Hoe grenzen aangeven op werk? “Jouw regels, jouw grenzen” (6 tips)

“Heb je even tijd? Ik heb een spoedklus.” Voor je het weet heeft je collega zich alweer aan je opgedrongen. “Nee, ik heb geen tijd!”, wil je roepen. “Ja hoor, kom maar door!”, is wat je zegt. Grenzen aangeven op het werk is wat je zou moeten doen. Om stress en burn-out voor te zijn én om duidelijkheid te geven. Hoe doe je dat? 

Wat komt aan bod?

1. Hoe grenzen leren aangeven
2. Waarom is leren grenzen aangeven zo belangrijk?
3. Waarom is grenzen aangeven dan zo moeilijk?
4. Goed nieuws
5. 6 grenzen aangeven tips
6. Veelgestelde vragen rondom grenzen aangeven

Hoe grenzen leren aangeven

Wat goed is om te weten: jij hebt een keuze. Veel mensen verzuchten dat anderen over hun grenzen gaan. Maar weet dat dit deels bij jezelf ligt. Ook al zit je in een werkcultuur waarin mensen flink overwerken en nooit te beroerd zijn om bij spoedklusjes extra hard te rennen, jij hebt een keuze om dat niet te doen.

Er is een verschil tussen grenzen herkennen en grenzen aangeven. Veel mensen kunnen feilloos herkennen waar hun grenzen liggen. Maar daar ook naar handelen door je grenzen aan te geven is een tweede. 

Waarom is leren grenzen aangeven zo belangrijk?

Grenzen aangeven op het werk doe je in de eerste plaats voor jezelf. Werkstress is beroepsziekte #1. Je wilt niet doorgaan totdat je zelf het label burn-out opgeplakt krijgt en compleet opgebrand bent. 

Waarom grenzen aangeven? Als we voortdurend onze grenzen overschrijden, zit je daarmee je lichamelijke en psychische gezondheid in de weg. Je staat voortdurend aan, kunt minder hebben, geniet minder van dingen in de privésfeer en ligt misschien tot ‘s avonds te piekeren over werkzaken. Dat wil je voorkomen. 

Ook voor je collega’s is het prettig als jij je grenzen aangeeft. En wel hierom!

Waarom grenzen aangeven zo belangrijk is:

• Je productiviteit verbetert. Het is allesbehalve productief wanneer jij er steeds verzoekjes van anderen tussen laat komen. Je kunt je moeilijk focussen op jouw takenlijst als je om de haverklap wordt gestoord.
• Je collega heeft meer duidelijkheid. Vaak gaan collega’s niet bewust over jouw grenzen. Zij gaan ervan uit dat jij je grenzen aangeeft. De ander weet namelijk niet waar jouw grenzen liggen. Misschien denkt je collega zelfs jou een plezier te doen door bij je aan te kloppen. Dit vind je toch leuk om te doen? Mensen vinden het fijn als jij zelf aangeeft wat past. Dan kunnen zij daar rekening mee houden.
• Je voorkomt afgeraffeld werk. Je werk wordt er niet beter op als je veel te veel taken in een te krappe tijdspanne propt. Geef liever eerlijk aan dat iets niet lukt dan dat je straks halfbakken werk aflevert omdat je op vrijdagavond 20.00 uur niet meer op je alertst was.
• Het bevordert de samenwerking. Wanneer jij geïrriteerd bent omdat je steeds werk van je collega krijgt, is dat ook voor je collega merkbaar. Door assertief te communiceren over wat jij wilt en kunt en wat haalbaar is, werken jullie prettiger samen.
• Structureel hoge werkdruk kan aangepakt worden. Je leidinggevende zal niet zien dat de werkdruk veel te hoog ligt als niemand dat aangeeft. Pas zodra je erover communiceert, kan hij daar iets aan doen.

Waarom is grenzen aangeven dan zo moeilijk?

Het stellen van grenzen heeft dus veel voordelen. Waarom doen we het dan zo vaak niet? 

Dat heeft er vooral mee te maken dat we mensen liever niet teleurstellen. Je wilt anderen niet met het werk opzadelen. Je bent bang voor boze reacties of vreest dat je misschien zelf gewoon je timemanagement niet op orde hebt. 

Daarnaast zit het hem vaak deels in jouw persoonlijkheid. Ben jij iemand die het belang van anderen vooropstelt? Dan zal je minder snel geneigd zijn om grenzen aan te geven door nee te zeggen. Dat terwijl je inmiddels vast doordrongen bent van het feit dat grenzen aangeven op het werk heel belangrijk is.

Goed nieuws: je hoeft niet met borden te smijten

De collectieve moeite om nee te zeggen komt ook doordat veel mensen een totaal verkeerd beeld hebben bij het bewaken van je grenzen. Denk je daarbij meteen aan stampvoetend door de gang lopen, je stem flink verheffen of zelfs met kastdeuren of servies smijten? Think twice! 

Zo worden Hollywoodacteurs misschien boos omdat de regisseur dat in het script zet. Maar op de werkvloer kun je er gewoon netjes over communiceren. Kun je de borden mooi in de kast laten staan!

De betekenis van grenzen aangeven op het werk is dit:

Je geeft aan de ander aan dat je iets niet kunt doen, dat het te veel is, dat je iets niet wilt of dat een taak niet binnen je takenpakket valt. Of je benoemt wat voor jou belangrijk is.

Kortom: het draait om één ding: helder communiceren.

6 grenzen aangeven tips

Wil je af van het avondwerk, de vele spoedjes en het continu uit je focus gehaald worden? 6 grenzen aangeven oefeningen:

1. Kom er later op terug

Veel mensen zeggen uit automatisme ‘ja’. Pas later besef je dan dat je voor die taak je vrije avond moet opofferen. Tijd kopen helpt om dat te voorkomen. Geef aan de ander aan dat je er over een uur (of later) op terugkomt. 

Daardoor kun je:

1. in je agenda checken of dit haalbaar is;
2. uitzoeken welke deadline wel zou passen;
3. nagaan of jij hier wel de aangewezen persoon voor bent;
4. kritischer kijken naar het verzoek en pleasen tegengaan;
5. bepalen of een spoedje wel echt spoed heeft;
6. nadenken hoe je hier helder over communiceert. 

Nog een voordeel van ergens later op terugkomen, is dat je met een alternatief kunt komen. Kun je het zelf niet oppakken? Misschien is er wel een andere collega die te hulp kan schieten of ken je een goede freelancer. Of wellicht kun je die nieuwsbrief niet schrijven, maar kun je je collega wel leren hoe ze dat zelf kan doen. 

2. Maak van ‘nee’ je default optie

Wat nu als je overal ‘nee’ op zou zeggen? Hoe groot is de kans immers dat een verzoek toevallig:

• precies in dat ene lege plekje in je agenda past;
• helemaal jouw expertise is;
• dat je er net heel veel zin in hebt vandaag;
• dat het je niet in de knel laat komen met andere dingen.

Niet heel groot! Tuurlijk, je doet er goed aan om altijd iets van ruimte in te bouwen voor spoedjes. Die tip geeft Björn, directeur van Tijdwinst en productiviteitsexpert, ook in zijn boek ‘Elke Dag Om 15:00 Uur Klaar’. Dan hoef je niet altijd ‘nee’ te verkopen bij spoedjes. 

Maar het is belangrijk om niet zomaar ‘ja’ te roepen. Wees in eerste instantie sceptisch – al is het maar in gedachten – en koop dan tijd om uit te zoeken of het misschien tóch kan. 

Dus: je zegt in principe ‘nee’. Alleen als iets heel dringend is of als je er tijd voor hebt, als alleen jij dit kunt doen of als je er heel veel zin in hebt, wordt die ‘nee’ een ‘ja’. Een simpele mindsetswitch die helpt om te leren grenzen aangeven!

3. Maak een realistische en complete takenlijst

Een goede oefening grenzen aangeven: lijstjes maken! Een helder overzicht helpt je namelijk om sneller te zien of iets past. Zorg er dus voor dat je een agenda én een takenlijst hebt. In je agenda plan je afspraken en grote projecten. Op je takenlijst noteer je de taken die je die dag of week gaat doen. 

Het is ook belangrijk om je takenlijst goed up-to-date te houden. Dan kom je niet voor vervelende verrassingen te staan. Let bijvoorbeeld op het volgende:

• Schrijf alle taken op die langer dan een half uur kosten. Vergeet niets.
• Noteer taken direct in je agenda. Krijg je een e-mail binnen met een verzoek? Zet het direct op je takenlijst. 
• Zet afspraken direct in je agenda. 
• Schat in hoeveel tijd een taak kost. 
• Houd minimaal één uur per dag ruimte over in je planning voor ongeplande zaken. 
• Beschrijf zo concreet mogelijk wat de taak inhoudt. Dus niet ‘Werken aan projectvoorstel’, maar wel ‘Inleiding voor projectvoorstel schrijven’. Dat maakt het eenvoudiger om je tijd in te schatten.

 

Dit bericht op Instagram bekijken

 

Een bericht gedeeld door Tijdwinst.com (@tijdwinst)

Meer takenlijst-tips? Volg ons op Instagram

Een goede takenlijst maken is nog maar één aspect van sterk timemanagement. Wil je meer tips krijgen om je tijd goed te bewaken en helderder over je planning te communiceren? Volg dan Tijdwinst op Instagram of volg onze productiviteitsexpert Björn. Dan krijg jij dagelijks tips in je feed om nooit meer met je taken, tijd en timing in de knel te komen.

4. Communiceer assertief

Nee, dat is niet hetzelfde als agressief. Assertief betekent dat je communiceert met oog voor de belangen van de ander en die van jezelf. Het betekent dat je je boodschap overbrengt zonder eromheen te draaien of te verwachten dat de ander ergens doorheen prikt. Je zegt bijvoorbeeld niet: 

“Ja eh, ik ben al erg druk. Is het echt nodig om het vandaag te doen? Als het niet hoeft, dan zou ik het liever niet doen.”

Daarmee leg je de keuze bij de ander in plaats van die zelf te maken. Dat schept onduidelijkheid en betekent vaak dat je die taak alsnog wel in je agenda gepropt krijgt. 

Zeg liever waar het op staat:

Grenzen aangeven voorbeelden:

“Mijn agenda zit helaas al vol deze week, dus dat interview gaat deze week niet ook nog lukken. Ik kan er wel volgende week woensdag voor gaan zitten. Is dat ook een optie?”

5. Geef feedback volgens de 4G’s-methode

Hoe leer je grenzen aangeven? Spreek duidelijk! Heb je het idee dat je collega de boodschap heeft gemist, omdat diegene nog steeds voortdurend over grenzen heen gaat? Wees dan nóg duidelijker. Geef je collega op een krachtige en duidelijke manier feedback. Gebruik de 4 G’s: een feedbackmethode waarmee je feedback bij jezelf houdt en zo conflicten voorkomt. 

Daarbij bouw je je feedback als volgt op:

1. Gedrag: benoem het gedrag dat je bij de ander observeert.
2. Gevoel: geef aan welk gevoel jij daarbij krijgt.
3. Gevolg: zeg welk effect dit gedrag op jou heeft.
4. Gewenst gedrag: vertel welk gedrag je liever zou zien. 

Wil je zien hoe dit model er in de praktijk uitziet? Bekijk dan onze uitlegvideo over de 4 G’s:

Ter illustratie, feedback in 4 stappen kan er zo uitzien:

1. Ik merk dat je regelmatig bij me aanklopt met spoedtaken op vrijdagmiddag, terwijl we dan bijna het weekend ingaan. 
2. Dat irriteert me, omdat het dan al bijna weekend is.
3. Het maakt dat ik me minder goed kan focussen op mijn eigen taken die ik nog voor het weekend af wil krijgen.
4. Graag zou ik afspreken dat je voortaan vrijdag vóór de lunch komt met dat soort taken en dat je goed afweegt of het wel echt spoed is.

6. Herken je valkuilen met nee zeggen

Wanneer trap jij in de val en laat je toch over je mentale grenzen heen gaan? Het is handig om dat voor jezelf bij te houden. 

Ga jij bijvoorbeeld conflicten uit de weg? Gebeurt het steeds bij diezelfde collega? Of zeg je misschien sneller ‘ja’ op momenten waarop je al gestrest bent? 

Hoe beter je je patronen herkent, hoe beter je ook jouw behoeften en jouw grens aanvoelt. Dat helpt je om je er in de toekomst tegen te wapenen. En ga je een keer de mist in? Ga dan na hoe je het een volgende keer anders kunt aanpakken. 

Tip: oefen met grenzen aangeven bij opdringerige verkopers

Je grenzen aangeven in je werk? Stevig nee zeggen tegen een collega is misschien lastiger dan hetzelfde woord uitspreken tegen een telefonische verkoper. Je kunt beter worden in grenzen aangeven en nee zeggen door daarmee te oefenen in privésituaties. Zie de volgende telefonische verkoper als jouw leerschool. Zeg nee, zonder ‘sorry’ of uitgebreide verantwoording. 

Moeite met grenzen stellen? Volg deze cursus voor grenzen aangeven

Nog meer oefenen met grenzen aangeven? Volg dan een cursus over grenzen aangeven, timemanagement, productiviteit én het bewaken van je prioriteiten. Bij onze cursus timemanagement ga je dat alles leren. Met concrete oefeningen en tips ontdek jij hoe je je eigen tijd bewaakt, een realistische takenlijst opstelt en het aangeeft als iets niet haalbaar is.

Schrijf je in voor onze 1-daagse cursus Timemanagement op locatie of meld je aan voor de online cursus. Verbeter je zo je productiviteit, samenwerking én werkplezier.

Mensen vroegen ook

Wie zijn wij? | Training grenzen aangeven

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.

1. 1-daagse training Time Management | Blog
2. 1-daagse training Assertiviteit | Blog
3. 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
4. 1-daagse training Feedback Geven | Blog
5. 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
6. 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog