elkaar storen kun je slimmer aanpakken. Het komt erop neer dat je elkaar minder vaak aan het jasje trekt voor kleine dingen. Probeer in plaats daarvan je vragen aan een collega op te sparen. Noteer op een 1-op-1-lijst de vragen of verzoeken die in je opkomen en die geen extreme haast hebben. Plan vervolgens een afspraak om al die punten één voor één samen door te nemen. 

Het idee is simpel: stoor elkaar liever 1x voor 10 dingen dan 10x voor 1 ding.

Zo besparen jullie allebei tijd en worden jullie minder vaak uit de concentratie gehaald.

12. Wees scherp op je tijdsinschattingen

De term ‘de Wet van Parkinson’ zegt je waarschijnlijk weinig. Maar als je hoort wat deze wet inhoudt, is de kans groot dat je dit wel herkent uit privésituaties of van op de werkvloer. 

De wet van Parkinson houdt in dat de tijd die je ergens voor inschat nodig te hebben haast automatisch ook minimaal nodig hebt. 

Dus als jij 1 uur voor een meeting plant, is de kans groot dat ook het laatste overbodige kwartiertje zich vult met gespreksstof.

Wat je aan dat inzicht hebt? Het laat zien waarom het soms goed is om scherp te zijn op de hoeveelheid tijd die je ergens voor inplant. Plan bijvoorbeeld bewust niet te veel tijd in voor een meeting, zodat jullie efficiënter door de agenda heen gaan. En ruim niet 2 uur in voor een taak die ook in 1,5 uur lukt. Daarmee voorkom je dat je de extra tijd gaat gebruiken voor overbodige puntjes op de ‘i’. 

13. Gebruik tools voor slimmer online werken

Het kantoor is niet altijd de handigste plek om te werken. Bij focuswerk is het soms handiger om vanuit je thuiskantoor aan de slag te gaan. Werk je online? Dan doe je er slim aan om je computer van een paar handige online tools te voorzien. Zo kun je ook online slimmer werken. 

Extra tip: heb je onze checklist thuiswerken al doorgenomen voor de perfecte thuiswerkplek?

Welke technologische hulpmiddelen zijn handig voor slimmer werken? Dat zijn bijvoorbeeld:

• Trello
• Asana
• Monday
• Google Drive 
• Microsoft Office 365
• Todoist
• Toggl

Ook tools als Teams, Zoom, Google Meet en/of Slack mogen uiteraard niet ontbreken.

Volg je Tijdwinst al op LinkedIn of Instagram? Daar delen we dagelijks handige tips en technieken voor slimmer werken en productiviteit. Ook bespreken we regelmatig dé timemanagement-klassiekers, zoals de boeken Getting Things Done van David Allen en The Seven Habits of Highly Effective People van de beroemde Stephen Covey.

Speciale rol voor AI tools

En in een tijdperk waarin AI steeds onmisbaarder wordt, ben ik van mening dat je ook met AI je werkdag veel slimmer kunt aanpakken (misschien vloeken in de kerk, maar oké). AI tools nemen namelijk je repetitieve taken uit handen, ze helpen je beter te communiceren, ze verwerken informatie veel sneller, ze helpen met brainstormen en besluitvorming en ze kunnen voor je plannen en organiseren.

Vind je dit nog te spannend om te werken met AI? Doe dan eerst eens een eendaagse cursus Slimmer werken met AI. Je zult zien dat dit helemaal niet eng is; alleen maar slim.

14. Leer prioriteiten stellen

Dat is één van dé timemanagement-principes die je helpt om je minder te laten leiden door dingen die niet belangrijk zijn. Hoe je dit aanpakt? De Eisenhower-matrix is één van de bekendste tools die je hierbij helpt. Bij deze tool beantwoord je voor elke taak twee vragen:

1. Is het dringend?
2. Is het belangrijk?

Zo besluit je of je een taak oppakt of dat dat niet nodig is. En, als je de taak oppakt, of dat nu moet of dat het ook later kan. 

15. Las een wekelijkse reflectie in

We weten allemaal hoe dat gaat: je kunt je nog zo voornemen om je werkdag zen te beginnen, je niet te laten leiden door gestreste collega’s en je eigen doordachte planning te volgen. Maar soms komen er alsnog dingen tussendoor of vervliegt je zen-voornemen ergens voor de lunchpauze alweer. 

Hoe je voorkomt dat je van je slimmer-werken-voornemens afdwaalt? Houd een wekelijkse reflectie. Las elke week één moment in (bijvoorbeeld op vrijdagmiddag of maandagochtend) waarop je reflecteert op de week. Wat ging goed? Wat kon beter? Kwam je uit met je tijd of kwam je tijd tekort? Waar ging het mis? Werkt je timemanagement-systeem goed voor je of moet je misschien iets aanpassen?

De reflectie helpt je om je doelen helder te houden en scherp te blijven op je tijd. 

En zo dus ook om slimmer te werken. Want slim werken is geen kwestie van één keer wat tips tot je nemen en dan aan de slag gaan. Het is een ongoing process; een trial and error. Hoe scherper je erop blijft, hoe beter echter het resultaat!

Zo doe je dus slimmer werken! Of volg onze training!

Is slimmer werken een vaardigheid die jij graag goed onder de knie krijgt om meer uit je werkdag, uit je concentratie én uit je leven te halen? Onze 1-daagse training helpt je efficiënt te werken. Noem het een cursus efficiënt werken, een cursus slimmer werken, een productiviteitstraining of – zoals wij het noemen – een training timemanagement. Het komt erop neer dat jij leert hoe je meer gedaan krijgt in minder tijd door je uren goed te benutten. 

Bij onze time management cursus geven ervaren trainers je dagelijks talloze praktische tips, delen zij hun handigste tools en leren ze je om slim te plannen en grip op je agenda te hebben, zelfs als je collega’s als een kip zonder kop rondrennen. Zo haal je alles uit je werkdag, terwijl je tegelijkertijd de rust bewaakt.

Veelgestelde vragen over slimmer werken

• Wat zijn de grootste tijdvreters waar ik onmiddellijk mee moet stoppen?

  De grootste tijdvreters zijn de dingen die je hersenen volpraten zonder iets op te leveren:

  • Afleiding: zowel intern (rondmalende gedachten) als extern (telefoon, collega’s, omgevingsgeluiden, etc.).
  • Multitasking: je brein is niet gemaakt om meerdere dingen tegelijk te doen, waardoor je elke taak maar voor de helft uitvoert.
  • Switchen tussen soorten taken: het is beter om soortgelijke taken in een tijdblok te bundelen, zodat je in de flow blijft.
  • Pleasegedrag: je durft geen ‘nee’ te zeggen en loopt constant andermans brandjes te blussen. Bovendien stel je zo geen grenzen op.

• Hoe bepaal ik wat écht belangrijk is en wat ik kan laten vallen?

  Dit doe je door te prioriteren met de Eisenhower-matrix. Hierbij stel je jezelf de vragen: is het belangrijk? Is het dringend? Is het antwoord op beiden ‘ja’, dan pak je het direct op. Is het antwoord: wel belangrijk, maar niet dringend, dan plan je de taak in. Is het wel urgent, maar niet belangrijk? Dan delegeer je de taak. Is het antwoord op beide ‘nee’? Dan weg ermee.

• Welke tools of systemen helpen om minder chaos in mijn hoofd en planning te hebben?

  AI-tools, zoals Microsoft Copilot, Google Gemini, Claude en andere AI-systemen kunnen je dag veel slimmer laten verlopen. Bovendien heb je handige digitale tools als: Asana, Evernote, Todoist, Office 365, Trello, Google Drive, Teams, Monday, Toggl en Slack.

• Hoe zorg ik dat ik minder afleiding heb en meer diepe focus?

  Er zijn meerdere manieren waarop je kunt zorgen voor minder afleiding en meer concentratie:

  • Schrijf gedachten uit je hoofd.
  • Plan focusblokken in op energierijke momenten van je dag.
  • Zonder je tijdens focusmomenten ook echt even helemaal af.
  • Zorg voor voldoende pauze tussendoor, bijvoorbeeld met de Pomodoro-techniek.
  • Organiseer alles in één time management systeem en houd deze up-to-date.
  • Maak je taken zo klein en concreet mogelijk om uitstelgedrag te voorkomen.
  • Plan grote taken in je agenda.
  • Elimineer zo veel mogelijk prikkels. Zet bijvoorbeeld je telefoon uit of alle notificaties.

• Waarom voelt mijn agenda altijd te vol, en hoe fix ik dat structureel?

  Je agenda voelt te vol omdat je niet op de juiste manier plant en organiseert. Daardoor heb je geen structuur en overzicht, waardoor het lijkt alsof je constant druk bent. Door te werken met één time management systeem en deze bij te houden, voorkom je die drukte in je hoofd. Het is daarnaast een kwestie van oefenen en vooral niet vergeten wekelijks te reflecteren en te leren van je fouten.

• Hoe werk ik efficiënter samen met mijn team zonder eindeloze overlegcircuits?

  Efficiënter samenwerken begint met duidelijke doelen per project, zodat iedereen weet wat hem te doen staat. Beperk overleg tot momenten waarop besluitvorming echt nodig is, terwijl informatie-uitwisseling via korte schriftelijke updates kan. Gebruik één centrale plek voor documenten, zodat er geen zoektocht ontstaat naar de laatste versie. Zo blijft overleg functioneel en blijft er meer tijd over voor werk dat daadwerkelijk waarde oplevert.

• Wat kan ik doen om sneller beslissingen te nemen en minder te twijfelen?

  Sneller beslissen begint met het beperken van je opties, omdat te veel keuze je brein verandert in een twijfelfabriek. Bepaal vooraf welke criteria echt tellen en geef jezelf een duidelijke deadline per beslissing. Train jezelf om kleine keuzes binnen dertig seconden te maken om je besluitspier sterker te maken. Accepteer dat geen enkele beslissing perfect is; je leert sneller door te handelen.

• Hoe combineer ik productiviteit met rust, zodat ik niet intussen richting burn-out hobbel?

  Productiviteit en rust gaan beter samen dan veel mensen denken; je brein werkt scherper als je het niet uitwringt. Zorg dat je werkt in duidelijke blokken, zodat je volledig kunt focussen zonder de hele dag “aan” te staan. Plan rust bewust in, net zo serieus als een afspraak met een klant, om je brein een mentale reset te geven voor verwerking van informatie en prikkels.

• Welke kleine gewoontes leveren de grootste winst op (met zo min mogelijk gedoe)?

  Begin je dag met een aantal prioriteiten die echt vandaag af moeten. Check je mailbox alleen op vaste controlemomenten en houd aan het eind van de werkdag een korte reflectie. Zet alle notificaties uit zodat je niet afgeleid raakt en richt één overzichtelijk systeem in in plaats van zes verschillende plekken te gebruiken.

Leren slimmer te werken? Volg onze training time management

Is slimmer werken een vaardigheid die jij graag goed onder de knie krijgt om meer uit je werkdag, uit je concentratie én uit je leven te halen? Onze 1-daagse training helpt je efficiënt te werken. Noem het een cursus efficiënt werken, een cursus slimmer werken, een productiviteitstraining of – zoals wij het noemen – een training timemanagement. Het komt erop neer dat jij leert hoe je meer gedaan krijgt in minder tijd door je uren goed te benutten. 

Bij onze time management cursus geven ervaren trainers je dagelijks talloze praktische tips, delen zij hun handigste tools en leren ze je om slim te plannen en grip op je agenda te hebben, zelfs als je collega’s als een kip zonder kop rondrennen. Zo haal je alles uit je werkdag, terwijl je tegelijkertijd de rust bewaakt.

Beschikbare data en boekenIn-company offerte aanvragen

Meer weten over slimmer werken?

Hoe kan ik mijn tijd beter beheren?

Je tijd beter beheren begint met een goed timemanagement-systeem. Zorg voor een agenda waarin je afspraken en grote projecten of deadlines noteert. Maak daarnaast voor iedere dag een takenlijst waarin je taken opschrijft die maximaal 30 minuten kosten. Komt er een nieuwe taak binnen, zoals een uitgebreide e-mail beantwoorden of een meeting voorbereiden? Zet het direct op je takenlijst. Dan heb je overzicht over je werkdag en weet je ook beter wat er wel en niet bij past in je agenda.

Hoe kan ik een goede balans vinden tussen werk en privé?

Voor een goede werk-privébalans helpt het vooral om duidelijk onderscheid te maken tussen privétijd en werktijd. Probeer in je vrije tijd niet je werkmails te checken, maar zet een out of office aan of kijk er gewoon de volgende werkdag weer naar. Ga tegelijkertijd niet onder werktijd (ook niet op thuiswerkdagen) wasjes draaien, vaatwassers uitruimen of de kinderen helpen met hun huiswerk.

Dingen gaan dan al snel door elkaar lopen, wat onrust geeft. 

Verder helpt het om op een andere plek te werken dan op de plek waar je privétijd houdt. Werk bij voorkeur in een aparte kamer als je thuis aan het werk bent of richt een bureau in dat speciaal voor werkdingen bedoeld is. Je kunt dan bewuster de werkdag afsluiten.

Zijn er trainingen of cursussen beschikbaar voor slimmer werken?

Nou en of! Wij hebben een training timemanagement waarin je alles leert over slimmer werken. In 1 dag reikt een ervaren trainer je alle tips en technieken aan die jij nodig hebt om je tijd beter te benutten, je planning goed te bewaken en het overzicht te houden. Bekijk onze agenda om te zien waar je de trainingen kunt volgen. We hebben trainingslocaties door het hele land.

Welke strategieën kan ik gebruiken om afleiding te verminderen?

Afleiding verminderen begint met notificaties uitschakelen. Denk daarbij aan social-media-notificaties, e-mailpop-ups en WhatsApp-pushberichten. Daarnaast kan het helpen om met een noise-cancelling headphone te werken aan focustaken of om simpelweg aan te geven dat je met aandacht ergens aan werkt. Verder is de Pomodoro-techniek een fijne methode om langere tijd je aandacht bij een taak te houden.

Leren slimmer te werken? Volg onze training timemanagement

Is slimmer werken een vaardigheid die jij graag goed onder de knie krijgt om meer uit je werkdag, uit je concentratie én uit je leven te halen? Onze 1-daagse training helpt je efficiënt te werken. Noem het een cursus efficiënt werken, een cursus slimmer werken, een productiviteitstraining of – zoals wij het noemen – een training timemanagement. Het komt erop neer dat jij leert hoe je meer gedaan krijgt in minder tijd door je uren goed te benutten.

Bij onze training timemanagement geven ervaren trainers je dagelijks talloze praktische tips, delen zij hun handigste tools en leren ze je om slim te plannen en grip op je agenda te hebben, zelfs als je collega’s als een kip zonder kop rondrennen. Zo haal je alles uit je werkdag, terwijl je tegelijkertijd de rust bewaakt.

Wie zijn wij? | Tijdwinst.com

Bij Tijdwinst helpen we al ruim 20 jaar professionals uit heel Nederland om slimmer (samen) te werken. We leren je om meer te halen uit jezelf, uit je tijd en uit je samenwerkingen. Om je daarbij te helpen, bieden we praktische 1-daagse trainingen aan over thema’s als timemanagement, gesprekstechnieken, feedback geven en assertiviteit. Volg onze trainingen op een locatie bij jou in de buurt of online. 

Beschikbare data en boekenIn-company offerte aanvragen