Op kantoor aankomen in je joggingbroek. Totaal onderuitgezakt achter je computer zitten. Of tijdens een vergadering overdreven gapen als je collega wel erg lang aan het woord is. Tja, we weten allemaal wat onprofessioneel gedrag op de werkvloer is. Maar wat moet je dan doen (naast een goede broek aantrekken) om juist een professionele houding te hebben? Dit zijn 36 tips van experts.

Hoe jij overkomt op anderen, heeft een grote impact op hoe zij over je denken. En nee, dat gaat niet alleen over die joggingbroek of de spuugvlek van je babydochter op je witte blouse. En ook niet over alle kennis en kunde die je wel niet hebt. Professioneel gedrag gaat over veel meer dan dat. Je moet vooral een professionele houding aannemen, op allerlei vlakken.

Wat is een professionele houding?

Een professionele houding betekent dat je professioneel gedrag vertoont op de werkvloer. Je komt over als een professional die het werk serieus neemt, die respectvol is naar collega’s toe en die op een professionele communiceert, feedback geeft en zijn of haar tijd benut.

Een professionele houding betekent dat je met jouw gedrag zowel jezelf als het bedrijf op een positieve manier representeert.

Dat is bij elk beroep van belang. Of jij nu hele dagen in een kantoortuin zit als accountmanager of communicatieadviseur of dat je werkt als loodgieter, makelaar of arts – het is belangrijk dat je je professioneel opstelt. Voor jezelf, voor de organisatie waarvoor je werkt én voor de mensen met wie je werkt. Een professionele houding wekt namelijk meer vertrouwen, zorgt voor soepelere samenwerkingen en stelt jou persoonlijk en je werkgever in een positiever daglicht.

3 professionals poseren voor een fotoWat zijn professionele eigenschappen?

Bij de vraag ‘Wat is professionaliteit?’ denk je misschien als eerste aan de kennis en kunde die je moet hebben om een “professional” te zijn. Maar vergis je niet: een professionele houding gaat over veel meer dan dat. Het gaat met name om het hebben van bepaalde professionele eigenschappen. Dit zijn in onze ogen de belangrijkste professionele eigenschappen:

  • goed in plannen
  • constructief
  • goed in samenwerken
  • gedisciplineerd
  • goed in luisteren
  • empathisch
  • eerlijk op het werk
  • flexibel
  • besluitvaardig
  • betrokken
  • proactief
  • leergierig
  • zelfverzekerd

Nu klinkt dit lijstje misschien alsof je de zoveelste vacaturetekst vol clichés leest. Iedere werkgever wil een flexibele, besluitvaardige en proactieve medewerker. Maar wees gerust: we gaan dit lijstje met vage dooddoeners verderop een stuk concreter maken met praktische tips voor professioneel gedrag op de werkvloer.

Hoe laat je een professionele houding zien?

Iedereen kan zichzelf een professionele houding en professioneel gedrag aanleren. Bij Tijdwinst zijn we gespecialiseerd in slimmer (samen)werken en effectieve gesprekstechnieken. Onze expert Björn Deusings geeft je 36 praktische tips om professioneler gedrag te vertonen in je communicatie, in feedback, in je houding, in meetings en in het benutten van je tijd.

Tips voor professionele communicatie

Wil je professionaliteit uitstralen in je communicatie? Dan is het volgende belangrijk:

1. Let op je non-verbale communicatie. Probeer een open houding aan te nemen, bijvoorbeeld door je handen langs je lichaam te houden (en niet over elkaar heen te slaan).

2. Spreek vanuit “ik”-perspectief in plaats van met een vingertje naar de ander te wijzen.

3. Communiceer kort en bondig, zowel schriftelijk als mondeling. Maak je boodschap niet onnodig lang en kom snel tot de kern.

4. Werk met een 1-op-1-lijst. Noteer daarop gedurende de dag of week welke vragen of verzoeken je aan een specifieke collega wilt voorleggen. Plan één moment per dag of week om die punten in één keer met je collega door te nemen. Dat scheelt heel vaak storen tussendoor.

5. Gebruik je e-mail efficiënter. Stuur niet overal e-mails voor (bij uitgebreide overlegpunten is een afspraak of telefoontje soms beter). Pas verder op met CC’en. Doe dat alleen als het echt nodig is. Verwerk verder je e-mail volgens de OHIO-methode, zodat je zeker weet dat je geen e-mails onbeantwoord laat.

6. Neem een zelfverzekerde houding aan om je boodschap kracht bij te zetten.

7. Zorg voor assertieve communicatie. Wees duidelijk in wat je van iemand wilt en wat je vindt. Ga er niet omheen draaien met ellenlange inleidingen of twijfeltaal (“misschien”, “zou je niet eens…”, etc.).

Tips voor professionele feedback

Stoor je je ergens aan in de samenwerking met een collega? Of erger je je aan bepaald gedrag? Dan is het professioneel om daar iets van te zeggen. Zolang je het maar op een nette manier doet.

Professionele feedback ziet er als volgt uit:

8. Breng je feedback constructief. Dus zorg ervoor dat de ander er iets mee kan en ga niet enkel en alleen iemand aanvallen.

9. Gebruik eventueel een feedbackmodel. De 4 G’s en de ik-ik-jij-methode zijn hier effectieve methodes voor.

10. Wees duidelijk en communiceer to the point. Dus ga niet je feedback verzachten met eindeloos lange inleidingen of door het te combineren met een compliment dat je er ter plekke bij verzint. De sandwichmethode (een negatieve boodschap sandwichen tussen twee positieve berichten) werkt niet!

11. Haal een concreet voorbeeld aan. Houd het bij de feiten en voorkom uitspraken als “Jij doet ook altijd…” of “Waarom kun jij ook nooit…”. Daarbij is de kans namelijk groot dat de ander zich aangevallen voelt en in de verdediging schiet.

12. Breng feedback zo snel mogelijk nadat je gedrag observeert. Kom er niet pas een maand later op terug, maar probeer er vlak daarna iets van te zeggen. Dan weet de ander nog waar je het over hebt.

13. Geef niet alleen maar negatieve feedback. Laat het ook weten als je iets juist waardeert aan je collega. Wissel negatieve feedback af met oprechte positieve feedback.

14. Sta open voor feedback van anderen. Of – nog professioneler! – vraag anderen om feedback als je die niet vaak krijgt. Zo weet je waar je aan kunt werken.

Professionele uitstraling

Een professionele houding gaat ook over hoe je overkomt op de ander. Denk aan je lichaamshouding, je kleding en wat je uitstraalt.

Dat je joggingbroek naar het werk aantrekken geen best idee is (tenzij je in de sportschool werkt), weten we wel. Maar ook deze tips dragen bij aan een professionele uitstraling:

15. Draag een nette outfit die past bij je werk. Als je op kantoor werkt, loop je er in andere kleding bij dan wanneer je verpleegkundige bent. Maar in alle gevallen is het handig om schone kleding zonder gaten te dragen die er niet uitziet als je zondag-bankhangdag-look. Spreekt voor zich, toch?!

16. Neem een zelfverzekerde houding aan. Dus: rechte rug, schouders naar achteren en je handen langs je lijf. Of probeer één van deze power-poses. Die kunnen bijvoorbeeld tijdens een spannende presentatie of lastig gesprek goed werken.

17. Zorg voor een open houding. Sla je armen niet voor je bovenlijf, maar probeer open te staan.

18. Zorg dat je er verzorgd bij loopt. En dat gaat niet alleen over je outfit. Ga jij vaak naar klanten met de auto? Dan is het bijvoorbeeld ook handig als je auto eens in de zoveel tijd door de wasstraat gaat.

19. Heb altijd de juiste spullen bij de hand. Neem bijvoorbeeld een notitieboek mee naar afspraken, zorg ervoor dat je je agenda erbij hebt als je in meetings zit en probeer je pen niet te vergeten.

een groep mensen die naar de CEO luisterenProfessioneel gedrag in meetings

Waar je ook werkt, niemand kan om meetings heen. Ook in meetings wil je een professionele houding aannemen. Dit is juist het moment dat je met anderen bent en dat anderen dus een oordeel over je kunnen vellen.

Wat professioneel gedrag in meetings inhoudt? Dit bijvoorbeeld:

20. Kom op tijd. Geen toelichting nodig, toch?!

21. Ga goed voorbereid de meeting in. Zorg dat je de rondgestuurde documenten hebt doorgenomen en helder hebt welke vragen je eventueel wilt stellen.

22. Geef van tevoren aan hoe lang de meeting duurt (als jij de organisator bent). Maak een goede inschatting, zodat de kans klein is dat de meeting uitloopt.

23. Denk na of een fysieke meeting of een online meeting handiger is en stem daar de afspraak op af.

24. Luister aandachtig naar anderen en praat niet door elkaar heen. Kom je er niet tussen? Steek dan je hand op en geef aan dat jij iets wilt inbrengen.

25. Geef het 10 minuten voor tijd aan als je bijna weg moet. Dreigt de meeting uit te lopen en heb jij geen tijd om langer door te gaan? Laat dan 10 minuten voor tijd weten dat je er nog maar even bij bent. Dan kunnen anderen eventueel alvast de punten bespreken die echt niet kunnen wachten.

26. Erger je je aan een specifieke collega? Spreek diegene er naderhand één op één op aan, en niet in bijzijn van de groep.

27. Beperk je tot de onderwerpen van de meeting. Wil je andere dingen bespreken, terwijl er geen tijd over is? Plan daar een aparte meeting voor in.

Professioneel timemanagement

Onder de betekenis van professionaliteit valt ook dat je je tijd goed kunt bewaken. Daarmee voorkom je dat je regelmatig deadlines mist, dat je last-minute dingen bij collega’s over de schutting kiepert of dat je je werk moet afraffelen wegens tijdgebrek.

Deze tips helpen je om een professionele houding aan te nemen wat timemanagement betreft:

28. Houd een agenda én een takenlijst bij. In je agenda noteer je alle projecten, afspraken en deadlines die voor jou gelden. Op je takenlijst zet je de concrete taken die daaruit voortvloeien.

29. Houd rekening met onverwachte dingen. Plan altijd 30 minuten tot 1 uur tijd in voor dingen waar je niet op had gerekend. Dat is handig als een afspraak uitloopt of als je een taak tussendoor in je schoot geworpen krijgt.

30. Reserveer ook tijd voor reistijd en pauzes. Dat is immers tijd waarin je geen werk gedaan kunt krijgen.

31. Maak je takenlijst realistisch door in te schatten hoeveel tijd elke taak kost. Houd bijvoorbeeld eens bij hoe lang je over het maken van een offerte doet. Dan kun je dat voor je takenlijst goed inschatten en kom je geen tijd tekort.

32. Geef het aan als een telefoontje of een vraag tussendoor niet uitkomt. Natuurlijk moet je soms voor mensen klaarstaan. Maar als jij omkomt in het werk, mag je het ook eerlijk zeggen wanneer iets extra’s niet lukt.

33. Delegeer taken of vraag je leidinggevende om extra handen als het je in je eentje niet lukt.

34. Geef het netjes aan als je een deadline niet gaat halen en ga in overleg over wanneer opleveren dan wel lukt.

35. Doe aan positief verwachtingsmanagement. Geef bijvoorbeeld aan dat je iets op vrijdag oplevert als je eigenlijk denkt dat donderdag wel gaat lukken. Dat geeft je een dag speling. Dan kun je de ander wellicht positief verrassen, maar kan het in elk geval niet tegenvallen.

36. Besteed niet onnodig veel tijd aan de puntjes op de ‘i’. Vaak doen we 20% van de tijd over 80% van het werk, en zijn we vervolgens 80% van de tijd bezig met het finetunen. Dat is lang niet altijd nodig. Houd je in als je perfectionistische neigingen hebt.

Meer leren over professioneel timemanagement?

Veel kantoren werken met de waan-van-de-dag-mentaliteit. Het is de normaalste zaak van de wereld dat je je dag laat bepalen door alles wat er die dag voorbij komt.

Klinkt misschien heel logisch, maar is het niet. Want hoe kun je ooit je belangrijkste taken gedaan krijgen als het werk zich blijft opstapelen? Dáár schreef Björn een boek over: ‘Elke Dag Om 15.00 Uur Klaar’. Hierin deelt hij zijn beste tips om slimmer te werken in plaats van harder door bijvoorbeeld prioriteiten te stellen, je agenda slim in te richten en altijd het overzicht te bewaken. Een perfect boek dus als jij een professionele houding wilt aannemen!

een man en een vrouw die aandachtig luisterenMensen vroegen ook

Wat is professioneel gedrag?

Professioneel gedrag houdt in dat je doet wat nodig is om je werk gedaan te krijgen, de samenwerking met collega’s goed te houden en dat je helder communiceert over wat je doet, wat je nodig hebt en wat je vindt. Professioneel gedrag gaat over dat gedrag vertonen waardoor collega’s jou waarderen als collega en klanten of opdrachtgevers een positief beeld krijgen van jou én van het werk.

Wanneer heb je een professionele houding?

Je hebt een professionele houding wanneer je doet wat nodig is om je werk zo goed mogelijk te doen én om de samenwerking en communicatie met collega’s of klanten goed te houden. Dat vraagt bijvoorbeeld om constructieve feedback, heldere communicatie, goed timemanagement en een fijne omgang met collega’s. Daarnaast is het natuurlijk belangrijk dat je met een nette uitstraling op het werk verschijnt. Geen afgetrapte sneakers dus.

Wat is een professionele houding in de zorg?

Voor een professionele houding in de zorg is het vooral belangrijk dat je empathie toont en goed luistert naar anderen. Vaak leer je tijdens je opleiding in de zorg wat een professionele beroepshouding is. Zo is het in de zorg ook belangrijk dat je niet té persoonlijk betrokken raakt. Probeer bijvoorbeeld niet buiten werktijd om met patiënten te communiceren tenzij dat echt nodig is. En is een patiënt boos, verdrietig of teleurgesteld? Probeer dan rustig te blijven en netjes te communiceren. Vind je dit lastig? Dan kun je wellicht van de professionele houding een leerdoel maken en daar met een mentor aan werken.

Wat houdt een professionele presentatie in?

Voor een professionele presentatie is het ten eerste belangrijk dat je er verzorgd uitziet. Zorg verder voor een zelfverzekerde houding, stel je open op naar anderen en zorg ervoor dat je goed voorbereid bent als je ergens komt.

Altijd je deadlines halen en professioneel overkomen? Volg een cursus timemanagement

Na het lezen van deze tips weet je precies hoe jij korte metten maakt met een niet-professionele attitude. Je planning bijhouden, het overzicht bewaken en prioriteiten stellen zijn drie belangrijke aspecten om professioneel over te komen. En laten dat nu net drie dingen zijn waar wij je bij kunnen helpen.

Volg onze cursus timemanagement. Dan leer jij binnen 1 dag de beste technieken op het gebied van timemanagement, focusmanagement en slimmer werken. Zo krijg jij weer grip op je dag, ontstaat er rust in je hoofd én heb je een professionele houding. Win-win-win!

Wie zijn wij? | Training Timemanagement

Tijdwinst is een trainingsbureau dat gespecialiseerd is in slimmer (samen)werken. We leren professionals uit het hele land in onze fysieke en online trainingen om beter te worden in onder meer timemanagement, effectieve gespreksvoering en assertiviteit. Zo kun je meer uit je tijd, uit het werk én uit je samenwerkingen halen.

Bekijk onze websites voor meer handige artikelen en voor ons trainingsaanbod. Of meld je direct aan voor één van onze trainingen. Zien we je binnenkort?