Je werkt keihard, houdt er een druk sociaal leven op na en bent aan het eind van de dag altijd uitgeput. Als je zo langer doorgaat, is de kans groot dat je er een keer bij neervalt. Je weet wel dat je zo niet langer door kan gaan, maar hoe dan wel? Je ziet het ook niet zitten om een andere baan te zoeken. Om maar niet te spreken om na je werk alleen nog maar thuis te gaan zitten, om bij te komen van je dag. Dan ken jij waarschijnlijk het Pareto Principe, de 80/20-regel, nog niet. Tijd om daar verandering in te brengen, want deze regel kan jouw drukke leven en bijhorende stress compleet veranderen.

Wat komt aan bod:

  1. Wat is de 80/20-regel?
  2. 7 redenen hoe het Pareto Principe je leven verandert
  3. En in de praktijk dan? Hoe pas je de 80/20-regel toe? 3 tips
  4. Maar hé, let op! Voorkom deze valkuilen 
  5. Conclusie: het Pareto Principe zorgt ervoor dat je efficiënter gaat werken
  6. Veelgestelde vragen over het Pareto Principe

Wat is de 80/20-regel? Slimmer werken in plaats van harder werken

Het Pareto Principe is ontwikkeld in 1896 door de Italiaanse econoom Vilfredo Pareto. Pareto kwam tot de conclusie dat 80% van het land in handen was van 20% van de bevolking. En hij ontdekte dat dit principe gold voor meer dingen in het leven. Zo was 20% van de planten in zijn tuin verantwoordelijk voor 80% van de vruchten. 

80% van de uitkomsten komt dus voort uit 20% van de inspanningen. 

Dit principe kun je op verschillende vlakken doortrekken:

  • Gezondheid: 20% van je sportactiviteiten zorgt voor 80% van je prestaties.
  • Voeding: bij voeding draaien de meesten het om. 80% van de tijd eet je gezond, de overige 20% eet je minder gezonde voeding. 
  • Werk: 20% van je taken levert 80% van je resultaten op. 
  • Studeren: door te focussen op 20% van de belangrijke stof, weet je 80% van wat je moet leren. 
  • Sociaal leven: 20% van je sociale kring biedt 80% waardevol samenzijn. 
  • Relatie: een geliefde vervult 20% van je behoeften, 80% niet. Die overige 20% vervul je zelf. 

De briljante Jordan B. Peterson legt het goed uit:

7 redenen hoe het Pareto Principe je leven verandert

De 20/80-regel stelt dus dat 80% van je resultaten voortkomt uit 20% van de inspanningen. Dit principe kan je dus ook helpen om minder stress te ervaren, door je te focussen op wat echt belangrijk is. Dit zijn de 7 redenen waarom het principe jou helpt om minder stress te hebben en blijer je werk te doen. 

1. Het leert je minder perfectionistisch te zijn

Streef je altijd naar het beste van het beste? Kreeg je vroeger buikpijn als je een 8 haalde voor een toets, omdat je liever een 9 of 10 wilde halen? Je bent niet de enige. Veel mensen streven naar perfectie. Alleen kan dat leiden tot stress en zelfs tijdverspilling. Volgens het principe levert 20% van je inspanningen 80% van het resultaat op. 

Dit betekent dat je dus met relatief weinig werk al een grote impact kan maken. Door dit te beseffen, kun je je perfectionisme loslaten. Sterker nog, je kunt stoppen met eindeloos bijschaven aan details die weinig bijdragen. 

Hierdoor werk je efficiënter, voorkom je uitputting en blijft je motivatie hoog. 

2. Je leert je tijd slimmer besteden

De 80/20-regel helpt bij productiviteit. Je hebt elke dag maar een beperkte hoeveelheid tijd en energie te besteden. Door te identificeren welke taken de meeste impact hebben, kun je je dag zo indelen dat je minder tijd verspilt aan onbelangrijke zaken. Dus gooi je ellenlange to-dolijst maar uit het raam. Focus je op de taken die echt verschil maken. Hierdoor werk je productiever en houd je meer tijd over voor ontspanning en andere belangrijke dingen in je leven. 

3. Je ervaart minder stress en overweldiging

Als je denkt dat je alles moet doen, voelt je werk of een project al snel als het beklimmen van de Mount Everest: onbereikbaar. Door het Pareto Principe toe te passen, besef je dat je niet alles hoeft te doen om resultaat te halen. Door je te richten op de taken en projecten die de meeste impact hebben, vermijd je de chaos van alles willen doen. Waardoor je voor je gevoel niet wordt overspoeld door de werkdruk. Het geeft je meer rust en overzicht. 

4. Je ervaar meer voldoening in je werk

Je hebt keihard gewerkt om een rapport perfect te maken, maar uiteindelijk wordt er niets mee gedaan in het bedrijf. Om van te gillen. Niets is zo frustrerend als hard werken zonder zichtbaar resultaat. Door je te focussen op de 20% van de taken die 80% van de uitkomst bepalen, zie je sneller vooruitgang. Het zorgt voor een voldaan gevoel en geeft motivatie om verder te gaan. Je merkt dat je inspanningen effect hebben. Bovendien helpt het je om minder tijd te verspillen aan kleine, onbeduidende taken die nauwelijks iets opleveren. Dus doei rapportage die niemand leest. 

5. Het zorgt voor een betere energiebalans

Als je geen prioriteiten hebt, is de kans groot dat je veel energie steekt in taken die weinig bijdragen. Dit leidt tot stress en vermoeidheid. Het Pareto Principe helpt je om bewust te kiezen waar je jouw tijd en energie aan besteedt. Door belangrijke en impactvolle taken eerst te doen en onbelangrijke taken te minimaliseren, voorkom je uitputting. Je houdt genoeg energie over voor andere dingen, zoals ontspanning, sporten en sociale activiteiten.

6. Je kunt eenvoudiger ‘nee’ zeggen

Als je weet welke taken het meeste opleveren, is het makkelijker om ‘nee’ te zeggen tegen afleidingen en onbelangrijke verzoeken. Je voelt je minder schuldig als je tegen een collega nee zegt, omdat het een meeting is die weinig impact heeft. Dit helpt je niet alleen om je tijd en agenda beter te bewaken, maar vermindert ook stress. Je hebt geen overvolle agenda meer en ook niet het gevoel dat je iedereen tevreden moet houden. 

7. Het geeft je meer controle over je werk

In plaats van reactief te werken, wat veel gebeurt onder kenniswerkers, bepaal je proactief waar je je op focust. Dit geeft je een gevoel van controle over je werk, in plaats van het gevoel dat je werk jou beheerst. Je loopt niet meer constant achter de feiten aan en reageert niet meer op alles wat op jouw pad of op jouw bureau belandt. En dat voelt goed. 

productiviteit verhogen

En in de praktijk dan? Hoe pas je de 80/20-regel toe? 3 tips

Overtuigd? Dat dachten we al. Maar dan vraag je je af: hoe pas ik de Pareto Regel toe in mijn leven? Het toepassen van de regel betekent dat je slimme keuzes maakt. Je wilt je richten op de belangrijke 20% om 80% van je resultaten te boeken. En dat doe je door een aantal stappen te nemen. 

1. Identificeer wat je allemaal doet

Het begint bij te bepalen wat je eigenlijk dag in dag uit doet. In ons nieuwe boek Full Focus Op Wat Echt Belangrijk Is – Elke Dag Met De Juiste Dingen Bezig Zijn hebben we het over je kiezels, keien en zand. 

Jeremy Wright, de ontwikkelaar van de Pickle Jar-theorie, gaat ervan uit dat je maar een beperkte hoeveelheid tijd hebt. Tijd waar je dus slim mee om moet gaan. Hij laat het zien door een glazen pot waar augurken in hadden gezeten. Hij vulde dit met keien, kiezels en zand. 

  • De keien staan voor de taken die echt impact maken op de lange termijn. Denk aan een project. 
  • Kiezels zijn taken die op de korte termijn impact maken, zoals het beantwoorden van mails en administratie. 
  • En zand, dat zijn de dingen die geen impact maken op de korte of lange termijn. Denk aan die vrijdagmiddag dat je urenlang doelloos op Instagram aan het scrollen was. 

Vul jij je glazen pot eerst met zand, dan nog met wat kiezels en probeer je er nog wat keien in te proppen? Dan is het tijd om dit om te gooien en je glazen pot eerst te vullen met keien, vervolgens kiezels en dan pas zand. Maak een lijst van alles wat je doet en wees bloedeerlijk tegen jezelf. Dus noteer ook het eindeloos checken van je mails en surfen op internet zonder doel.

2. Prioriteiten stellen met de Eisenhower-matrix

Nu je precies weet wat je elke dag doet en over een week, is het tijd om te bepalen wat echt belangrijk is en wat je mag gaan skippen. Daarvoor kun je verschillende methoden gebruiken. In dit voorbeeld gebruiken we de Eisenhower-matrix. Hierbij verdeel je wat je doet over een matrix met vier kwadranten:

Urgent en belangrijk

Dit is iets wat binnen de eerstvolgende 30 minuten moet gebeuren, anders heb je een groot probleem. Denk aan het oplossen van een storing, een klant helpen die met een noodsituatie zit of het maken van een presentatie waarvan je was vergeten dat je die vandaag nog zou geven. En ook het beantwoorden van een telefoontje van een belangrijke samenwerking. Een heel klein deel van je werk bestaat uit deze urgente taken. 

Niet urgent, wel belangrijk

Dit zijn taken die wel impact hebben, maar niet direct gedaan hoeven worden. Je mag de taken niet vergeten, anders komen ze uiteindelijk in kwadrant A terecht. Daarom plan je ze in je agenda. Dat voorkomt een hoop stress. Denk aan het maken van een rapportage, het schrijven van een nieuwsbrief, het voorbereiden van een vergadering. 

Urgent, maar niet belangrijk

Soms liggen er taken op je bordje waar ze eigenlijk niet horen. Ze moeten wel snel gedaan worden, maar jij hebt de expertise niet om ze goed uit te voeren. Denk aan het opmaken van een brochure, terwijl jij de marketing manager bent. Deze taak kun je veel beter uitbesteden aan een vormgever. Het zijn dus taken die je delegeert. 

Niet belangrijk of urgent

En dan heb je nog de dingen die je doet die niet belangrijk of urgent zijn. Ze dragen niet bij aan die 80% van de resultaten. Zoals roddelen met je collega over de nieuwe baas of een meeting bijwonen voor een project waar jij niets mee te maken hebt. Schrap het van je lijstje, het is zonde van je tijd. 

prioriteiten stellen

3. Stel een effectieve routine op

Nadat je de Pareto analyse hebt gedaan, is het tijd om de regel toe te passen op je dagelijkse en wekelijkse routine. 

Wekelijkse routine

  • Plan de taken die je in kwadrant B hebt gezet in je agenda. Hiermee voorkom je dat er taken in kwadrant A terechtkomen. 
  • Aan het eind van elke week reflecteer je op de week. Welke taken hadden het meeste impact? Waar ga je volgende week mee verder? 
  • Pas je planning aan als je merkt dat je toch veel tijd besteedt aan taken die weinig impact hebben.

Dagelijkse routine

  • Begin de dag met het bepalen welke belangrijkste taak je vandaag mee aan de slag gaat? Wat staat er in je agenda om te doen? 
  • Deel je werk in tijdblokken. Hiervoor gebruik je de Pomodoro-techniek. Je werkt 25, 50 of 90 minuten gefocust aan iets, daarna heb je een pauze van 5 tot 10 minuten. Na 4 van deze blokken heb je een langere pauze van een half uur. 
  • Doe de belangrijkste taken op momenten dat je het meest productief en scherp bent. 

Meer zinvolle tips om efficiënter te werken?

Denk je nu: he, jammer dat dit de laatste tip al was? Geen zorgen. Op onze Instagram en Pinterest delen we regelmatig dit soort tips, waardoor jij effectiever en efficiënter gaat werken. En daardoor houd je meer tijd over voor leuke dingen. Vind je het prettiger om onze artikelen met interessante tips in je mail te ontvangen? Schrijf je dan in voor de nieuwsbrief. 

Maar hé, let op! Voorkom deze valkuilen 

Voordat je 20 80 van Pareto overal en altijd toepast, is het belangrijk om te weten dat er ook wat valkuilen en misverstanden zijn. Want de regel is geen magische toverformule die alle problemen als sneeuw voor de zon laten verdwijnen. We hebben de valkuilen voor je op een rijtje gezet, zodat je er niet intrapt als je met het Pareto concept aan de slag gaat:

  • Het is maar een theorie. De verhouding is echt niet altijd 80/20, maar kan natuurlijk ook 70/30 of 85/15 zijn! Soms moet je ook ergens 100% voor gaan!
  • Bepaalde taken moeten nog steeds gedaan worden, zoals het beantwoorden van mails.
  • Bij een brainstormsessie is het belangrijk om open te staan voor alle ideeën, niet de ideeën waarvan je denkt dat die de 20% zijn die zorgen voor het grootste resultaat.
  • Niet alles is te minimaliseren, bepaalde taken blijven belangrijk voor het bedrijf, ook al voelt het niet zo.
  • Raak de kwaliteit niet uit het oog.

Doelen stellen

Conclusie: het Pareto Principe zorgt ervoor dat je efficiënter gaat werken

Doordat je het Pareto Principe toepast op je werk, zorg je ervoor dat je slimmer gaat werken. Je raakt minder overweldigd door alles waarvan je denkt dat je het moet doen en houdt meer tijd en energie over. Je hoeft minder perfectionistisch te zijn, durft nee te zeggen, omdat je kunt onderbouwen waarom je iets niet doet. En stopt met die nutteloze vergaderingen waarin Piet doorzaagt over dat de koffie uit de kantine niet te hachelen is. Gooi 80% van je onbelangrijke taken overboord en focus je op de 20% die echt verschil maakt. En als dat betekent dat je nu met een gerust hart je laptop dichtklapt om eens op tijd naar huis te gaan, dan heb je het goed begrepen. 

1-daagse Cursus Time Management: meer doen in minder tijd

Wil je net als ons een expert worden op het gebied van timemanagement? Meld je dan aan voor onze 1-daagse Cursus Time Management. Deze cursus zorgt ervoor dat je:

  • Elke dag naar huis gaat met een lege inbox, leeg bureau en helder hoofd
  • Meer tijd overhoudt door e-mails, documenten en bestanden slimmer te verwerken en terug te vinden
  • Meer grip hebt op je werk
  • Meer plezier beleeft aan je werk
  • Professioneel en betrouwbaar overkomt, omdat je niets meer vergeet
  • 100% overzicht hebt
  • Constructief nee zegt en je grenzen aangeeft
  • Productiever bent
  • Minder stress ervaart
  • Een betere balans hebt tussen werk en privé
  • Betere relaties hebt met je collega’s
  • Focust op het resultaat en beter omgaat met ad-hoc klussen

Wil jij dat ook? Meld je dan snel aan voor de cursus op locatie of online. 

Overzicht creëren

Veelgestelde vragen over het Pareto Principe

  • Wat is de 80/20-regel in timemanagement?

    De 80/20 regel (of het ‘Pareto Principe’) in timemanagement stelt dat 80% van je resultaten voorkomt uit 20% van je inspanningen. Dit betekent dat je je tijd het beste kunt besteden aan taken die het meeste impact hebben.

  • Wat is het 80/20 dieet?

    Bij de 80 20 regel voor afvallen worden de getallen omgedraaid. Het betekent dat je 80% van de tijd gezonde en voedzame maaltijden eet. De overige 20% van de tijd geniet je bewust van minder gezonde keuzes. Hierdoor ervaar je minder restricties.

  • Wat is de 80/20 regel en waar komt het vandaan?

    Het stelt dat 80% van de uitkomsten voortkomt uit 20% van de inspanningen. Deze regel is ontdekt door de Italiaanse econoom Vilfredo Pareto. Hij merkte op dat 80% van Italië in handen was van 20% van de bevolking. Dit idee wordt nu breed toegepast in onder andere productiviteit, timemanagement en de economie.

  • Hoe kan de 80/20 regel worden toegepast in het dagelijks leven?

    De 80/20 regel kun je toepassen door je te richten op de 20% van je activiteiten die de meeste impact hebben. Bijvoorbeeld: besteed je tijd voornamelijk aan taken die het meeste resultaat opleveren en verlies je niet in onbelangrijke details.

  • Geldt de 80/20 regel altijd of zijn er uitzonderingen?

    Het Pareto Principe is een krachtige vuistregel, maar geen harde wet. De verhouding kan soms 90/10 zijn, of 75/25. Het hangt van de situatie af. Het belangrijkste is dat je de regel als leidraad gebruikt om je te concentreren op de dingen die er het meest toe doen.

  • Wat is het verschil tussen de 80/20 regel en andere productiviteitsprincipes?

    Het verschil is dat de 80/20 regel zich specifiek richt op het identificeren van de belangrijkste 20% van de activiteiten die 80% van de resultaten opleveren. Het is meer een strategie. Andere principes richten zich meer op de manier waarop je je tijd efficiënt indeelt en beheert.

  • Welke bekende voorbeelden laten de 80/20 regel zien in de praktijk?

    Een 80/20 regel voorbeeld is van zakelijk succes. In veel bedrijven komt vaak 80% van de omzet van slechts 20% van de klanten of producten. Dit helpt om bedrijven te focussen op hun meest winstgevende producten of klanten.

  • Hoe kan ik de 80/20 regel gebruiken om efficiënter te werken?

    Identificeer eerst welke 20% van je taken de meeste impact hebben. Richt je energie en aandacht op deze taken. Dit helpt om onbelangrijke taken te minimaliseren of zelf te elimineren en je productiviteit te verhogen.

  • Hoe pas ik de 80/20 regel toe in mijn bedrijf of onderneming?

    Begin met het analyseren welke 20% van je klanten, producten of diensten de meeste omzet of waarde opleveren. Richt je marketinginspanningen, tijd en middelen op deze winstgevende elementen. Minimaliseer je tijd en energie die je besteedt aan minder rendabele aspecten van je bedrijf.

  • Wat zijn de beste strategieën om de 80/20 regel te gebruiken voor timemanagement?

    1. Identificeer wat je belangrijkste taken zijn
    2. Delegeer of elimineer de taken die weinig waarde toevoegen
    3. Plan je tijd slim in door prioriteit te geven aan de 20% van je taken die je productiviteit en succes het meest stimuleren

  • Hoe kan ik de 80/20 regel gebruiken om mijn financiën te verbeteren?

    De 80 20 regel om je eigen economie te verbeteren, doe je door 20% van je uitgaven onder de loep te nemen die verantwoordelijk zijn voor 80% van je kosten. Bespaar op de niet-essentiële uitgaven en investeer het vrijgekomen geld in het aflossen van je hypotheek, beleggen of sparen.

  • Kan de 80/20 regel helpen bij persoonlijke groei en het bereiken van doelen?

    Ja, zeker. Door je te concentreren op de 20% van je activiteiten die de meeste vooruitgang boeken, kun je je energie en tijd effectief inzetten op wat echt belangrijk is. Denk aan het verbeteren van je vaardigheden of het behalen van een bepaald doel. Het helpt je om sneller resultaat te boeken.

Wie zijn wij? | Cursus Time Management

Wij zijn Tijdwinst, een trainingsbureau gespecialiseerd in slimmer (samen)werken. Onze cursussen bieden je praktische handvatten om je productiviteit en timemanagement te verbeteren. We hebben de trainingen zo ontwikkeld dat ze direct toepasbaar zijn in je dagelijks leven. Van snellezen tot assertiviteit; we bieden verschillende onderwerpen aan. Wil je meer weten? Neem een kijkje op onze websites, lees onze blogs of schrijf je meteen in voor een 1-daagse (online) cursus: