Barst je mailbox haast uit zijn voegen? Hieronder vertellen we je hoe je binnen 1 uur jouw volledige mailachterstand wegwerkt. Met één simpele techniek: onze OHIO-methode, Only Handle It Once. Daarmee zet je de teller van je inbox op 0 en creëer je eindelijk rust en overzicht in je inbox én in je hoofd!

Wat te doen als je mailbox bijna vol zit?

Ons maakt het niet uit waardoor die jouw e-mailchaos is ontstaan; misschien kom je net terug van vakantie en kijk je op tegen de immense voorraad aan ongelezen mail. Misschien heb je enkele chaotische werkweken achter de rug waardoor je de boel maar niet weggewerkt krijgt. Of misschien ben je gewoon het type mens dat zijn of haar inbox als een opslagplaats gebruikt… 

No sweat, onderstaande methode veegt iedere mailbox squeaky clean.

Hoe maak je je mailbox schoon? Knoop eerst deze regel in je oren

We doen niet aan symptoombestrijding. Als je wilt weten hoe je op een efficiënte manier jouw stroom aan mail verwerkt,  let dan even op. Er is namelijk één belangrijke mailbox-“regel”. 

Gebruik je mailbox nóóit als takenlijst of als opslagplaats.

Wat bedoelen we daarmee?

Nou, herken je dat: je markeert een belangrijke mail met een rood vlaggetje en zelfs als “ongelezen” zodat je weet dat je er op een later moment nog naar moet kijken? Je opent vervolgens meerdere malen je inbox en het bericht, enkel om het een ander moment op te pakken.

Juist. Dat doe je vanaf nu dus nóóit meer. 

Een e-mail laten staan als een “herinnering aan” of eenzelfde e-mail meerdere keren oppakken is niet alleen reuze inefficiënt, het is verspilt ook kostbare tijd, concentratie en wilskracht. Daarnaast zorgt het voor een hoop verwarring en een gebrek aan overzicht.

Onthoud dat jouw inbox enkel een plek is waar informatie binnenkomt. Jij moet vervolgens nog wat met die informatie doen. Het is dus geen opslagplaats en al helemaal geen takenlijst (‘laat de mail maar staan, dan weet ik dat ik later die factuur nog moet betalen’.)

Vanaf nu pak je iedere mail die zich een weg naar jouw inbox baant maar één keer op: je neemt direct een besluit.

Niet straks, niet morgen. Nu. Dat is de enige manier waarop je overzicht houdt op je mailbox en de nieuwe berichten. De OHIO-methode gaat je hierbij helpen.

Dit is OHIO (en de 5 keuzes die het je biedt)

In ons boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’ leg ik uit hoe je door middel van één handige techniek korte metten maakt met een overvolle inbox (maar ook lade, papierbak, notitieblok — noem maar op.) Ideaal om na je vakantie binnen no time overzicht te scheppen in die tsunami aan e-mail.  

Wat is het OHIO-principe?

Een acronym voor ‘Only Handle It Once’ en een fantastische manier om snel en grondig informatie te verwerken. Het houdt in dat je bij alles dat je in je handen neemt direct een beslissing maakt over wat ermee moet gebeuren. Hierbij kies je uit 5 mogelijkheden:

  1. Weggooien
  2. Archiveren
  3. Meteen doen
  4. Delegeren
  5. Plannen

mailbox opschonen

1. Weggooien

Je gooit de mail weg. Misschien is het een oninteressante nieuwsbrief of een mail over een vergadering die al heeft plaatsgevonden. Jij hoeft er in ieder geval niets meer mee en verwijdert hem direct.

2. Archiveren

Je archiveert de mail. De kwestie is afgehandeld, maar de e-mail bevat informatie je die (misschien) later nog nodig hebt; locatiegegevens bijvoorbeeld, een PDF of een factuur. Daar hoef je nu niets mee te doen, maar het komt later nog van pas. Je bewaart ‘m in je mailarchief. 

3. Meteen doen

Je voert wat er in de mail staat of gevraagd wordt meteen uit. Misschien is het een korte vraag die je direct kunt beantwoorden. Misschien wijst een collega je op een spelfout in het document dat je hem had gemaild. Wat het ook is: indien je de vraag of taak makkelijk binnen 5 minuten kunt oppakken, doe dat dan.

4. Delegeren

Je delegeert wat er in de mail staat of gevraagd wordt. Jij hebt geen weet van de kwestie die in de mail benoemd word of het niet niet jouw area of expertise. Je besluit de mail, de vraag of de taak daarom door te schuiven naar je collega. Op een nette manier natuurlijk: voorzien van duidelijke instructies.

5. Plannen

Je plant de taak of afspraak in je agenda of zet het op je takenlijst. Soms krijg je grote projecten per mail voorgeschoteld of vergt de vraag die gesteld wordt toch wat meer uitzoekwerk. Aangezien je hier meer tijd voor nodig hebt hebt en weet dat reactief werken funest is voor je productiviteit en concentratie, plan je het daarom in.

  • Kwesties die je binnen 30 minuten kunt uitvoeren zet je op je takenlijst.
  • Zaken die langer dan 30 minuten duren zet je in je agenda.
  • Afspraken plan je ook in je agenda.
  • Zaken die je later met iemand wil bespreken plaats je op je een op een lijst.
  • Kwesties die je in de gaten wil houden plaats je op je wachten op lijst.

In mijn boek ‘Elke dag Om 15.00 Uur Klaar’ ga ik uitgebreid in op deze ingrediënten die samen jouw timemanagementsysteem vormen. Mocht je dus meer willen weten over efficiënt werken (gebracht op een humorvolle wijze), lees ‘m dan zeker! Check ook zeker deze video:

Goed, voor zover de know. Nu de how.

Hoe kan je snel je mailbox leegmaken? OHIO (8 stappen)

Die overvolle mailbox dus. Nu je bovenstaande OHIO-techniek kent, breng je eenvoudig orde in de chaos aan. Dit is hoe je ‘m in enkele stappen toepast.

1. Zet je out of office aan

Eerst wat voorbereiding. Dweilen met de kraan open werkt zelden. Het is dan ook logisch om tijdens het verwerken van een overvloed aan mail je inbox tijdelijk het zwijgen op te leggen: zet je out of office aan. Dit geeft jou de tijd (en de rust) om de bestaande berg weg te werken zonder dat je wordt afgeleid door nieuwe verzoeken.

2. Maak gebruik van de ‘uitgesteld versturen’-optie

Tijdens het OHIO-en (ja, dat is een nieuw werkwoord) zul je zo nu en dan moeten reageren op een e-mail. Op een vraag bijvoorbeeld, of een verzoek. Nu is het niet heel handig om tijdens het opschonen van je mailbox mail te verzenden. Je hebt nog niet alles doorgespit en bent daardoor niet up to date. Daarnaast wil je collega’s en klanten nog niet het idee geven dat je beschikbaar bent. 

Wat doe je dan? Maak gebruik van de uitgesteld versturen optie.

Je stelt je mail op zoals normaal, maar in plaats van hem direct te verzenden, kies je een ander tijdstip. Bijvoorbeeld woensdagochtend 9:00. Je weet dan dat je volledig bij bent en tijd hebt op nieuwe zaken op te pakken. Dat geeft rust én overzicht.

Vervolgens:

3. Sorteer je berichten van ‘nieuw’ naar ‘oud’

Sorteer je inbox zodat de nieuwste berichten bovenaan staan. Zo krijg voorkom je dat je verouderde en niet meer relevante mails als eerste te zien krijgt. Denk aan een mail over een aankomende meeting: je leest je in, enkel om een paar mails verder erachter te komen dat de meeting gecanceld is. 

4. Begin met weggooien

Hoe verwijder ik oude mailtjes? Vaak kun je al in één oogopslag zien welke mail je meteen kunt verwijderen; die out of office berichten van collega’s en klanten bijvoorbeeld, systeemmeldingen, aanbiedingen, spam of interessante nieuwsbrieven. Scroll door je inbox en verwijder deze direct. Zo is je overvolle inbox al meteen een stuk leger.

Bevatten sommige mails toch nog informatie die je bijvoorbeeld graag bij iemand wil neerleggen (‘Sjors, ik zag dat ik enkele systeemmeldingen kreeg over die die plugin. Lag die er alweer uit?’), zet deze zaken dan op je een op een lijst. 

Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!

Opschonen mailbox outlook, gmail of apps: op social media vertellen we je er meer over. Volg ons daarom onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.

Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.

 

Dit bericht op Instagram bekijken

 

Een bericht gedeeld door Tijdwinst.com (@tijdwinst)

5. Archiveer berichten die je later nog nodig hebt

Ongetwijfeld staat je mailbox gevuld met interessante nieuwsbrieven of zaken die je graag later wil lezen. Op je gemak. Deze kun je snel en eenvoudig archiveren in leesmap, zodat je daar op een later moment de tijd voor kan nemen. 

Daarnaast zul je berichten tegenkomen waar je nu niets meer mee hoeft, maar die je wel wil bewaren; denk aan een garantiebewijs, een salarisstrookje of inkooporders. Ook deze zaken archiveer je. Al doe je er nooit meer iets mee, je hebt ze netjes in je archief staan. 

Bonustip: maak alsjeblieft niet tiental verschillende mapjes (inclusief submapjes) aan! Dat werkt niet. Je bent meer tijd kwijt aan het bedenken “in welk mapje je ook alweer de mails van belastingdienst gaan” dan je inbox verdient. Gooi het gewoon allemaal in één grote archiefmap. De zoekfunctie werkt tegenwoordig zo goed, dat je binnen no time de juiste mail boven water tovert. 

6. Pak kleine taken direct op en leg zaken vast

Nu het echte werk. De mails die nu nog in je inbox staan, zijn de berichten waarvan je zeker weet dat jij er nog iets mee moet doen; er zit nog een actie aan verbonden. Ook dit doe je volgens de OHIO-methode:

  • Kom je taken tegen die je makkelijk binnen 5 minuten kunt uitvoeren, doe dat dan meteen; betaal die factuur, beantwoord dat bericht, prik die datum.
  • Bevat de mail een kwestie die je met een ander wil bespreken of vragen, zet het dan op je een op een lijst — ‘Aan Tom vragen waarom aanvraag uitgesteld is’.
  • Wil je een offerteaanvraag of de voortgang van een rapport in de gaten houden, noteer de kwestie op je wachten op lijst — ‘Als vóór maandag rapport niet ondertekend is, even contact opnemen’.
  • Kom je een afspraak of ander tijdgerelateerde kwestie tegen, plaats dit dan in je agenda — ‘Meeting rapportage vrijdag 11.00’, ‘Afspraak Pieter maandag 10:15’.

7. Plan tijd in om grote mails op te pakken

Mails die grote kwesties of projecten bevatten kun je natuurlijk niet direct oppakken. Je hebt er meer tijd voor nodig, zal nog het een of ander voor moeten uitzoeken of beschikt nog niet over de benodigde informatie. Je plant deze grote klussen daarom in je agenda.

Dit dwingt je na te denken over de klus; hoeveel tijd heb je er voor nodig en wat is het meest geschikte moment? Veel productiever dan op de bonnefooi zaken oppakken.

8. Houd het bij: schoon dagelijks en wekelijks je mailbox op

Aangekomen bij de laatste stap, zul je merken dat het opschonen en bijwerken van je mailbox voor rust en overzicht heeft gezorgd. De kans hierbij is groot dat je het hele proces onaangenaam vond; het kan nogal frustrerend én confronterend zijn om een berg aan mail (beter gezegd: potentieel nieuw werk) weg te ruimen. Voorkom daarom dat je dit weer opnieuw moet doen. Houd het bij! Zo blijf je on top of things. 

  • Verwerk dagelijks je mail aan de hand van de OHIO-methode. Dit betekent niet dat hiermee ook al het werk gedaan is (je plant immers zaken in voor een andere dag), maar wel dat je er bovenop zit. Het staat gepland, en daarmee op de radar.
  • Doet dit ook wekelijks even. Laat het onderdeel uitmaken van jouw wekelijkse reflectie; een moment in de week waarop je jouw timemanagementsysteem en mailbox doorloopt om ze de week goed af te sluiten en de volgende fris te beginnen.

mailbox opschonen

Opschonen mailbox samengevat: je mailbox compleet opschonen is zo gepiept

Laat je niet overdonderen door een uitpuilende mailbox. Wanneer je de OHIO-methode toepast, krijg je de stroom aan berichten vlug onder controle. Binnen no time ben je op de hoogte van wat er allemaal speelt en wat er van je verwacht wordt. Jij weet wat prioriteit heeft, hebt kleine kwesties opgepakt en uitgevoerd, en tijd ingepland voor de werkelijk grote klussen. Zo hoeft het opschonen van je mailbox geen dagen werk te zijn, maar is het een kwestie van een uurtje keuzes maken. Only Handle It Once.

Je deed het zo:

Hoe kan ik mijn mailbox opschonen? 8 korte tips:

  1. Zet je out of office aan
  2. Maak gebruik van de ‘uitgesteld versturen’-optie
  3. Sorteer je berichten van ‘nieuw’ naar ‘oud’
  4. Begin met weggooien
  5. Archiveer berichten die je later nog nodig hebt
  6. Pak kleine taken direct op en leg zaken vast
  7. Plan tijd in om grote mails op te pakken
  8. Houd het bij: schoon dagelijks en wekelijks je mailbox op

Meer weten? Volg een training Time Management

In ons boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’ gaan we uitgebreid op bovenstaande methode in. Leer je liever in de praktijk, dan raden we je ook zeker aan om eens onze 1-daagse training Time Management te volgen. Daar leer je niet alleen de OHIO-methode, maar leer je hoe je jouw werk efficiënter en slimmer kunt organiseren. Ideaal wanneer je net terug bent van vakantie en klaar bent voor een frisse start.

Meer tips voor mailbox? We schreven meer over dit onderwerp

Veel gestelde vragen rondom het opschonen van je mailbox

Hoe vaak moet ik mijn mailbox opruimen?

Het is een goed idee om je mailbox regelmatig op te ruimen. Het liefst dagelijks, aan het eind van de dag. Neem ook wekelijks een moment om door je inbox heen te lopen, tijdens de Wekelijkse Reflectie: bekijk welke zaken er nog in je inbox rondslingeren en werk ze weg. Dit helpt om je inbox georganiseerd te houden.

Hoe begin ik met het opschonen van mijn mailbox?

Stel dat je een mailbox hebt die echt uit zijn voegen barst — ‘3768 ongelezen e-mails’. Waar begin je dan? Simpel. Maak een nieuwe map aan en geef deze de naam ‘Archief’ met de datum van vandaag ter referentie, bijvoorbeeld ‘Archief 5-10-2023′. Mieter vervolgens alles wat ouders is dan twee maanden in deze map, zonder ernaar om te kijken.

  • De kans is namelijk groot dat de berichten niet belangrijk of urgent zijn, anders had je in die twee maanden wel iets van iemand vernomen.
  • De berichten die nu overblijven – e-mails die je in de laatste twee maanden hebt ontvangen – ga je OHIO-en volgens bovenstaande methode.
  • En die archiefmap? Mocht je een keer tijd hebben, dan scroll je er doorheen en cherry-pick je nieuwsbrieven die je nog wilt lezen. De rest kun je na een tijd prima verwijderen.

Moet ik alle e-mails verwijderen?

Nee, je hoeft niet alle e-mails te verwijderen. Bewaar belangrijke e-mails in je archief wanneer je denkt dat je er later nog iets aan hebt. De rest plan je volgens de OHIO-methode. Zolang jouw inbox aan het eind van de week maar leeg is. 

Hoe kan ik mijn mailbox sneller doorzoeken?

Gebruik zoekwoorden en filters om snel specifieke e-mails te vinden. Meestal heeft je e-mailprogramma een zoekfunctie. Ook is het een slimme gewoonte om onderwerpregels aan te passen zodat jij ze later sneller kunt terugvinden. De meeste e-mailprogramma’s kunnen dit. 

Hoe kan ik spam en ongewenste e-mails beheren?

Markeer spam als spam en laat je e-mailprogramma leren wat ongewenst is. Verwijder regelmatig spam uit je inbox.

Wat moet ik doen met bijlagen?

Ze niet vergeten toe te voegen aan je e-mail, that’s for sure! Een veelgemaakte fout die je eenvoudig kunt voorkomen door achterstevoren te werken. Lees er meer over in ons artikel: E mail versturen: the do’s and don’ts (20 tips)

Hoe kan ik mijn mailbox beschermen tegen overvol raken?

Verwerk gewoon dagelijks en wekelijks je mailbox, dan heb je daar geen last van. Wat nog? Beperk de hoeveelheid onnodige e-mails die je ontvangt door je af te melden voor nieuwsbrieven en meldingen die je niet meer wilt ontvangen. Spreek collega’s er ook op aan wanneer ze je overal in cc-en zonder dat het nodig is. 

Wat moet ik doen als mijn mailbox nog steeds te vol is?

Als je mailbox te vol is – vanwege te veel mail in je archief (want de rest schoon je dagelijks op, toch?!) – overweeg dan om archief mails te verwijderen. Je kunt ook extra opslagruimte overwegen als dat beschikbaar is bij je e-mailprovider.

Meer tips voor mailbox? We schreven meer over dit onderwerp

Hoe kan ik mijn inbox beter organiseren? Lees gerust verder:

Time management mailbox | Cursus Time Management

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.

  1. 1-daagse training Time Management | Blog
  2. 1-daagse training Assertiviteit | Blog
  3. 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
  4. 1-daagse training Feedback Geven | Blog
  5. 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
  6. 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog