Sneller en duidelijker: met deze communicatietechnieken bespaar je tijd

Het is vast herkenbaar: je deelt iets belangrijks, maar merkt dat de ander eigenlijk niet luistert. Of misschien betrap je jezelf erop dat je zelf afgeleid was, terwijl je collega zijn of haar verhaal deed. Oeps… Het resultaat? Er ontstaat verwarring, teamgenoten maken fouten of alles moet opnieuw uitgelegd worden. Kostbare tijd wordt verspild – en met deze communicatietechnieken voorkom je dat. 

Wat komt aan bod:

1. Van praten over het weekend tot serieuze meetings: op wat voor manieren communiceer je op de werkvloer?
2. Communicatietechniek = de oplossing
3. Maar, wat voor soorten communicatietechnieken zijn er dan?
4. Ik wil mijn boodschap helder en beknopt overbrengen, hoe doe ik dat?
5. Wat zijn de beste manieren om misverstanden in communicatie te voorkomen?
6. Conclusie
7. Veelgestelde vragen over communicatietechnieken

Van praten over het weekend tot serieuze meetings: op wat voor manieren communiceer je op de werkvloer?

Je zult het vast herkennen, op een werkdag communiceer je op veel verschillende manieren met je collega’s op de werkvloer. Maar, welke manieren van communiceren zijn er eigenlijk? 

First things first, de betekenis van communiceren is:

Het uitwisselen van informatie, gedachten of gevoelens tussen mensen door middel van woorden, gebaren, signalen of schriftelijke middelen.

Dit zijn bijvoorbeeld gesprekken bij het koffieapparaat over je weekend of tijdens een meeting met een collega, telefonische overleggen, e-mails en het gebruik van platformen, zoals Teams of Slack. Ook vinden er steeds meer virtuele gesprekken plaats via programma’s als Zoom. Dit is sinds de coronaperiode alleen maar toegenomen. 

Je kunt deze manieren van communiceren indelen in drie categorieën: verbale communicatie (waarbij gesproken wordt), non-verbale communicatie (zoals lichaamstaal) en digitale communicatie (waarbij beide elementen samenkomen).

Communicatietechniek = de oplossing

In de praktijk wordt er veel tijd verspild aan communiceren. Wanneer anderen niet luisteren of niet to the point komen, dan ontstaat er miscommunicatie. Gelukkig bestaan er technieken om dit soort misverstanden te voorkomen, maar wat zijn communicatietechnieken? Spoiler: het heeft niks te maken met je opleiding of een suf theorieboek. 

Communicatietechnieken zijn methoden om duidelijker en effectiever te communiceren. Onderwerpen worden beter begrepen, misverstanden worden voorkomen en gesprekken verlopen productiever. 

Maar, wat voor soorten communicatietechnieken zijn er dan?

Of het nu tijdens een meeting of een kort gesprekje is, pas deze technieken toe wanneer jij en collega’s in gesprek zijn:

Actief luisteren

Iets wat je bij ieder werkoverleg of brainstormsessie moet doen: actief luisteren. En dan bedoelen we niet alleen naar jezelf, maar naar wat de ander zegt. Denk je: hoe kan ik mijn luistervaardigheden verbeteren? Dit doe je met behulp van verschillende luistersignalen, zoals oogcontact maken, knikken en bevestigen dat je luistert. 

Samenvatten en parafraseren

Om zeker te weten dat je het verhaal van de ander goed begrepen hebt: herhaal of vat samen wat de ander heeft gezegd. Door dit vaker toe te passen, voorkom je miscommunicatie, zorg je ervoor dat iedereen op één lijn zit en hoef je het vervolgens niet weer te bespreken. 

Voorbeeld:
“Dus, als ik het goed begrijp…(samenvatting van het verhaal). Klopt dat?”

Non-verbale communicatie

Dacht je dat alleen verbale communicatie op de werkvloer belangrijk is? Fout. Je lichaam spreekt boekdelen, dus probeer hier aandachtig op te letten. Hoe je non-verbale communicatie het beste in kunt zetten: let op je houding en gezichtsuitdrukking, probeer deze open en toegankelijk te houden. 

Voorbeeld:
Tijdens een meeting glimlach je (overdrijf dit niet!), zit je rechtop en maak je regelmatig oogcontact met je collega’s. Dit laat zien dat je actief betrokken bent bij het gesprek. 

Open vragen stellen

Meer diepgang en duidelijkheid is belangrijk om je collega’s goed te begrijpen. Stel wat vaker open vragen, dit kan introverte collega’s helpen om ook hun hart te luchten. Zo voorkom je miscommunicatie tijdens een samenwerking, waardoor je uiteindelijk tijd zal besparen. 

Voorbeeld:
In plaats van: “Heb je het project al afgerond?” kun je beter vragen: “Hoe heb je het project aangepakt en ben je nog tegen dingen aangelopen?”

Storytelling gebruiken

Vertel je een verhaal, dan wil je dat de ander blijft luisteren. Door storytelling toe te passen houd je de aandacht van de luisteraar vast en is je eigen verhaal ook beter te begrijpen. 

Voorbeeld:
In plaats van te zeggen: “We moeten onze samenwerking verbeteren” kun je zeggen: “Toen we vorig kwartaal wekelijks korte teamoverleggen hielden, konden we sneller knelpunten oplossen en liepen onze projecten geen vertraging op.”

Assertief communiceren

Wanneer je assertief bent in je communicatie, dan breng je een boodschap helder over, zonder vaagheden of overbodige details. Ook houd je tijdens je verhaal rekening met je eigen behoeftes én die van de ander. Kortom, je bent snel, direct en duidelijk!

 

Dit bericht op Instagram bekijken

 

Een bericht gedeeld door Tijdwinst.com (@tijdwinst)

Ik wil mijn boodschap helder en beknopt overbrengen, hoe doe ik dat?

Het klinkt makkelijk, een boodschap beknopt en doelgericht overbrengen. Toch merk je in de praktijk dat verhalen al gauw van de hak op tak gaan of aangevuld worden met onnodige informatie. We beginnen daarom met een handig ezelsbruggetje:

Laat oma thuis.

OMA is een gesprekstechniek die voorkomt dat onnodige informatie of emoties het gesprek onnodig beïnvloeden. De afkorting OMA staat symbool voor zaken die het verhaal niet beter of sterker maken, zoals oordelen, meningen en aannames of ongevraagde adviezen. Bespaar tijd en focus je op de kern.

Let ook op de volgende zaken: 

• Wees voorbereid. Bedenk (of schrijf op) wat je wil zeggen, zodat je boodschap duidelijk en gestructureerd overkomt. Door je gedachten van tevoren op een rijtje te zetten, voorkom je een warrig verhaal. 
• Begin positief. Een positieve sfeer is altijd goed, dus begin je verhaal luchtig. Of dit nu een compliment over de trui van je collega is of iets anders leuks, het zet de toon van een gesprek.
• Wees concreet en duidelijk. Jij draait niet om de hete brij heen, maar bent duidelijk en straight to the point. Je komt met feiten en voorbeelden, zodat jouw collega’s exact weten wat je bedoelt. We noemen ‘m weer even: laat oma thuis. 
• Je komt met oplossingen en afspraken. Je neemt zelf initiatief en gooit ideeën op tafel. Daarbij vraag je collega’s om input en onderneem je actie. 

Wat zijn de beste manieren om misverstanden in communicatie te voorkomen?

Wat je kunt doen om communicatie te verbeteren, is inmiddels duidelijk. Maar toch komt het nog vaak voor dat er misverstanden op de werkvloer ontstaan, wat uiteindelijk een conflict kan veroorzaken. Dus, wat zijn de beste technieken voor conflictbeheersing in communicatie? 

1. Inchecken is een must

Je hebt een meeting met collega’s gehad, maar spreekt of ziet elkaar vervolgens wekenlang niet. Merk je dat er vaak miscommunicaties ontstaan? Check dan wat vaker bij elkaar in. Korte gesprekjes, tussen de normale meetings door, kunnen effectief zijn. Zo controleer je ook of iedereen nog op dezelfde lijn zit en worden kleine misverstanden snel opgelost. 

2. Context, context en nog eens context

Context is key. Staat er een meeting op de agenda? Zorg dan dat iedereen dezelfde achtergrondinformatie heeft. Ga je bijvoorbeeld de resultaten van een project bespreken, maar heeft de helft van de collega’s nog geen zich op de cijfers, deel relevante informatie dan van tevoren. Of bespreek het aan het begin van de meeting, dan zit iedereen met dezelfde kennis aan tafel. 

3. Vul het niet voor de ander in

Iets wat veel mensen doen: aannames maken. Ervan uitgaan dat iedereen het wel snapt. Denken dat niemand vragen heeft. Er zeker van zijn dat het wel goed komt. Tja, dat zijn aannames die uiteindelijk voor miscommunicaties kunnen zorgen. 

Let op: hier is de communicatietechniek NIVEA belangrijk. De gesprekstechniek NIVEA is een afkorting die staat voor Niet Invullen Voor Een Ander.

En nog een communicatietechniek die aannames voorkomt: De ANNA-gesprekstechniek. De afkorting ANNA staat voor: Altijd Navragen, Nooit Aannemen. Ook hier geldt dat je geen aannames moet doen, maar door moet vragen om miscommunicatie te voorkomen.

4. Gebruik geen dure woorden

Het is waanzinnig dat jij kunt kletsen met ingewikkelde vaktermen, maar dit maakt de communicatie niet helder. Vooral wanneer collega’s van verschillende afdelingen zich bij elkaar voegen, kun je jargon beter vermijden. Mogelijk wordt je boodschap verkeerd begrepen. Dan moet je je verhaal nóg een keer doen, waardoor je meer tijd kwijt bent. 

Volg een cursus Time Management

Vind je het belangrijk om communicatief heel sterk te worden? En wil je het allerliefst zo efficiënt mogelijk werken? Volg dan een cursus!

Bij de 1-daagse cursus Time Management leer je bewuster met je tijd om te gaan, zodat je met de juiste aandacht meer werk gedaan krijgt. Slimme technieken, methodes en invalshoeken kunnen voor meer grip op je dag zorgen. Niet alleen leer je beter en effectiever te communiceren, je leert hoe je jezelf effectief kunt wapenen tegen tijdgebrek, onrust, interrupties en de dagelijkse stortvloed aan e-mails en informatie. En dat allemaal in één dag. 

Nog meer tips nodig? In onze boeken Full Focus op wat echt belangrijk is en Elke dag om 15.00 uur klaar lees je alles over het efficiënt indelen van je dag. 

Tijd besparen door goed te communiceren

Tijd besparen op de werkvloer? Dat doe je door op een effectieve manier te communiceren. Dit kan door verschillende communicatietechnieken toe te passen, zoals actief luisteren, samenvatten en het gebruik van open vragen. Het is belangrijk om je verhaal concreet en to the point te houden en overbodige informatie achterwege te laten. Door context te geven en aannames te vermijden met technieken, zoals NIVEA (Niet Invullen Voor Een Ander) en ANNA (Altijd Navragen, Nooit Aannemen), kun je veel misverstanden voorkomen. Regelmatig inchecken en jargon vermijden helpen om iedereen op één lijn te houden. Effectieve communicatie vraagt om wat oefening, waarbij ook je collega’s mee moeten werken. Maar zodra je begint met helder communiceren, zullen je teamgenoten als snel volgen. Dus, wees het goede voorbeeld.

Inge Martina Nysten,
High performance blogger voor Tijdwinst.com

Veelgestelde vragen over communicatietechnieken

• Wat zijn de meest effectieve communicatietechnieken voor leidinggevenden?

  Van feedbackgesprekken tot meetings met externe partners: leidinggevenden zijn veel tijd kwijt aan het voeren van gesprekken. Communicatietechnieken die voor leidinggevenden belangrijk zijn, zijn als volgt:

  • Actief luisteren: volledige aandacht geven aan medewerkers om hun zorgen en behoeften te begrijpen.
  • Duidelijke, directe en beknopte communicatie: eenduidig en transparant zijn over verwachtingen en doelen.
  • Empathie: het goed kunnen inleven in de perspectieven en gevoelens van medewerkers.
  • Assertief communiceren: zorg ervoor dat je boodschap niet verloren gaat in een brij van onnodige woorden en zinnen. Denk je: hoe kan ik assertief communiceren zonder agressief over te komen? Dit doe je door tijdens gesprekken rekening houden met eigen belangen, maar ook met die van een ander.
  • Non-verbale communicatie: gebruik maken van lichaamstaal en gezichtsuitdrukkingen om boodschappen te versterken en vertrouwen op te bouwen.

• Welke communicatiemodellen zijn er?

  Er zijn veel verschillende communicatiemodellen, communicatiemethoden of communicatievormen, maar wij sommen de meest bekende met voorbeelden voor je op:

  • Het zender-ontvanger model: dit is het basismodel van communicatie waarbij de zender een boodschap verstuurt naar de ontvanger.
  • Het Shannon-Weaver model: dit model ziet communicatie als een proces van zender naar ontvanger via een kanaal. Het benadrukt dat ruis tijdens het versturen van de boodschap de communicatie kunnen verstoren.
  • Het transactionele model: dit model ziet communicatie als een interactief en gelijktijdig proces tussen zender en ontvanger, waarbij beide partijen constant invloed op elkaar uitoefenen.

• Hoe kan ik mijn communicatie aanpassen aan verschillende doelgroepen?

  Wees eens eerlijk: je communiceert anders met een stagiaire die net begonnen is, dan met een collega waar je al vijf jaar mee samenwerkt. Om je communicatie aan te passen aan verschillende doelgroepen, moet je je doelgroep kennen en begrijpen. Weet met wie je een gesprek voert, zodat je kunt inschatten tot welke informatie deze persoon beschikt. Je wil weten of jij en deze persoon een gezamenlijke context hebben.

• Welke rol speelt empathie in effectieve communicatie?

  Empathie is belangrijk bij effectieve communicatie. Het helpt om je in de schoenen van de ontvanger te plaatsen en je boodschap op een respectvolle manier over te brengen en ook in te schatten hoe deze persoon zich mogelijk voelt. Dit draagt bij aan effectieve communicatie, omdat je op deze manier in kunt schatten of de boodschap goed overgekomen is.

• Welke technieken helpen bij het geven en ontvangen van feedback?

  Vind je het spannend of lastig om feedback te geven, dan zijn er communicatietechnieken die je hierbij kunnen helpen. Zo maak je het gesprek minder zwaar en gecompliceerd, want dat hoeft het echt niet te zijn.

  • Actief luisteren: richt je aandacht op de ontvanger. Maak oogcontact en herhaal belangrijke punten om duidelijk te maken dat je interesse hebt en luistert.
  • Samenvatten en parafraseren: vat de kern van het verhaal samen om te laten zien dat je het verhaal begrijpt.
  • Non-verbaal communiceren: let op je lichaamstaal en gezichtsuitdrukkingen om de boodschap te verzachten. Een smile kan wonderen verrichten.
  • Assertief communiceren: wees duidelijk en direct, zonder omwegen. Houd rekening met zowel jouw belangen als die van de ander.
  • Storytelling gebruiken: maak je feedback concreter met voorbeelden. In plaats van alleen te zeggen wat de ander moet doen.

Wie zijn wij? | Tijdwinst.com

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat gespecialiseerd is in slimmer (samen) werken. Daarvoor bieden we je diverse (online) trainingen aan. Van time management tot snellezen. Nieuwsgierig? Bezoek onze website of blogs en schrijf je snel in voor een van onze trainingen. 

Populaire trainingen: 

• 1-daagse training Time Management
• 1-daagse training Assertiviteit 
• 1-daagse training Gesprekstechnieken
• 1-daagse training Feedback geven
• 1-daagse training Slimmer werken met AI
• 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken