Een realistische takenlijst maken (met 1 eenvoudige regel)

Tijdens onze training Time Management wordt er aandacht besteed aan het maken van een goede takenlijst. Een waarop al jouw taken overzichtelijk zijn weergegeven, waardoor je ze niet uitstelt. Het geheim erachter? 1 belangrijke regel: een takenlijst mag nóóit een wensenlijst zijn. Daar bedoelen we dit mee:

Takenlijsten, waarom maken we die?

Het doel van een takenlijst is overzicht geven op papier, en rust creëren in je hoofd. En dat is belangrijk, want je hoofd is een belabberde takenmanager. 

Wanneer je een takenlijst maakt (in plaats van het in je hoofd te bewaren of in je e mail inbox) creëer je in een klap overzicht, vergeet je niets en je kunt makkelijker prioriteiten stellen.

Er is echter 1 probleem:

De meeste mensen maken op een verkeerde wijze een takenlijst.

Ze nemen een vel papier (of een digitale notitie), zetten daar ‘To Do’ boven. Vervolgens noteren ze alle taken die nog moeten gebeuren, handelen een deel af en schuiven de rest voor zich uit. Zo ontstaat een enorme waslijst aan taken. Dat ontmoedigt en zorgt voor stress.

Mijn tip is daarom:

Maak geen wensenlijst

… daar is je brein simpelweg te lui voor. Je brein zal altijd de weg van de minste weerstand zoeken. Waarom? Omdat het zoveel mogelijk energie wil besparen. Dat houdt in zo weinig mogelijk keuzes maken, en de focus leggen op doen.

Prop jij jouw takenlijst daarom te vol, dan zal je brein bepaalde taken willen vermijden. Het is te veel, te lastig of te vaag. Daar heeft je brein helemaal geen zin in. 

Het gevolg? 

Je pikt de kleine taken er tussenuit. Die taken die lekker concreet zijn, makkelijk om uit te voeren, of weinig tijd in beslag nemen. De rest laat je liggen, ook al zijn deze misschien belangrijker…  

Om dát te voorkomen geef ik je daarom 1 eenvoudige tip:

Kortom: waarom een takenlijst moet passen

Stop met het maken van te lange takenlijsten, die hebben niets met plannen te maken. Op een dag van 8 uur kun je nog steeds geen 12 uur aan werk verzetten, hoe SMART je takenlijst ook is. Zo’n takenlijst geeft geen oplossing, enkel stress.

Wees daarom realistisch, plan realistisch en zorg ervoor dat je takenlijst ook realistisch is. Met de regel die ik je in bovenstaand filmpje uitleg, moet dat goed komen!

Meer van dit soort praktische tips?

Vanzelfsprekend zijn je planningsproblemen niet zomaar opgelost met deze ene simpele tip. Het brengt je wel op gang, het is nu aan jou om deze vaart door te zetten. Door meer van dit soort artikelen te lezen op ons onze website, of door onze training Time Management te volgen. 

Daar leer je namelijk meer:

Hoe je je dag indeelt bijvoorbeeld, hoe je projecten organiseert of hoe je je workflow verbetert — voor effectiever (samen)werken. 

X