Vergaderingen lijken soms eerder een tijdverdrijf van leidinggevenden dan een waardevolle toevoeging aan je werkdag. Desondanks staan ze vaak prominent in je agenda, gevuld met diverse meetings en sparsessies. Hoe maak je deze vergaderingen productiever? Een psycholoog onthult essentiële inzichten, gebaseerd op de analyse van 200 studies.

Wat komt aan bod?

De haat-liefdes-verhouding met vergaderen

Laten we eerlijk zijn: niemand houdt van vergaderen, stelt psycholoog Joseph Allen, directeur van het Center for Meeting Effectiveness aan de Universiteit van Nebraska. Deels komt dit doordat bijna iedereen ze verafschuwt, maar ook omdat veel vergaderingen simpelweg inefficiënt verlopen.

“Vergaderingen zijn vaak ronduit slecht, en helaas kunnen we de verspilde tijd niet terughalen. Bovendien lijkt het bijna normaal om vergaderingen te verachten en erover te klagen bij het koffieapparaat,” voegt hij eraan toe.

Herkenbaar? Even klagen tegen Anne van Accounting over de matige voorbereiding van de presentatie of treuren over de tijd die besteed had kunnen worden aan het afhandelen van een aanvraag.

Met deze gedachten en frustraties besloot Allen samen met een onderzoeksgroep 200 studies te doorgronden om het geheim te ontrafelen van wat een vergadering tot een succes of een mislukking maakt. Hun bevindingen werden gepubliceerd in het journal Current Directions in Psychological Science.

Enkele opmerkelijke punten uit het verslag zijn onder andere dat werknemers gemiddeld zo’n 6 uur per week vergaderen, terwijl managers hier gemiddeld 23 uur per week aan besteden. Het is echter paradoxaal te noemen dat, ondanks de algemene klachten over vergaderingen, niemand ze volledig wil afschaffen.

Allen merkt op:

 

Bericht van @tijdwinst
Bekijken op Threads

 

Misschien wel de meest cruciale ontdekking van Allen en zijn team was dat door enkele kleine aanpassingen in de manier van vergaderen aan te brengen, het mogelijk is om een bijeenkomst te creëren die door werknemers wordt gewaardeerd in plaats van verafschuwd.

Psycholoog onthult 12 effectieve vergadertips voor doelgericht vergaderen

Psycholoog Allen en zijn team delen waardevolle inzichten om vergaderingen zo productief mogelijk te maken. Hier zijn enkele essentiële methoden om je volgende vergadering soepel te laten verlopen en hopelijk aanzienlijk productiever te maken.

Vóór de vergadering — 5 tips voor een sterke start

1. Definieer het doel van de vergadering

Begin met een duidelijk doel voor ogen, een doel dat alleen bereikt kan worden door de juiste mensen samen te brengen. Zorg ervoor dat de deelnemers het gevoel hebben dat hun aanwezigheid cruciaal is en stimuleer zo een actieve betrokkenheid.

Bijvoorbeeld: Stel vast dat je aan het eind van de vergadering 3 oplossingen wilt hebben voor het specifieke marketingprobleem. Bepaal wat er besproken moet worden en welk resultaat je wilt bereiken.

Kijk kritisch naar de deelnemerslijst, adviseert Allen: “De meest productieve vergaderingen hebben slechts 5 tot 8 deelnemers, wat uitnodigt tot effectieve discussies.”

2. Bepaal de vergaderleider

Het is vanzelfsprekend maar cruciaal om vóór de vergadering begint een leider aan te wijzen. De initiatiefnemer is niet per se de leidende persoon tijdens de vergadering. Als het niet duidelijk is wie de leiding heeft, wordt het moeilijk gerichte vragen te stellen.

3. Informeer deelnemers en werk met agendapunten

Zodra de vergaderleider bekend is, moet ook de planning transparant zijn. Stuur minimaal 24 uur van tevoren een lijst met prioriteiten naar de deelnemers. Houd de agendapunten hierbij kort en duidelijk. Vermijd uitgebreide documenten, maar geef beknopte punten met beschrijvingen van de te bespreken onderwerpen.

4. Bepaal de tijdsduur

Voeg aan de agendapunten een specifieke tijdsduur toe, in plaats van alleen de totale vergadertijd. Dit geeft deelnemers een helder beeld van de tijdsindeling en voorkomt dat er te lang wordt doorgepraat over één punt.

Om maximale aandacht te behouden, adviseert Allen een vergadering onder de 52 minuten te houden. Dit is de optimale duur voordat de aandacht verslapt en een pauze nodig is.

5. Neem het serieus

Ten slotte benadrukt Allen het belang om vergaderingen serieus te nemen. Vermijd luchtige benamingen zoals “even zitten” of “sparren om 14:00”. Noem het wat het is: een vergadering. Duidelijkheid is essentieel.

 

In de tijd van thuiswerken kon je nog wegkomen met het dempen van je microfoon en jezelf verbergen achter je webcam. Maar nu je terug bent op kantoor, is het lastiger om je frustraties tijdens vergaderingen te verbergen.

 

Tijdens de vergadering — 5 tips voor effectief leiderschap:

6. Respecteer andermans tijd

Kort en krachtig: start op tijd. Allen waarschuwt dat hoewel het misschien niet dramatisch lijkt om 10 minuten later te beginnen, dit wel degelijk invloed heeft op de vergadering en de deelnemers ontmoedigt. “Eerbiedig de agenda en de tijd van mensen door op tijd te beginnen, op tijd te eindigen en de tijd die ze investeren te waarderen,” benadrukt Allen. “Niets bevordert creativiteit en inzet zozeer als respect en waardering voor anderen.”

7. Voorkom afleiding

Zodra de vergadering begonnen is, overweeg dan om deelnemers te vragen hun technologische gadgets weg te leggen om afleiding te minimaliseren. Deelnemers die hun volledige aandacht op de vergadering kunnen richten, volgen het gesprek beter en geven doelgerichtere feedback wanneer dat nodig is.

8. Moedig mensen aan hun mening te uiten

Bij het verwachten van feedback en actieve deelname, stimuleer anderen om hun mening te uiten in plaats van ze af te schrikken. “Een gevoel van veiligheid is essentieel voor effectieve vergaderingen; dit is de sleutel tot het maximaliseren van de bijdragen van deelnemers,” legt Allen uit. “Geef mensen de ruimte om deel te nemen en neem hun ideeën, gedachten en meningen serieus – creëer een veilige omgeving voor hen om hun stem te laten horen.”

9. … maar houd het wel binnen de perken

Terwijl een veilige ruimte cruciaal is voor het delen van gedachten, waarschuwt Allen dat zonder controle de vergadering kan veranderen in een discussieforum – wat te vermijden is. De leider moet duidelijk maken dat elke bijdrage waarde moet toevoegen aan het gesprek voordat er gesproken wordt.

“Maak er geen spel van om het ergens niet mee eens te zijn, tenzij het gerechtvaardigd is,” benadrukt Allen.

Hier komt de voorbereiding, met beknopte bespreekpunten en een minimale inlichting van 24 uur, goed van pas.

10. Weet wanneer je moet stoppen

Tot slot is het essentieel om te herkennen wanneer de vergadering kan worden afgesloten – een kleine maar belangrijke vaardigheid. Zodra alle bespreekpunten zijn behandeld, stop dan, zelfs als de geplande vergadertijd niet volledig is benut.

“Er komt een moment in de vergadering dat het gesprek zijn hoogtepunt heeft bereikt en de groep geen frisse, nieuwe ideeën meer inbrengt. Herken dit moment en sluit de vergadering af,” adviseert Allen.

Na de vergadering — Minimaliseer nieuwe vergaderingen

Het vermijden van onnodige nieuwe vergaderingen vereist nauwkeurige opvolging en overzicht. Hier zijn twee cruciale stappen om dit te bereiken:

11. Bepaal vervolgacties en behoud overzicht

Voorkom de behoefte aan nieuwe vergaderingen door aan het einde van de huidige vergadering twee essentiële zaken te doen:

  • Geef elke deelnemer een duidelijke taak mee voor de periode tot de volgende vergadering. Dit verzekert helderheid over verwachtingen.
  • Zorg voor een overzicht van de groepsverantwoordelijkheden. Wie neemt welke taak op zich? Dit is vooral belangrijk bij samenwerking op afstand.
  • Gebruik handige tools zoals Todoist voor gezamenlijk projectbeheer en taakoverzicht.
  • De vergaderleider kan eventueel na afloop herinneringen sturen om deelnemers aan hun taken te herinneren.

Allen benadrukt: “Houd mensen verantwoordelijk voor de taken die ze moeten uitvoeren.” Vermijd nieuwe vergaderingen om de voortgang te bespreken of de implementatie van beslissingen te peilen. Just move on.

12. Vraag regelmatig feedback

Effectieve vergaderleiders willen voortdurend feedback over de vergaderkwaliteit en hun bijdrage, een vaak over het hoofd geziene verbetermogelijkheid. Allen’s team ontdekte dat het vragen, krijgen en ontvangen van feedback een simpele maar krachtige manier is om vergaderingen te verbeteren. (Leer hier hoe je effectief feedback vraagt, krijgt en ontvangt.)

Allen merkt op: “Mensen maken zich vaak zorgen over de feedback die ze krijgen. Je wilt niet per se weten hoe goed je het doet, want dat zou wellicht aanpassingen vereisen. Maar zodra je weet waar verbetering mogelijk is, ben je zeker van een betere volgende vergadering.”

“Uiteindelijk,” concludeert Allen, “leidt het streven naar verbetering tot effectievere vergaderingen dan voorheen.”

Mensen in een vergaderingKortom: hoe effectief vergaderen?

Het lijkt misschien onmogelijk, maar volgens Allen’s analyse van 200 studies is het geheim tot productieve vergaderingen binnen handbereik.

Vóór de vergadering:

  • Definieer duidelijk het doel van de vergadering.
  • Zorgvuldig selecteer deelnemers.
  • Wijs een vergaderleider aan.
  • Stel een transparante agenda op met beknopte punten.
  • Beperk de duur van de vergadering tot onder de 52 minuten voor optimale betrokkenheid.

Tijdens de vergadering:

  • Toon effectief leiderschap.
  • Respecteer andermans tijd.
  • Minimaliseer afleiding.
  • Moedig deelnemers aan hun mening te uiten in een veilige omgeving.
  • Houd de vergadering doelgericht om eindeloze discussies te voorkomen.

Na de vergadering:

  • Minimaliseer nieuwe bijeenkomsten.
  • Bepaal heldere vervolgacties.
  • Wijs verantwoordelijkheden toe.
  • Voorkom een eindeloze cyclus van vergaderingen.
  • Vraag regelmatig feedback om de kwaliteit van vergaderingen te verbeteren.

That’s it! Zo wordt vergaderen niet alleen nuttig, maar zelfs leuk! Ga jij deze tips met je team uitproberen? Laat het ons weten!

Meer weten over vergaderen?

Efficiënter vergaderen én werken? Volg een cursus Time Management 

Ben jij een kenniswerker die soms verdwaalt in eindeloze vergaderingen? Voel je dat kostbare tijd wegsijpelt zonder concrete resultaten? Dan is het tijd om je time management skills een boost te geven en te ontdekken hoe je vergaderingen niet alleen productiever, maar ook efficiënter kunt maken!

Onze op maat gemaakte training Time Management is ontworpen om jouw werkritme te transformeren. Ontdek hoe je niet langer verdrinkt in ellenlange bijeenkomsten, maar juist de controle terugpakt en ze omzet in waardevolle momenten van samenwerking.

Wat je kunt verwachten:

  • Vergadertechnieken die werken: leer hoe je vergaderingen kunt leiden die deelnemers actief betrekken en resultaten opleveren.
  • Tijdsbeheer meesterschap: leer hoe je je tijd effectief verdeelt, met praktische strategieën om elke minuut te benutten.
  • Beter leert plannen: ontwikkel strategieën om je werkdag te organiseren, zodat je niet alleen reactief bent maar proactief kunt handelen.
  • Prioriteiten leren kennen: leer hoe je de belangrijkste taken identificeert en je energie richt op wat er echt toe doet.
  • Overzicht creëert: ontwikkel vaardigheden om niet alleen in het moment te werken, maar ook om langetermijndoelen in het oog te houden.
  • Werken met takenlijsten: ontdek de kracht van doelgerichte takenlijsten die je helpen om georganiseerd te blijven en resultaten te behalen.
  • Gezamenlijke agenda’s: leer hoe je effectief samenwerkt door gezamenlijke agenda’s te beheren, zodat teamleden op één lijn zitten en doelen gezamenlijk worden bereikt.

Wacht dus niet langer op een productievere toekomst! Schrijf je in voor onze 1-daagse Time Management Cursus en transformeer de manier waarop je werkt. Neem vandaag nog de controle over je tijd!

Kleine vergaderingMensen vroegen ook | Veelgestelde vragen rondom vergaderen

  • Wat is de definitie van vergaderen?

    Vergaderen betekenis: Vergaderen betekent simpelweg samenkomen met andere mensen om te praten, ideeën te delen, beslissingen te nemen of problemen op te lossen. Het is eigenlijk een soort bijeenkomst.

  • Wat is het doel van een vergadering?

    Het doel van een vergadering is om informatie te delen, meningen te bespreken, beslissingen te nemen of samen te werken aan bepaalde taken. Het helpt mensen om op één lijn te komen en dingen gedaan te krijgen.

  • Welke 5 soorten vergaderingen zijn er?

    1. Informatieve vergaderingen: deze vergaderingen zijn bedoeld om informatie te delen. Het kan bijvoorbeeld gaan om updates over projecten, bedrijfsprestaties of aankondigingen.
    2. Besluitvormende vergaderingen: hier worden beslissingen genomen. Mensen komen samen om te discussiëren, meningen te delen en uiteindelijk tot een consensus of besluit te komen.
    3. Brainstormsessies: in deze vergaderingen worden creatieve ideeën gegenereerd. Het doel is om vrijuit te denken en innovatieve oplossingen te bedenken voor problemen.
    4. Werkvergaderingen: deze vergaderingen zijn praktisch van aard en hebben tot doel specifieke taken of projecten te bespreken en voortgang te boeken. Het kan gaan om het verdelen van taken, het oplossen van problemen of het coördineren van inspanningen.
    5. Opvolgingsvergaderingen: na eerdere vergaderingen worden hier de voortgang en resultaten besproken. Het biedt de gelegenheid om te evalueren of de genomen beslissingen werken en wat de volgende stappen zijn.

  • Wat voor vergadertechnieken zijn er?

    • Agenda opstellen en volgen: zorg voor een duidelijke agenda die van tevoren wordt gedeeld. Volg deze tijdens de vergadering om gefocust te blijven.
    • Actiepunten noteren: Houd bij wie welke acties op zich neemt en zorg ervoor dat deze duidelijk worden gecommuniceerd na de vergadering.
    • Tijd bewaken: respecteer de tijd van alle deelnemers. Houd de vergadering efficiënt en voorkom dat het uitloopt.
    • Actief luisteren: moedig deelnemers aan om goed te luisteren naar elkaars standpunten en ideeën. Dit bevordert een open dialoog.
    • Samenvattingen maken: sluit de vergadering af met een samenvatting van de belangrijkste punten, beslissingen en actiepunten. Dit versterkt het begrip en de betrokkenheid van alle deelnemers.

  • Hoe kan je efficiënt vergaderen?

    Om efficiënt te vergaderen, is het belangrijk om:

    • Een duidelijke agenda te hebben
    • Alleen de benodigde mensen uit te nodigen
    • Tijd goed te beheren
    • Actief deel te nemen en anderen te laten praten
    • Beslissingen en actiepunten vast te leggen

  • Hoe plan ik effectieve vergaderingen?

    Plan effectieve vergaderingen door:

    • Een duidelijk doel te hebben
    • Een agenda op te stellen en vooraf te delen
    • De juiste mensen uit te nodigen
    • Een geschikte locatie en tijd te kiezen
    • Het volgen van de agenda en de tijdslimieten
    • Actiepunten en vervolgacties vast te leggen

  • Wat zijn de belangrijkste elementen van een goede agenda voor een vergadering?

    Een goede agenda heeft duidelijke doelen, zoals wat we willen bespreken en welke beslissingen we moeten nemen. Het helpt als iedereen de agenda van tevoren kan bekijken, zodat iedereen voorbereid is.

  • Hoe ga ik om met deelnemers die te laat komen voor een vergadering?

    Het kan gebeuren! Probeer wat extra tijd in te plannen voor mensen die mogelijk te laat zijn. Als het vaak gebeurt, overweeg dan om vriendelijk te vragen of er een reden is en hoe je kunt helpen.

  • Hoe voorkom ik dat vergaderingen te lang duren?

    Houd de agenda kort en gericht op de belangrijkste punten. Als de vergadering langer lijkt te duren dan nodig is, kun je voorstellen om extra discussiepunten later te behandelen of ze buiten de vergadering af te handelen.

  • Wat zijn enkele effectieve ijsbrekers voor vergaderingen?

    Begin met een simpele vraag, zoals “Hé hoe ging je werkdag vandaag? Wat was het beste deel van je dag?” of iets luchtigs. Het helpt mensen om te ontspannen en op hun gemak te voelen voordat de serieuze zaken beginnen.

  • Hoe bevorder ik een positieve vergadercultuur binnen een team of organisatie?

    Moedig open communicatie aan, waar iedereen zijn mening kan delen. Bedank mensen voor hun bijdragen en wees respectvol, zelfs als er meningsverschillen zijn. Probeer ook de vergaderingen leuk te maken, zodat mensen er graag naartoe komen.

  • Hoe betrek ik deelnemers actief bij een vergadering?

    • Probeer open vragen te stellen.
    • Moedig iedereen aan om hun ideeën te delen.
    • Luister goed naar wat anderen zeggen en waardeer hun bijdragen.
    • Gebruik visuele hulpmiddelen om de betrokkenheid te vergroten.

  • Hoe organiseer ik een brainstormsessie tijdens een vergadering?

    • Begin met het uitleggen van het doel van de brainstorm.
    • Moedig creativiteit aan en vermijd kritiek in het begin.
    • Gebruik technieken zoals mind mapping of post-its om ideeën te visualiseren.
    • Zorg ervoor dat iedereen de kans krijgt om bij te dragen.

  • Hoe ga ik om met meningsverschillen tijdens een vergadering?

    • Respecteer verschillende meningen en luister zonder oordeel.
    • Identificeer gemeenschappelijke grond voordat je de verschillen bespreekt.
    • Moedig een positieve dialoog aan en vermijd persoonlijke aanvallen.
    • Zoek naar compromissen en oplossingen die voor iedereen aanvaardbaar zijn

  • Wat is de rol van notulen en hoe kunnen ze effectief worden gebruikt?

    • Notulen zijn een samenvatting van de vergadering.
    • Zorg ervoor dat notulen duidelijk en beknopt zijn.
    • Wijs actiepunten toe aan specifieke personen en volg ze op.
    • Gebruik notulen als referentie voor toekomstige vergaderingen

  • Hoe zorg ik ervoor dat deelnemers zich gehoord voelen tijdens een vergadering?

    • Moedig iedereen aan om hun gedachten te delen.
    • Herhaal belangrijke punten om te laten zien dat je luistert.
    • Vermijd onderbrekingen en geef iedereen gelijke spreektijd.
    • Bedank mensen voor hun bijdragen om waardering te tonen.

  • Wat is de optimale groepsgrootte voor een effectieve vergadering?

    Voor een goede vergadering is het vaak het beste om een groepsgrootte te hebben van ongeveer 5 tot 10 mensen. Zo kan iedereen actief deelnemen en blijft de vergadering efficiënt.

  • Hoe stimuleer ik proactieve deelname van alle teamleden?

    Moedig iedereen aan om hun ideeën te delen en luister actief naar wat anderen zeggen. Geef alle teamleden de kans om te spreken en waardeer hun bijdragen, hoe klein ook.

  • Wat zijn enkele veelvoorkomende valkuilen bij vergaderingen en hoe vermijd ik ze?

    Vermijd te lange vergaderingen. Houd de agenda strak en focus op belangrijke onderwerpen. Zorg ervoor dat iedereen zich voorbereidt en voorkom dat de vergadering afdwaalt naar irrelevante onderwerpen.

  • Hoe evalueer ik de effectiviteit van een vergadering?

    Na de vergadering kun je deelnemers vragen om feedback. Kijk ook naar de behaalde doelen en of de vergadering binnen de geplande tijd is gebleven. Dit geeft je inzicht in de effectiviteit.

  • Wat zijn de grootste irritaties rondom vergaderen?

    Lange vergaderingen zonder duidelijk doel, constante onderbrekingen en het niet respecteren van elkaars spreektijd zijn vaak bronnen van irritatie.

  • Welke technologieën kunnen helpen bij virtuele vergaderingen?

    Voor virtuele vergaderingen zijn tools zoals Zoom, Microsoft Teams en Google Meet handig. Ze bieden videoconferenties, scherm delen en samenwerking op afstand.

  • Wat zijn de beste praktijken voor het leiden van een virtuele vergadering?

    Zorg voor een duidelijke agenda, gebruik video om een persoonlijke connectie te behouden, moedig deelname aan en zorg voor een goede technische setup.

  • Wat zijn de voordelen van hybride vergaderen en hoe implementeer ik dit?

    Hybride vergaderen combineert fysieke en virtuele deelname. Dit biedt flexibiliteit. Implementeer het door te zorgen voor goede technologie, duidelijke communicatie en het stimuleren van gelijke deelname, ongeacht de locatie.

  • Wat zijn de nieuwste trends op het gebied van vergaderen en samenwerken?

    Opkomst van AI voor vergaderingen, meer focus op inclusiviteit in virtuele vergaderingen en grotere integratie van samenwerkingsplatforms in het dagelijks werk zijn enkele trends. Blijf op de hoogte van nieuwe tools en methoden voor effectievere samenwerking.

Wie zijn wij? | Cursus Time Management

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.

  1. 1-daagse training Time Management | Blog
  2. 1-daagse training Assertiviteit | Blog
  3. 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
  4. 1-daagse training Feedback Geven | Blog
  5. 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
  6. 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog