Alles even dringend? 4 timemanagement tips stoppen reactief werken

Soms heb je het idee dat je meer “rondrent” en “brandjes blust” dan wat anders. Zo heb je een collega op weg geholpen met een brandende vraag en een “spoedje” van je leidinggevende opgepakt. En dat allemaal al vóór je eerste koffiebreak. Of je toe bent gekomen aan die een werkelijk belangrijke klus? Ben jij gek, geen tijd! Stop met toegeven aan “valse dringendheid”: leer productief werken in plaats van reactief — 4 manieren waarop dat kan.

Reactief werken en productief zijn gaan niet hand in hand

Alles om je heen lijkt belangrijker, dringend, acuut en hoogst noodzakelijk. Je vindt het dan ook vanzelfsprekend dat je jouw geplande werkzaamheden onderbreekt voor zulke spoedjes. Zeker wanneer een collega of je leidinggevende aan je bureau staat en erop aandringt dat ‘het echt dringend is. Of je dat nu kunt oppakken?’ — Ja, hoor.

En hoewel je denkt dat je hierdoor hartstikke collegiaal, gemotiveerd en professioneel overkomt: think again

Alles uit je handen laten vallen, zeker wanneer achteraf blijkt dat dat “spoedje” helemaal niet zo dringend was, houdt enkel in dat je reactief werkt. En dat is wel het laatste dat je wil. 

Indien jij namelijk geen onderscheid kunt maken tussen wat wel of niet jouw aandacht verdient, geef je de controle uit handen. Aan een klant, aan een collega, aan een onbelangrijke mail of een belletje dat dringend voelt, maar het niet is. 

Daardoor verlies je niet alleen kostbare tijd, ook je concentratie lijdt eronder. Wanneer jij namelijk geconcentreerd aan een belangrijke klus werkt en tussendoor gestoord wordt (al is het maar kort), is het over: je concentratie is weg en het duurt even voordat deze weer “oplaadt”. Je maakt hierdoor fouten in je werk. Beter gezegd:

De gehele kwaliteit van je werk lijdt eronder wanneer je toegeeft aan “dringende” verzoeken en vragen: je krijgt minder werk verzet, maakt meer fouten, hebt minder werkplezier en zal aan het eind van de dag uitgeput huiswaarts keren, in plaats van voldaan.

En nee: ook smoesjes als ‘ja, maar ik word nu toch gestoord. Kan ik het net zo goed meteen oppakken, dan ben ik er vanaf’ werken niet bij ons. Je wil van die reactieve mentaliteit af. En voor een groot deel heb je dat zelf in de hand: 

  • Indien jij onderscheid kunt maken tussen een klus die werkelijk dringend is (en dus op stel en sprong moet worden uitgevoerd) of iets dat slechts dringend voelt (“valse dringendheid” noemen wij het), zit je op het juiste spoor.
  • Daarbij zul je kritisch moeten kijken naar je eigen werkwijze. Vaak kun je al met een paar kleine aanpassingen een groot verschil maken in hoe vaak je wordt gestoord én of jij wel of niet toegeeft aan de interruptie.
  • Tot slot komt er een stukje communicatie bij kijken. Want jij kunt wel bewust met interrupties en valse dringendheid omgaan, je hebt ook nog altijd collega’s en klanten. En die denken daar wellicht anders over. Hun gedrag heb je niet in de hand, maar je kunt wel onderling afspraken maken.

Deze dingen gaan we je nu leren:

dringend

1. Leer dringend onderscheiden van valse dringendheid

Goed, wat verstaan we nou precies onder “dringend”? 

De eenvoudigste definitie die we je kunnen geven, is dat een klus dringend is wanneer je deze meteen moet pakken. Je kunt niet afmaken wat je nu aan het doen bent, want je zal binnen dertig minuten deze klus moeten oppakken.

Stel jezelf daarom de vraag:

Kan het een half uurtje blijven liggen? Vergaat dan de wereld? Nee? Mooi. Dan betekent het dat je eerst even kunt afmaken waar je mee bezig bent en dat dit dus niet dringend is.

En dat is zeldzaam hoor… 

Slechts 5% van alles wat er op een dag op je afkomt (taken, afspraken, vragen of verzoeken) is werkelijk dringend. Geloof ons. De rest kan prima wachten, ook al laat een ander het overkomen alsof het dringend is. 

In 95% van de gevallen is er namelijk geen haast nodig. Ze voelen misschien wel dringend, maar zijn het niet. Jij of je collega wil ze vooral niet vergeten: niet vergeten uit te voeren bijvoorbeeld, of niet vergeten op te schrijven. 

Om die reden pakken we ze maar meteen op, vallen we er maar gelijk een collega mee lastig of geven we de klus voorrang — allemaal uit angst dat we anders de klus uit het oog verliezen. Toch mag dit nooit basis zijn waarop jij je werk plant of verzet. 

Hoe

Laat je (en jouw planning) niet langer leiden door wat dringend voelt, maar prioriteer je werkzaamheden op wat werkelijk prioriteit heeft: wat levert momenteel de meeste waarde en impact op? Geef dát voorrang. Slechts wanneer iets écht een 5%-gevalletje is, onderbreek je jouw werkzaamheden. Anders niet. 

dringend

2. Maak afspraken over wat voor jullie dringende zaken zijn

Wij kunnen niet bepalen wat er binnen jullie bedrijf of team wel of niet onder de noemer ‘dringend’ valt. Wat voor het een team een spoedje is, heeft voor het andere totaal geen prioriteit. Dat moeten jullie dus zelf bepalen. 

Het is verstandig om het hier gezamenlijk eens over te hebben, bijvoorbeeld bij de volgende meeting: onder welke omstandigheden laten jullie het werk vallen om een andere klus op te pakken?

Denk aan het oppakken en afhandelen van een negatieve review die zojuist op jullie social media is geplaatst; daar wil jij misschien binnen dertig minuten bovenop zitten. Of een klant die dreigt over te stappen naar jullie concurrent: daar moet vaart achter.

Hoe

Welke situaties zijn dit voor jullie? Spreek daarover en maak afspraken: ‘als ‘x’ zich voordoet heeft dit voorrang op alle andere zaken. Alles dat daarbuiten valt val je een collega niet mee lastig.’ Daar communiceer je op een andere wijze over:

3. Spreek een communicatieplan af

Enkel bij dringende gevallen je collega’s “lastig vallen” dus. Bij alles dat daarbuiten valt kies je voor een andere communicatiewijze; één waarbij je hen niet van hun kostbare concentratie berooft. 

Hoe

  • Indien iets echt dringend is, zoek je direct contact. Je klopt bij iemand aan, gaat naar hem of haar toe of belt. Mail is hierbij uit den boze. Gebruik dat nooit om een ander op te hoogte te stellen van een dringende vraag of een dringende klus. De regel is  namelijk dat je binnen 24 tot 48 uur op een mail reageert. Het medium is dan ook totaal ongeschikt voor dringende kwesties.
  • Voor al die overige kwesties (95%-gevallen) zoek je géén direct contact. Je noteert de vraag op je ‘1 op 1’-lijst of mailt de persoon. Een ‘1 op 1’-lijst’ is een handige lijstje dat je in je takenmanager bewaart.  Het is een bewaarplek voor alles dat je op een later moment (wanneer het jullie beide schikt) aan een collega wilt vragen of met hem wilt bespreken. De gedachte hierachter is als volgt: liever één keer storen met tien vragen, dan tien keer met één vraag. Wel zo collegiaal.

4. Ga ook zelf bewust om met verzoeken en vragen

Uiteindelijk voorkom je pas die reactieve werksfeer wanneer jij je ook zelf aan de afspraken houdt. Val dus niet om de haverklap collega’s lastig met “spoedjes” of “dringende” kwesties, maar wees kritisch over wat je wilt zeggen of vragen: is het wel nodig?

Hoe

Gebruik “The 4 I’s of Interruptions”: een handige tool om te bepalen of je kwestie dringend of alleen belangrijk is. Vóórdat je naar iemands bureau loopt of de telefoon grijpt om hem te bellen, vraag jij jezelf de volgende vier vragen: 

  1. What’s the Issue? – Wat is het probleem?
  2. What’s the Impact? – Wat is het gevolg als we dit niet à la minute oppakken?
  3. What have I done? – Wat heb ik zelf al gedaan om dit op te lossen?
  4. What will I ask? – Wat ga ik vragen? Of wat verwacht ik van de ander?

Hierdoor kom je er misschien achter dat je vraag helemaal niet dringend is en je jouw collega net zo goed kunt mailen. Dit voorkomt een hoop onnodig gestoor en concentratiegekaap. En dát is veel collegialer dan telkens te moeten denken dat je alles maar nu-nu-nu moet oppakken… 

dringend

Met andere woorden

Stop met toegeven aan valse dringendheid. Zeker wanneer je een productieve werkdag tegemoet wil gaan. Eén van de meest slimme gewoonten die jij jezelf dan ook kunt aanleren, is kritisch zijn: moet deze klus werkelijk nu opgepakt worden of kan ik afmaken waar ik mee bezig ben? Je zult zien dat je in 95% van de gevallen ‘ja’ kunt beantwoorden op dat laatste. Dit helpt je geconcentreerd werken aan klussen die werkelijk belangrijk zijn, zonder telkens afgeleid te worden; door jezelf of collega’s.

Meer weten?

In ons boek ‘Elke dag om 15.00 klaar’ gaan we veel uitgebreider op dit onderwerp in. Nuttig, indien je productiever wilt leren werken én leven. Ben je iemand die liever in de praktijk leert dan middels een boek, volg dan onze training Time Management! Daar leert een expert jou alles wat je ook maar ooit over slimmer (samen)werken wilde leren — en dat in minder dan 1 dag! Dus aan jou de keus: meer werk verzetten in minder tijd dankzij ons boek? Of toch dankzij een training Time Management

© Copyright 1999 – - Tijdwinst.com (een handelsnaam van SRS Consulting B.V.)
X