‘Tijd is geld’, die uitspraak kennen we. Maar wist je dat je ‘tijd’ ook kunt vergelijken met geld? Op die manier waarop je het uitgeeft, bedoelen we dan. Je kunt namelijk niet meer uitgeven dan je hebt. Om te voorkomen dat je rood komt te staan (of met een burn-out eindigt) gebruik je daarom een tijdsplanning; gebaseerd op één inzicht van superinvesteerder Warren Buffett.
Tijd budgetteren als Warren Buffett
Het fijne aan jouw werkdag is de flexibiliteit die je geniet, zowel in de manier waarop je jouw werktijden plant als in het prioriteren van je taken. Je werkt op basis van output, dus jij kiest grotendeels zelf hoe je jouw werkdag invulling geeft en wat jouw prioriteiten voor de dag zijn. Toch merk je dat je planning niet altijd realistisch is. Het komt te vaak voor dat je méér werk op je neemt, dan je aankunt. Iets met “hooi” en “vorken”…
Zo had jij je vandaag voorgenomen om aan dat project te werken, maar is een deel van je tijd ook gaan zitten in andere taken; dingen die ook moeten gebeuren en die je niet zomaar kunt laten liggen. Je kwam daardoor in de knoei met je project.
En nu kan dat wel eens gebeuren. Je schuift het project dan een dagje op. Maar het is natuurlijk niet jouw intentie om zaken telkens vooruit te moeten schuiven of om te dealen met de stress die daardoor ontstaat.
- Niet realistisch je projecten en taken plannen zorgt namelijk voor nogal wat stress. Je ligt constant achter omdat je een deel van de taken niet in het vizier hebt. Zo heb je wel alles strak gepland, maar heb je er geen rekening mee gehouden dat je ook iedere dag vragen van klanten moet beantwoorden. Hierdoor moet je op laatste moment “onverwacht” met zaken schuiven en dat werkt gewoon niet lekker.
- Daarnaast kan jouw optimisme ook veel roet in het eten gooien. Kijk je te rooskleurig naar de taken die op je planning staan, en dan met name hun duur, dan schiet je jezelf in de voet. Je roostert er onvoldoende tijd voor in en en zegt misschien ‘ja’ tegen zaken waar je helemaal geen tijd voor hebt.
Kortom:
Het is belangrijk dat jij een realistische tijdsplanning maakt; één waarbij je niet door een roze bril naar de wereld kijkt, maar waarbij je rekening houdt met het werk dat er ligt en het werk dat daar eventueel bijkomt.
Hoe doe je dat?
Leer van Warren Buffett: vergelijk je tijd met geld
Je weet wel: die rijke superinvesteerder. Zijn advies om immense rijkdom te vergaren, luidt:
‘Do not save what is left after spending, but spend what is left after saving.’ Een prima financieel inzicht, maar ook zeker één waar je wat mee kan zodra het op plannen aankomt.
Zo kun je bijvoorbeeld niet méér uitgeven dan je hebt. Dat geldt voor geld, maar ook voor tijd. Heb je per week maar veertig werkuren te “besteden”, dan kun je geen project van zestig uur op je nemen — basic math.
Probeer je dat nou toch, dan zul je érgens moeten compenseren: je zal ervoor moeten kiezen bepaalde werkzaamheden te laten liggen of je werkt een paar avonden en jouw dierbare zaterdag door. En nu is dat voor één keertje geen probleem, maar indien jij regelmatig meer uitgeeft dan je hebt, kom je in de problemen. Daarmee bedoelen we niet jouw financiële situatie, maar je mentale; je komt onder druk te staan of krijgt op den duur een een burn-out.
Ga daarom voor die financiële – uhh, mentale gezondheid:
Houd rekening met wat jij netto te besteden hebt zodat je geen uitgaven doet die jij je niet kunt veroorloven.
Inge en ik leggen je dat graag uit in deze aflevering van de Tijdwinst Podcast. Het gesprek gaat verder dan de traditionele benaderingen van plannen en organiseren. We verkennen waarom flexibiliteit en realistisch zijn essentieel zijn in het behalen van optimale resultaten. We onthullen exclusieve tips en technieken die je kunnen helpen om een realistische planning te maken die aansluit bij jouw werkgewoonten en doelen.
Leer je liever lezend? De tips gaan verder onder deze video.
1. Je houdt in je tijdsplanning rekening met vaste lasten
Allereerst breng je in kaart welke taken, afspraken en verantwoordelijkheden op regelmatige basis terugkomen. Dit zijn jouw vaste lasten — vergelijk het met de hypotheeklasten, de energiekosten of je de boodschappen als je dat makkelijk vindt. Daarvan weet je dat je er maandelijks een bepaald bedrag aan kwijt bent.
Voor jou is dit misschien het afhandelen van orders en het verwerken van de administratie. Daar ben je al gauw een paar uur per dag mee zoet. In een veertigurige werkweek betekent dit dat er al een groot deel van je netto beschikbare tijd opgaat aan terugkerende, verwachte taken. Dat is tijd die je al bij voorbaat niet kunt besteden aan andere zaken.
Pak een vel papier of open een bestand op je laptop. Noteer alle vaste taken en afspraken op waarmee je structureel te maken hebt. Zowel dagelijks, wekelijks, maandelijks en periodiek. Schrijf gelijk hun gemiddelde duur op: hoeveel uur ben je er per dag of per week mee bezig?
Denk aan het dagelijks bijhouden van je mailbox: dat kost je dagelijks anderhalf uur. Het wekelijks bijhouden van de statistieken vraagt twee uur van je. Deze tijd kun je dus al niet aan andere zaken besteden. Doe dit voor alle vaste taken op je lijst zodat je een overzicht krijgt van hoeveel tijd er al “op” is. Dit helpt je bepalen hoeveel netto beschikbare tijd je overhoudt voor onvoorziene uitgaven:
2. Je houdt in je tijdsplanning rekening met onvoorziene uitgaven
Daarnaast doe je er verstandig aan om “potje” te maken voor onverwachte uitgaven. Je weet wel: voor de keer dat de wasmachine het begeeft, een spontaan weekendje weg zich aandient of een paar schoenen jou vanuit de etalage smeekt om gekocht te worden. Dat zijn uitgaven die zich soms voordoen, maar waarbij het wel handig is als je iets achter de hand hebt.
Doe dat ook met je tijd: houd wekelijks ruimte voor die onvoorziene zaken zoals ad-hoc klussen, verzoekjes of spoedjes. Daarvoor hoef je heus geen uren per dag opzij te zetten, maar afhankelijk van jouw functie bepaal je hoeveel speling je nodig hebt.
Ook dit is tijd die je bij voorbaat al niet vrij te besteden hebt, maar mocht er zich nou gedurende de dag niets geks voordoen, besteed ‘m dan zeker aan iets anders nuttigs.
3. Je houdt in je tijdsplanning rekening met mogelijke uitgaven op de lange termijn
Dan hebben we nog de uitgaven waarvoor je soms diep in de buidel moet tasten: het vervangen van de auto bijvoorbeeld, of het eindelijk moderniseren van de badkamer — uitgaven die je niet iedere week doet, maar wannéér ze dan eindelijk gebeuren een rib uit je lijf kosten.
Ook dat laat zich vertalen naar je werkzaamheden: denk aan grote projecten die je eens in de zoveel tijd moet uitvoeren, of periodieke taken die om de paar maanden een hele werkdag opvreten; daar moet je rekening mee houden.
Kijk daarom wekelijks of zulke projecten er aan zitten te komen. Heb je er tijd voor? Moeten er zaken schuiven? Of vervallen? Een manier om hier inzicht in te krijgen is door te werken met een waterdicht time management systeem. Zo zie je vooraf welke taken, projecten en afspraken jouw aandacht nodig hebben en laat jij jouw planning niet op het allerlaatste moment overrompelen. Hoe dat werkt, leggen we je graag in onze training Time Management uit, maar check ook gerust deze video:
Al die kosten bepalen uiteindelijk hoeveel jij netto te besteden hebt
Je kunt uiteindelijk niet meer uitgeven dan je hebt, dat was voor zover duidelijk. Je doet er daarom verstandig aan om iedere week voor jezelf een tijdsplanning te maken: bepaal welke werkzaamheden er sowieso al moeten gebeuren deze week (je vaste lasten), houd ruimte voor ad-hoc klussen en mooie kansen (je onvoorziene uitgaven), en verlies ook zeker die grote projecten niet uit het oog (je uitgaven op de lange termijn).
Dit levert je niet méér tijd op, besef dat. Waar het wél bij helpt, is bepalen welke klussen en projecten je op je kunt nemen met de tijd die je overhoudt — waar jij met een gerust hart ‘ja’ tegen kunt zeggen (dat project van je leidinggevende bijvoorbeeld) en welke je helaas moet afwijzen (dat “spoedje” van je collega). Kortom: een tijdsplanning helpt je keuzes maken. En dat is waar time management om draait.
Björn Deusings
Time management expert
Directeur Tijdwinst.com
Meer weten? Volg een training Time Management
Deze zogenaamde Warren Buffett Techniek komt terug in onze 1-daagse training Time Management (nu ook online!). Daar leert één van onze experts jou alles over het maken van een overzichtelijke en vooral realistische planning. Ontzettend handig, want op die manier voorkom je dat jij je laat ondersneeuwen omdat je geen zicht hebt op wat er allemaal op je bordje ligt. Wil je dus meer weten en dieper op deze techniek ingaan, schrijf je dan zeker in!
Download de gratis Tijdwinst.com-app
Stok achter de deur nodig? Download dan de gratis Tijdwinst.com-app. Jouw digitale assistent om gefocust te werken, nieuwe gewoonten te integreren, al je geniale ideeën te onthouden en slimmer te werken. Download de alles-in-één timemanagement-app nu gratis!
Fan van de Braintoss-methode? Download dan ook de gratis Tijdwinst.com-app. Die app combineert de voordelen van Braintoss met nóg veel meer handige timemagementtools. Denk aan een focus-timer, een habit-tracker, een scan-functie en nog veel meer. Download de app nu gratis!
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Veelgestelde vragen over tijdsplanning
1. Wat is tijdsplanning en waarom is het belangrijk?
Tijdsplanning is het proces van het organiseren en toewijzen van je beschikbare tijd aan taken en verantwoordelijkheden, met het doel om effectief en efficiënt te werken. Het is belangrijk omdat het je helpt om prioriteiten te stellen, je doelen te bereiken en stress te verminderen. Net zoals bij het beheren van je geld, kun je niet meer tijd uitgeven dan je hebt. Een goede tijdsplanning zorgt ervoor dat je jouw ‘budget’ aan tijd effectief besteedt, zodat je geen belangrijke taken overslaat en onnodige werkdruk voorkomt.
2. Hoe maak ik een effectieve tijdsplanning?
Een effectieve tijdsplanning begint met het inzicht krijgen in je vaste en variabele lasten, zoals terugkerende taken (vergaderingen, e-mails, klantgesprekken) en onvoorziene taken. Hier zijn enkele stappen:
- Breng vaste lasten in kaart: Noteer de taken die regelmatig terugkomen en de tijd die ze in beslag nemen.
- Reserveer ‘flexibilitijd’: Houd ruimte vrij voor onverwachte taken, zoals ad-hocverzoeken of kleine klussen.
- Prioriteer keien: Zorg ervoor dat je tijd vrijhoudt voor langetermijnprojecten en belangrijke doelen, zodat deze niet ondergesneeuwd raken door kleinere taken.
3. Welke tools of apps zijn het beste voor tijdsplanning?
Tools zoals Trello, Asana, Todoist en Google Calendar zijn populair voor tijdsplanning. Deze apps helpen je bij het organiseren van taken, het instellen van deadlines en het prioriteren van wat belangrijk is. Het gebruik van een digitale agenda of takenmanager helpt om overzicht te houden en je dagelijkse en wekelijkse taken gestructureerd in te plannen.
4. Hoe ga ik om met uitstelgedrag?
Om uitstelgedrag te verminderen, is het belangrijk om:
- Grote taken op te splitsen in kleinere, beheersbare stappen.
- Strakke deadlines te stellen voor jezelf.
- Proactief te plannen en realistische tijdblokken toe te wijzen aan je taken.
- Beloon jezelf na het afronden van een taak om gemotiveerd te blijven.
5. Wat zijn de voordelen van het gebruik van een agenda?
Een agenda biedt overzicht en structuur. Het helpt je om je vaste lasten en ‘flexibilitijd’ in te plannen, zodat je weet wanneer je tijd hebt voor belangrijke projecten. Daarnaast voorkomt het dat je dubbelboekt of te veel werk aanneemt, en het helpt je om effectief met je beschikbare tijd om te gaan. Het geeft rust, omdat je helder voor ogen hebt wat je kunt doen en wat niet past.
6. Hoe plan ik mijn tijd effectief in een drukke agenda?
Bij een drukke agenda is het cruciaal om:
- Realistische inschattingen te maken van hoeveel tijd elke taak kost.
- Tijd te blokkeren voor belangrijke taken en langetermijnprojecten.
- Niet alleen rekening te houden met je vaste lasten, maar ook ‘flexibilitijd’ in te plannen voor onverwachte zaken.
- Evalueer je agenda regelmatig om te kijken waar je eventueel kunt schuiven.
7. Hoe kan ik tijd blokkeren voor belangrijke taken?
Blokkeer specifieke tijdsblokken in je agenda voor je ‘keien’ – de langetermijnprojecten die voor jou belangrijk zijn. Behandel deze blokken als ononderhandelbaar. Zorg dat je deze tijd beschermt en vermijd het invullen met minder belangrijke taken of vergaderingen.
8. Wat zijn de beste technieken voor time management?
Effectieve technieken zijn onder andere:
- Time blocking: Specifieke tijdsblokken in je agenda reserveren voor bepaalde taken.
- Pomodoro-techniek: Werken in intervallen van 25 minuten, gevolgd door een korte pauze.
- Eisenhower Matrix: Taken indelen op basis van urgentie en belangrijkheid.
- Time management systeem: Het organiseren en prioriteren van taken op basis van concrete acties.
9. Hoe zorg ik voor een balans tussen werk en privéleven in mijn planning?
Om een goede balans te behouden, is het belangrijk om grenzen te stellen en deze te bewaken. Blokkeer tijd voor privéleven en ontspanning, net zoals je tijd blokkeert voor werkgerelateerde taken. Zorg ervoor dat je niet structureel je avonden of weekenden opoffert voor werk, tenzij dit echt noodzakelijk is.
10. Hoe evalueer ik mijn tijdsplanning en pas ik deze aan indien nodig?
Evalueer je planning regelmatig door te kijken naar de tijd die je hebt besteed aan je taken en projecten. Stel jezelf vragen zoals: Heb ik genoeg tijd ingepland voor mijn keien? Was er voldoende ‘flexibilitijd’? Waren mijn inschattingen realistisch? Pas je planning aan op basis van wat werkt en wat niet, en blijf flexibel. Als blijkt dat je te veel moet schuiven of structureel taken uitstelt, is het tijd om je aanpak te herzien.
Download de gratis Tijdwinst.com-app
Dit is jouw nieuwe digitale assistent om een stuk effectiever te werken.
Inclusief focus-timer, habit-tracker, scanfunctie & veel meer.
Download nu gratis via Google Play of de App Store.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
