Hoe kan het dat die collega meer gedaan krijgt, ondanks dat zij evenveel tijd heeft als jij? Het geheim zit ‘m in weten waaraan je wél en juist niet werkt. Dat is een kwestie van weten wat er op je bordje ligt. Onderstaande tips helpen je jouw productiviteit te verhogen en resultaatgericht te werken (in plaats van je enkel druk-druk-druk te voelen).
Als hedendaagse kenniswerker heb je waarschijnlijk een hoop vrijheid om je werkdag in te richten en te organiseren. Jij bepaalt zelf wat prioriteit heeft, welke taken je nu of later doet en welke zaken je weigert (‘Ik skip die meeting, hij voegt niets waardevols aan mijn tijd toe’).
Met andere woorden: jouw baas kijkt niet telkens over je schouder mee en je bent zelf verantwoordelijk voor jouw output. Dat is fijn, fantastisch zelfs, want dat stelt je in staat resultaatgericht te werken.
Het probleem is alleen dat niet iedereen dit van nature in de vingers heeft. Doel en resultaatgericht werken is namelijk niets iets dat je op je opleiding hebt geleerd en waar je ook zelden workshops voor tegenkomt.
Vandaar dat ik onderstaande tips met je wil delen. Zodat jij op een productieve en efficiënte wijze aan de slag kunt en je bezig kunt houden met die taken die er werkelijk toe doen.
1. Organiseer je werk in één waterdicht systeem
Veel mensen gebruiken wel een “systeem”, maar hebben zoveel lijstjes en subsystemen naast elkaar dat het het doel voorbij schiet. In plaats van overzicht te bieden en rust te geven, is hun systeem omslachtig en levert het juist stress op. Zo schrijven ze bijvoorbeeld een deel van de taken op meerdere takenlijstjes (een post-it hier en een notitie daar) en onthouden ze een deel.
Niets daarvan. Jouw hoofd is niet bedoeld om aan werk te denken. Jij wil rust, overzicht en ruimte om over werk na te kunnen denken. Vandaar dat het belangrijk is om al je taken, afspraken en verantwoordelijkheden niet in je hoofd te bewaren, maar op één vaste plek te bewaren; een plek waarvan jij 100% zeker weet dat deze alles bevat — Hij is betrouwbaar. Hij is waterdicht.
Zo’n systeem bestaat volgens de Tijdwinst.com methode uit slechts één agenda en één takenlijst. In ons boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’ lees je hoe je zo’n systeem stap voor stap inricht (en waarom). Voor nu focussen we ons op het onderscheiden van de verschillende soorten acties; cruciaal wil je resultaatgericht werken.
In jouw timemanagementsysteem organiseer je de volgende zaken:
1. Projecten en aandachtspunten
Een project is een verzameling van (minimaal twee) samenhangende acties die tot één gezamenlijk einddoel leiden als het voltooid is. (Bijvoorbeeld een rapport schrijven of website bouwen)
Aandachtspunten lijken daarop, maar zijn een verzameling aan acties rondom een bepaald onderwerp of thema zonder concreet einddoel (bijvoorbeeld je financiën). Beiden bewaar je in je takenmanager.
2. Grote acties
Grote acties zijn acties die jij moet uitvoeren en die méér dan een half uur in beslag nemen, denk aan het lezen van een rapport. Omdat je daar zelden zomaar even tussendoor tijd voor krijgt, plan je deze in je agenda. Zo voorkom je uitstelgedrag of dat ad hoc klussen je kostbare tijd opsnoepen.
3. Kleine acties
Kleine acties zijn acties die je daarentegen binnen een half uur kunt uitvoeren. Hierbij kun je denken aan het bellen van je collega Hans of het versturen van een mail. Zulke kleine acties plan je in je takenmanager, zo bewaar je het overzicht.
4. Bespreekpunten
Zaken die je op een later tijdstip wil bespreken met of vragen aan een bepaald persoon schrijf je op één vaste plek op. Zo kun je op een gezet moment je bespreekpunten met een collega doornemen. Voor ieders concentratie geldt namelijk: liever 1 keer storen met 10 vragen, dan 10 keer storen met 1 vraag. Wel zo collegiaal. Houd het bij in je takenmanager.
5. Zaken waar je op wacht
Reminders om acties van anderen in de gaten te houden spaar je ook op in je takenmanager. Zo vergeet je niet dat je nog contact moet opnemen met Janine wanneer je vóór vrijdag geen bevestiging hebt ontvangen.
2. Ben je bewust van waar ‘nieuw’ werk binnenkomt
Taken, afspraken en verantwoordelijkheden komen op de meest uiteenlopende manieren op je af; via je mail, Whatsapp, je postvakje op het werk, maar ook je brievenbus thuis of zelfs via een gesprek in de wandelgangen — ‘Nu ik je toch zie, kun jij in de namiddag een aanvraag doen voor…’
Hoe meer plekken je hebt waar informatie binnenkomt, des te lastiger het is om overzicht te bewaren. Wil je resultaatgericht werken, dan zul je deze toestroom zoveel mogelijk moeten stroomlijnen. Breng de hoeveelheid verzamelplekken daarop terug en creëer vaste verzamelplekken voor alle digitale, mentale én fysieke informatie. Vergeet dus die 5 verschillende kladblokken, maar kies er voor één (misschien een digitale?)
Schoon die plekken ook regelmatig op:
3. OHIO je inbox, hoofd en kladblok
Als je bovenstaande punten onder de knie hebt, blijft het wel van belang dat je deze plekken regelmatig leegt en opschoont. Zowel de plekken waar informatie binnenkomt, als het systeem waar je taken en verantwoordelijkheden opslaat.
En of het nou om gedachten gaat, een tsunami aan mail of de post in je postvakje-in: wanneer je de boel opschoont aan de hand van de OHIO-methode is dat binnen een paar klikken gebeurd.
OHIO staat voor Only Handle It Once en dwingt je bij ieder stukje informatie direct een keuze te maken:
- Gooi je het weg?
- Archiveer je het?
- Kun je het binnen 5 minuten doen?
- Of moet je het inplannen omdat het langer dan 30 minuten duurt?
Meer smaken zijn er niet. In dit artikel gaan we verder in op de techniek en hoe je het stap voor stap uitvoert. Een visuele leerling? Bekijk dan onderstaande video. daar legt David, één van onze timemanagement experts, je haarfijn de OHIO-methode uit.
Op deze manier verwerk snel en eenvoudig de informatie die er ligt en die er binnenkomt. Je kunt kiezen vanuit overzicht en kan daardoor beter bepalen wat prioriteit heeft.
4. Houd je systeem waterdicht
Wil je doel en resultaatgericht werken dan is het ook belangrijk dat je de dag begint en eindigt met het opruimen van je “rotzooi”:
Maak het het einde van je werkdag bijvoorbeeld alvast een takenlijst voor morgen. Bedenk je hierbij waaraan je gaat werken en welke acties je daarvoor moet ondernemen om het gewenste resultaat te bereiken. Met andere woorden: bepaal de prioriteiten die jou helpen concrete resultaten te behalen.
Check ook gelijk je agenda: hoe sta je ervoor qua tijd? Heb je voldoende ruimte om aan je prioriteiten te werken, zul je ruimte moeten creëren en zijn er nog andere dingen die morgen jouw aandacht vragen? Hierop anticiperen voorkomt dat ad hoc klussen morgen je planning overhoop gooien.
En dan? Begin de ochtend zelf ook met het afhandelen van die takenlijst; Eat that Frog! Zo begin je jouw dag productief en voorkom je dat je belangrijke taken weer vooruitschuift. Laat je dan ook niet tussendoor verleiden om hele andere dingen te doen.
5. Creëer duidelijkheid door een mini-scrum te doen
Er is niets mis met druk zijn (zolang je het niet je identiteit maakt, maar dat leg ik in het boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’ uit). De hele dag – beter gezegd: week – door ben je druk, het probleem is alleen dat hierdoor soms zaken onnodig blijven liggen. En vaak zijn dat de klussen die groot, lastig of intimiderend zijn. Jammer, want dát zijn vaak juist de klussen die het grootste resultaat opleveren.
Resultaatgerichtheid en uitstelgedrag gaan natuurlijk niet samen. Om dat dus te voorkomen is het “handig” dat je die grote projecten in kleine stukjes hakt. Zo worden ze minder intimiderend en weet jij welke acties en welke resultaten je moet doen en wil behalen. De mini-scrum biedt hier de perfecte oplossing voor.
Ook dat leg ik uitgebreid in het boek, maar in het kort komt het erop neer dat je stilstaat bij wat je gaat doen:
6. Ga altijd uit van een basisopstelling
Je kan eigenlijk prima inschatten hoeveel tijd je dagelijks kwijt bent aan het verwerken van de aanvragen. Of hoelang je wekelijks bezig bent met het doorgeven van de nieuwe broncodes.
Zo weet ik dat ik bijvoorbeeld elke dag ongeveer één uur nodig heb voor mijn mail. En dat ik elke eerste maandag van de maand twee uur apart moet zetten voor het betalen van de facturen. Mijn maandagmiddag? Die gaat haast volledig op aan overleggen met verschillende collega’s. Ik ben onder de pannen en kan die tijd dus bij voorbaat al niet gebruiken om aan andere zaken te werken.
Bepaalde werkzaamheden komen dus dagelijks, wekelijks of maandelijks terug. Het zijn je vaste lasten. Je bewust zijn van de taken en hoeveel tijd ze in beslag nemen is cruciaal, wil je tijd overhouden om resultaatgericht aan een project te werken. Je kunt namelijk niet meer tijd uitgeven dan je beschikbaar hebt — zoals dat ook met geld werkt. Ik houd er dus rekening mee en plan ze als terugkerende taak in mijn agenda of op mijn takenlijst.
Dan zijn er ook nog die klusjes, vragen of taken die spontaan de kop opsteken; terugbelverzoeken, een spoedvraag tussendoor of een kans die ik niet mag laten schieten. Hoewel ik nooit kan voorspellen wat onverwacht tussendoor komt kan ik er wel gif op innemen (niet echt doen natuurlijk) dat het gebeurt.
Ik anticipeer op die onvoorziene uitgaven en zorg dat ik dagelijks ruimte vrijhoud in mijn agenda om zulke zaken op te vangen.
Kortom: geef niet meer uit dan je hebt
Uiteindelijk is resultaatgericht werken niet lastig. Zorg er gewoon voor dat je consequent bent in je planning, schoon de boel regelmatig op en houd ruimte voor onverwachte zaken; geef niet meer uit dan je hebt. Wie houd je voor je gek?
Scrum ook regelmatig om die grote projecten behapbaar en uitvoerbaar te maken. Plan de acties die daaruit voortkomen ook netjes en op tijd in en begin er dan ook mee. Het liefst ‘s ochtends, zodat je die kikker achter de kiezen hebt.
Het overzicht en die rust die je hierdoor vindt stellen je in staat je flexibel te bewegen in de hectiek van de dag. Het geeft je flexibiliteit.
Björn Deusings
Directeur en timemanagemet expert binnen Tijdwinst.com
Maar wat als je nu nog steeds niet aan resultaatgericht werken toekomt?
Merk je nu dat je het water je alsnog aan de lippen staat – je werkt je een slag in de rondte maar loopt alsnog telkens achter de feiten aan – dan moeten we het over één ding eens zijn: het zijn de consequenties van je eigen acties, niet die van mij.
Jij vindt bijvoorbeeld dat je bepaalde taken moet uitvoeren (ook al kun je ze best delegeren).
Jij neemt onnodig veel hooi op je vork (ook al kun je duidelijker je grenzen aangeven).
De harde waarheid is: soms heeft slecht timemanagement niets te maken met het onvermogen om te plannen, maar is het een kwestie van voor jezelf opkomen, je tijd bewaken en op tijd ‘nee’ zeggen. Indien je dat lastig vindt raad ik je aan een cursus Assertiviteit of een training Gesprekstechnieken te volgen. Daar leer je professioneel van je afbijten zodat je toekomt aan je eigen verantwoordelijkheden.
En dat is nou precies de bedoeling, want
Liever af en toe nee zeggen dan een onbetrouwbare ja zegger zijn.
Meer lezen over dit onderwerp?
Mocht je nou allemaal heel interessant vinden, dan raden we je zeker aan om ons ook op Instagram te volgen. Daar ontvang je haast dagelijks korte, eenvoudige tips op het gebied van timemanagement, assertiviteit of bijvoorbeeld gesprekstechnieken. Leuk om ook een kijkje achter de Tijdwinst-schermen te krijgen, volg dan ook zeker Björn; hét mastermind achter alles dat ook maar met productiviteit te maken heeft.
Meer lezen over resultaatgerichtheid, kijk dan eens hier naar:
- Leren ‘nee’ zeggen blijkt eenvoudig: “wees een Essentialist”
- Alles even dringend? 4 timemanagement tips stoppen reactief werken
- Prioriteiten stellen als een vijfsterrengeneraal (in 5 stappen)
- Uitstelgedrag Afleren? Neem Alle Weerstand Weg (In 2 Minuten)
- Discipline heeft niets te maken met wilskracht — 1 strategie voor meer doorzettingsvermogen
