Onderdeel van slim timemanagement is dat je niet alles in je uppie doet. Hoe ver je talenten ook reiken, niemand kan alles alleen. En als je het al kunt, dan nog is het niet best voor je agenda. Succesvol samenwerken helpt je om meer voor elkaar te krijgen in minder tijd. Met deze 10 samenwerken-tips maak je van jouw teamsamenwerkingen écht een tijdbesparend succes.

Wat komt aan bod:

  1. Wat is succesvol samenwerken?
  2. Wat is nodig voor een succesvolle samenwerking?
  3. Hoe kun je de samenwerking verbeteren?
  4. Hoe je effectief kunt samenwerken?

Wat is succesvol samenwerken?

Een succesvolle samenwerking houdt in dat iedereen binnen de samenwerkende groep zich inzet om het afgesproken doel voor de afgesproken deadline te behalen en daar een duidelijke bijdrage aan levert.

Dus Stella, die strategisch sterk is, stort zich op het strategische plan. Bas, die heel goed spelfouten weet te spotten, doet de eindredactie ervan. Emma, die van nature al snel de leiding neemt, stuurt het team aan en neemt beslissingen. Zo zetten jullie je allemaal in om het best mogelijke resultaat te behalen binnen de tijd die daarvoor staat.

Wat is nodig voor een succesvolle samenwerking?

Een goede samenwerking in een team ontstaat niet spontaan door enkel de taken te verdelen in een team. Wil je er een succes van maken, dan is daar onder andere goede communicatie, slim gebruik van de kwaliteiten in een team en natuurlijk een set slimme tools en werkwijzen voor nodig.

In onze ogen zijn dit de belangrijkste eisen voor succesvol samenwerken:

  • Bij samenwerken moeten jullie de kwaliteiten van elke collega benutten. Oftewel: iedere collega doet waar hij of zij sterk in is. En – om er maar een uitdrukking in te gooien waar iedereen jeuk van krijgt – iedere collega “staat in zijn kracht”.
  • Jullie maken binnen het team afspraken over wie wat doet en houden je daar ook aan. Oftewel: je mist geen deadlines én gaat ook niet werk voor een collega oppakken omdat je denkt het beter te kunnen. Met beide maak je geen vrienden.
  • Jullie geven elkaar de tijd en ruimte om aan het eigen onderdeel van het project te werken. Dus je laat je collega met rust als diegene aan een focustaak werkt en gaat er niet bovenop zitten met “Hoe ver ben je al?”-berichten.
  • Het is mogelijk om gefocust te werken. Als in: je bent zelf in staat om geconcentreerd aan je taak te zitten én de werkplek helpt ook mee om niet afgeleid te raken.
  • Jullie communiceren proactief met elkaar. Dus als er iets speelt, dan laten jullie het weten. En je draait er dan niet omheen. Ook niet als de boodschap minder leuk is.
  • Onderling geven jullie elkaar één op één feedback. Je geeft complimenten als anderen iets goed doen, maar laat het ook (op een constructieve manier!) weten als er verbeterpunten voor de samenwerking of voor het werk of de werkhouding van een collega zijn.
  • Jullie spreken elkaar regelmatig over de voortgang, in elk geval wanneer dat nodig is.
  • Iedere collega heeft een werkend timemanagement-systeem. Oftewel: een realistische takenlijst en een overzichtelijke planning die haalbaar is en waarin niets ontbreekt.
  • Jullie werken met de juiste tools om een professionele samenwerking óók mogelijk te maken als mensen thuiswerken of niet op kantoor zijn.
  • Iedereen staat open voor samenwerkend leren. Dus jullie kijken soms mee over de schouders van anderen om daar wijzer van te worden. En je staat ervoor open feedback te ontvangen als die helpt om jezelf te verbeteren.

Succesvol samenwerken

Hoe kun je de samenwerking verbeteren? 10 timemanagement-tips

Als je zoekt op ‘10 gouden regels samenwerken’, ‘5 tips voor een goede samenwerking’ en meer van dat soort termen, kom je al snel uit op allerlei communicatietips. Dat je niet met beledigingen moet strooien. Dat je Teams, Zoom of Google Meet moet installeren. Of dat je het wel netjes moet laten weten als je thuiswerkt bijvoorbeeld. Logisch. Dat zijn inderdaad nuttige dingen om je samenwerking goed te houden en om überhaupt te kunnen samenwerken in een team.

Maar wat een samenwerking succesvol maakt, is niet alleen duidelijke communicatie en respectvol zijn richting zowel lieftallige als minder lieftallige collega’s. Ook timemanagement is heel belangrijk om een samenwerking te verbeteren en er alles uit te halen.

Samenwerken doe je deels om tijd te besparen. Niemand is overal goed in én je kunt nooit alles in je eentje. Door het werk te verdelen, doet iedereen waar diegene goed in is. Lekker efficiënt dus! Maar dan is het wel belangrijk dat jullie samen én ieder voor zich alles uit je tijd voor het project halen.

Dat is waar in sommige teams nog verbeterpunten voor samenwerken liggen. Er kan van alles misgaan:

  • Eén persoon mist structureel zijn deadlines. Daardoor kan de rest niet doorgaan met het werk en loopt ieders planning in de soep.
  • Jullie hebben geen concrete teamafspraken gemaakt over de planning. Dus wie wat doet en wanneer dat af moet zijn. Iedereen doet maar wat, of plannen worden zelfs op de lange baan (voor “als er ooit tijd is” – wat nooit zo is!) geschoven.
  • Er komen continu spoedjes voorbij, waardoor de prioriteiten niet meer helder zijn en het werk voor het project maar niet af komt. De waan van de dag gaat altijd voor.
  • Jullie storen elkaar regelmatig voor kleine dingen. Daardoor is het lastig om gefocust te werken aan taken en af te krijgen wat je had beloofd.
  • Ieders agenda is veel te druk. Jullie zijn meer bezig met het project maar snel, snel afmaken dan met goed werk leveren. Daar is geen tijd voor.
  • Er zijn geen projectmanagement-tools, waardoor iedereen in het duister tast wie waarmee bezig is. Of Jelka al gestart is met haar aandeel aan het project? Je hebt geen idee. En je vraagt je ook af waarom jij regelmatig vragen krijgt waar jouw interviewartikel blijft. Voor iedereen is het overzicht zoek.

In elk van die dingen die regelmatig in de soep lopen in teamsamenwerkingen liggen ook meteen verbeterpunten om beter samen te werken. Het goede nieuws is: als het aan timemanagement schort, valt met een paar kleine aanpassingen al veel verschil te maken om de samenwerking te bevorderen.

Succesvol samenwerken

Hoe je effectief kunt samenwerken? Onze 10 tips

Bij Tijdwinst geven we al meer dan 20 jaar trainingen rondom timemanagement en slimmer (samen)werken. Björn schreef er een boek (‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’) over én we delen op Instagram en Pinterest dagelijks handige tips. Op basis van ervaringen van onszelf en onze cursisten hebben we onze 10 beste timemanagement-tips verzameld die jou direct antwoord geven op de vraag ‘Hoe kun je goed samenwerken?’. Zo dus.

1. Houd een timemanagement-systeem bij

Dat is absoluut een must tussen de goede-samenwerking-tips. Een effectief timemanagement-systeem moet waterdicht zijn (niets ontbreekt!), werkbaar en lekker concreet. En het is belangrijk dat je er twee onderdelen voor gebruikt:

  1. Schrijf in je agenda de vaste afspraken, belangrijke deadlines of tijd die je reserveert voor grotere projecten.
  2. Houd daarnaast een dagelijkse takenlijst bij waarop je heel concreet alle taken noteert (van maximaal 30 minuten) waar je vandaag aan gaat werken.

Hoe dit bijdraagt aan een goede samenwerking? Nou, planning is key. Als jij je werk te laat aanlevert of dingen zelf vergeet, hebben anderen daar ook last van. Ben jij altijd keurig op tijd, dan kan de rest ook vlot doorwerken en zit jouw werk de deadlines niet in de weg. Plus anderen hoeven zich dan niet druk te maken over jouw planning. Je collega’s weten: jij regelt het wel, en op tijd ook.

2. Maak de taken (voor jou en je collega’s) heel concreet

Als jij voor jezelf ‘Campagneplan voor open dag maken’ noteert in je agenda, hoe zou je je dan voelen als je dit ziet staan op maandagochtend? Waarschijnlijk schiet één van deze gedachten door je hoofd:

  • “Pff, waar moet ik beginnen? Wat een werk!”
  • “Oh, dat campagneplan hoeft pas over twee weken af te zijn. Dat verschuif ik naar morgen.”
  • “Ik heb vandaag al zó veel staan. Hoe ga ik daar nu ook nog tijd voor maken?”
  • “Oh campagneplan? Moest ik dat ook nog doen? Nou ja, het is nu al vier uur. Dat is zo’n groot project. Dat ga ik niet meer oppakken.”

Tja, het is nogal een grote, logge taak om een heel campagneplan te maken. Dat gaat onmogelijk lukken in anderhalf uur. En daarmee is de kans groter dat je het maar uitstelt naar overmorgen (en daarna naar overmorgen, naar volgende week of zelfs naar de dag voor de deadline).

Hoe je dit uitstelriedeltje voorkomt? Maak de taak heel concreet. Dus moet jij een heel campagneplan schrijven, splits het dan op in subtaken. Denk aan ‘Overleg met marketeer over het vorige campagneplan’, ‘Doornemen Instagram-trends’, ‘Resultaten vorige campagne analyseren’ en ‘Planning voor campagne opstellen in Excel’. Dat zijn behapbare taken waarvan je kunt inschatten hoeveel tijd ze kosten en die je dus kunt inplannen.

Succesvol samenwerken

3. Toch niet haalbaar? Kom proactief met een plan B

Natuurlijk kan er – ondanks je goede timemanagement-systeem – altijd iets tussenkomen waardoor de deadline onhaalbaar wordt. In dat geval is het voor een goede samenwerking met collega’s heel belangrijk dat je op tijd aangeeft wat wel en niet lukt. Laat dus weten dat deze deadline niet lukt, maar kom ook zelf met een plan B. Dus zeg bijvoorbeeld dat je het campagneplan vrijdag niet kunt opleveren, maar wel maandagochtend. Of geef aan dat je er hulp bij hebt gehaald van een freelancer om het wel te kunnen halen.

Op die manier zadel je je collega’s niet op met jouw planningsissues en laat je zien dat jij zelf verantwoordelijkheid neemt voor jouw taken. En laat dát nu net één van de vereisten zijn voor goed samenwerken.

4. Stel samen én zelf prioriteiten

Bij de meeste mensen zitten er maar 8 uur in een werkdag. Dat betekent dat je niet altijd alles kunt doen én dat je niet elk spoedje van een langslopende collega tussendoor kunt oppakken.

Hoe je voorkomt dat je je toch door de waan van de dag laat meeslepen? Gebruik de Eisenhower-matrix om prioriteiten te stellen. Ga daarmee voor elke nieuwe taak na of jij dit moet oppakken en of dat nu moet of ook best later kan.

Prioriteiten stellen is trouwens ook binnen het team belangrijk. Staan jullie bijvoorbeeld voor een groot project met een onhaalbare deadline. Bepaal dan samen wat minimaal af moet zijn en wat eventueel later kan. Dan lopen jullie jezelf niet voorbij, maar kunnen jullie wel het broodnodige voor de deadline opleveren.

5. Houd tijd vrij voor onverwachte dingen

Timmer verder je planning niet volledig dicht. Het is belangrijk om altijd een gaatje vrij te houden voor dingen die tussendoor komen. Denk aan vragen van collega’s, telefoontjes, servicevragen of gewoonweg de stroom aan e-mails die weggewerkt moet worden. Ook dat alles kost elke dag tijd.

Als je structureel elke dag 30-60 minuten voor je mailbox reserveert én 30 minuten vrijhoudt voor onverwachte dingen, kom je minder snel in de knoop met je tijd. Je kunt dan prima je collega helpen zonder dat het direct je eigen planning overhoop gooit. Fijn voor het projectteam én fijn voor de collega die bij je aanklopt. Zo draagt deze tip op meerdere manieren bij aan succesvol samenwerken met collega’s.

6. Gebruik digitale tools voor succesvol samenwerken

Ongetwijfeld werken jullie allang met tools als Teams, Google Meet en Zoom. Misschien ook met Google Calendar en dat soort onmisbare technologie. Maar ken je ook al projectmanagementtools zoals Asana, Monday en Trello? Dat zijn tools waarin je met elkaar een bord aanmaakt en waarin vervolgens iedereen de eigen voortgang bijhoudt. Zo weet je precies waar je collega’s mee bezig zijn, en zij waar jij nu staat met je taken.

Dat scheelt heel vaak over en weer de vraag “En, hoe ver ben je nu met…?” stellen én het geeft iedereen overzicht over wat er gedaan moet worden en wanneer dat af moet zijn. Ideaal om de samenwerking te verbeteren! Werken in teamverband vraagt nu eenmaal om overzicht, en dit soort tools bieden dat je in de chaos die de werkdrukte soms brengt.

7. Verwerk je e-mail op vaste momenten en doe het OHIO

Voor succesvol samenwerken is het ook heel belangrijk dat je collega’s niet vier dagen op jouw reactie op een belangrijke e-mail hoeven te wachten. En dat jij andersom ook op een vlot antwoord op jouw vragen kunt rekenen. Tegelijkertijd is focus ook cruciaal en wil je je niet om de haverklap in Outlook zitten.

Gelukkig kun je die spagaat voorkomen met één simpele oplossing om je e-mails efficiënt te verwerken: de OHIO-methode. Daar hoef je niet voor naar de Amerikaanse staat met die naam te vliegen. Het is een afkorting die staat voor Only Handle It Once. Dus je stort je op vaste momenten op een dag op je mailbox en handelt elke e-mail op dat moment in één keer af. Je beslist dus direct wat je met de e-mail doet: deleten, opslaan, er een taak aan koppelen of direct beantwoorden.

Door je e-mails in één keer te verwerken, voorkom je dat collega’s lang op een reactie moeten wachten én zorg je ervoor dat jij niet te vaak in je inbox zit én e-mails niet meerdere keren hoeft te bekijken.

Nog een tip daarbij: zet je e-mailnotificaties uit en check je inbox echt alleen op die vaste momenten. Dat scheelt heel veel afleiding op een dag.

Succesvol samenwerken

8. Werk met binaural beats voor extra focus

De noise-cancelling headphone wordt vaak genoemd als dé tip om meer geconcentreerd te werken. En dat is inderdaad best een goede manier om niet overprikkeld door geluid te raken in een drukke kantoortuin of een rumoerige thuiswerkomgeving. Maar er is iets wat nóg beter werkt: binaural beats. Dat is een speciaal soort instrumentale muziek waarbij de tonen zo zijn ingesteld dat ze het concentratievermogen van je hersenen verbeteren. Daardoor kun je je werk dus sneller en met minder onderbrekingen doen.

Tip dit ook zeker aan collega’s die snel afgeleid raken. Als iedereen meer gefocust werkt, is dat goed voor ieders resultaten, maar ook voor wat jullie als team voor elkaar krijgen.

9. Gebruik een “wachten op”-lijst

Dat is ideaal als je samenwerkt binnen een team en regelmatig dingen te bespreken of vragen hebt. Het idee van de “wachten op”-lijst is dat je iemand niet meer 10x stoort voor 1 ding, maar 1x stoort voor 10 dingen. Je noteert op deze lijst alle bespreekpunten die op een werkdag of in een werkweek in je opkomen en maakt daarbij één lijstje per persoon.

Na een tijdje plan je een afspraak met diegene in of trek je de collega aan het jasje om de vragen in één keer voor te leggen. Dat is beter voor ieders concentratie, zeker als iedereen deze tip toepast.

10. Spreek af wat dringend is (en vooral ook wat niet)

Soms lijken dingen op dat moment heel dringend, maar valt dat in de praktijk wel mee. Als we elkaar minder storen op het werk, krijgt iedereen meer werk gedaan en zijn er ook minder frustraties onderling.

Ga eens met het team zitten om afspraken te maken over wat jullie als dringend beschouwen. Bespreek ook hoe jullie het aan elkaar laten weten als iets dringend is. Als je bijvoorbeeld weet dat je alleen gebeld wordt wanneer iets bloedspoed heeft, dan weet je ook “Als Peter mij belt, dan moet ik acuut opnemen!”. Wel zo helder.

Wanneer iedereen gefocust kan werken, de planning helder heeft én de tijd heeft om daarvoor te gaan zitten, wordt iedereen daar beter van. Jij, je collega’s én het eindresultaat. En laat dat nu net zijn waar succesvol samenwerken om draait.

Cursus slimmer samenwerken? Volg onze training timemanagement

Wil je leren hoe je meer uit je tijd én meer uit je samenwerkingen haalt? Onze praktische 1-daagse training timemanagement helpt je daarbij. Je leert hoe je een slim timemanagement-systeem opbouwt, je tijd beter gebruikt, je focus behoudt en de juiste prioriteiten stelt. Daarmee behaal je zelf én samen met je team betere resultaten.

Schrijf je in voor onze training op een plek bij jou in de buurt of online. Je gaat naar huis met heel veel praktische inzichten, tips en onmisbare tools waarmee jij voortaan nog meer uit je tijd haalt.

Wie zijn wij? | Tijdwinst.com

Bij Tijdwinst zijn we al meer dan 20 jaar gespecialiseerd in slimmer (samen)werken. We geven allerlei trainingen die jou helpen om effectief samen te werken. Denk aan een training timemanagement, gesprekstechnieken, feedback geven en assertiviteit. Al onze trainingen kosten je maar 1 dag (lekker efficiënt dus!) en zijn praktisch ingestoken, zodat je direct aan de slag kunt met alles wat je hebt geleerd. Volg de trainingen op een locatie bij jou in de buurt of online.

Ben je nieuwsgierig naar ons trainingsaanbod of naar onze andere artikelen? Lees verder op onze websites of schrijf je direct in voor een training.